Samenvatting Nevi 2 Inkoop en aanbesteden gevorderd – deel 2:
belangrijkste punten
Eisen: Verenigbaarheids- of compatibiliteitseisen (merkspecificatie), logistieke eisen, beschikbaarheidseisen,
onderhoudseisen, ergonomische eisen, opleidings- en documentatie-eisen.
Vendor lock: Een opdrachtgever veroordeeld tot één bepaalde leverancier. Afscheid nemen of overstappen is
niet mogelijk zonder grote (financiële) gevolgen. Stel jezelf vooraf altijd de vraag of de eisen die je stelt niet
onnodig specifiek zijn. Denk na over een exit strategie: moet je afspraken met elkaar maken en welke om goed
afscheid met elkaar te kunnen nemen? Voer actief contractmanagement om de transitie naar een nieuwe
leverancier mogelijk te maken, zodat je kunt controleren of de afspraken daadwerkelijk worden nagekomen.
Goldplating: Ofwel overspecificatie.
Normen: Is een door een erkende normalisatie-instelling vastgestelde technische specificatie voor herhaalde of
voortdurende toepassing, waarvan de naleving niet verplicht is. Mag mits de term ‘of gelijkwaardig’.
Varianten: Andere, besteksconforme oplossingen die door de markt worden geoffreerd. Varianten hebben
daarom met name een meerwaarde bij aanbestedingen met technische specificaties.
Inkoopsamenwerking: Kan een oplossing zijn als een publieke organisatie zelf onvoldoende kritische massa
heeft om de inkoop op eigen kracht goed in te vullen. Het gaat om producten en diensten die vaak gebruikt
worden. Bundeling van de vraag en de marktkennis zorgt voor een betere inkooppositie op de markt. Doordat
leveranciers hun aanbod kunnen bundelen, levert dit de leveranciers een kostenbesparing qua administratie op
die in de vraagprijs kan worden doorberekend.
Clusterverbod: Is tegen het onnodig samenvoegen van opdracht.
Uitbesteden (outsourcing): Als bepaalde werkzaamheden die de publieke organisatie eerst zelf uitvoerde nu
volledig door een marktpartij worden uitgevoerd.
Inbesteden: Als de aanbestedende dienst eerder uitbestede werkzaamheden weer zelf gaat doen.
In-house-opdrachtverlening: Als de diensten of producten worden geleverd door een niet verzelfstandigd
onderdeel van de eigen organisatie. Alleen als de aanbestedende dienst over beide onderdelen volledig
toezicht uitoefent, kan er sprake zijn van een in-house opdracht.
Quasi-inbesteden (verticale samenwerking): Als de aanbestedende dienst een opdracht verleent aan een sterk
gelieerd onderdeel buiten haar eigen organisatie waarover de aanbestedende dienst wel in grote mate
zeggenschap heeft. Het is een opdracht aan een gelieerde instelling, een van de organisatie afgescheiden
rechtspersoon (publiek of privaat). Is geschikt voor die taken die de publieke organisatie zelf uitvoert zonder
daar derden voor in te hoeven schakelen, zoals administratieve of coördinerende zorgtaken.
Publiek-publieke samenwerking (horizontale samenwerking): Een opdracht die uitsluitend tussen twee of
meer aanbestedende diensten wordt gegund.
Verplichte uitsluitingsgronden: Worden standaard in elke aanbesteding getoetst. Werken als knock-outcriteria
en zijn limitatief. Onherroepelijke veroordeling - terugkijktermijn vijf jaar.
Facultatieve uitsluitingsgronden: Aanbesteder bepaalt zelf welke facultatieve uitsluitingsgronden hij toepast.
Moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht. Terugkijktermijn drie jaar.
Fabricom arrest: Facultatieve uitsluitingsgrond vervalsing mededinging door kennisvoorsprong. Het is onder
omstandigheden mogelijk een marktpartij uit te sluiten van deelname aan een aanbesteding als deze
marktpartij een onrechtmatige kennisvoorsprong heeft. Dit is alleen toegestaan als deze marktpartij een
kennisvoorsprong heeft die onevenredig groot is en bij aanbesteding niet meer ongedaan kan worden
gemaakt; dit vanwege de toepassing van het gelijkheidsbeginsel.
Pressetext arrest: Wezenlijke wijziging is niet toegestaan na start van de aanbesteding.
Succhi di Frutta arrest: Eisen, (sub)criteria en wegingsfactoren moeten kenbaar gemaakt worden in verband
met transparantie en gelijke behandeling.
Grossmann arrest: Gegadigden en inschrijvers moeten zich proactief opstellen en zelf vragen stellen over
zaken die onduidelijk of tegenstrijdig zijn, zouden ontbreken of wettelijk niet correct zouden zijn. Ze mogen
niet ‘meeliften’ op vragen van andere inschrijvers. à Neem een Grossmann-clausule op in de
aanbestedingsstukken.
Wiestrom-arrest: Subgunningscriteria dienen net als de eisen, aantoonbaar in relatie staan met het voorwerp
van de opdracht: de aard, de omvang en specifieke kenmerken.
Geschiktheidseisen: De aanbestedende dienst kan geschiktheidseisen stellen aan gegadigden en inschrijvers;
dit is niet verplicht. Drie typen geschiktheidseisen: Financiële en economische draagkracht, technische
,bekwaamheid en beroepsbekwaamheid, beroepsbevoegdheid. Geschiktheidseisen moeten in proportionele
verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Werken als knock-outcriteria
Financiële en economische draagkracht: Kan iets zeggen over de continuïteit van de onderneming. Vaststellen
aan de hand van o.a. balansen en jaarverslagen.
Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: Deze geschiktheidseisen hebben tot doel deelnemers te
selecteren die beschikken over: een adequate bedrijfsvoering, aantoonbare ervaring, voldoende en
gekwalificeerd personeel, kwaliteitsborging, de juiste productiemiddelen, milieubeheer.
Beroepsbevoegdheid: Geeft aan of een deelnemer bevoegd is de opdracht uit te voeren. Deelnemers dienen
aan te tonen dat zij zijn ingeschreven in het Handelsregister of een vergelijkbaar register in een lidstaat. Voor
bepaalde beroepsgroepen geldt de wettelijke verplichting tot inschrijving in een beroepsregister.
Selectiecriteria: Hebben betrekking op de aanbieders, oftewel de onderneming van de gegadigde of inschrijver
(wie). Ze gaan over de kwaliteit van de (bedrijfsvoering van de) inschrijver of gegadigde.
Gunningscriteria: Hebben betrekking op de aanbieding en daarmee de uitvoering van de opdracht (wat en
hoe). Gunningscriteria stellen inschrijvers in staat zich te onderscheiden (EMVI).
Economisch meest voordelige inschrijving (EMVI): Overheidsopdrachten worden gegund op grond EMVI. Drie
gunningscriteria mogelijk om de EMVI vast te stellen: beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste kosten op basis
van kosteneffectiviteit, laagste prijs.
EMVI beste prijs-kwaliteitverhouding (beste PKV): De wetgever wil met dit gunningscriterium de overheid de
markt laten uitdagen om de meest optimale oplossingen aan te dragen en ruimte bieden voor innovatie en
duurzaamheid.
EMVI laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit: Naast prijs (initiële waarde) worden ook andere
economische kosten meegewogen, zoals kosten gedurende de levenscyclus van het betreffende werk of de
betreffende levering of dienst. Levenscycluskosten noemen we ook wel total cost of ownership (TCO). Het zijn
alle kosten van aanschaf en gebruik tot en met de afstoting van producten. Dit kunnen kosten zijn die:
- Gedragen worden door de aanbestedende dienst of andere gebruikers. Zoals kosten voor onderzoek,
ontwikkeling, productie, vervoer, gebruik, onderhoud, verwijdering en recycling.
- Toegerekend worden aan externe milieueffecten. Zoals kosten van broeikasemissies of verontreiniging
door winning van grondstoffen. Hierdoor kan je duurzaamheid ook mee laten wegen.
EMVI laagste prijs (LP): Als het ondoelmatig is om beste prijs-kwaliteitverhouding te hanteren, afhankelijk van
het voorwerp van de aanbesteding, de betreffende markt en of al dan niet te verwachten is dat ondernemers
zich kunnen onderscheiden met innovatieve en duurzame oplossingen.
Scoremethodiek: Manier waarop bepaald wordt welke score een aanbieding op een bepaald criterium krijgt
toebedeeld. Dit bevordert een eenduidige manier van handelen van verschillende beoordelaars; iedere
beoordelaar dient op grond van dezelfde uitgangspunten zijn/haar score te bepalen. Biedt transparantie over
de totstandkoming van een score die relevant is voor de motivatie van gunning en afwijzing. Geeft de
ondernemers extra inzicht geeft in dat wat de aanbestedende dienst verlangt. Keuze: absolute of relatieve
scoremethoden.
Klacht: Uiting van ontevredenheid met een corrigerend of afwijzend karakter; men vraagt om iets te wijzigen.
Een klager dient de klacht als zodanig te benoemen.
Vraag: Verzoek tot het verkrijgen van een inlichting, met een neutraal karakter en gericht op verduidelijking.
Selecteren: Je toetst op grond van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria of een gegadigde
geschikt is voor het doen van een inschrijving. Je bepaalt ook welke gegadigden het meest geschikt zijn. De
overige gegadigden wijs je af. Net als aanmelden komt ook selecteren alleen voor in een procedure met
voorselectie, zoals de niet-openbare procedure.
Het selectieadvies: Na beoordeling is duidelijk welke geselecteerde gegadigden de aanbestedende dienst voor
de offertefase zal uitnodigen. Die gegadigden worden dan inschrijvers. Stel een selectieadvies op en leg dat
voor aan minimaal de opdrachtgever en de budgethouder. Het selectieadvies is een intern document waarin de
volledige onderbouwing van het advies is opgenomen.
Beoordelingsprotocol: Bevat instructies waarmee de beoordelaars de beoordeling zo objectief mogelijk, op
gelijke wijze en rechtmatig kunnen uitvoeren.
Prestatieverklaring (PV geven): Publieke organisaties moeten, voordat een factuur wordt gefiatteerd,
verklaren dat de betreffende diensten en of goederen, de prestaties dus, daadwerkelijk zijn geleverd.
Soorten subgunningscriteria: Kwaliteitscriteria, prestatiecriteria en prijscriteria.
Proefopstellingen als subgunningscriterium: Kan een middel zijn om te controleren en te testen of en in
hoeverre een aanbieding daadwerkelijk voldoet aan het programma van eisen.
, RASCI: Responsible: verantwoordelijk voor uitvoering. Accountable: eindverantwoordelijk, bevoegd en geeft
goedkeuring aan het resultaat. Supportive: ondersteunend voor het resultaat. Consulted: geraadpleegd, indien
relevant. Informed: geïnformeerd, indien relevant.
Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE): Als een klager niet tevreden is met de klachtafhandeling bij een
aanbestedende dienst, dan kan hij zijn klacht voorleggen aan de CvAe. De commissie komt met een
onafhankelijk advies of bemiddelt. Het advies is niet bindend, maar wel zwaarwegend.
Algemene wet bestuursrecht: Een ondernemer kan ook een klacht indienen bij een aanbestedende dienst op
basis van de Algemene wet bestuursrecht. De klacht moet betrekking hebben op een specifieke aanbesteding
en dient in principe in een zo vroeg mogelijk stadium van de aanbesteding te worden ingediend. Kan gaan over
het handelen van een collega-ondernemer of over de aanbestedende dienst, in het bijzonder over inbreuk op
de beginselen van gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. De
aanbestedende dienst mag zelf bepalen over wel of niet opschorten van de aanbestedingsprocedure.
De gevoeligheidsanalyse: Kan aan het licht brengen dat er bepaalde ongewenste winnende strategieën zijn,
waarmee andere inschrijvers letterlijk ‘buiten spel’ gezet worden.
De grenswaarde: Een manier om het gewicht van kwaliteit te schatten die bij elk beoordelingsmodel gebruikt
kan worden. Uitgangspunt: een inschrijving die de minimale kwaliteit biedt, maar geen enkele meerwaarde,
tegen een zo laag mogelijke prijs (de basisprijs). Gekeken wordt voor welke prijs het nog mogelijk is dat een
inschrijving die de maximale kwaliteit biedt de aanbesteding wint. Die grenswaarde wordt uitgedrukt als
percentage van de basisprijs. Is de grenswaarde 4%, dan kan een inschrijving die de maximale kwaliteit biedt
alleen winnen van de minimale inschrijving wanneer deze niet meer dan 4% hoger is dan de basisprijs. Bij de
methode value for money is de grenswaarde gemakkelijk te berekenen. Zorg ervoor dat de minimale score
voor kwaliteit gelijk is aan 100. Is de maximale score voor kwaliteit 130, dan is de grenswaarde 30%.
Proefopstellingen: Een methode om te controleren en testen of bijvoorbeeld meubilair voldoet aan eisen op
het gebied van kwaliteit, gebruikersvriendelijkheid, zitcomfort. Nodig alle inschrijvers uit van wie de offertes
voldoen aan de gestelde eisen of alleen de inschrijvers met een puntenvoorsprong die toch niet meer
ongedaan kan worden gemaakt (mag alleen als dat in het aanbestedingsdocument staat).
Evalueren van de aanbesteding: Over opbrengst, proces en samenwerking.
Vrijwillige transparantie door voorafgaande aankondiging van gunning: Denk je dat gunning van de opdracht
zonder voorafgaande bekendmaking is toegestaan? Dan kun je ervoor kiezen om jouw voornemen tot het
sluiten van een overeenkomst inclusief motivering via TenderNed te publiceren. Als je vervolgens 20 dagen
wacht met het sluiten van de overeenkomst, dan kan die daarna niet meer worden vernietigd.
Overeenkomst: Is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens één of meer andere
partijen een verbintenis aangaan.
Contact: Een overeenkomst wordt binnen het publieke domein vastgelegd in een akte, het contract, om de
aard en omvang van de afspraken duidelijk te maken. In een contract beschrijf je de rechtsverhoudingen tussen
partijen in de uitvoering van de opdracht. De contractvorm bepaal je aan de hand van de aard, kenmerken en
omvang van de opdracht. Contractvormen zijn onder andere: raamovereenkomst, overeenkomst op regiebasis,
inspannings-of resultaatgerichte overeenkomst, geïntegreerde contractenvormen.
Algemene inkoopvoorwaarden (AIV): In combinatie met een standaardcontract vooral geschikt voor
standaardproducten en diensten. Hierin staan regels en voorwaarden die de organisatie standaard hanteert bij
het aangaan van een (koop)overeenkomst over o.a. betalingen, garantie, aflevering en aansprakelijkheid.
Maatwerkcontracten: Als je geen standaardproduct of dienstverlening inkoopt. De input hiervoor komt uit het
inkoopbeleid, wat een doorvertaling is van de organisatiedoelen en de specificaties / het PvE. Het contract
moet duidelijk zijn en erop gericht zijn om bij een geschil een oplossing te bieden en zoveel mogelijk financiële
schade te beperken en vertraging te voorkomen.
Service level agreement (SLA): Is een maatwerkcontract. Ook wel: dienstenniveau-overeenkomst (DNO). Hierin
staan afspraken over de gewenste niveaus van dienstverlening en kwaliteit die de leverancier moet leveren.
Een SLA kun je afsluiten tussen zowel externe (leverancier) als interne (klant) partijen binnen jouw organisatie.
Worden voornamelijk toegepast bij de inkoop van dienstverlening.
AVG en verwerkersovereenkomst: Hoofddoel: de bescherming van persoonsgegevens. Door de AVG heeft
iedere organisatie verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke
en de verwerker moeten een verwerkersovereenkomst met elkaar sluiten.
- Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
- Verwerking: Een bewerking van een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of
een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés.
- Verwerkingsverantwoordelijke: De baas over de verwerking; diegene die het doel van en de middelen
voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
