Inkoop in de publieke sector
1.1 Wat is inkoop
Inkoop bestaat uit alle activiteiten die een organisatie vervuld om van externe partijen de goederen,
diensten en werken te verkrijgen om zo het beleids- en bedrijfsvoering op een goede manier uit te
voeren.
Voorbeelden:
Levering/Goederen: meubels, computers, toiletartikelen, voertuigen
Diensten: schoonmaak, beveiliging, catering
Werken: wegen, rotondes, school, gemeentehuis
1.2 Het inkoopproces
Het voortraject: Voorbereiding inkoop of aanbesteding
Tactische inkoop: Omvat de stappen:
Specificeren: Definiëren van de opdracht en opstellen specificaties
o Welke goederen, diensten en werken
o Gebruiksdoel, opdrachtwaarde, aanbestedingsprocedure
Selecteren
o Selecteren van aanbieders aan de hand van uitsluitingsgronden en selectiecriteria
o Selecteren van de aanbieding aan de hand van gunningscriteria
Contracteren
o Afsluiten overeenkomst tussen diensten en ondernemer(s)
Operationele inkoop: Omvat de stappen:
Bestellen:
o Orders plaatsen binnen de overeengekomen condities
Bewaken
o Monitoren verloop bestellingen, uitvoering project, verifiëren van facturen,
contractbeheer en contractmanagement
Nazorg
o Volledig maken en controleren van dossiers, service, nabestellingen
1
,1.3 Inkoop in de publieke sector
Wat is inkoop?
Inkoop bestaat uit alle activiteiten die in een organisatie moeten worden vervuld om van externe
partijen de goederen, diensten en werken te verkrijgen die nodig zijn om de beleids- en
bedrijfsvoering op een goede manier uit te voeren.
‘Inkoop betreft alles waar een factuur van een derde tegenover staat’
Het gaat dan om de inkoop van goederen (leveringen), diensten en werken.
Het inkoopproces is terug te vinden in bovenstaande afbeelding en bestaat uit 3 fasen:
1. Het voortraject: activiteiten ter voorbereiding van de inkoop of aanbesteding.
2. Tactische inkoop: betreft de stappen specificeren, selecteren en contracteren.
3. Operationele inkoop: betreft de stappen bestellen, bewaken, nazorg.
Binnen de inkoopfunctie 4 niveaus van inkooptaken inkoopbevoegdheden, zie onderstaande
afbeelding.
1. Strategisch inkoopniveau
Richt zich op inkoopbeslissingen die de positie van de organisatie raken en die de richting van de
inkooporganisatie op de lange termijn bepalen. Hierbij gaat het om onderwerpen in de externe
omgeving. Voornamelijk het ontwikkelen van inkoopvisie en missie/ beleid/inkoopdiagnose/
strategie.
De inkoopactiviteiten op strategisch inkoopniveau zijn:
Doelen vanuit het bestuursbeleid en zakelijk beleid omzetten naar een inkoopvisie en -
missie.
Ontwikkelen van een inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen.
o Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdpad (SMART) geformuleerd.
Onderwerpen: MKB vriendelijk aanbesteden, Circulairt inkopen, social
return, stimuleren lokale bedrijfsleven.
2
, Uitvoeren van een inkoopdiagnose. Instrument om te toetsen in hoeverre het inkoopbeleid
met succes wordt uitgevoerd en om vast te stellen welke verbeterpunten er zijn.
o Hoe ziet het totale inkoopvolume (de spend) eruit?
Wat, waar, voor wie wordt ingekocht voor hoeveel geld
o Hoe is de inkoop georganiseerd?
Inkooptaken en verantwoordelijkheden belegd?
Door wie wordt er ingekocht
o Hoe wordt ingekocht
Overzicht aanbesteden (europees, nationaal, meervoudig of enkelvoudig
onderhands.
Bepalen
van de
inkoop- en
aanbestedingsstrategie (waarbij de aanbestedingsstrategie de overgang naar de tactische
inkoop aangeeft).
Deze activiteiten, waarbij zaken steeds concretere en specifieker worden, staan in verhouding tot
elkaar. Gezamenlijk vormen ze onderstaand kringloopmodel
2. Tactische
inkoopniveau
Gericht op het bepalen welke ondernemer welke goederen en diensten mag leveren of een werk
mag uitvoeren. Hieronder valt ook het vastleggen van de (prijs)voorwaarden waaronder de
levering van goederen of diensten plaatsvindt of het werk wordt uitgevoerd.
3
, De rol van de inkoper bij het specificeren is tweeledig. Enerzijds verifieert hij of de
behoeftestelling zorgvuldig tot stand is gekomen en volledig is. Anderzijds moet hij de
specificaties kritisch toetsen aan zijn eigen kennis en aan de (on)mogelijkheden van de markt.
Tactische inkoop bestaat uit specificeren > selecteren > contracteren (S-S-C).
Onderdeel van dit inkoopniveau is ook het bepalen van de inkoop en aanbestedingsstrategie.
3. Operationeel inkoopniveau
Activiteiten die gerelateerd zijn aan bestellen, bewaken en nazorg (B-B-N)
Plaatsen van orders en bestellingen
Onderhouden van relaties met leveranciers inzake dagdagelijkse operatie.
Verifiëren van facturen en effectief en efficiënt organisatoren van facturenstromen.
Evalueren van de prestaties van leveranciers, dienstverleners en aannemers, met het oog
op verbetering.
4. Ondersteunende activiteiten
Deze activiteiten scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de
inkoopactiviteiten. Ze creëren ook mogelijkheden om de totale inkoopfunctie te verbeteren.
Denk bijvoorbeeld aan activiteiten zoals het digitaliseren van bestelprocedures en
factuurafhandeling, elektronisch aanbesteden, en het trainen en scholen van medewerkers op
de verschillende inkoopniveaus. De besluiten hiervoor worden vaak op het strategische
inkoopniveau genomen.
Organisatie van de inkoopfunctie
In essentie zijn er drie mogelijkheden voor de organisatorische positie van de inkoopfunctie
Centrale inkoopfunctie
Decentrale inkoopfunctie
Gecoördineerde inkoopfunctie
Bij een centrale inkoopfunctie is één afdeling verantwoordelijk voor de inkoop van de gehele
organisatie. Bij grotere organisaties zal dat een inkoopafdeling zijn. Bij kleinere organisatie gaat
het vaak om een inkoopfunctionaris die hiervoor verantwoordelijk is.
- Voordelen:
o Optimaal gebruik gemaakt van de inkoopkracht van de organisatie
o Alle inkopen verlopen verplicht via één inkoopafdeling
o Specifieke inkoopkennis, -kunde en -vaardigheden zijn slechts op één plek nodig.
o Eenvoudiger de wet- en regelgeving goed na te leven
o Duidelijk aanspreekpunt
- Nadelen:
o Gebrek aan draagvlak voor de werkzaamheden
o Gebruikers kunnen afwijken van wat officieel overeengekomen is
o Kan vertragend werken omdat alles via de centrale inkoopafdeling of inkoper
moet lopen
Bij de decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en operationele inkoop in de
verschillende afdelingen van de organisatie plaats. De afdelingen verzorgen zelf de verschillende
fasen van de tactische en operationele inkoop. Dat betekend dat ze zonder overleg met andere
materieafdelingen specificeren, selecteren en contracteren. De strategische inkoopfunctie kan
niet decentraal vervuld worden.
4
