Samenvatting van
Leerdoelen
Inkoop en contract-
management
Boek: inkoop (werken vanuit een ketenbenadering) – Faber-de Lange, Pieters, Weijers
Contractmanagement in de praktijk– Ted Knoester
Algemene leerdoelen:
1. Uitleggen wat het belang van inkoop is in de eigen organisatie
2. Uitleggen wat de invloed van cultuur en regels is op de internationale inkoop
3. Illustreren welke instrumenten op strategisch, tactisch en operationeel niveau beschikbaar zijn om de
inkoopfunctie te ontwikkelen
4. De inkooptactiek van een organisatie analyseren en voorstellen doen om kansen op de inkoopmarkt te
benutten
5. Uitleggen hoe contractmanagement als strategisch instrument ingezet kan worden
6. Leveranciersmanagement toepassen voor de eigen organisatie
7. Voorstellen doen ter verbetering van de inkoop van producten en diensten voor een organisatie
Inkoop boek
Contract boek
,Les 1:
1. Uitleggen wanneer inkoop in een organisatie belangrijk is; (1)
Wat verstaan we onder inkoop?
Allereerst heeft inkoop betrekking op de aanschaf van een product of een dienst.
Daarnaast is inkoop de benaming voor een functie in een organisatie. Immers, inkoopactiviteiten worden door
veelmeer medewerkers uitgevoerd dan alleen de inkoper.
De derde betekenis heeft betrekking op de inkoopafdeling om een bijdrage te leveren aan de organisatie, moet
inkoop aansluiten bij de organisatiestrategie.
Wat is de positie van inkoop in de logistieke keten?
Inkoop vormt de verbinding van de eigen organisatie met de organisaties eerder in de keten. Voor het nemen
van de juiste keuzes ten aanzien van het inkoopkanaal moet de inkoper inzicht hebben in de activiteiten binnen
eerdere schakels van de keten. Daarnaast hebben inkoopbeslissingen ook invloed op latere schakels in de keten.
Hoe kan de organisatie inkoopresultaat bereiken?
Om voortgang van de inkoopplannen te monitoren, is het belangrijk te werken met kritieke succesfactoren en
bijbehorende prestatie-indicatoren. Door regelmatig de realisatie te vergelijken met de norm kan de organisatie
de voortgang bewaken.
2. Aan de hand van het DuPont-model uitleggen wat het effect van inkoopbesparingen op de winst is; (1)
Winst is niets anders dan omzet minus de kosten. Een afdeling inkoop geeft geld uit aan derden, en het is dan
ook niet verwonderlijk dat je als inkoper goed moet beseffen dat je een belangrijke sleutel in de hand hebt om
de winst van de organisatie positief te beïnvloeden door middel van kostenreductie.
Om snel en eenvoudig inzicht te krijgen in de invloed van een kostenpost op het rendement van een organisatie
maken we gebruik van het DuPont-model. Daarmee kunnen we berekenen wat de opbrengst geweest is van elke
euro die geïnvesteerd is in de onderneming. De Engelse term hiervoor is return on investment (ROI), in het
Nederlands ook wel rentabiliteit voor het totale vermogen genoemd. Dit DuPont-model is gebaseerd op de
formule:
ROI = winst / totaal vermogen
,Een onderneming moet in eerste instantie niet zozeer omzet als wel winst maken. Bij een hoog inkoopaandeel
wordt het erg interessant om de inkopers aan te zetten tot besparing. Bij een identiek kapitaalbeslag is het beter
een onderneming te zijn dat meer omzet maar een relatief kleine winst behaalt. ROI wordt ook wel weergegeven
als de vermenigvuldiging van de winstmarge en de omloopsnelheid, omdat je de invloed van het
kapitaalbeheerslag op de winstgevendheid van een onderneming kunt berekenen. Dan wordt de formule:
Winst /omzet X omzet/ totaal vermogen = ROI
3. Uitleggen wat inkooptrends (zoals globalisering) in uw eigen organisatie betekenen. (2)
1.5.1 Trends in inkoop
Er wordt veel onderzoek verricht naar trends in inkoop. Vaak gaat het om een inventarisatie van meningen van
onderzoekers of om theoretische modellen doe door onderzoekers zijn ontwikkeld. Interessanter is om
resultaten van empirisch onderzoek nader onder de loep te nemen.
De onderzoekers hebben in 42 onderzoeken zes trends waargenomen:
1. De inkoper heeft steeds meer vaardigheden nodig. De veranderingen in de omgeving van de organisaties,
zoals outsourcing, meer aandacht voor duurzaamheid en meer langtermijnleveranciersrelaties, hebben
invloed op de strategische rol van inkoop, op de inrichting van de inkoopprocessen en het
competentieprofiel van de inkoper. De rol van inkopers wordt ‘softer’; er is meer aandacht nodig voor
stakeholders in de eigen organisatie en er zijn intensievere relaties met andere organisaties nodig. Om de
nieuwe rol in te vullen, heeft de inkoper niet alleen commerciële vaardigheden nodig, maar een bredere set
van vaardigheden om leveranciersrelaties aan te gaan.
2. E-business wordt steeds belangrijker. Hoeveel dit op het eerste gezicht in tegenspraak lijkt met het
toenemende belang van leveranciersrelaties en soft skills van de inkoper, is dat niet het geval. De inkoper
moet gedifferentieerde aanpak kiezen; voor sommige inkooppakketten zijn e-business en een puur
commerciële insteek goed. Voor andere inkooppakketten gaat het om meer aspecten: naast kosten bijv. ook
duurzaamheid en inkoopethiek. Dan ligt een e-business niet voor de hand.
3. De inkoopfunctie wordt strategischer. Er zijn in de toekomst fors minder operationele inkopers of bestellers
nodig. Routine-inkopen worden steeds meer door computersystemen overgenomen. Daarnaast besteden
organisaties niet-kernactiviteiten uit, wat ook invloed heeft op het aantal inkooptransacties dat afgehandeld
moet worden. Organisaties hebben wel een kleine groep meer strategische inkopers nodig die goed invulling
kunnen geven aan de meer langetermijn- en intensievere leveranciersrelaties.
4. De inkooporganisatie wordt meer hybride. De tijd van een duidelijke keuze tussen een centrale of en
decentrale inkooporganisatie is voorbij. Veel vaker kiezen organisaties ervoor om afhankelijk van de
“inkoopvolwassenheid” van de onderdelen van een organisatie en de “mate van overeenkomst” een keuze
te maken voor de inrichting van een inkooporganisatie.
5. Teamwork wordt belangrijker in inkoop. Inkoopprofessionals moeten goed kunnen samenwerken. De
inkoper die helemaal alleen verantwoordelijk is voor een bepaald inkooppakket wordt zeldzaam. Er wordt
steeds meer samengewerkt in cross-functionele teams, waarin medewerkers vanuit verschillende functies
uit de organisatie (bijv. inkoop, productie, kwaliteit, financiën) samen besluiten nemen over het
inkoopproces. De inkoper vervult een ril in het team, maar aan de andere leden spelen ook een belangrijke
rol: denk aan projectmanagement, omgaan met verschillende stakeholders en analyseren van ‘though-life
costs’.
6. Inkoop in de publieke sector wordt strategischer. De publieke sector erkent inmiddels dat inkoop een
strategische rol kan spelen. Niet alleen als het gaat om het reduceren van kosten, maar ook om het realiseren
van overheidsdoelstellingen, bijv. milieu- of sociale doelstellingen.
• leest u hoofdstuk 1 uit het boek Inkoop, werken vanuit een ketenbenadering.
• leest u hoofdstuk 2 uit het boek Contractmanagement in de praktijk.
• leest u het artikel Procurement-Trends-2018.pdf
,Les 2:
1. Uitleggen wat de rol van inkoop in uw eigen organisatie is; (1)
Zie blz 49 inkoop per organisatie verteld (productie 2.1, service 2.2, handel 2.3, overheid 2.4)
Voor defensie is het leverbetrouwbaarheid, duurzaam inkopen? Innovatie? Aanbestedingswet?
Inkoopontwikkelingsmodel van Van Weele / Keough, bestaat uit 6 stadia:
1. Transactie oriëntatie: de primaire taak van de inkoper is, om ervoor te zorgen dat het productieproces door
blijft gaan. De inkoper concentreert zich op het voorkomen van materiaaltekorten en andere levering
problemen. Het inkoopproces is in dit stadium sterk operationeel en administratief van aard.
2. Commerciële oriëntatie: hier is een proactieve inkoper actief, die vooral moet zorgen dat de laagste prijs
behaald wordt bij de inkoop. De inkoper is een harde onderhandelaar en hij wordt beoordeeld op de
behaalde inkoopbesparing.
3. Gecoördineerde inkoop: dit stadium wordt vooral toegepast bij bedrijven met verschillende vestigingen.
Het bundelen tot een gemeenschappelijk inkoopproces is het belangrijkste motto. Gevaar van bureaucratie
dreigt binnen inkoop.
4. Interne integratie: de nadruk ligt vooral op de total cost of ownership met inkoop door cross functionele
teams. Gezocht wordt naar de samenwerking met leveranciers op de middellange termijn.
5. Externe integratie: de kern bij de externe integratie is een strategie van zo veel mogelijk uitbesteden aan
derden, met betrokkenheid van leveranciers bij verbeteren van operationele processen. De inkoper coacht
en geeft richting aan.
6. Waardegerichte inkoop: de inkoper moet een bijdrage leveren ter versterkingen van de waarde positie en
de concurrentiepositie. Het proces wordt bekeken vanuit de optiek van de eindconsument.
Het inkoopontwikkelingsmodel suggereert dat elke inkoopfunctie een bepaald groeiproces zal doormaken. Dit
hoeft niet het geval te zijn. De inkoopafdeling moet zich aanpassen aan de behoefte van de organisatie en de
situatie op de inkoopmarkt. Wel is het een handig middel om de positie van de inkoop van een organisatie te
plaatsen en de eigenschappen die daarin een rol spelen te herkennen. Dat inkoopproces niet voor welk bedrijf
op een identieke wijze georganiseerd mag zijn, wordt door dit model duidelijk onderschreven.
2. Uitleggen wanneer de Europese aanbestedingsregels gevolgd moeten worden; (2)
De rijks-en lokale overheid, bepaalde nutsbedrijven en ook academische ziekenhuizen zijn verplicht inkopen
boven een bepaald bedrag Europees aan te besteden. Dit is gebaseerd op Europese regelgeving. Ook de inkoop
van diensten is hieraan gebonden. Tabel 13.1 geeft een overzicht van de bedragen waarboven de hiervoor
genoemde organisaties verplicht zijn Europees aan te besteden. De bedragen zijn gebaseerd op de regelgeving
van 2004. Bij diensten is de waarde bepaald over een looptijd van het contract van vier jaar.
,Tabel 13.1
Leveringen Diensten Werken
Centrale overheid 130.000 130.000 5.000.000
Decentrale overheid 200.000 200.000 5.000.000
Nutsbedrijven 400.000 400.000 5.000.000
Als de overheid goederen of diensten afneemt van een bedrijf of bijv. een weg laat aanleggen, gelden speciale
procedures voor het vergeven van opdrachten: de aanbestedingsprocedure. Boven bepaalde bedragen, de
zogenaamde drempelwaarden, is de Nederlandse overheid verplicht om opdrachten Europees aan te besteden,
volgens de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Deze Europese aanbestedingsrichtlijnen en de
rechtsbeschermingsrichtlijnen zijn opgenomen in de aanbestedingswet 2012 die per 1 april 2013 is ingegaan.
3. Het belang van duurzaam inkopen voor uw eigen organisatie verklaren. (1)
Duurzaam inkopen houdt o.a. het volgende in:
1. De inkoop van producten die het milieu zo min mogelijk belasten, dus bijv. geen tropisch hardhout
zonder certificaat.
2. De inkoop van producten waarvoor geldt dat de producent in de derde wereld er een eerlijke prijs voor
krijgt, zoals Max Havelaar-koffie.
3. De inkoop van producten waaraan geen kinderarbeid te pas is gekomen.
Al met al een veelheid aan mogelijkheden duurzaam in te kopen.
Bij het inkopen van diensten moet ook worden gekeken naar duurzaamheid. Zeker als het inkoopbudget voor
een groot deel uit de inkoop van diensten bestaat. Er moet dan voornamelijk gelet worden op de milieu- en
sociale aspecten.
Voor de periode van 2006-2010 wilde de regering aandacht richten op het bevorderen van duurzaamheid, het
stimuleren van innovatie en het aanhalen van de betrekkingen met het bedrijfsleven. Duurzaam inkopen is het
toepassen van milieu- en sociale criteria in elke fase van hey inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot
daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze criteria voldoet.
• Leest u hoofdstuk 2 uit het boek Inkoop, werken vanuit een ketenbenadering;
• Leest u de hoofdstukken 12 tot en met 14 uit het boek Contractmanagement in de praktijk;
• Leest u het artikel FM moet de kar trekken - duurzaam inkopen loont.pdf ;
, Les 3:
1. Een inkoopproces analyseren; (4)
In het kort: hoe verloopt het initiële of tactische inkoopproces?
De initiële inkoop bestaat ui de fase specificeren, selecteren en contracteren. Bij specificeren gaat het om het
vaststellen van de inkoopbehoefte. Bij selecteren staat het kiezen van de leverancier centraal. In de
contractteringsfase worden afspraken vastgelegd in een contract. De initiële inkoop geeft de kaders voor de
levering van de goederen of het verrichten van de dienstverlening.
In het kort: hoe verloopt het operationele inkoopproces?
bij de operationele inkoop gaat het er omdat de leverancier of dienstverlener de afspraken uit het initiële
inkoopproces nakomt en dat de organisatie tijdig beschikt over de producten of dienstverlening. Het
operationele inkoopproces bestaat uit de fasen bestellen, bewaken en als laatste fasen nazorg en evaluatie. Bij
hey bestellen van goederen is inzicht in het voorraadverloop en de interne vraag nodig. Bij de fase bewaken zorgt
de inkoper ervoor dat de goederen inderdaad op het afgesproken tijdstip ter beschikking staan van de
organisatie. Om de fase nazorg en evaluatie herstelt de inkoper eerder gemaakte fouten en zorgt hij ervoor dat
de organisatie leert van de opgedane ervaringen, zodat de kans op herhaling van fouten kleiner is.
2. Een uitbestedingsvraagstuk analyseren; (4)
Uitbesteding is een strategische beslissing en het daaropvolgende proces van overdracht waarbij activiteiten en
diensten die binnen het bedrijf zelf uitgevoerd worden, nu ingekocht worden bij een externe leverancier. Vaak
wordt ook de term outsourcing gehanteerd. Outsourcing kan op twee manieren:
1. Turnkey: hierbij wordt een gehele functie en ook de coördinatie binnen deze functie aan een externe
leverancier overgedragen. Als een kantoorgebouw turnkey wordt opgeleverd, zorgt de aannemer dat
het gebouw compleet wordt opgeleverd, zodat de opdrachtgever alleen maar met de sleutel het
gebouw hoeft te openen.
2. Partial: in dit geval wordt een gedeelte uitbesteed en blijft de eigen organisatie verantwoordelijk voor
de afstemming met andere delen. De opdrachtgever geeft dan de aannemer de opdracht het gebouw
neer te zetten. Aan een installatiebedrijf geeft hij de opdracht voor divers installaties, terwijl een ander
bedrijf de afbouw voor zijn rekening neemt.
Uitbesteden is een strategische beslissing, want dit soort besluiten is niet eenvoudig terug te draaien. Naast
productie kan in principe alles uitbesteed worden, zo ook diensten als schoonmaak, wagenpark, productontwerp
en transport. De reden voor het uitbesteden is dat men deze activiteit niet noodzakelijk of gewenst geacht voor
het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Kortom het behoort niet meer tot de kernactiviteiten van de
onderneming. Uitbesteden betekent automatisch een hoger inkoopaandeel en een nauwere betrokkenheid van
de inkoopafdeling bij het bedrijfsproces. De meerwaarde, die vroeger in de eigen organisatie werd behaald,
wordt nu immers ingekocht. Hoewel de verwachting is dat door uitbesteding de kwaliteit van het product
omhooggaat, moeten inkopers deze gang van zaken in de gaten houden om fouten te voorkomen.
3. In een specifieke situatie de voor- en nadelen van uitbesteding onderzoeken; (4)
