Hoofdstuk 1 Processen en procesmanagement
Paragraaf 1.1 Processen zijn overal
In procesmanagement spreekt men van input en output. Wat voor processen spelen een
rol in sommige bedrijven:
- Processen op elkaar afstemmen
- Doelstellingen halen van het management
- Processen verbeteren
- Veranderingen doorvoeren
Alle processen worden gedocumenteerd en vastgelegd in werkinstructies en worden alle
prestaties van het bedrijf gemeten. Denk aan ouput, incidenten, klanttevredenheid,
doorlooptijden en voorraden. De procesmanager beoordeelt en controleert de prestaties
en effectiviteit van het productieproces en de beheersorganisatie.
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd en dat
processen verbeterd worden. Daarnaast zijn sommige aanpassingen of veranderingen in
het bedrijf een proces op zich en wordt de invoering van het nieuwe kwaliteitssysteem of
de uitbreiding van de productielocatie gemanaged. Processen zijn dus overal.
Paragraaf 1.2 Wat zijn processen?
Een proces bestaat uit een aantal stappen of fasen en gaat het bij een proces ook over
een opeenvolging van gebeurtenissen met een begin en eind, oftewel input en output. De
verandering ertussen is een transformatie. De inhoud veranderd altijd in een proces, dit
geeft ook het dynamische karakter aan. Een proces is nooit statisch en verandert altijd.
Je kunt processen onderverdelen in continue processen en discontinue processen. Bij
continue processen gaat het dag en nacht door. Dit proces is lastig te benoemen over
verschillende fasen of processtappen. Bij discontinue proces gaat het over het
samenvoegen van onderdelen tot een eindproduct. Daarnaast zijn processen onder te
verdelen in natuurlijk en kunstmatig. Natuurlijke processen gebeuren vanzelf en houden
zich volgens de wetten van de natuur in stand. Kunstmatige processen zijn processen die
geïnitieerd en in stand worden gehouden door mensen.
Bij beide processen kan de output zowel gewenst als ongewenst zijn. Gewenst is een
succesvol eindproduct dat voldoet aan het van tevoren opgesteld progamma van eisen.
Ongewenst is het eindproduct niet aan de gewenste specificaties voldoet.
Daarnaast kan een proces ook als deelproces worden geschouwd van een of meerdere
andere processen. Je kan het proces in kleine stappen delen of in 2 delen knippen.
Daarnaast kan je ook ieder processtap als deelproces beschouwen. De plaatjes in het
boek worden chevron schema’s genoemd. Processen bestaan dus uit grote en kleine
processen, men noemt dit op verschillende aggregatieniveaus waar men op grote of kleine
afstand kijkt. Ook bij het maken van planningen is het handig om te zorgen voor de juiste
planningsregels op het juiste aggregratieniveau. Eerste een grove planning maken en
daarna gedetailleerd. Het kijken op verschillende aggregatieniveaus naar processen en
deelprocessen en de relatie daartussen is een belangrijke vaardigheid.
,Een techniek om jezelf te dwingen om op verschillende niveaus naar processen te kijken
is de blackbkoxbenadering, waarbij de processen en deelprocessen als zwarte doos
worden beschouwd en alleen kan zien wat erin en eruit komt. In bedrijven en
bedrijfsprocessen kan ook worden gekeken op aggregatieniveau van hoog naar laag:
Brachneniveau, bedrijfstakniveau, organisatieniveau, afdelingsniveau, procesniveau,
deelprocesniveau.
Transformatie kan op de volgende manieren plaatsvinden:
1. Veranderen van uiterlijke vorm
2. Veranderen van chemische aard
3. Verplaatsing
4. Opslag
5. Behandeling
Een omgeving beschouwd men als wat buiten het proces ligt, maar wel invloed heeft op
het proces of beïnvloed wordt door het proces. De omgeving kan invloed hebben op het
proces, waardoor een proces niet het gewenste resultaat kan behalen als verwacht. De
procesmanager kan invloed uitoefenen op de directe omgeving, maar niet op de indirecte
omgeving. De indirecte en directe omgeving kunne wel invloed uitoefenen.
Paragraaf 1.3 Wat is procesmanagement?
Procesmanagement gaat enerzijds over het herkennen, analyseren, ontwerpen,
implanteren en aansturen van processen. Ook gaat het bij bestuurlijke en
dienstverlenende processen over het beïnvloeden en communiceren van processen. In
dat geval is de procesmanager verantwoordelijk voor dat iedere deelnemer aan het proces
kan en wil deelnemen en continu informatie verkrijgt. In beide gevallen zijn mensen nodig.
Voor de 19e eeuw was hier geen sprake van. Het procesdenken heeft ertoe geleid dat
men ging inzien dat het in sommige gevallen goedkoper was om medewerkers het
productieproces laat uitvoeren, zodat men zich kan specialiseren. Dit heeft
arbeidsverdeling, dit zorgt voor betere kwaliteit en snelle productie. Hoe complexer de
processen, hoe lastiger het is om ze in de hand te houden. Het is handig om ze te
beschrijven en te analyseren.
Wat zijn de aspecten van procesmanagement:
- Organisatie
- Normen en regels
- Input en output
- Informatie en communicatie
- Tijd
- Plaats
De processen zijn te onderscheiden in de volgende fases:
1. Herkennen: het proces herkennen
2. analyseren: vragen stellen over de processen
3. Herontwerpen: maken van procesbeschrijvingen en processchema’s
4. Implementeren: de ontworpen processen implementeren
5. Afstemmen en coordineren met de omgeving en stakeholders
6. Bijsturen: bijsturen naar gewenst eindproduct
,Procesmanagement is een handige manier om dynamische processen te verbeteren in
een organisatie. Belangrijke voordelen zijn:
- Brengt helder de activiteiten en hun relaties in kaart
- Het zorgt voor begrip bij alle betrokkenen
- Je kunt problemen en hun oorzaken beter lokaliseren
- Processen kunnen gemakkelijker worden verbeterd
- Zorgt voor betere afstemming van processen
- Biedt mogelijkheden tot benchmarking
- Laat zijn welke activiteiten waarde toevoegen
Procesbeheersing gaat over het analyseren, afstemmen en bijsturen van processen,
waardoor deze zo effectief en efficiënt verlopen. Het transparant maken, beschrijven en
modelleren van processen zorgt ervoor dat processen inzichtelijker worden en beter op
elkaar worden afgestemd. Effectief heeft te maken met het feit of je datgene doet wat je
beoogt te doen. Efficiënt heeft te maken met de hoeveelheid inspanning, geld of energie.
Naast effectief en efficiënt zijn de volgende zaken van belang:
1. Bestuurbaar: rekening houden met bestuurbaar van een proces
2. risico: de kansen en bedreigingen worden opgesomd met daarbij oplossingen
3. Kwaliteit: de meeste kwaliteitmanagementmodellen zijn ook procesmatig van opzet
4. Robuustheid: mate van gevoeligheid van storingen van buitenaf
5. Flexibiliteit: hoe flexibel het proces is
Bij procesautomatisering gaat het om enorm processen automatisch te laten verlopen. Bij
automatisering is het algemeen gaat het om het vervangen van menselijke arbeid door
machines. Geautomatiseerde processen zijn efficiënter en ook de kwaliteit is beter.
Paragraaf 1.4 De procesmanager
De procesmanager is een functionaris in een organisatie die zich bezig houdt met
procesmanagement, dat bestaat uit het herkennen, analyseren, ontwerpen, implanteren,
afstemmen en besturen van processen. Een productiemanager houdt zich bezig met de
processen van productie. Zijn taken zijn; toezicht houden op het proces, opstellen van
productieschema’s, kwaliteit waarborgen, uitwerken van benodigd personeel en materiele
middelen, verantwoordlijk de selectie en onderhoud van apparatuur, contact met
leveranciers en gezondheid en veiligheid van medewerkers. Een engelse naam is
operations manager.
De productiemanagement gaat over:
1. Mensen
2. Machines
3. Methodes
4. Materialen
5. Gled
De 5 moeten optimaal afgestemd worden om effectief en efficiënt te laten werken.
De activiteiten die met de besturing van de interne goederenstroom samenhangen worden
Materials management genoemd. Hierbij gaat het om grondstoffen zo efficient mogelijk
door het productieproces te voeren. Het goed om de volgende activiteiten:
- Prognoses maken
- Opstellen van productieplannen
, - Afhandeling van klantorders
- Kiezen van leveranciers
- Interne logistiek
- Assemblage plannen
Een kwaliteitsmanagementsysteem is een hulpmiddel voor bedrijven om de kwaliteit van
hun processen en hun uitkomsten te beheersen. Een KMS is een systematiek die de
organisatie gebruikt om producten of diensten te leveren waarmee klanten tevreden zijn.
De meeste systemen zijn gebaseerd op Deming. De 4 kwadranten van de cirkel van
Deming zijn:
1. Plan: de planningsfase
2. Do: fase van uitvoeren wat in de planningsfase is bedacht
3. Check: de evaluatiefase
4. Act: wijzigingen aanbrengen in het plan
Als de cyclus het wiel van continue verbetering is, is het KMS de wig. De wig is ontworpen
om een stabiel, voorspelbare status-quo te handhaven en om achteruitgang te voorkomen.
De wig staat model voor het borgen van het proces.
De progammamanger houdt zich bezig met het doorvoeren van procesveranderingen in
complexe situaties met een grote impact op de bestaande organisaties. Het gaat om
trajecten met veel onzekerheden en risico’s, waarbij er een duidelijke aansluiting is met de
strategie van het bedrijf.
Het procesmatige werk van een gebiedsontwikkelaar geeft aan dat het een heel traject is
dat moet worden doorlopen, ofwel het proces om van idee op de tekentafel te komen tot
uiteindelijk een inrichting gebied.
Hoofdstuk 2 Processen herkennen
Paragraaf 2.1 Processen in bedrijven
Een bedrijfsproces heeft de volgende 3 basiskenmerken:
1. Het proces heeft een begin en een eind met input en output
2. Een proces voegt waarde toe voor haar klant
3. Het proces is gericht op resultaat voor haar klant
Een bedrijfsproces is dus een geordend geheel van samenhangende of elkaar
beïnvloedende activiteiten waarbij input wordt omgezet in output, waarbij toegevoegde
waarde gecreëerd wordt voor interne of externe klanten met een specifiek doel. Het
belangrijkste verschil tussen bedrijfsprocessen en overige processen is de toegevoegde
waarde.
Bij het analyseren van bedrijfsprocessen kun je 3 stappen uit de definitie goed toepassen:
1. Beschrijf de in-output van het proces en de processtappen d.m.v. processchema
2. Breng de waardetoevingsproces van alle processtappen in kaart en bepaal welke
ondersteunende activiteiten er nodig zijn om dit proces optimaal te voeden
3. Nagaan wat het beoogde resultaat van de klant is en nagaan wat de
opleverspecificaties zijn, wat het kwaliteitsniveau is en wat de waardebeleving van de
klant is
In een bedrijf tref je verschillende processen:
