Lean en Creatief
Bij een ‘Lean’ (beroeps)houding, die gericht is op ontwikkelen,
(persoonlijke) verandering, initiëren, innoveren, verbeteren en
reflecteren, is het belangrijk dat u creatief kunt denken.
1: Je kent de 5 principes van Lean:
- (Klant)waarde
- Waardestroom
- Flow
- Pull
- Perfectie
2: Je weet welke beroepshouding nodig is voor een inventieve mindset en het verbeteren
van (bedrijfs)processen: ontwikkelen, verandering, initiëren, innoveren, verbeteren en
reflecteren.
Lean wordt als bedrijfsstrategie vanaf de jaren negentig van de vorige eeuw in
organisaties toegepast. Het is ontstaan vanuit verschillende ontwikkelingen, maar de
basis ligt in het Toyota Productie Systeem (TPS) van Japanse autofabrikant Toyota. De
methoden en technieken van TPS kennen we vandaag de dag als ‘Lean’.
The Toyota Way:
Continue verbeteringen:
- uitdagingen: een langetermijnvisie, waarbij uitdagingen aangepakt worden met
creativiteit en moed.
- Kaizen: constant de uitvoering in de organisatie verbeteren.
- Genchi Genbutsu: pak problemen bij de bron aan en vind feiten om de juiste beslissing
te nemen.
Respect voor mensen:
- respect: behandel anderen met respect, span u in om anderen te begrijpen en neem uw
eigen verantwoordelijkheid.
- teamwork: stimuleer persoonlijke en professionele groei, deel kansen en haal het
maximale uit het individu en het team.
Verspilling wordt gevormd door elke menselijke activiteit die wel middelen
(geld/tijd/moeit) vraagt, maar geen waarde creëert voor de klant.
Belangrijke verspillingen die in elke organisatie voorkomen, zijn: Seven Deadly Wastes
- fouten die hersteld moeten worden.
- het produceren van producten die niet worden verkocht.
- en daardoor in het magazijn belanden als voorraad.
- processtappen die niet echt nodig zijn, maar wel uitgevoerd worden.
- de beweging van mensen en goederen van de ene naar de andere locatie zonder dat dit
echt nodig is.
- wachten op de vorige processtap om verder te gaan.
- goederen en diensten die niet aan de wensen van de klant voldoen.
Het herkennen en aanpakken van verspillingen is een krachtige manier van continue
verbeteren gebleken. Lean richt zich dan ook nadrukkelijk op het voortdurend
verminderen van verspillingen. De methode wordt daarom ook wel Waste Management
genoemd.
,Verspillingen en de drie M’s
Ondanks dat het uiteindelijk binnen Lean draait om waarde en niet de verspilling, is het
wel belangrijk om verschillende vormen van verspilling te herkennen. Verspilling wordt
gevormd door elke (menselijke) activiteit die wel middelen (geld, tijd, moeite) vraagt,
maar geen waarde creëert voor de klant.
Belangrijke verspillingen die in elke organisatie voorkomen, zijn:
1. fouten die hersteld moeten worden
2. het produceren van producten die niet worden verkocht
3. en daardoor in het magazijn belanden als voorraad
4. processtappen die niet echt nodig zijn, maar wel uitgevoerd worden
5. de beweging van mensen en goederen van de ene naar de andere locatie zonder
dat dit echt nodig is
6. wachten op de vorige processtap om verder te gaan
7. goederen en diensten die niet aan de wensen van de klant voldoen.
Toyota-bestuurder Taiichi Ohno identificeerde als eerste deze lijst met zeven soorten
verspillingen. Ze zijn bekend als de ’Seven deadly wastes’, oftewel: de ‘zeven dodelijke
verspillingen’. Het herkennen én aanpakken van verspillingen is een krachtige manier
van continu verbeteren gebleken. Lean richt zich dan ook nadrukkelijk op het
voortdurend verminderen van verspillingen. De methode wordt daarom ook wel ‘waste
management’ genoemd.
Hier ziet u de zogenoemde drie M’s uit het Toyota Productie Systeem
(TPS).
De drie M’s uit het TPS
Muda: verspilling
Verspillingen zijn de bedrijfsprocessen die geen waarde toevoegen of die verbeterd
zouden kunnen worden. Er zijn acht soorten verspilling, die u kunt onthouden aan het
ezelsbruggetje ‘downtime’:
1. Defecten: dit slaat op het herstellen van gemaakte fouten (van productie- of
fabricagefouten tot fouten veroorzaakt door mensen).
2. Overproductie: deze vorm van verspilling heeft betrekking op het te veel of te
vroeg produceren, waardoor er bijvoorbeeld onnodig veel voorraad is.
3. Wachten: dit kan zowel slaan op klanten die moeten wachten op een product of
dienst, als op medewerkers die op elkaar moeten wachten voor zij met hun eigen
werk verder kunnen.
4. Niet gebruikt talent: deze vorm van verspilling gaat over het niet benutten van de
talenten en capaciteiten van de medewerkers.
5. Transport: bij deze vorm van verspilling gaat het om het onnodig verplaatsen van
producten en/of mensen. Door te zorgen voor zo min mogelijk verplaatsingen,
worden niet alleen kosten verlaagd maar ook wachttijden voorkomen.
, 6. Inventory: inventory betekent ‘inventaris’ en staat voor het aanhouden van
voorraden. Dit kost niet alleen ruimte, maar ook geld. Bovendien bestaat het risico
dat producten verouderen (bijvoorbeeld over datum of uit de mode raken) en
daardoor niet meer verkocht kunnen worden.
7. Motion: motion betekent ‘beweging’. Deze vorm van verspilling heeft betrekking
op onnodige bewegingen (door zowel mensen als machines).
8. Excess processing: dit heeft betrekking op overbewerking en gaat over alle
vormen van overbodige stappen die genomen worden in het (productie)proces.
Het is u misschien al opgevallen: eerder werd gesproken over een lijst met zeven in
plaats van acht soorten verspillingen. Bij deze acht vormen van verspilling is daarom de
volgende kanttekening op zijn plaats: alleen verspilling 1, 2, 3, 5, 6, 7 en 8 zijn
oorspronkelijk afkomstig uit het TPS. De vierde vorm van verspilling – het niet gebruikt
talent – is later toegevoegd.
Mura: variatie
Mura gaat over variatie, oftewel: veel verschillen en afwijkingen in het proces. Door een
‘grillig’ schema dat wordt veroorzaakt door het productiesysteem is er een onregelmatig
werktempo in de uitvoering waardoor werknemers zich moeten haasten en vervolgens
lang moeten wachten. Het zogenoemde ‘hollen of stilstaan’. Deze onregelmatigheden
vallen op en kunnen redelijk eenvoudig worden geëlimineerd. Bijvoorbeeld door
zorgvuldig te plannen en aandacht te besteden aan het werktempo.
Muri: overbelasting
Bij Muri wordt er te veel gevraagd van de machines of medewerkers, waardoor zij
overbelast raken. Overbelasting is natuurlijk nooit goed, maar zeker als dit lange tijd
duurt, heeft dit een zeer negatief effect op de uitvoering. Dit kan zowel slaan op de
machines die te hard moeten werken, als op de werkzaamheden van werknemers die niet
in overeenstemming zijn met een goed personeelsbeleid.
JIT = Just in Time
Jit gaat over voorraadbeheersing. De methode richt zich op het leveren van
producten/diensten precies op het juiste moment en precies wat er nodig is.
De levering en productie wordt dus zo op elkaar afgestemd dat er nauwelijks tot geen
voorraden nodig zijn. Met JIT nemen de voorraadkosten enorm af of verdwijnen in het
geheel. JIT systeem is erg kwetsbaar. Daarom worden er gewerkt met kleine
buffervoorraden en goede intensieve controles.
Jidoka
Dit staat voor het automatisch inbouwen van kwaliteit. Jidoka garandeert de kwaliteit van
producten doordat de machine zelf de controle doet in plaats van een medewerker.
Op het moment dat er een fout of probleem in het productieproces optreed, stopt te
machine onmiddellijk. Pas als de fout hersteld is, wordt het proces hervat. Door het op
deze manier scheiden van de taken van mensen en machines, kan er efficiënter worden
gewerkt.
Doorlooptijd
Leadtime – doorlooptijd. Het kan bijvoorbeeld gaan over het verschil tussen het moment
waarop een klant een order plaatst en het moment waarop de bestelling wordt geleverd.
In een ideale Lean situatie is de doorlooptijd natuurlijk zo kort mogelijk: een korte
doorlooptijd zorgt voor zo min mogelijk verspilling van tijd en geld en zal de
klanttevredenheid verhogen.
