Samenvatting Inkoopproces Publiek deel 2
Deel 1 Operationele inkoop
Algemene inleiding
De operationele inkoop is uitvoerend van aard en bestaat uit processen die de organisatie
daadwerkelijk voorzien van de juiste goederen en diensten.
Hoofdstuk 1 Het inkoopproces: een beknopt overzicht
Als de fasen specificeren, selecteren en contracteren zijn afgerond bij een Europese, nationale of
meervoudig onderhandse aanbesteding, dan is de uitkomst van dit traject een overeenkomst of
opdracht. Deze overeenkomst of opdracht wordt overgedragen aan degene die de operationele
inkoop verzorgt: de operationele inkoper → de inkoper of gebruiker van de (raam)overeenkomst.
§1.1 Initiële en operationele inkoop
De term initiële of tactische inkoop verwijst naar de eerste drie fasen: specificeren van de
inkoopbehoeften, selecteren van leveranciers, onderhandelen (indien mogelijk) met en contracteren
van leveranciers. De operationele inkoop of bestelfunctie omvat de laatste drie fasen: bestellen,
bewaken op juiste levering en nazorg.
De drie fasen van de initiële of tactische inkoop zijn technisch-commercieel van aard.
De fasen van de operationele inkoop of bestelfunctie zijn logistiek-administratief van aard. Deze
activiteiten zijn met name gericht op beheer. Het product, de leverancier en de
leveringsvoorwaarden staan vast. Er hoeft nu nog ‘slechts’ te worden besteld en te worden
gecontroleerd in hoeverre er juist wordt afgeleverd.
§1.1.1 Initiële inkoop
Bij de initiële inkoopfunctie behoort een actieve, initiërende opstelling. De inkoper werkt mee aan
het antwoord op de vraag aan welke producten of diensten behoefte is en welke producten het
beste voldoen aan de opgestelde functionele eisen. Daarnaast kijkt hij welke leveranciers het beste
aansluiten bij de eisen van de organisatie. Daarbij wacht hij niet tot hij wordt benaderd met het
verzoek om mee te denken. Hij brengt proactief zijn kennis en ervaring over op de betrokkenen.
Deze eerste drie fasen van het inkoopproces zijn te beschouwen als voorwaardenscheppend.
Private sector
De fasen van de initiële inkoop zijn van cruciaal belang om inkoop binnen de private sector een
activiteit te laten zijn waarbij de inkoopafdeling een bijdrage levert aan de versterking van de
levensvatbaarheid en eventuele concurrentiepositie van de organisatie. Hoe eerder inkoop in het
inkoopproces is betrokken, hoe meer inbreng er is en hoe groter de potentiële toegevoegde waarde.
Dit wordt early purchasing involvement (EPI) genoemd.
Publieke sector
In deze sector zijn het aantonen van rechtmatigheid en doelmatigheid belangrijk. En ook het
realiseren van besparingen en het op een juiste manier invulling geven aan door de politiek gestelde
doelstellingen. Door early purchasing involvement (EPI) kan inkoop op al deze punten een potentiële
toegevoegde waarde hebben.
,§1.1.2 Operationele inkoop
De laatste drie fasen van het inkoopproces zijn uitvoerend, operationeel van aard. Er wordt
voornamelijk besteld. Deze bestelfunctie of operationele inkoopfunctie kunnen we definiëren als:
‘Activiteiten die plaatsvinden om de processen van de eigen organisatie daadwerkelijk en op tijd te
voorzien van de juiste goederen en diensten, binnen reeds overeengekomen voorwaarden.’
Problemen die in de operationele inkoop kunnen voorkomen:
Controle van de kwaliteit van de binnengekomen goederen of geleverde diensten is hard nodig
en kost veel tijd.
De hoeveelheid bestelde goederen wordt, tegen de afspraak in, in drie keer afgeleverd in plaats
van één keer.
De bestelde goederen worden geleverd, maar het duurt lang voordat ze zijn opgespoord. Ze
blijken op het verkeerde adres afgeleverd te zijn.
De onderhoudsdienst komt regelmatig niet op het afgesproken tijdstip onderhoud uitvoeren.
Het uitzendbureau of de detacheerder stuurt mensen die niet aan het afgesproken profiel
voldoen.
De overeenkomst is zoek en je niet (meer) wat er precies is afgesproken.
Bij analyse zal niet zelden blijken dat deze problemen zich voordoen als gevolg van onzorgvuldig
handelen in eerdere fasen van het inkoopproces. Als bijvoorbeeld de kwaliteit van het geleverde bij
herhaling onvoldoende is, dan is de kans groot dat over dit onderwerp geen duidelijke eisen zijn
geformuleerd naar de leverancier. Mogelijk zijn de specificaties niet duidelijk, of is de leverancier
niet bekwaam om aan de gestelde eisen te voldoen. Uiteraard kun je in zo een geval de leverancier
de schuld geven, maar zou je je niet moeten afvragen of je wellicht de verkeerde leverancier hebt
geselecteerd? En wat als de leverancier de bestellingen steeds op een verkeerde plaats aflevert?
Moet je je dan niet afvragen of je hem de plaats van aflevering wel voldoende duidelijk hebt
gemaakt?
Onbekendheid met de gemaakte afspraken maakt controle op deze afspraken immers
onmogelijkheid. In dat geval kun je niet zien wat, waar en hoe vaak er iets niet goed gaat of niet
goed wordt uitgevoerd. Deze voorbeelden pleiten voor het benaderen van inkoop als een proces. In
dit proces heeft de kwaliteit waarmee iedere afzonderlijke fase wordt doorlopen, invloed op de
kwaliteit waarmee de volgende stap kan worden doorlopen. Daarmee heeft de kwaliteit van iedere
stap invloed op de uiteindelijke kwaliteit van het gehele inkoopproces. Juist dat maakt de
operationele inkoop, als het vervolg op de initiële inkoop, zo belangrijk.
§1.2 Jouw rol tijdens de zes fasen van het inkoopproces
Hoe kun je ervoor zorgdragen dat iedere fase op een juiste manier wordt afgesloten? Het is
raadzaam om de output van iedere fase duidelijk te benoemen. In theorie wordt dan niet met de
volgende fase gestart vóórdat over de voorgaande fase besluitvorming heeft plaatsgevonden.
In de praktijk geschiedt de uitwerking van de verschillende fasen doorgaans parallel. Zo kan een
overeenkomst in grote lijnen reeds worden opgesteld voordat de selectie heeft plaatsgevonden. Bij
aanbestedingen is het gebruikelijk en soms zelf verplicht om, in het kader van het creëren van een
gelijk speelveld (level playing field) de (concept)overeenkomst al meteen aan de
aanbestedingsstukken toe te voegen.
,§1.2.1 Rol in fase 1 – specificeren
Een specificatie is een omschrijving van de eigenschappen waaraan de in te kopen producten of
diensten moeten voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel. Een complete
specificatie geeft de potentiële leveranciers alle informatie die nodig is voor het maken van een
goede offerte. De complete specificatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen, bijvoorbeeld:
technische specificaties, kwaliteitsspecificaties en juridische specificaties.
Rol en toegevoegde waarde inkoper
De eindverantwoordelijkheid voor het specificeren ligt bijvoorbeeld bij de interne opdrachtgever of
de budgethouder. De rol van inkoper is tweeledig:
1. Je moet bewerkstelligen of verifiëren dat de interne opdrachtgever zorgvuldig en volledig te
werk is gegaan bij het formuleren en vastleggen van de behoefte.
2. Je moet de specificatie van de behoefte kritisch toetsen aan je eigen kennis van de
mogelijkheden van de inkoopmarkt.
Een specifieke rol van de inkoop is het voorkomen van goldplating (overspecificatie) of het zoeken
naar een schaap met vijf poten. Als inkoper moet je voorkomen dat er een gedwongen situatie
ontstaat met slechts één leverancier. Als publieke inkoper dien je er ook zorg voor te dragen dat de
specificaties niet richting een specifieke leverancier en/of product opgesteld zijn (toeschrijven).
§1.2.2 Rol in fase 2 – selecteren
In de praktijk overlapt deze fase vaak deels met de specificatiefase. In de meeste gevallen doorloopt
het selectieproces (bij een grotere opdrachtwaarde) een aantal stappen:
Opstellen van uitsluitingsgronden
Opstellen van selectiecriteria en waarderingskader
Opstellen van gunningscriteria en waarderingskader
Publiceren op TenderNed
Op basis van gunningscriteria de ontvangen inschrijvingen onderling vergelijken en de beste
oplossing kiezen
De opbouw van de selectiefase hangt mede af van de vraag of er aanbesteed moet worden, en zo ja,
volgens welke procedure.
Rol en toegevoegde waarde inkoper
In deze fase werk je samen met de interne opdrachtgever of in een decision making unit (DMU –
beslissende eenheid). De gezamenlijke taak is: het opstellen van de uitsluitingsgronden, de
selectiecriteria waaraan de leveranciers moeten voldoen en het bijbehorende waarderingskader.
Deze zijn nodig om een geschikte leverancier te vinden.
Naast de genoemde taken, fungeer je als inkoper meestal als aanspreekpunt van de betrokken
leveranciers. Je regisseert en coördineert alle interne inspanningen van alle betrokkenen bij de
hierboven genoemde beslissingen. Je beheert alle gegevens en zorgt voor de kwaliteit en de
zorgvuldigheid van het proces (vooral belangrijk bij Europese aanbestedingen).
§1.2.3 Rol in fase 3 – contracteren
Inmiddels zijn de volgende zaken opgeborgen in een dossier:
Goed gedocumenteerde specificatie
Offerteaanvraag met toebehoren
Nota(‘s) van inlichtingen
Conceptovereenkomst
, Verkregen offertes/inschrijvingen
Vergelijking van offertes/inschrijvingen
Beoordelingsmatrix of vastlegging/verantwoording van het beoordelingsproces
De overeenkomst dient aan de allerhoogste eisen te voldoen: precisie, volledigheid,
evenwichtigheid. De wederzijdse rechten en plichten zoals die nu worden vastgelegd, zijn immers
bepalend voor het succes van de aankoop. Elke ‘fout’ in de overeenkomst, van welke aard en
omvang dan ook, zal zorgen voor teleurstelling in het volgende traject.
Rol en toegevoegde waarde van de inkoper
Toegevoegde waarde ligt vooral in ervaringen, vaardigheden, kennis en inzichten in de manier
waarop de overeenkomst moet worden ingericht. Zo nodig zorg je op dat laatste punt voor
voldoende rechtskundige bijstand.
§1.2.4 Rol in fase 4 – bestellen
Het is (soms) efficiënter om de bestellingen te laten verrichten door of namens de opdrachtgever,
interne klant of budgetbeheerder, oftewel: door de gebruiker van de in te kopen goederen of
diensten.
§1.2.5 Rol in fase 5 – bewaken
Na een bestelling moet je bewaken of de bestelde goederen en diensten ook daadwerkelijk op de
juiste plaats, het juiste tijdstip, in de juiste aantallen, tegen de juiste prijs en met de juiste kwaliteit
worden geleverd. Dit zijn de 5 J’s van inkoop.
§1.2.6 Rol in fase 6 – nazorg
In het ideale bestel- en factureringsproces wordt de factuur gekoppeld aan de order (de opdracht),
de ontvangstbevestiging en, in voorkomend geval, het acceptatieakkoord. Als deze documenten
dezelfde informatie bevatten, dan kan de factuur zonder tussenkomst van inkoper e.d. betaald
worden. Dat geeft een belangrijke kostenvermindering op het totale proces.
Rol en toegevoegde waarde van de inkoper
Er resteren de inkoper na de betaling twee belangrijke taken:
1. Het bijwerken van het inkoop- of aanbestedingsdossier door het archiveren van alle relevante
stukken.
2. Het bijwerken van de leveranciersgegevens. De prestaties van de leverancier moeten worden
bijgeschreven in het vendorratingsysteem. Dit is een systeem waarin alle prestaties van de
(belangrijkste) leveranciers worden bijgehouden om toekomstige leverancierskeuzes
gemakkelijker te maken of om verbetertrajecten te starten.
§1.3 De niveaus van inkoop
De drie eigenlijke inkoopniveaus zijn het strategisch niveau, het tactisch niveau en het operationele
niveau. Daarnaast zijn er ondersteunende activiteiten. Op elk niveau worden randvoorwaarden
gecreëerd voor het onderliggende niveau, terwijl het onderliggende niveau de noodzakelijke
gegevens levert om activiteiten gericht te kunnen uitvoeren.
Niveaus vaak zichtbaar in grotere organisaties. In middelgrote en kleine bedrijven van een of enkele
personen.
