PRINCE2 samenvatting
Op basis van het boek PRINCE2 compact – Projectmanagement methodiek door Jeroen Ykema en
Wil Hendrickx
Begrippen zijn groen gemarkeerd.
Waar ‘hij’ of ‘hem’ staat, kan ook ‘zij’ of ‘haar’ gelezen worden.
Waar ‘klant’ wordt benoemd, wordt bedoeld het bedrijfsmanagement, programmamanagement of
de klant.
Inleiding
PRINCE2 = Projects IN Controlled Environments, een gestructureerde methode voor
effectief projectmanagement.
Enkele belangrijke kenmerken:
o Continue focus op de business case (zakelijke rechtvaardiging) van het project.
o De organisatiestructuur voor het volledige projectmanagementteam is
gedefinieerd.
o PRINCE2 hanteert productgerichte planning als techniek.
o Projectmanagement wordt beschreven als een proces dat voor alle projecten gelijk
is.
o PRINCE2 wordt algemeen erkend en geadopteerd en biedt een algemene standaard
voor alle projectleden.
o De fasering van het project is flexibel, gericht op een optimale besturing.
o PRINCE2 promoot het leren van ervaringen en voortdurend verbeteren van
organisaties.
Een project volgens PRINCE2 = een tijdelijke organisatie die is opgezet met als doel het
leveren van één of meer producten volgens een afgesproken business case. Beginselen van
een project volgens PRINCE2:
o Verandering realiseren
o Tijdelijk (gedefinieerde start- en eindpunt)
o Multidisciplinair
o Uniek
o Onzeker (kansen en bedreigingen)
o Producten
o Business case
Waarom willen we het project eigenlijk en waarom nu?
Wat gaan we straks met de projectresultaten (producten) doen?
Welke voordelen (economisch of anderszins) gaat dit opleveren?
Wat is de investeringsanalyse? Hoe verhouden de kosten zich tot de
benefits?
Wat voegt het beoogde resultaat toe aan de organisatie?
o Governance (sturing en uitvoering zijn gescheiden)
Er zijn zes prestatievariabelen op elk project van toepassing en van ieder project dienen
deze te worden gemanaged:
o Kosten
o Tijd
o Kwaliteit
o Scope
o Risico’s
o Benefits Plannen
Projectmanagement = het plannen,
delegeren, bewaken en beheersen van alle
aspecten van het project, en het motiveren
van de betrokkenen om de
projectdoelstellingen te realiseren binnen Beheersen Delegeren
de verlangde prestatiedoelen voor tijd,
kosten, kwaliteit, scope, benefits en
risico’s.
Bewaken
, Het toepassen van PRINCE2 heeft diverse voordelen. Zie hiervoor pagina’s 7 t/m 9 van het
boek.
Structuur
PRINCE2 biedt de volgende vier geïntegreerde perspectieven:
Principes
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging
2. Leren van ervaringen
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden
4. Managen per fase
5. Managen by exception
6. Productgerichte aanpak
7. Op maat maken voor het project
Thema’s
1. Business case (waarom?)
2. Organisatie (wie?)
3. Kwaliteit (wat?)
4. Plannen (hoe, hoeveel, wanneer?)
5. Risico (wat als?)
6. Wijziging (wat voor impact?)
7. Voortgang (waar nu, waar naartoe, doorgaan?)
Processen
1. Opstarten van een project
2. Sturen van een project
3. Initiëren van een project
4. Managen van een faseovergang
5. Beheersen van een fase
6. Managen door productoplevering
7. Afsluiten van een project
Projectomgeving: deze hoort de werkwijze van PRINCE2 te reflecteren en dient op maat te
worden gemaakt voor de organisatie. Het is niet raadzaam om één of meer elementen van
PRINCE2 volledig over te slaan. PRINCE2 kan ook worden gebruikt binnen een Agile
omgeving.
PRINCE2 is gebaseerd op een klant/leverancieromgeving. De methode neemt aan dat er
een klant is die het gewenste resultaat van het project specificeert en waarschijnlijk betaalt
voor het project, en dat er een leverancier is die voorziet in de resources en vaardigheden
om dat resultaat op te leveren.
Een PRINCE2 project:
1. Past de PRINCE2 principes toe;
2. Voldoet aan de minimale vereisten van de PRINCE2 thema’s;
3. Bevat projectprocessen die voldoen aan het doel en de doelstellingen van de
PRINCE2 processen;
4. Gebruikt PRINCE2’s aanbevolen technieken of alternatieve, gelijkwaardige
technieken.
PRINCE2 is niet:
Een garantie voor projectsucces;
Houding en/of managementvaardigheden;
Programmamanagement of strategie;
Aanbestedingen;
, Een methode die de activiteiten omschrijft op uitvoeringsniveau;
Een software- of planningspakket.
Principes
1. Voortdurende zakelijke rechtvaardiging: de continue borging dat een project een
zakelijke rechtvaardiging heeft, zowel voor het opstarten, het tussentijds continueren als
het afsluiten. Hiervoor wordt een business case gebruikt. Dit principe gaat niet over het
maken van een business case, maar het continu proactief blijven checken van je business
case (is je project nog levensvatbaar?).
2. Leren van ervaringen: projectteams leren van eerdere ervaringen en leggen eigen
ervaringen vast. Bij de start van een project kunnen bestaande ervaringen worden
geraadpleegd. Bij afsluiting van een project leggen we nieuwe ervaringen vast zodat we
hiervan bij volgende projecten gebruik kunnen maken.
3. Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden: een project kent vele stakeholders,
meerdere organisatieonderdelen of zelfs bedrijven die participeren in het project. Een
project kent daarom een eigen organisatiestructuur waarin zowel de belangen van de
gebruikers en de leveranciers als de zakelijke belangen zijn vertegenwoordigd. Je moet
goed in de gaten houden of deze belangen veranderen en invloeden van buitenaf bewaken.
Wat zijn de taken en bevoegdheden van de specifieke rollen?
4. Managen per fase: een project wordt gepland, bewaakt en beheerst op basis van fasen.
Het project wordt door de stuurgroep bestuurd op basis van het globale projectplan. De
projectmanager managet de diverse fasen op basis van gedetailleerde faseplannen. Het
gaat om het faseren van je werk, zodat je mijlpalen hebt voor go/no-go beslissingen. Een
project kent minimaal 2 fases en geen maximum: 1 initiatiefase en 1 of meer
uitvoeringsfases.
5. Managen by exception: binnen een project worden alle te beheersen aspecten
gedelegeerd en voorzien van toleranties. Toleranties kunnen worden bepaald voor de zes
aspecten die beheerst moeten worden. De beheersinstrumenten worden ingericht zodat bij
een verwachte overschrijding van de toleranties het naaste hogere managementniveau
onmiddellijk wordt geïnformeerd. Op dat moment moet de beslissing over het verdere
verloop door het naaste hogere managementniveau worden genomen.
6. Productgerichte aanpak: binnen PRINCE2 ligt de focus op het definiëren en opleveren
van producten, conform vooraf bepaalde kwaliteitscriteria. Een plan kan pas worden
gemaakt als bekend is welke producten moeten worden opgeleverd en aan welke
kwaliteitscriteria deze zullen moeten voldoen. Hiervoor worden productbeschrijvingen
opgesteld.
7. Op maat maken voor het project: PRINCE 2 wordt aangepast aan de omgeving, de
omvang, de complexiteit, het belang, de risico’s en de aanwezige competenties. De te
hanteren wijze van projectmanagement en de beheersinstrumenten moeten aansluiten bij
het type project en passen binnen de projectomgeving. Het doel van het op maat maken is
ervoor te zorgen dat:
o De gebruikte projectmanagementmethode geschikt is voor het project (bijv. de
methode afstemmen op de bedrijfsprocessen die het project mogelijk sturen of
ondersteunen, zoals personeelszaken, financieel beheer en inkoop);
o De projectbeheersing geschikt is voor de schaal, complexiteit, het belang, de
capaciteiten van het team en het risico van het project (bijvoorbeeld de frequentie
en formaliteit van rapporten en reviews).
De volgende aspecten van PRINCE2 kunnen op maat worden gemaakt:
Processen kunnen worden gecombineerd of aangepast (bijvoorbeeld door
activiteiten toe te voegen of te combineren).
Thema’s kunnen worden toegepast met behulp van technieken die passend zijn
voor het project.
Rollen kunnen worden gecombineerd of gesplitst, zolang aansprakelijkheid wordt
behouden en er geen sprake is van belangenverstrengeling.
Managementproducten kunnen worden gecombineerd of gesplitst. Naast formele
documenten kan het ook de vorm aannemen van dia’s, grafieken of gegevens die in
IT-systemen worden opgeslagen, als dit beter past bij het project en de omgeving
van het project.
, Terminologie kan worden aangepast om te voldoen aan andere normen of beleid,
op voorwaarde dat deze consequent wordt toegepast.
Thema Organisatie
Doel van het thema Organisatie = het definiëren en inrichten van de structuur met
betrekking tot rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (wie) binnen het
project.
Er wordt niet gesproken over functies, maar over rollen. Een rol beschrijft een
verantwoordelijkheidsgebied binnen het project. Rollen kunnen (meestal) gecombineerd
worden. Een persoon kan meerdere rollen hebben, maar een rol kan ook door meerdere
personen worden gevuld (meestal in grotere projecten).
PRINCE2 legt een duidelijke scheiding tussen het management van het project en de
uitvoerende werkzaamheden. PRINCE2 kent vier lagen van projectbesturing:
