Travel Policy Tommy Lauren
nove
mei
Busines
,Geachte managers van Tommy Lauren,
Het nieuwe reisbeleid van Tommy Lauren heeft u voor u liggen. Business Travel
Group heeft dit reisbeleid opgesteld, in een nauwkeurige samenwerking met
Tommy Lauren. Uiteraard is er hierbij rekening gehouden met de wensen,
behoeften en eisen van de werknemers van Tommy Lauren, die in aanmerking
komen voor zakelijke reizen. Indien er na het lezen van dit reisbeleid vragen zijn
opgetreden, is Business Travel Group bereid om deze vragen te beantwoorden en
zijn wij telefonisch en per e-mail te bereiken.
Bij het invoeren van het reisbeleid zal Business Travel Group de volledige
organisatie van de zakenreizen binnen Tommy Lauren op zich nemen. Dit maakt
Business Travel Group eindverantwoordelijk voor de boekingen en contracten.
Om de organisatie van de zakenreizen voor de werknemers van Tommy Lauren
zo effectief en efficiënt mogelijk te maken, is er een applicatie TLtravel en het
online portal TLtravel.com ontwikkeld door Business Travel Group. Deze
platformen fungeren niet alleen als boekingssysteem, maar ook als
declaratiesysteem en veiligheidssysteem. Tevens kunnen geschenken aan
klanten ook geselecteerd worden via deze platformen. Verder beschikken de
platformen over een chatfunctie, waarbij werknemers van Tommy Lauren 24/7
met de specialisten van Business Travel Group in contact kunnen komen, zodat
problemen, vragen of onduidelijkheden zo snel mogelijk verholpen kunnen
worden. In het geval van een storing van de applicatie of het online portal,
kunnen werknemers tijdens kantoortijden (ma-vrij, 8.00-17.00) contact opnemen
met het normale telefoonnummer van Business Travel Group 010-58492613.
Buiten de kantoortijden is Business Travel Group bereikbaar via het noodnummer
010-52684521.
Reizen per vliegtuig
Aangezien het hoofdkantoor van Tommy Lauren zich in Amsterdam bevindt,
heeft Business Travel Group ervoor gekozen om Amsterdam Schiphol Airport als
standaard vertrekluchthaven te selecteren. Ook is dit één van de redenen om
ervoor te kiezen dat alle werknemers economy class vliegen. De Nederlandse
bedrijfscultuur is relatief plat, oftewel kent weinig hiërarchische niveaus. Verder
wordt iedere werknemer als een gelijke behandeld. Business Travel Group is
daarom van mening dat er geen onderscheidt moet zijn in welke klasse een
manager of een bijvoorbeeld inkoper mag vliegen. Bovendien is Business Travel
Group zich van mening dat managers het goede voorbeeld moeten geven, dit
doen zij door het opvolgen van het reisbeleid en dus economy class te vliegen.
Buiten dat zijn de kosten voor een economy class vliegticket goedkoper dan de
business of first class tickets, waardoor Tommy Lauren meer grip op de uitgaven
voor zakenreizen krijgt. Om het vliegen van economy class comfortabeler te
maken en de werknemers tegemoet te komen, zijn aanvullende services als
priority boarding en ruimbagage altijd toegestaan. Extra beenruimte is enkel
toegestaan bij long-haul vluchten, aangezien dit voor short-haul vluchten geen
meerwaarde heeft. Met de leden van het SkyTeam heeft Business Travel Group al
jaren lang de beste ervaringen. Dit is onder andere de reden dat de long-haul
vluchten uitgevoerd worden door KLM (Air France), Delta Airlines en China
Airlines. Deze luchtvaartmaatschappijen samen maken het reizen, vanuit
Amsterdam Schiphol Airport, over de hele wereld mogelijk. Ook worden er op
deze manier spaarpunten en voordelen gespaard, die voordelig zijn voor Tommy
2
, Lauren. Short-haul vluchten worden uitgevoerd met Transavia en EasyJet. Deze
luchtvaartmaatschappijen vliegen op een groot aantal bestemmingen en bieden
de gewenste services.
Reizen per trein
Business Travel Group weet uit ervaring dat de treinverbindingen vanaf
Amsterdam Centraal naar Frankfurt, Londen, Brussel en Antwerpen effectief en
efficiënt geregeld zijn. Ook valt hier de tijdrovende transfertijd van en naar
luchthavens en de tijd die de controles en het boarden in beslag nemen weg.
Aangezien Tommy Lauren maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het
vaandel heeft staan, mag er wegens deze redenen alleen per trein naar
Frankfurt, Londen, Brussel en Antwerpen gereisd worden. Aangezien zakenreizen
onder de werktijd van de werknemers vallen, is het van belang dat de
werknemers comfortabel kunnen werken als zij aan het reizen zijn. Dit is dan ook
de reden dat er een ticket voor de eerste klas geboekt dient te worden.
Reizen per auto
Om kosten te besparen is het reizen per huurauto enkel toegestaan naar Brussel
en Antwerpen en als dit goedkoper is dan een treinticket en de kosten van Uber
for business op de bestemming. Er is voor de maatschappij Hertz gekozen omdat
deze niet alleen economy auto’s aanbiedt, maar ook lid is van het SkyTeam
waardoor Tommy Lauren extra punten kan sparen.
Reizen op de bestemming
Wegens veiligheid redenen heeft Business Travel Group voor het reizen op de
bestemming de keuze gemaakt voor Uber for business. Dit doordat hier een track
and trace functie bij inbegrepen zit, dat Tommy Lauren en Business Travel Group
altijd weten waar de werknemer is tijdens een calamiteit. Ook is het voordelig dat
Uber for business inzicht geeft in ritactiviteiten, facturering,
onkostenvergoedingen en rapportages. Indien er met een huurauto naar de
bestemming wordt gereisd, zal de TLtravel applicatie deze track and trace functie
vervullen.
Veiligheid en verzekeringen
Aangezien minder opties van vervoersmaatschappijen en hotels de veiligheid
vergroten, heeft Business Travel Group besloten dat er contracten afgesloten
worden met één autoverhuurbedrijf, vijf vliegmaatschappijen en Uber for
business. Ook wordt er wegens deze reden alleen een contract afgesloten met de
keten AccorHotels. Wegens veiligheidsredenen moeten werknemers een
formulier invullen met informatie over de zakenreis, wanneer er een calamiteit is
dan weten Business Travel Group en Tommy Lauren allebei waar de werknemer
zich bevindt. In geval van een calamiteit (natuurramp, terroristische aanslag etc.)
verschijnt er een pop-up op de telefoon van de werknemer, het is belangrijk dat
de werknemer direct meldt dat hij/zij veilig is zodat Business Travel Group en
Tommy Lauren hierop in zullen spelen. Om er zeker van te zijn dat alle
werknemers die op zakenreis gaan voor Tommy Lauren verzekerd zijn, worden ze
collectief via Tommy Lauren bij Europeesche Verzekeringen verzekerd. Om hulp
te bieden bij een medisch incident, dienen werknemers dit direct te melden bij de
verzekering en Business Travel Group. Dit maakt dat Business Travel Group de
werknemer op de juiste manier kan helpen.
Accommodatie
In overleg met Tommy Lauren is de keuze gevallen op accommodaties met een
3
