Samenvatting Procesmanagement.
Samenvatting Hoofdstuk 1
Procesmanagement wordt toegepast bij werkzaamheden die routinematig worden uitgevoerd,
werkgericht, per procedure worden aangepakt en een zeker einde hebben.
Een proces bestaat uit een serie opeen volgende werkzaamheden die een waarde toevoegen, het heeft
een duidelijk begin en einde en een proces herhaalt zich routinematig.
Een proces is een verzameling van activiteiten die gezamenlijk de input omzetten in de output om een
bepaald doel te realiseren.
Het hoofdproces van een bedrijf wordt een primair proces genoemd. In dit proces zitten de
kernactiviteiten van het bedrijf. In dit proces zit een input, na de input worden werkzaamheden verricht,
die zorgen voor de output van het bedrijf.
Een bedrijf heeft dus het primaire proces, dit is het hoofdproces. Dit is het proces waar het bedrijf zijn
bestaansrecht aan ontleent, hier zitten de kernactiviteiten van het bedrijf. De secundaire processen zijn
alle activiteiten, die worden uitgevoerd om bepaalde productiefactoren in stand te houden.
Besturingsprocessen zijn gericht op het bijsturen van de primaire porcessen en de secundaire processen.
Een primair proces is dus het proces waarmee het belangrijkste doel van de organisatie wordt
gerealiseerd. Het secundair proces zijn de ondersteunende processen die nodig zijn om het primaire
proces te kunnen realiseren. Het besturingsproces is het proces waarmee de primaire processen en
secundaire processen worden (bij)gestuurd.
Deze processen bestaan uit hoofdprocessen, werkprocessen en werkinstructies. Het hoofdproces is vaak
beschreven in abstracte vorm. Een werkproces kan een onderdeel zijn van een primair, secundair of een
besturingsproces. Werkinstructies zijn tot in detail beschreven activiteiten die horen bij een werkproces.
Bij het beschrijven van een werkinstructie is het van belang dat je deze beschrijft met een werkwoord en
een zelfstandig naamwoord.
Om processen te kunnen besturen moet;
- De organisatiestrategie bekend zijn;
- Het procesdoel moet bekend zijn;
- Stuurinformatie over het proces moet beschikbaar zijn;
- Het proces moet te besturen zijn.
Organisatorische borging van procesbeschrijvingen zijn;
- Organisatorische eenheden controleren elkaar;
- Een medewerker controleert zijn eigen activiteiten;
- Een intern kwaliteitsteam controleert de processen;
- Een extern kwaliteitsteam controleert de processen;
Als je in een bedrijf de processen goed wilt uitvoeren/borgen, kan je gebruik maken van de cirkel van
Deming. Ook wel beter bekend als de PDCA-cyclus.
Door het gebruiken en juist toepassen van deze cyclus kan je de kwaliteit continue verbeteren en kom je
op een hoger niveau. Na het uitvoeren van de cyclus, moet de opgedane kennis wel worden geborgd.
Het borgen hiervan doe je door standaardisatie.
,Een andere methode die bijdraagt aan verbetering binnen het bedrijf is het INK-model, dit is een model
die helpt bij het evalueren, ontwikkelen en besturen van de organisatie.
Over het INK-model kan de PDCA-cyclus worden gelegd. De PDCA stappen staan bij het INK-model voor;
- Plan; Leiderschap, Strategie & beleid;
- Do; Management van medewerkers, Management van middelen, Management van Processen;
- Check; Medewerkers, Klanten & Leveranciers, Maatschappij, Bestuur en Financiers;
- Act; Verbeteren en Vernieuwen;
Naast de PDCA-cyclus kan je ook het IMWR-cyclus gebruiken. Deze afkorting staat voor;
Inspireren;
Mobiliseren;
Waarderen;
Reflecteren;
,De PDCA-cyclus is de beschrijving van het leerproces in een organisatie en wordt vaak vertaald naar
systeemaspecten van een organisatie. Daarom heeft het INK-model de IMWR-cirkel toegepast. Deze richt
zich meer op de mensen en wordt vaak over de PDCA-cyclus heen gelegd.
Om processen in het bedrijf goed uit te kunnen voeren moet je;
Processen beschrijven;
Processen besturen;
Processen analyseren;
Processen verbeteren;
In bedrijven die procesmatig werken, volgen de werkzaamheden binnen het bedrijf zich op. Dit zijn
opeenvolgende processen. Veel bedrijven zijn verticaal georganiseerd, de baas bepaald en onderliggende
afdelingen voeren het uit. In veel gevallen is dit bij verschillende bedrijven aan het kantelen. Hier wordt de
klant het belangrijkst. Deze bedrijven gaan van verticaal, naar horizontaal georganiseerd. Hierbij lopen de
verschillende processen door de organisatie heen.
Dit wordt ook wel Business Proces management genoemd.
Toegepast procesmanagement is een systematische en beheerste beïnvloeding van processen door de
toepassing van praktische methoden en instrumenten om er voor te zorgen dat organisatiedoelen worden
gerealiseerd.
, Kwaliteitsgerichte organisaties hebben verschillende prestatie indicatoren en denken in processen. Deze
ontwikkelingen kan je in 4 dimensies/fasen terugvinden;
Fase 1. Activiteit georiënteerd; Kwaliteit op de werkplek.
Fase 2. Proces georiënteerd; Beheersen van de primaire processen.
Fase 3. Organisatie georiënteerd; De organisatie als een samenhangend geheel.
Fase 4. Keten georiënteerd; Samenwerken in de keten.
Als je de processen binnen je bedrijf goed managet, maakt het routes zichtbaar, geeft het inzicht in
verbeteringen, het helpt je de beste weg te vinden, geeft het een grote beheersbaarheid, is het de basis
voor zelfsturing op de werkvloer en het zorgt dat resultaten meetbaar en beïnvloedbaar zijn.
Om er voor te zorgen dat processen binnen het bedrijf goed lopen, kan je deze borgen door middel van
ISO of het vastleggen van procedures.
De ISO-9000 schrijft bijvoorbeeld voor dat de organisatie het kwaliteitssysteem ontwikkelt, invoert en
continue verbeterd.
De ISO-9000 serie zijn standaarden van ISO-instituut die vastleggen hoe een organisatie haar kwaliteit
kan waarborgen. Bij een gecertificeerde organisatie komt er regelmatig iemand langs om in een audit vast
te stellen of de organisatie nog voldoet aan de eisen.
De basis voor een kwaliteitssystem is veelal;
Kwaliteitsbeleid, Wat wilt de organisatie.
Procedures en werkvoorschriften, Beschrijven.
Directiebeoordeling / Audit, Klopt de praktijk bij de beschrijving
Verandermanagement, Continue verbeteren en vernieuwen.
In een proces kan je 5 verschillende vormen hebben van kwaliteit;
Product kwaliteit;
Proces kwaliteit;
Organisatie kwaliteit;
Keten kwaliteit;
Totale kwaliteit;
