Week 1
Chapter 1 The challenge of organizational communication
Er zijn vier aspecten in deze wereld die van grote invloed zijn geworden op onze manier van denken:
1. Globalisatie: De wereld is steeds meer verbonden met elkaar, op allerlei terreinen (bv.
politiek, economie). Dit heeft geleid tot outsourcing: uitbesteding van banen naar
lagelonenlanden. Bedrijven (multinationals) zijn hierdoor niet meer alleen in westerse
landen gevestigd, maar over de hele wereld. Deze globalisatie wordt zowel positief (bv. veel
mogelijkheden) als negatief gezien (bv. baanverlies, uitbuiting derdewereldlanden,
milieuproblemen). Het veld van organisatorische communicatie kan veel bijdragen aan dit
debat over globalisatie. De uitdagingen die globalisatie met zich meebrengt zijn namelijk niet
alleen economisch, maar gaan ook over communicatie.
2. Terrorisme: Terrorisme is niet een bepaalde ideologie, maar een set van strategieën over
onverwacht geweld tegen individuen wat zorgt voor angst en verdenking onder grote
groepen mensen. De effecten van terrorisme worden versterkt door de nieuwe
technologische mogelijkheden en door dichtbevolkte steden met massatransportatie. De
gevolgen van terrorisme zijn vooral te zien in twee gebieden:
a. War on terror: Het is belangrijk om begrip te hebben over hoe terroristische
organisaties werken. De laatste tijd omvat het begrip over terroristische organisaties
ook militaire ingrepen (bv. de oorlog in Afghanistan). Het werk van organisatorische
communicatie professionals omvat dus meer dan alleen het begrijpen van
terrorisme, het gaat ook over militaire ingrepen, bureaucratie en complexe, politieke
onderhandelingen.
b. Homeland security: Hierbij gaat het om grensbewaking, in de gaten houden van
mogelijke terroristen en het hebben van een noodplan bij een terroristische aanslag.
Het gaat daarnaast ook om dagelijkse beveiliging, zoals bij een vliegveld.
3. Klimaatverandering: Al Gore schreef in 2006 dat de rol van de mensheid in
klimaatverandering moet worden onderkend. De rol van organisatorische communicatie in
klimaatverandering is wijdverspreid:
a. De meeste menselijke bijdrage aan klimaatverandering kan worden terug herleid
naar de industriële revolutie. Als er wordt gezocht naar manieren om
klimaatverandering terug te dringen, dan moet er dus zeker naar industriële
organisaties worden gekeken.
b. Organisatorische communicatie is terug te vinden in debatten over globale
opwarming tussen landen in de hele wereld en tussen wetenschappelijke
opvattingen en het publiek.
c. Organisatorische communicatie is terug te vinden in mogelijkheden voor bedrijven
om zich bijvoorbeeld als ‘groen’ te representeren.
4. Veranderende demografie: Demografieën gaan over statistische beschrijvingen van
kenmerken van een populatie. Deze beschrijvingen zijn simplistisch, maar erg belangrijk. Ze
hebben namelijk fundamentele invloed op hoe we communiceren met elkaar en hoe we
omgaan met problemen in onze sociale wereld. Zo plaatsen wetenschappers populaties vaak
, in generatiecohorten, waarbij er gelijkenissen zijn in geboortejaar en ervaringen (zoals
babyboomers).
Aan bovenstaande voorbeelden te zien is het belangrijk om na te denken over hoe organisatorische
communicatie ons kan helpen om een verschil in deze wereld te maken. Karl Weick kan ons helpen
hiermee, mede door het concept ‘requisite variety’: Organisaties moeten even gecompliceerd zijn
als de problemen waar ze tegenaan lopen. Om deze reden moeten we ook gecompliceerd denken
over communicatie en organisaties, omdat deze zich bezighoudt met complexe problemen zoals
klimaatverandering:
- Gecompliceerd denken over organisaties: Een organisatie wordt gekenmerkt door vijf
eigenschappen: sociale collectiviteit, organisatorische en individuele doelen, coördineren
van activiteiten, organisatorische structuur en inbedding van de organisatie binnen een
omgeving van andere organisaties. Deze begrippen worden steeds ingewikkelder (bv. zo
gaan doelen niet meer alleen om economische doelen, maar ook om het veranderen van de
wereld of gericht op verbinding).
- Gecompliceerd denken over communicatie: Eerdere modellen over communicatie zijn te
simplistisch voor de communicatie van nu. Zo werd er eerst het S-M-C-R model gebruikt,
waarin een bron via een kanaal een bericht overdraagt naar de ontvanger. Communicatie is
echter breder dan dat. Robert Craig vergeleek het transmissiemodel van communicatie en
het constitutieve model van communicatie. Hoewel het transmissiemodel simpel is, laat hij
wel zien dat in sommige gevallen dit model te gebruiken is. Hij beargumenteert verder dat
het constitutieve model (dat gaat over het produceren van betekenis) een metamodel moet
zijn, waarbinnen andere modellen passen. Hierin passen volgens hem ook zeven domeinen
van communicatietheorieën:
- Retoriek: de kunst van het publiek spreken
- Semiotiek: leer van tekens (symbolen)
- Fenomenologisch: ‘echte’ communicatie vindt plaats in een dialoog
- Cybernetisch: communicatie is gericht op informatieoverdracht, communicatie als
systeem
- Sociaal-psychologisch: communicatie is het proces waarmee individuen interacteren
en elkaar beïnvloeden
- Sociaal-cultureel: communicatie is een proces dat socio-culturele patronen
produceert en reproduceert
- Kritisch: communicatie kan ongelijkheid aan het licht brengen
Chapter 2 Classical approaches
Tijdens de Industriële Revolutie zijn er drie belangrijke theorieën ontstaan. Alle drie deze theorieën
hadden gemeenschappelijk dat ze de overtuiging hadden dat organisaties op machines moesten
lijken. Dit is ook wel de ‘machinemetafoor’. Er zijn drie belangrijke aspecten van deze metafoor:
1. Specialisatie: De specialisatie van taken in een organisatie lijkt op die van een machine
(ieder gedeelte van een machine heeft een eigen functie).
2. Standaardisatie (vervangbaarheid): Machines zijn zo gebouwd dat onderdelen van de
machines inwisselbaar zijn. Op deze manier zijn werknemers ook inwisselbaar.
3. Voorspelbaarheid: Net zoals een machine voorspelbaar werkt, werkt een organisatie ook
voorspelbaar door regels en standaarden.
,Henri Fayol en zijn klassieke managementtheorie
Henri Fayol beschrijft vijf elementen van management:
1. Plannen: Plannen is vooruitzien, nadenken over hoe je het best je doelen kan bereiken.
2. Organiseren: Heeft te maken met de organisatiestructuur en de verdeling van (hulp)bronnen
(personeel, kapitaal, grondstoffen).
3. Instrueren: Door duidelijke werkinstructies weten werknemers wat er van hen wordt
verwacht.
4. Coördineren: Activiteiten moeten met elkaar in overeenstemming worden gebracht.
5. Controleren: Verifiëren of alles volgens plan verloopt.
Interessant is dat communicatie geen element is, omdat het vrijwel onmogelijk is om zonder
communicatie uit te voeren. Communicatie is dan ook impliciet deel van de elementen.
Zes principes over de organisatorische structuur:
1. Hiërarchie: Formele en duidelijk gedefinieerde keten, lopend v.d. top naar de werkvloer.
2. Eenheid van bevel: Elke werknemer heeft maximaal één leidinggevende.
3. Eenheid van richting: Focus en eenheid: alle medewerkers in één team leveren dezelfde
activiteiten die te koppelen zijn aan dezelfde doelstellingen.
4. Werkverdeling: Werknemers moeten zich kunnen bekwamen in enkele taken.
5. Orde: Werknemers moeten weten wat ze moeten doen en waar ze dat moeten doen.
6. Spanwijdte: Geeft aan dat er een maximaal aantal werknemers moet zijn dat onder je
bevoegdheid kunnen vallen.
Drie principes over machtsrelaties binnen de organisatie:
1. Centralisatie: Bij centralisatie is de concentratie voor besluitvorming bij het
topmanagement.
2. Autoriteit en verantwoordelijkheid: bevoegdheid is afgestemd op verantwoordelijkheid.
3. Discipline: niet lanterfanten, geen oogjes toeknijpen, ieder moet zijn deel van de last
dragen.
Drie principes over geschikte beloningen binnen de organisatie:
1. Evenredige beloning: Werknemers ontvangen een rechtvaardige beloning die recht doet
aan hun inzet.
2. Gelijkheid: Loyaliteit en toewijding komen voort uit vriendelijkheid en rechtvaardigheid.
3. Stabiliteit: Mensen krijgen de gelegenheid hun werk in de praktijk te leren.
Drie principes over de gepaste gevoelens van werknemers:
1. Ondergeschiktheid van het individu aan het gezamenlijk belang: Organisatorische doelen
zijn altijd belangrijker dan individuele doelen.
2. Initiatief: Werknemers moeten voldoende ruimte krijgen voor nieuwe ideeën bedenken.
3. Esprit de corps: harmonieus samenwerken is een belangrijke succesfactor
Samenvatting: Fayol beschrijft een prescriptieve theorie. Hij noemt namelijk hoe een organisatie zou
moeten zijn (duidelijke structuur, duidelijke regels). Hoewel het empirisch geen sterke theorie is (het
komt niet overeen met de praktijk), is deze theorie wel van grote invloed geweest.
Max Weber en zijn theorie over bureaucratie
, Waar Fayol beschrijvingen geeft aan managers hoe een organisatie het beste bestuurd kan worden,
noemt Weber kenmerken van een ideal type theory: de kenmerken van een ideale organisatie
benoemen. Hij noemt hier vooral de kenmerken van een bureaucratie.
De zes managementprincipes van bureaucratie:
1. Hiërarchische autoriteit
2. Taakspecialisatie
3. Centralisatie van macht
4. Gesloten systemen: in hoeverre het mogelijk is, is een bureaucratie afgesloten van
invloeden van de omgeving (bv. een receptie, zodat iemand niet zomaar bij alle afdelingen
kan komen).
5. Belang van regels: overal moeten regels voor zijn en deze moeten worden opgeschreven.
6. Functioneren van autoriteit: Weber vindt dat bureaucratie werken door een systeem van
autoriteit, macht en discipline. Autoriteit is gebaseerd op drie mogelijke terreinen:
a. Traditionele autoriteit: is macht gebaseerd op lang bestaande overtuigingen over
wie controle zou moeten hebben (bv. het koningshuis in NL).
b. Charismatische autoriteit: is macht gebaseerd op de persoonlijkheid en het
vermogen van een individu om volgers aan te trekken en ermee om te gaan. Dit
soort autoriteit is zeer onstabiel (bv. Barach Obama).
c. Rationeel-juridische autoriteit: is macht gebaseerd op de rationele toepassing van
regels die zijn ontwikkeld door te vertrouwen op informatie en expertise.
Volgens Weber domineert de rationeel-juridische autoriteit in een bureaucratie. De macht is
gebaseerd op rationaliteit, ervaring, normen en regels. Om deze reden is deze macht veel
onpersoonlijker dan traditionele of charismatische autoriteit.
Frederick Taylor en zijn theorie over wetenschappelijk management
De theorie van Taylor is ontstaan wegens onvrede over verschillende punten:
- Nieuwkomers leerden taken door te kijken naar ervaren werknemers. Dit systeem is alleen
effectief als de ervaren werknemers de taken uitvoeren op de meest efficiënte manier.
- De manier waarop werknemers werden beloond voor hun werk ging door middel van
stukloon (systematic soldering). Op deze manier werd het gedemotiveerd tussen
werknemers om harder te werken, omdat dan de norm hoger kwam te liggen.
Taylor heeft vier stellingen opgesteld over een systeem voor succesvol management:
1. Er is één beste manier voor iedere taak: Werknemers leren niet door observeren, maar
door onderzoek (time and motion studies).
2. Juiste selectie van werknemers: De werknemer moet goed bij de taak passen.
3. Trainen van werknemers: Trainers moeten getraind worden op basis van de resultaten van
de time and motion studies.
4. Inherent verschil tussen management en werknemers: Managers zijn geschikter voor een
andere taak dan arbeiders.
Taylors systeem moet er dus voor zorgen dat wetenschappelijke methoden ervoor zorgen dat een
taak zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Hij probeerde hiermee de twee problemen aan te pakken:
- Leren door ervaring: Door de time and motion studies wordt er gekeken wat de beste
manier is om een taak uit te voeren.
- Systematic soldering:
