lOMoARcPSD|6176808
Hoofdstuk 1: Inleiding en algemene begrippen
1.1 Het informatieproces in de onderneming
Wanneer een bedrijfshouding(bedrijf) activiteiten ontwikkelt met de bedoeling hiermee
winst te behalen, spreken we van een onderneming.
Informatieproces fasen:
- Het verzamelen van gegevens
- Het vastleggen van deze gegevens
- Het bewerken van vastgelegde gegevens
- Het doorgeven van de bewerkte gegevens aan de vragers
Het onderzoek naar de informatiebehoeften van de diverse medewerkers in een
onderneming noemen we informatieanalyse.
De informatie moet voldoen aan hetgeen hij/zij heeft gevraagd en dat het op tijd beschikbaar
komt. We moeten niet alleen voorzien in de informatiebehoeften van functionarissen binnen
de onderneming, maar ook van personen en instellingen buiten de onderneming,
bijvoorbeeld een bank. Zodra een onderneming zich systematisch bezighoudt met de
activiteiten die in bovenstaande schema’s naar voren komen, is er sprake van administratie
of bestuurlijke informatieverzorging(BIV): het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf ten behoeve van de
verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.
Informatie in een onderneming is van groot belang bij:
- Het voorbereiden en het nemen van beslissingen
Beleidsbeslissingen moeten worden genomen om de doelstellingen van een
organisatie te verwezenlijken. Welke producten gaat het bedrijf verkopen, welke
verkoopprijzen gelden hiervoor, welke investeringen moeten worden gedaan, hoe
speelt de onderneming in op gewijzigde milieu-inzichten, etc.
Zodra het informatiesysteem voldoet aan de informatiebehoeften van de
verschillende functionarissen, doet het dienst als een instrument bij bedrijfsbeleid(a
tool of management).Belangrijk hierbij is de berichtgeving over de grootte en
samenstelling en het resultaat dat de onderneming in een bepaalde periode heeft
behaald. Vooral voor het te voeren beleid in de toekomst. Ook voor werknemers,
leveranciers banken enzovoort kan informatie over het betrokken bedrijf van groot
belang zijn voor de beslissingen die zij moeten nemen(resultaten en verwachtingen
resultaten).
- Het beheersen van de uitvoering van allerlei activiteiten
Informatie ontvangen over de wijze waarop de uitvoering plaatsvindt, is voor
functionarissen heel belangrijk. Vooral als er van te voren normen zijn opgesteld.
Eventuele afwijkingen vaststellen en oorzaken opsporen. Maatregelen kunnen nu
worden genomen. Informatie is nu naast beleidsinstrument nu dus ook
beheerinstrument.
- Het afleggen van verantwoording
Functionarissen binnen de onderneming moeten regelmatig verantwoording afleggen
aan hun managers. Ook voorraden moeten bewaren worden. Als alle
voorraadmutaties worden geadministreerd, is dit makkelijker.
Wanneer informatiebehoeften van het management zijn vertaald in een systeem
waarbij allerlei gegevens van binnen het bedrijf en daarbuiten worden omgezet in
voor de bedrijfsleiding bruikbare informatie, spreken we van een Management
Informatie Systeem(MIS). Ook buitenom moet elke onderneming de Belastingdienst
informatie verstrekken over het resultaat dat in een bepaalde periode is behaald.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
1.2 Administratie en boekhouding
De gegevens die we in de administratie vastleggen, kunnen we als volgt indelen:
- Gegevens die te maken hebben met geld(financiële gegevens)
Voorbeeld: het nieuwe saldo dat op een bankschrift staat
- Overige gegevens, die niet met geld te maken hebben
Voorbeeld: mailinglist, waarop alle namen en adressen van klanten staan.
De financiële administratie is het onderdeel van de administratie waarin we de financiële
gegevens vastleggen. De overige gegevens noteren we in een of meer andere
administraties(voorraadadministratie in hoeveelheden, de personeelsadministratie, agenda
met afspraken).
Administratie bestaat dus uit financiële administratie en andere administraties.
Financiële administraties bestaan weer uit boekhouding en overige financiële administratie.
Bij de financiële gegevens die we in boekhouding vastleggen, gaat het altijd om de
veranderingen in:
- Bezittingen
- Schulden
- Het eigen vermogen
Het ontvangen van offertes bijvoorbeeld, noteren we niet in de boekhouding, want het
verandert niks aan de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen.
Aankoop meubilair 10.000, financiële gegevens die zij wel in haar boekhouding vastlegt.
Na levering betalen, veranderingen in:
- De bezittingen(+10.000)
- De schulden(schuld aan leverancier +10.000)
Gelijk na aankoop tegen contante betaling voor 8.000 verkocht(omdat niet bevalt):
- Bezittingen(-10.000 meubilair, + 8.000 kas)
- Het eigen vermogen(-2.000 vanwege verlies)
Een handelsonderneming koopt goederen in met de bedoeling deze goederen – meestal in
dezelfde vorm – met winst te verkopen.
Schema p. 10: cirkels vormen een handeling, rechthoeken voorraden. Bovenaan
goederenstroom, onderin geldstroom. Door diverse handelingen ontstaan wijzigingen in de
waarden van de diverse voorraden. Dit is dus een waardenkringloop.
Er bestaat uitbreiding van het figuur, als sprake is van een industriële onderneming.
Technische omvormingsproces worden grondstoffen omgezet in eindproducten. Ook bij
sommige dienstverlenende bedrijven(restaurants, drukkerijen) zien we zo’n
omvormingsproces. Het rechthoek goederen wordt dan vervangen door grondstoffen,
produceren, eindproducten.
Kenmerken voor de boekhouding is dat we hierin uitsluitend de wijzigingen in de waarden
van de diverse voorraden vastleggen.
Als resultante hiervan noteren we in de boekhouding tegelijkertijd de wijzigingen in de
grootte en de samenstelling van het eigen vermogen.
1.3 Administratieve organisatie, bestuurlijke informatieverzorging en interne controle
Het geheel van organisatorische maatregelen die in een onderneming worden genomen om
de bestuurlijke informatieverzorging op de juiste wijze te laten plaatsvinden, noemen we de
administratieve organisatie van de onderneming. Dit moet zorgen voor het opzetten en laten
functioneren van een informatiesysteem waarmee de bestuurlijke informatieverzorging
mogelijk wordt gemaakt(administratieve organisatie+bestuurlijke informatieverzorging =
Accounting Information Systems).
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
Voor het gehele terrein van het opzetten van een geautomatiseerd informatiesysteem ten
behoeve van de bestuurlijke informatieverzorging gebruiken we één naam: bestuurlijke
informatiekunde. Technologie: informatie- en communicatietechnologie.
De informatie uit het informatieproces moet betrouwbaar zijn, daar voor moet controle
worden uitgeoefend door functionarissen
- Buiten het bedrijf: externe controle. Controle door externe accountant.
- Binnen het bedrijf: interne controle. Directie van de onderneming of door
functionarissen aan wie de directie deze taak overdraagt.
Controletechnische functiescheiding zorgt ervoor dat we zoveel mogelijk vermijden dat een
functionaris zijn eigen werk controleert.
Het waardenkringloopproces zorgt voor een aantal dwingende verbanden, waarvan we bij
de interne controle gebruik maken.
Figuur p.13
Als controle kunnen we ook gebruikmaken van verbandscontroles, zo kan er bijvoorbeeld
een relatie zijn tussen vrachtkosten en het aantal afgeleverde verkooporders, of tussen
brandstofverbruik en het aantal gereden kilometers.
1.4 Verslaggeving
Alle aantekeningen in de boekhouding hebben betrekking op waarden. Na verwerking van
de in de boekhouding vastgelegde waarden, ontstaat de mogelijkheid een heel specifiek stuk
informatie te verschaffen. Het jaarlijkse financiële verslag, bestaat uit de balans, de winst-en-
verliesrekening en een toelichting op deze overzichten. Het verslag dat we eenmaal per jaar,
aan het eind van het boekjaar, opstellen is de jaarrekening.
In de eerste plaats wordt de jaarrekening opgesteld voor de leiding van de
onderneming(interne jaarrekening). Het dient ter ondersteuning van de
besluitvormingsprocessen in een onderneming. Alle informatie aan het management
noemen we interne verslaggeving.
In de tweede plaats moet een onderneming een financieel overzicht opstellen voor de
Belastingdienst(fiscus). Aangezien de overheid belasting heft over de door de onderneming
gemaakte winst, wil de belastingdienst jaarlijks beschikken over onder andere een fiscale
balans, een fiscale WV-rekening en een berekening van het belastbaar bedrag.
De fiscale jaarrekening doet dienst als verantwoordingsmiddel. In verband met speciale
regels kan deze afwijken van de interne jaarrekening en eveneens van de hierna te bespreken
externe jaarrekening.
Bij een bv of nv, waarbij de leiding vaak geheel of gedeeltelijk bestaat uit personen die geen
eigenaar zijn, doet de jaarrekening dienst als verantwoordingsmiddel van de leiding
tegenover de eigenaren.
De externe jaarrekening moet voldoen aan een groot aantal wettelijke bepalingen. (Titel 9
Boek 2 BW).
- De Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving
- International Financial Reporting Standards van de International Accounting
Stadards Board, gelden voor de geconsolideerde jaarrekening van beursgenoteerde
ondernemingen.
Kleine bedrijven hebben de mogelijkheid om een samenvaljaarrekening te maken, wat
bestaat uit fiscale waarderings- en winstbepalingsgrondslagen(fiscaal en extern dus).
De externe jaarrekening van nv/bv moet geheel of gedeeltelijk openbaar gemaakt
worden(gepubliceerde jaarrekening).
Dit alles zijn voorbeelden van externe verslaggeving.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
1.5 De geautomatiseerde administratie
Integratie van dergelijke systemen neemt steeds meer toe. In plaats van het registreren van
een verkooptransactie in drie systemen, leggen we de transactie tegenwoordig vast in één
geïntegreerd informatiesysteem. De verschillende deelsystemen worden tegelijkertijd
bijgewerkt; in dit geval de financiële aspecten in het financiële deelsysteem, de planning van
de goederenaflevering in het logistieke deelsysteem en de commerciële aspecten in het
verkoopdeelsysteem.
Een verdere vorm van integratie vindt plaats via externe integratie. Verbinding tussen het
financiële informatiesysteem van een onderneming met dat van een derde, bijvoorbeeld een
bank. Uitwisselingen van gegevens tussen onderneming en haar accountant en bij de
aanlevering van de gegevens door de onderneming aan de Belastingdienst zijn ook
voorbeelden. Ook het door afnemers bestellen van artikelen via een website van een
onderneming, is externe integratie.
Een combinatie van interne en externe integratie vinden we in nog grotere mate bij
toepassing van Enterprise Resource Planning-systemen. Die zijn ontwikkeld oor kleine
bedrijven maar ook voor zeer grote.
Twee manieren van gegevensinvoer:
- Ingevoerd op de plaats waar ze ontstaan en worden vervolgens doorgesluisd naar de
boekhouding
- Ingevoerd via de boekhouding en worden daarbij voorzien van relevante gegevens
ten aanzien van afdelingen, producten waarop ze betrekking hebben.
Ook zijn er ERP systemen waarbij op basis van een externe handeling, bijvoorbeeld een
aankoop door een klant, een compleet traject in gang wordt gezet, met betrekking tot het
logistieke en financiële systeem.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
Hoofdstuk 2: De inventaris, de balans en de winst-en-
verliesrekening
2.1 Bezittingen, schulden en eigen vermogen
Een handelsonderneming koopt goederen met de bedoeling deze goederen, meestal
in dezelfde vorm, met winst te verkopen.
We spreken van een eenmanszaak als de onderneming eigendom is van één persoon,
en er is geen scheiding tussen het vermogen van de zaak en het privévermogen.
Elke onderneming heeft bezittingen en schulden.
Bezittingen:
- Het bedrijfsgebouw
- De voorraad handelsgoederen
- De vorderingen op klanten(debiteuren: klanten/afnemers van wie een
onderneming nog geld krijgt)
- Een tegoed bij een bank(aangegeven met naam bank)
- Kasgeld(kas)
Schulden:
- Een hypothecaire lening die de onderneming als geldnemer heeft gesloten.
Interest moet worden betaald. Een lening met een onroerende zaak(gebouw,
stuk grond) als onderpand(zekerheid). Als zekerheid voor de geldgever
verstrekt de geldnemer een hypotheekrecht op een onroerende zaak die
eigendom is van de geldnemer.
- De te betalen bedragen aan leveranciers(crediteuren: leveranciers aan wie een
onderneming nog geld moet betalen).
Het verschil tussen het totaal van de bezittingen en het totaal van de schulden is het
eigen vermogen: het vermogen dat de eigenaar zelf in zijn/haar onderneming heeft
geïnvesteerd.
2.2 Inventaris en balans
De volledige lijst die een onderneming opstelt van alle bezittingen en schulden met
de daarbij horende bedragen(en vermelding van hoeveelheden) per een bepaalde
datum, noemen we de inventaris. De werkzaamheden die nodig zijn voor het
samenstellen van de inventaris, noemen we inventariseren.
Wanneer er veel soorten goederen of veel vorderingen op afnemers(debiteuren) en
schulden aan leveranciers(crediteuren) zijn, wordt de inventaris erg omvangrijk en
daardoor minder overzichtelijke. Daarom bestaat er een verkorte inventaris:
goederenvoorraad, debiteuren en crediteuren. Voor specificaties wordt dan
verwezen naar bijlagen.
Aan de hand van de inventaris kunnen we de balans opstellen.
Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen
op een bepaald moment.
Scontrovorm: linker-rechterkant/debet(bezit)-creditkant(EV+Schulden).
De volgorde waarin we bezittingen debet op de balans vermelden, is afhankelijk van
de mate van liquiditeit. In de handelsonderneming wordt dit bepaald door de tijd die
nodig is om een bepaalde bezitting om te zetten in geld. De volgorde van de
schulden credit op de balans, is afhankelijk van het tijdstip waarop ze moeten
worden betaald.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
Na het eigen vermogen:
1. Schulden op lange termijn(>5).
2. Schulden op korte termijn(<1).
2.3 Veranderingen in bezittingen en schulden
Als er na 1 januari 2013 weer zaken worden gedaan ontstaan er financiële feiten.
Gebeurtenissen waardoor veranderingen ontstaan in de posten op de balans. In-
/verkopen van artikelen, betalen aan crediteuren, ontvangen van debiteuren.
Van elke kasontvangst of uitgave moet een kasstuk zijn. Andere bekende
boekingsstukken zijn: inkoopfacturen, verkoopfacturen en bankafschriften.
Financiële feiten die uitsluiten leiden tot veranderingen in de bezittingen en
schulden, dus geen invloed op de omvang van het eigen vermogen.
- Ontvangst per kas van een debiteur
- Betaling via de Rabobank aan een crediteur
- Inkoop goederen op rekening
Financieel feit Boekingsstuk
Ontvangst per kas van een debiteur Kopie van een kwitantie
Betaling via Rabobank aan crediteur Rekeningafschrift van de Rabobank
Inkoop goederen op rekening Inkoopfactuur
2.4 Veranderingen in bezittingen, schulden en eigen vermogen
Financiële feiten die veranderingen veroorzaken in bezittingen/schulden en in eigen
vermogen.
- Verkoop van goederen, waarbij onmiddellijk per kas wordt afgerekend
- Verkoop van goederen op rekening.
- Betaling van bedrijfskosten per kas en via Rabobank
De brutowinst die met een bepaalde verkooptransactie wordt behaald, is als volgt te
berekenen:
Opbrengst verkochte goederen – Inkoop verkochte goederen = brutowinst.
Kosten maken het EV kleiner.
Nettowinst via vermogensvergelijking 1 jan/31jan.
2.5 De winst-en-verliesrekening
Aan de hand van financiële feiten over een bepaalde periode kunnen we de winst-en-
verliesrekening over die periode opstellen.
Een winst-verliesrekening geeft de oorzaken waardoor het eigen vermogen als
gevolg van bedrijfsactiviteiten is toegenomen respectievelijk afgenomen en heeft
betrekking op een bepaalde periode. Ook wel resultatenrekening genoemd.
Brutowinst=transactiewinst
Winst-verliesrekening=periodewinst.
Nettowinst is alleen over een bepaalde periode te berekenen. Altijd periodewinst
dus.
Twee manieren:
1. Eigen vermogen einde - begin periode= toename eigen vermogen= nettowinst
2. Brutowinst verkopen – kosten = nettowinst
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
Hoofdstuk 3: Het grootboek
3.1 De inrichting van het grootboek
Boekhoudkundig model:
1. Bijhouden van rekeningen in het grootboek
2. Opstellen van de proef- en saldibalans
3. Opstellen van winst-en-verliesrekening en de eindbalans
4. Afsluiten van de grootboekrekeningen
Fase 1: Het bijhouden van de rekeningen in het grootboek.
Voor elke balanspost afzonderlijk houden we een overzicht bij. Hierbij noteren we
alle veranderingen die door de financiële feiten in een bepaalde periode in deze
balanspost ontstaan. Zo’n overzicht noemen we een grootboekrekening.
- Rekeningen van bezit(gebouwen, voorraden, kas)
- Rekeningen van schuld(hypothecaire lening, crediteuren)
- De rekening van Eigen Vermogen
Elke rekening heeft evenals de balans twee kanten(debet/credit).
De rekeningen worden genummerd. Wanneer in de loop van een boekingsperiode
nieuwe bezittingen of schulden ontstaan, voegen we aan de bestaande rekeningen
nieuwe toe.
Het maken van een aantekening op de debetkant noemen we het debiteren van een
rekening(hetzelfde met crediteren).
3.2 Het openen van grootboekrekeningen
Aan het begin van de boekingsperiode noteren we de bedragen bij de verschillende
balansposten op de hiermee corresponderende rekeningen in het grootboek. We
noemen dit het openen van de grootboekrekeningen. Volgens vaste regels:
openingsregels:
- Een rekening van bezit openen we debet met het bedrag waarvoor die
bezitting op de balans debet staat.
- Een rekening van schuld openen we credit met het bedrag waarvoor die
schuld op de balans credit staat.
- De rekening EV openen we credit met het bedrag waarvoor deze rekening op
de balans credit staat.
Om te laten zien dat de bedragen waarmee de grootboekrekeningen zijn geopend,
afkomstig zijn van de balans, schrijven we in de kolom ‘omschrijving’ bij het
openingsbedrag het woord balans. Zo openen we voor de post ‘Winkelinventaris’de
grootboekrekening Winkelinventaris als volgt.
3.3 Het verwerken van financiële feiten op grootboekrekeningen
Nadat de grootboekrekeningen zijn geopend, noteren we de gegevens van nieuwe
financiële feiten op deze rekeningen volgens de hieronder vermelde boekinsregels
1t/m6.
1. Een rekening van bezit debiteren we voor het ontstaan of toenemen van de
bezitting.
2. Een rekening van bezit crediteren we voor het afnemen van de bezitting.
3. Een rekening van schuld crediteren we voor het ontstaan of het toenemen van
een schuld.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
4. Een rekening van schuld debiteren we voor het afnemen van de schuld.
5. De rekening eigen vermogen crediteren we voor het toenemen van het eigen
vermogen.
6. De rekening eigen vermogen debiteren we voor het afnemen van het eigen
vermogen.
3.4 Hulprekeningen van het Eigen Vermogen
Gedurende een bepaalde periode kunnen in de grootte van het eigen vermogen
veranderingen optreden door de volgende oorzaken:
- Brutowinst verkopen(eigen vermogen neemt toe)
- Betalen van lonen(neemt af)
- Betalen van huur(neemt af)
- Betalen van overige kosten(neemt af)
Daarvoor zijn er hulprekeningen van het Eigen vermogen.
- De rekeningen in verband met de brutowinst op de verkochte goederen:
opbrengst verkopen en inkoopprijs verkopen.
- Diverse kostenrekeningen, zoals huurkosten, loonkosten, overige kosten.
De boekingsregels:
Regel 5: een hulprekening van het Eigen vermogen crediteren we bij het toenemen van
het eigen vermogen.
Regel 6: een hulprekening van het Eigen vermogen debiteren we bij het afnemen van het
eigen vermogen.
Zie overzicht pagina 66.
1. De rekening Eigen vermogen gaan we alleen nog maar openen(vanaf de
balans).
2. Omdat de hulprekeningen geen bezittingen of schulden administreren, staan
ze niet op de balans. We openen ze dus ook nooit vanaf de balans.
3.5 Het grootboek in een geautomatiseerde omgeving
Qua techniek zijn er verschillen tussen handmatig en geautomatiseerd.
Grootboekrekening Bank en Kas worden automatisch bijgewerkt als de invoer
verloopt via het scherm Invoeren bank/kasboekingen.
Dit noemen we daarom vaste grootboekrekeningen.
Overige boekingen zijn geen vaste omdat er allerlei verschillende boekingen kunnen
worden ingevoerd.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)
, lOMoARcPSD|6176808
Hoofdstuk 4: De kolommenbalans
4.1 De proef- en saldibalans
Met de proefbalans kunnen we periodiek vaststellen of het grootboek in evenwicht
is. Op de proefbalans noteren we, in volgorde van de rekeningnummers, de namen
van alle grootboekrekeningen met daarachter twee tellingkolommen. We vermelden:
- Debet: het totaal van de gedebiteerde bedragen op de betrokken rekening
- Credit: het totaal van de gecrediteerde bedragen.
Met behulp van de cijfers op de proefbalans kunnen we een overzicht samenstellen,
waarop we van elke grootboekrekening het saldo(verschil gedebiteerde en
gecrediteerde bedragen) noteren. Dit is de saldibalans. Een debetsaldo op een
grootboekrekening plaatsen we in de debetkolom van de saldibalans, een creditsaldo
in de creditkolom.
4.2 De kolommenbalans
Nummer, rekening, proefbalans, saldibalans, w&v en balans.
4.3 Het afsluiten en heropenen van grootboekrekeningen
Slechts een technische zaak. Hoofddoel van ons boekhoudkundig model is immers
door het verwerken van de financiële feiten over een bepaalde periode, te kunnen
samenstellen:
- De winst en verliesrekening
- De balans
Het afsluiten heeft tot doel op elke grootboekrekening gelijke tellingen te krijgen. Dit
bereiken we door het saldo van een grootboekrekening bij te schrijven aan de
tegengestelde kant van de rekening. Bij een grootboekrekening waarvan de
debettelling groter is dan de credittelling, noteren we het debetsaldo bij afsluiting
aan de creditkan. Bij een grootboekrekening met een creditsaldo, noteren we dit bij
afsluiting debet.
- Een rekening van bezit crediteren: naar balans
- Een rekening van schuld/EV debiteren; naar balans
- Een hulprekening van het eigen vermogen debiteren reps. Crediteren: naar wv
Afsluiten van rekening EV verloopt in 2 stappen:
- Op de creditkant van de rekening noteren we de nettowinst(deze staat op de
wv debet)
- Vervolgens sluiten we de rekening Eigen vermogen debet af en heropenen
deze rekening credit
Stel: creditsaldo van 4.000, betekend nettowinst 4.000.(WV debet, balans credit(EV)).
Schema p.87
4.4 Omzet en brutowinst op verkopen
Door vergelijking van de saldi op de rekening opbrengst verkopen en inkoopprijs
verkopen krijgt de verkoper informatie over de grootte van de brutowinst op
verkopen.
Anderszijds, vanwege veranderingen in aankopen en prijzen, hebben we het
brutowinstmarge. Brutowinst/omzet x 100%.
Downloaded by Spam Lord (jessicaklaasen@gmail.com)