ERP en Business Management
Hoofdstuk 1 – Kennismaking met bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen,
ERP en Business Management
Een bedrijfsfunctie (ook wel afdeling genoemd) is een organisatorische eenheid waarbinnen veelal
gelijksoortige activiteiten worden uitgevoerd.
In veel bedrijven wordt gewerkt met een hiërarchische organisatie. Er wordt dan met uitvoerenden
en leidinggevenden gewerkt. De lijn-staforganisatie is een veelvoorkomende organisatiewijze. Hierbij
moet lagergelegen personeel verantwoording afleggen aan de leidinggevenden. Binnen de afdeling is
de chef de hoogst leidinggevende. Er zijn ook stafafdelingen, maar deze houden zich niet bezig met
het primaire proces. Voorbeelden: administratie, ICT, secretariaat.
In de jaren 80 ontstond er de Value Chain, Dit is een strategie waarbij de weg die een order of
product aflegt door de onderneming leidend wordt voor de bedrijfsvoering. Hierbij gaat het niet om
de afdelingen, maar om de bedrijfsprocessen.
Bij bedrijfsprocessen gaat het over het omzetten van inputs in outputs. Een ander kenmerk is dat
bedrijfsprocessen starten met een klantvraag en eindigen met een product voor die klant (zowel
externe klanten als interne klanten).
Het verschil tussen de procesoriëntatie en de bedrijfsfunctiebenadering zit hem in het afstemmen
van de activiteiten op de wensen van de klant.
BPR: Business Process Redesign (de omvorming van bedrijfsfunctiegewijze naar
bedrijfsprocesgeoriënteerde benadering)
ERP: Enterprise Resource Planning. Hierbij gaat het erom dat de middelen (enterprise) van de hele
onderneming (resource) op elkaar worden afgestemd (planning).
Het wordt ondersteund door een ERP-pakket.
ERP-pakket kost veel geld (75.000 tot miljoenen)
Het is ondernemingsbreed, dus alle processen binnen de onderneming moeten onderlinge
samenhang afdekken.
Eén geïntegreerd informatiesysteem en een centrale database
Eilandautomatisering: Het tegenoverstegelde van ERP. Alle afdelingen hadden verschillende
informatiesystemen in gebruik.
Business management
Moderne naam voor het verschijnsel ERP
Het gaat over het besturen van en beslissen over bedrijfsprocessen
Handelt over het omgaan met veranderingen
Verschil business management en ERP: business management wijst meer op de
managementaspecten, terwijl ERP meer appelleert aan inrichtingsvraagstukken en ICT.
,Hoofdstuk 2 – ERP nader toegelicht
MRP I
Material Requirements Planning
Metheodiek waarmee de behoefte aan materialen voor een productieproces gepland kan
worden op basis van verwachte verkopen aan klanten
Biedt mogelijkheid om de stuklijst van een product aan te geven waaruit de
materiaalbehoefte uit voortvloeit
Materiaalbehoefte leidt tot inkooporders
MRP II
Manufacturing Resource Planning
Gaat verder dan de materiaalbehoefte. Houdt ook rekening met machines en mensen
Gericht op beheersing van het productieproces
ERP
Enterprise Resource Planning
Eén geïntegreerd systeem waarin gemakkelijk met elkaar gecommuniceerd kan worden
Manier van denken over het omgaan met processen
Intra-enterprise collaboration (samenwerking binnen eigen onderneming)
ERP als pakket
Standaard software pakket met zeer sterk geïntegreerde functionaliteit over alle
bedrijfsprocessen van een onderneming
Maakt gebruik van een centrale database
ERP als verschijnsel
Wil het totaal aan bedrijfsprocessen in relatie tot elkaar ondersteunen
Het gaat om vier gebieden
Organisatiestructuur en besturing
Producten, diensten en bedrijfsprocessen
Informatietechnologie
Mensen, competenties en cultuur
Niet alle ondernemingen hebben dezelfde bedrijfsprocessen. Daarom zijn er aanvullingen gemaakt
die naadloos passen op het basissysteem. Er zijn verschillende brancheoplossingen voor bijvoorbeeld
kledingzaken, nutsbedrijven of de voedingsbranche.
ERP II (extended ERP)
Inter-enterprise collaboration (samenwerking tussen ondernemingen)
Verminderd tijd die nodig is om informatie te transporteren over leveringen etc
,CRM
Customer Relationship Management
Het bedrijf kent zijn klanten en kan zo aanbiedingen doen
SCM
Supply Chain Management
Keten van bedrijven die samen de ketting vormen van oerproducent tot consument
Voordelen ERP
Integratie
Procesgerichtheid
Gebruiksgemak
Openheid
Één leverancier
State-of-the-art
Internationalisering
Nadelen ERP
Lange implementatietrajecten
Complexiteit
Geen maatwerkoplossing
BOB-oplossing
Best of Breed
Functionele benadering, allemaal losse systemen voor afdelingen
Bedrijfsprocessen wijken sterk af van ‘normaal’
Leveranciers ERP-systemen
SAP
Oracle Applications
Infor
The Sage Group
Microsoft Dynamics
,Hoofdstuk 3 – Microsoft Dynamics NAV
Dynamics NAV heeft 2 varianten:
Role Tailored Client (RTC)
Nieuwe userinterface voor eindgebruikers met veel kleur.
Applicatie op pc
Interface met rollen en personas waardoor communicatie met gebruikers sterk
verbeterd
2 schermvensters: navigatievenster en taakpagina’s
Personalisatie is ook mogelijk door het aanpassen van de onderdelen
Rolcentrumpagina bevat: activiteitenvak, outlookvak, infovakken, mededelingenvak,
diagramvak.
Activiteitenvak geeft de meest gebruikte taken van de rol weer
Integratie met Microsoft Office
Classic Client (CC)
Traditionelere userinterface
Specifiek geschikt voor beheerders, consultants en programmeurs
Bevat meer functionaliteit dan RTC
Alle mogelijkheden zijn zichtbaar voor alle gebruikers, maar door afregelen van
gebruiksrechten kunnen gebruikers alleen bij gegevens die relevant zijn
Het invoeren van een ERP-systeem heeft een uitvoerig implementatietraject. De implementatie
wordt uitgevoerd door een combinatie van een partner en de belangrijkste gebruikers binnen de
verschillende bedrijfsprocessen, ook wel key-users genoemd.
ERP-leveranciers maken melding van de zogenoemde Best Practices: de beste manier om
bedrijfsprocessen te laten verlopen.
Dynamics NAV draait in een zogenomede drie lagen architectuur:
Client Tier (presentatie laag)
Service Tier of Middele Tier (business logic laag)
Database Tier (data laag)
Dynamics NAV is een erg flexibel programma, het is ook eenvoudig aan te passen naar de wensen
van een onderneming. Er zijn partners die een branche-oplossing hebben ontwikkeld en dit door
verkopen.
Een add-on is standaardsoftware dat intensief kan communiceren met een standaard ERP-systeem.
Het gaat vaak over een functionaliteit die niet in het ERP-systeem aanwezig is, maar wel apart
geïntegreerd kan worden.
, Hoofdstuk 4 – Marketing & Verkoopproces: O2C-cycle
Klant
Stamgegevens van een klant worden geregistreerd op een klantkaart
De applicatie werkt met sneltabbladen
Er wordt van elk contact met de klant een vermelding gemaakt
Transactiegegevens worden ook vastgelegd. Dit zijn gegevens over offertes, orders etc
Er wordt gebruik gemaakt van klantboekingsgroepen. Dit kan onderscheid maken tussen
afnemers binnen/buitenland
Kredietlimiet wordt ook vastgelegd
Kredietwaardigheid: kredietlimiet qua bedrag/kredietlimiet qua termijn
Leveringscondities worden aangeduid met verzendwijzen
Kortingen worden verleerd per klant, per artikel en per order
E-commerce moet goed in de processen opgenomen worden
Verkoopproces
Klantcontact leggen. Klant zoekt zelf contact, of onderneming zoekt klant zelf door middel
van reclame, telefoon, bezoek.
Offerte uitbrengen. Klant vraagt zelf offerte aan. Offertes kunnen worden vastgelegd op de
offertekaart. Hierbij vind kredietwaardigheids check plaats en wordt er gekeken of de
producten op tijd beschikbaar zijn. Na het uitbrengen van de offerte heeft de onderneming
verplichting tot het leveren tegen de geoffreerde conditites binnen het reactiermijn.
Order vastleggen en verwerken. Door het accorderen wordt er een nieuwe verkooporder
aangemaakt. Als een klant nog een openstaand bedrag heeft staan wat al betaald moest zijn,
geeft NAV hier een melding van. Na de controle van leverbaarheid en kredietwaardigheid
wordt de order vrijgegeven.
Leveren. Er kan worden opgevraagd welke verkooporders er die dag geleverd moeten
worden. De goederen worden verzameld in het magazijn. Als de levering geboekt wordt
word ook de voorraadwaarde verlaagd.
Factureren. Het factureermoment is het tijdstip dat de winst geboekt wordt.
Incasseren. De afnemer heeft een krediettermijn. Als de klant niet op tijd betaald, moet er
actie ondernomen worden. Het ERP-systeem kan overzichten weergeven van openstaande
en vervallen posten. Het is mogelijk om aanmaningen en herinneringen te sturen. Als de
klant weigert op tijd te betalen, kan er alleen nog tegen vooruitbetaling over onder rembours
(contant bij aflevering) worden geleverd.
Raamcontracten. Lange relatie met klant, speciale prijs of korting, grote hoeveelheid gekocht
maar in gedeelten leveren,
Retourontvangsten, kortingen en creditnota’s. Leveringen worden retour gezonden omdat ze
beschadigd zijn of verkeerd geleverd zijn. Het bevat de volgende fases:
o Klant neemt contact op met verkoopafdeling
o Verkoopafdeling gaat akkoord en legt dit vast in het ERP-systeem
o Het magazijn ontvangt de retourzendiing en verwerkt deze
o De verkoopafdeling maakt een creditnota en verstuurt deze naar de klant
