Finance & Control – Hoofdfase 1 - Hogeschool
Utrecht – 2020/2021
Nick Hildebrand
Hoofdfase 1 – Finance & Control –
2020/2021
,Inhoudsopgave
1. Basis boekhouden ........................................................................................................................ 3
1.1 Wat is boekhouden? .............................................................................................................. 3
1.2 ERP-systemen ....................................................................................................................... 4
1.3 De balans en de winst- en verliesrekening van een eenmanszaak ....................................... 4
1.4 Het rekeningenstelsel ............................................................................................................ 6
1.5 Omzetbelasting ...................................................................................................................... 7
1.6 Geld onderweg....................................................................................................................... 7
3. Inkoopproces (P2P) ...................................................................................................................... 8
Module 1 – Het inkoopproces van de handelsonderneming ............................................................... 8
3.1 Inleiding in het inkoopproces ................................................................................................. 8
3.2 De leverancier en het artikel .................................................................................................. 8
3.3 Initiatief tot inkoop .................................................................................................................. 8
3.4 Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren ............................................................... 9
3.5 Inkooporder plaatsen ............................................................................................................. 9
3.6 Goederen ontvangen ............................................................................................................. 9
3.7 Inkoopfactuur ontvangen en controleren ............................................................................. 10
3.8 Leverancier betalen ............................................................................................................. 10
3.9 De boekingsgang van het inkoopproces .............................................................................. 11
3.10 Kortingen bij inkoop en betalingskortingen .......................................................................... 11
3.11 Inkoopretouren ..................................................................................................................... 12
3.12 Controles .............................................................................................................................. 12
3.13 Rapportage, analyse en interpretatie ................................................................................... 12
3.14 Inkoop van services (met daarbij kostenfacturen) ............................................................... 12
3.15 Inkoop van vaste activa ....................................................................................................... 13
5. Proces financiële maandafsluiting en maandrapportage ....................................................... 14
Module 1 – Het proces financiële maandafsluiting: algemeen.......................................................... 14
5.1 De financiële maandafsluiting .............................................................................................. 14
5.2 Permanence in de kosten en baten ..................................................................................... 14
5.2.1 Permanence in de kosten ................................................................................................ 15
5.2.2 Uitzondering: maandelijkse kostenfactuur ....................................................................... 15
5.2.3 Permanence in de baten ................................................................................................. 15
5.3 Voorzieningen ...................................................................................................................... 15
5.4 Componentenmethode als variant voor verdeling van onderhoudskosten .......................... 16
5.5 Oninbare vorderingen .......................................................................................................... 16
5.6 Vaste activa: afschrijving ..................................................................................................... 17
5.7 Interest ................................................................................................................................. 17
5.8 Salarissen ............................................................................................................................ 17
5.9 Belastingen .......................................................................................................................... 18
5.9.1 Omzetbelasting (OB) ....................................................................................................... 18
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 1
, 5.9.2 Loonbelasting (LB) .......................................................................................................... 19
5.9.3 Motorrijtuigenbelasting (MRB) ......................................................................................... 19
5.9.4 Onroerendezaakbelasting (OZB) ..................................................................................... 19
5.9.5 Winstbelasting, resp. inkomstenbelasting ....................................................................... 19
5.10 Controles .............................................................................................................................. 19
5.11 Rapportage, analyse en interpretatie ................................................................................... 20
Module 2: Het proces financiële maandafsluiting: voortzetting ......................................................... 20
5.12 Verbijzondering van indirecte kosten ................................................................................... 20
5.12.1 Constante en variabele kosten .................................................................................... 20
5.12.2 Directe en indirecte kosten .......................................................................................... 21
5.13 Kostenboekingen: de kostenverdeling ................................................................................. 21
5.13.1 Kostensoorten ............................................................................................................. 22
5.13.2 Kostenplaatsen............................................................................................................ 22
5.13.3 Kostendragers ............................................................................................................. 22
5.13.4 Evenwicht in rubriek 4 en in kostenplaatsen ............................................................... 23
5.13.5 Resultatenanalyse in de kostenadministratie .............................................................. 23
9. Dienstverleningsproces ............................................................................................................. 24
Module 1 – Projectmatig werken en de projectadministratie ............................................................ 24
9.1 Inleiding................................................................................................................................ 24
9.2 Voorbeeld: aannemersbedrijf ............................................................................................... 25
Aangenomen werk en regiewerk .................................................................................................. 26
Meerwerk ...................................................................................................................................... 27
Depotservice/G-rekening .............................................................................................................. 27
9.3 Voorbeeld: accountant ......................................................................................................... 27
9.4 Voorbeeld: internetprovider.................................................................................................. 27
9.5 Quasi goederen ................................................................................................................... 28
9.6 Rapportage, analyse en interpretatie ................................................................................... 28
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 2
, 1. Basis boekhouden
1.1 Wat is boekhouden?
Ondernemingen houden hun financiële positie bij in een boekhouding. Uiteraard zijn er ook
verplichtingen om een boekhouding bij te houden. De boekhouding wordt vaak gecontroleerd
door externe partijen, zoals een accountant of de Belastingdienst.
Boekhouden is een systeem van registreren van veranderingen in de financiële cijfers van
een onderneming. Het gaat er hierbij om dat de onderneming nauwkeurig zicht houdt op de
waarde van de omvang van de bezittingen, schulden en het eigen vermogen. Daarnaast
is het natuurlijk nodig dat alle kosten en opbrengsten worden bijgehouden.
Na de handmatige boekhouding volgde het boekhoudpakket. Hierin werd de werkwijze van
de handmatige boekhouding in essentie niet aangepast, maar er werden routinematige
handelingen geautomatiseerd.
In de jaren tachtig van de vorige eeuw, zagen we de opkomst van ERP-systemen, waarin
vaak een herontwerp werd gemaakt van de wijze waarop bedrijfsprocessen werden
aangestuurd en gevolgd. ERP-systemen komen terug in de volgende paragraaf.
Boekhouding en bedrijfsadministratie worden vaak als synoniemen gebruikt. In de huidige
tijd met ERP-systemen, kan wel gesteld worden dat de boekhouding en bedrijfsadministratie
elkaar afdekken. Feitelijk gaat het over het proces van (financiële) informatievoorziening,
waarin een paar fasen onderscheiden kunnen worden:
1. Het verzamelen en vastleggen van gegevens;
2. Het bewerken van deze gegevens;
3. Het verstrekken van informatie aan de vragende partij (management), maar ook aan
andere medewerkers van de onderneming en daarbuiten (banken en
Belastingdienst).
Kortom, de definitie van de informatieverzorging luidt:
“Onder de informatieverzorging verstaat men het systematisch verzamelen, vastleggen en
verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het
besturen, het laten functioneren en het beheersen van een bedrijf en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.”
In het laatste deel staan de doeleinden van het administreren vermeld:
• Verstrekken van informatie gericht op het besturen, het laten functioneren van het
bedrijf (planning);
• Verstrekken van informatie gericht op het beheersen van het bedrijf (control =
beheersing);
• Verstrekken van informatie gericht op het afleggen van verantwoording over de
beheersing van het bedrijf.
Hierbij kan men denken aan het vaststellen van normen voor de uitvoering, maar ook het
vaststellen in hoeverre aan deze normen is gewerkt of dat er verspillingen zijn opgetreden.
Het afleggen van verantwoording is vervolgens van belang bij de controle van de
jaarrekening door de accountant.
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 3
, 1.2 ERP-systemen
De tijd van het handmatige boekhouden ligt inmiddels ver achter ons. Inmiddels heeft elke
onderneming een geautomatiseerde administratie, die vaak aansluit bij de
bedrijfsprocessen in die onderneming. De onderneming kan de administratie ook overlaten
aan een zogenaamd administratiekantoor. Dit gebeurt echter alleen bij kleine bedrijven.
Tegenwoordig voeren ondernemingen hun bedrijf dus met behulp van een geautomatiseerd
en geïntegreerd informatiesysteem, zoals een ERP-systeem.
ERP-systemen omvatten veel processen, denk hierbij aan:
• Verkoopproces;
• Inkoopproces;
• HRM-proces;
• Productieproces;
• Dienstverleningsproces;
• Proces financiële maandafsluiting en -rapportage;
• Proces financiële jaarafsluiting en -rapportage;
• Financieringsproces.
Daarnaast zijn ERP-systemen geïntegreerd in het bedrijf. Dit wil zeggen dat er één database
is, waarin alle gegevens worden opgeslagen. ERP staat voor Enterprise Resource
Planning: in een ERP-systeem worden alle (financiële, logistieke, personele, commerciële)
middelen van de onderneming gepland en op elkaar afgestemd.
1.3 De balans en de winst- en verliesrekening van een eenmanszaak
Het startpunt van het boekhoudkundig model wordt gevormd door de beginbalans: een
overzicht van bezittingen, schulden en het eigen vermogen op een bepaald moment. De
balans is opgebouwd uit twee zijden: de debetzijde
(links), waar de bezittingen van de onderneming
zijn opgenomen, en de creditzijde (rechts) waar de
schulden en het eigen vermogen van de
onderneming zijn opgenomen. Een balans is altijd
in evenwicht!
Een balans geeft alleen aan wat er aan de hand is
op een bepaald moment, maar het is ook handig
om te weten hoe het bedrijf presteert in een bepaalde periode. Dit wordt gedaan aan de
hand van de resultatenrekening of de winst- en verliesrekening. Op de winst- en
verliesrekening noteert men debet (links) de kosten en credit (rechts) de opbrengsten. (Dit is
dus tegenovergesteld!) Het verschil tussen de
opbrengsten en de kosten is het resultaat. Het
resultaat zorgt ervoor dat een winst- en
verliesrekening ook in evenwicht is!
Het jaarverslag van een onderneming bestaat
uit een aantal onderdelen, waaronder de
balans en de winst- en verliesrekening. Deze
twee onderdelen zijn de belangrijkste. Grof
gezegd staan alle bezittingen, schulden en het eigen vermogen van de onderneming op de
balans, terwijl de resultaten (kosten en opbrengsten) op de winst- en verliesrekening worden
weergegeven.
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 4
,De debetposten op de balans staan gerangschikt in toenemende liquiditeitsvolgorde; zo zijn
gebouwen het minst liquide en is de kas het meest liquide. De creditposten kennen ook een
vaste volgorde, namelijk eerst het eigen vermogen (gespecificeerd), daarna de schulden op
de lange termijn en als laatste de schulden op de korte termijn.
Bij bijvoorbeeld de debiteuren is het gewenst om een specificatie te zien van het bedrag;
daarvoor kan men in de boekhouding terugvallen op een subadministratie. Dit geldt
eveneens voor de crediteuren.
Voor elke regel op de balans of de winst- en verliesrekening wordt een record in de
grootboektabel in het ERP-systeem aangemaakt. Dit noemt men ook wel het aanmaken van
een grootboekrekening. De bedragen aan de linkerzijde van een grootboekrekening worden
debetposten genoemd, terwijl bedragen aan de rechterkant creditposten zijn.
Rekeningen die thuishoren op de balans noemt men balansrekeningen
(grootboekrekeningen van bezit, schuld of eigen vermogen). Rekeningen die thuishoren op
de winst- en verliesrekening worden aangeduid met resultaatrekeningen
(grootboekrekeningen waarop kosten en opbrengsten worden geboekt). Balansrekeningen
geven de stand aan op een bepaald moment (betreffen voorraadgrootheden), terwijl
resultaatrekeningen de stand aangeven over een bepaalde periode (betreffen
stroomgrootheden).
Het boekhoudkundig model
Het boekhoudkundig model omvat een
aantal fasen die elke boekingsperiode
worden doorlopen. Zie hiervoor figuur 1.2.
Debiteren betekent aan de debetzijde
noteren en crediteren aan de creditzijde.
Er is een eenvoudige manier om snel de
gevolgen van de mutatie te noteren; op
deze wijze kan men als financiële
vakgenoten ook eenvoudig communiceren
over gemaakte boekingen. Deze manier
heet journaalpost, of simpelweg
boeking.
In principe start je met de
grootboekrekening die je moet debiteren
en daarna volgen de te crediteren
grootboekrekeningen. Voor de te
crediteren grootboekrekening dien je het
woord ‘aan’ te plaatsen. Met het woord
‘aan’ geef je aan dat er moet worden
gecrediteerd. Een journaalpost is ook altijd
in evenwicht!
De saldibalans
Van elke grootboekrekening wordt het
eindsaldo bepaald aan het einde van de
betreffende periode. Dit wil zeggen dat de
bedragen aan de debetzijde en creditzijde
van elke rekening worden opgeteld. Wanneer de debetzijde een groter totaalbedrag te zien
geeft, spreekt men van een debetsaldo en omgekeerd van een creditsaldo. Deze saldi
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 5
,worden geplaatst op de
zogenaamde saldibalans, waarbij
de debetzijde en de creditzijde qua
totaalbedragen uiteraard in balans
moeten zijn! Vanuit de saldibalans
wordt vervolgens de eindbalans
opgesteld, evenals de winst- en
verliesrekening.
Zie een goed en duidelijk
voorbeeld op bladzijde 30 tot en
met bladzijde 35!
Vanuit de saldibalans gaan de
balansrekeningen naar de
eindbalans en de
resultaatrekeningen naar de winst- en verliesrekening.
Netwerk van controletotalen
Wanneer er van bovenaf op de financiële administratie gekeken wordt, kan er voor een
handelsbedrijf het zogenoemde netwerk van controletotalen waargenomen worden. Zie
hiervoor figuur 1.9 op bladzijde 36.
Waardekringloopmodel
In een onderneming gaat veel geld om. Daarom is
het ook van belang om controle uit te oefenen; de
ondernemingsleiding wil eigenlijk ‘in control’ zijn.
De onderneming wil het bedrijf kunnen beheersen
(control = beheersen en niet controleren!). De
verbanden die samenhangen in de financiële
administratie kunnen ook worden geïllustreerd in
de zogenaamde waardekringloop.
1.4 Het rekeningenstelsel
Ondernemingen gebruiken verschillende
grootboekrekeningen. Deze
grootboekrekeningen staan in het
(grootboek)rekeningenschema en kunnen
per bedrijf verschillend zijn. Toch is het handig
om rekeningenschema’s zoveel mogelijk
vergelijkbaar te maken. Daarom wordt het
zogenaamde decimaal rekeningenschema
vaak gehanteerd; het eerste cijfer van de grootboekrekening verwijst naar een bepaalde
rubriek.
De grootboekrekeningen worden binnen elke rubriek vaak nog onderverdeeld in sub-
rubrieken (het tweede cijfer van de grootboekrekening).
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 6
, 1.5 Omzetbelasting
Omzetbelasting (OB) is een vorm van belasting waarbij de overheid belastinggeld bij
verkoop van producten door de eindgebruiker/verbruiker binnenhaalt via de ondernemingen
die de verkooptransactie genereren. De wetgever heeft bepaald dat dit gebeurt door het
systeem van de Belasting Toegevoegde Waarde (BTW).
De onderneming kan de betaalde btw bij inkoop terugvorderen bij de Belastingdienst. De bij
verkoop ontvangen btw dient de onderneming af te dragen bij de Belastingdienst. De
grootboekrekeningen die gebruikt worden zijn de rekening ‘te vorderen btw/OB’ en ‘te
betalen btw/OB’. Beide grootboekrekeningen zijn balansrekeningen. De grootboekrekening
‘te vorderen btw/OB’ is een rekening van bezit en komt aan de debetzijde van de balans. De
grootboekrekening ‘te betalen btw/OB’ is een rekening van schuld en komt dus aan de
creditzijde van de balans te staan.
Iedere maand, kwartaal, periode of jaar stelt de onderneming een aangifte omzetbelasting
op. Dit is een opgave van de omzet en de inkopen met de bijbehorende
omzetbelastingbedragen. Ook hiervoor is een specifieke grootboekrekening opgesteld,
namelijk de rekening ‘af te dragen btw/OB’. De acute schuld van de rekening ‘af te dragen
btw/OB’ wordt gecrediteerd en is een rekening van schuld!
1.6 Geld onderweg
Wanneer er geld uit de kas gehaald wordt en op de bankrekening wordt gestort, krijgt men te
maken met een dubbele boeking. Hierdoor komen er twee boekingen tot stand. Dit is
natuurlijk niet de bedoeling. Daardoor is de tussenrekening ‘Kruisposten’ geïntroduceerd.
Als er dan twee boekingen worden gedaan, zal deze rekening weer glad lopen en heeft zij
geen saldo meer.
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 7
, 3. Inkoopproces (P2P)
Module 1 – Het inkoopproces van de handelsonderneming
3.1 Inleiding in het inkoopproces
Het inkoopproces begint met een inkoopinitiatief/inkoopimpuls.
In veel gevallen gaat dit om het inkopen/aanvullen van de
voorraden.
Het inkoopproces is te zien in de figuur hiernaast.
3.2 De leverancier en het artikel
Voordat de inkoop plaats kan vinden, moeten er eerst een
aantal basisgegevens in het ERP-systeem ingevoerd worden.
Deze basisgegevens worden ook wel de stamgegevens
genoemd. Bij het inkoopproces kun je dan vooral denken aan
gegevens over de leveranciers, de artikelen en de inkoper.
In veel ERP-systemen is er de mogelijkheid om een contact (=
relatie) aan te maken, waar de gegevens van een nieuwe
relatie worden ingevoerd. Deze relatie kan in een verder
stadium worden ‘bevorderd’ tot leverancier. Hiervoor wordt
meestal een sjabloon gebruikt. Een sjabloon is de mogelijkheid
om zonder extra invoer een contact om te zetten in een
leverancier.
Wanneer er op rekening wordt ingekocht, ontstaat er een schuld aan de leverancier,
kortweg de crediteuren. De schuld aan elke leverancier wordt bijgehouden in de
leverancierskaart of ook wel de crediteurenkaart genoemd. Het saldo op de
leverancierskaart is het bedrag aan schulden dat het bedrijf aan de leverancier heeft.
Ook worden er voor de artikelen stamgegevens vastgelegd. Denk hierbij aan het
artikelnummer, de inkoopprijs, de leverancier en het btw-tarief.
3.3 Initiatief tot inkoop
Inkopen ontstaan vanwege een bepaalde behoefte. In veel gevallen gaat dit dus om het
inkopen/aanvullen van de voorraden. In sommige gevallen is het aantrekkelijk om precies
genoeg artikelen in te kopen of artikelen in te kopen die niet standaard in het assortiment
zitten. In het laatste geval worden de artikelen dus niet toegevoegd aan het assortiment,
maar aan de voorraad voor een bepaalde order. In zo’n geval spreekt men van een
klantorderspecifieke inkoop en komt het inkoopinitiatief voort uit de ontvangen klantorder.
In de praktijk is het ERP-systeem een belangrijk middel voor het afgeven van een
inkoopinitiatief. In het systeem is immers geregistreerd wat de voorraad is en welke
klantorders er zijn binnengekomen. Daarnaast is bekend wat er al is besteld bij de
leveranciers. Hieruit valt dus af te leiden wat de beschikbare voorraad is. Het systeem kan
ook aangeven hoe de verkoop in een bepaalde periode is geweest. Daaruit kan een
prognose worden gemaakt van de inkopen; het zogenaamde inkoopvoorstel.
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 8
, 3.4 Inkoopofferte aanvragen en leverancier selecteren
Na de inkoopopdracht worden er prijsopgaves opgevraagd bij verschillende leveranciers of
worden de prijslijsten van leveranciers geraadpleegd, via bijvoorbeeld de website van de
leverancier. Als het om een grote inkooporder gaat, wordt er vaak een specifieke prijsopgave
aangevraagd bij de leverancier. Dit is een offerte. In de offerte geeft de leverancier aan
welke artikelen in welke hoeveelheid tegen welke prijs en onder welke leverings- en
betalingscondities geleverd kunnen worden.
Het aanvragen van inkoopoffertes is de taak van de inkoopafdeling. De gegevens voor een
bepaalde inkoop worden door de inkoper verzameld en ingevoerd op de offertekaart. Een
offertekaart is een scherm waarin de inkoper gegevens vermeldt op basis waarvan de
leverancier een offerte uit kan brengen. In de offertekaart worden gegevens vastgelegd,
zoals offertenummers, leveranciersnummers, verzochte ontvangstdatum en leverings- en
betalingscondities.
Op basis van de aangevraagde offertes, wordt er een keuze gemaakt welke leverancier de
offerte wordt ‘gegund’. Hierbij is niet alleen de prijs van belang, maar speelt de rol van de
leveringsbetrouwbaarheid en andere factoren (zoals kortingen) ook een belangrijke rol. Bij
grotere inkopen zal de bevoegdheid tot het selecteren van de leverancier zijn voorbehouden
aan het hoofd Inkoop of de directie.
Het aanvragen van offertes is geen verplichte stap in het inkoopproces. Als een
onderneming bepaalde artikelen al in haar assortiment heeft, zal deze stap vaak
overgeslagen worden. Wel is het belangrijk om periodiek de markt te verkennen en vast te
stellen welke leverancier de meest aantrekkelijke condities aanbiedt.
3.5 Inkooporder plaatsen
Als er een offerte van een bepaalde leverancier is geselecteerd, wordt de offerte omgezet
naar een inkooporder. De inkooporder bevat dezelfde gegevens als de offerteaanvraag,
alleen is er nu bekend welke leverancier de inkooporder uit zal voeren.
Mocht de order zonder voorafgaand offertetraject worden geplaatst, dan moeten alle
gegevens nog in het ERP-systeem, in de orderkaart, ingevoerd worden. In de andere
gevallen kan de offerte eenvoudig omgezet worden in een inkooporder.
Na het plaatsen van de inkooporder zijn rechten en verplichtingen ontstaan; voor het bedrijf
om de goederen te ontvangen en te betalen en voor de leverancier om de goederen op tijd te
leveren volgens de overeengekomen condities. Bij grote bedragen of langere levertermijnen
worden hierbij afzonderlijke boekingen gemaakt (deelleveringen en deelbetalingen). Bij de
reguliere inkooporders is dit meestal niet.
De laatste stap bij het verwerken van de order is het vrijgeven: de inkoopmedewerker geeft
in de order aan dat deze door het magazijn kan worden afgehandeld (de goederen mogen
worden ontvangen).
3.6 Goederen ontvangen
De inkooporder wordt nu verder in behandeling genomen en het logistieke traject gaat van
start. Het magazijnpersoneel kan zijn activiteiten gaan inplannen. Meestal worden de
goederen ontvangen in een aparte goederenontvangstruimte. In deze ruimte wordt
vastgesteld wat er door de leveranciers is bezorgd en kan het nodig zijn om de
binnengekomen goederen eerst te keuren. Pas wanneer alle gegevens over de ontvangst
Bedrijfsadministratie met ERP – Samenvatting 2020/2021 9
