Inhoudsopgave
Hoofdstuk 3, Informatiesystemen.................................................................................................................. 2
3.1 Componenten van een informatiesysteem.....................................................................................................2
3.2 Algemene informatiesystemen.......................................................................................................................3
3.2.1 Financieel informatiesysteem.................................................................................................................3
3.2.2 Personeelsinformatiesystemen..............................................................................................................4
3.2.3 Relatiebeheersystemen..........................................................................................................................4
3.3 Kantoorautomatisering..................................................................................................................................4
3.3.1 Tekstverwerking......................................................................................................................................4
3.3.2 Spreadsheets..........................................................................................................................................4
3.3.3 Database software..................................................................................................................................4
3.3.4 Presentatiesoftware...............................................................................................................................5
3.3.5 Elektronische agenda en mail.................................................................................................................5
3.3.6 Projectplanning.......................................................................................................................................5
3.3.7 Desktoppublishing..................................................................................................................................5
3.3.8 Gebruik van internet...............................................................................................................................5
3.4 Bedrijfsspecifieke informatiesystemen...........................................................................................................5
3.5 Bijzondere toepassingen.................................................................................................................................5
3.5.1 Enterprise Resource Planning.................................................................................................................5
3.5.2 Customer Relationship Management.....................................................................................................6
3.5.5 Managementinformatiesysteem............................................................................................................7
3.5.4 Workflowmanagement...........................................................................................................................7
3.5.5 Groupware..............................................................................................................................................8
3.5.6 Kennismanagement................................................................................................................................8
3.5.7 E-commerce............................................................................................................................................9
3.5.8 Radio Frequency Identification...............................................................................................................9
3.5.9 Interfaces..............................................................................................................................................10
3.6 Computerprogramma’s................................................................................................................................10
Hoofdstuk 5, Opslag en gebruik van gegevens..............................................................................................11
5.1 Database.......................................................................................................................................................11
5.2 Gegevens wijzigen........................................................................................................................................12
5.3 Opvragen van informatie..............................................................................................................................13
5.4 Ontwerpen van een database......................................................................................................................14
5.5 Betrouwbaarheid van de database..............................................................................................................14
,Informatiemanagement (Roel
Grit)
Reader bedrijfskunde
Hoofdstuk 3, Informatiesystemen
3.1 Componenten van een informatiesysteem
De componenten van een geautomatiseerd informatiesysteem zijn:
Uitvoer
Invoer
Mensen
Hulpmiddelen
Computerprogramma’s
Gegevensverzamelingen
Uitvoer
Een informatiesysteem is bedoeld om informatie te krijgen voor de bedrijfsvoering van de
organisatie. Deze informatie is de uitvoer van het systeem. Een informatiesysteem zet
ingevoerde gegevens om in informatie die als uitvoer beschikbaar komt. Uitvoer kan
bijvoorbeeld beschikbaar komen op papier, op een beeldscherm, op een harde schijf of op
een website.
Invoer
Het invoeren van gegevens kost tijd en dus geld. Het invoeren is geen doel opzich, maar
nodig om de gewenste uitvoer te kunnen maken. Het invoeren van gegevens wordt wel data
entry genoemd. Het is voor de uitvoer belangrijk dat de invoer correct is. Bedrijven proberen
tegenwoordig kun kosten te drukken door hun klanten de gegevens zelf in te laten voeren.
Aan het invoeren van gegevens gaat vaak datacollectie (verzamelen van gegevens) vooraf.
Datacollectie kan veel meer tijd kosten dan data entry.
Mensen
Mensen zorgen voor het invoeren van gegevens en het opvragen van informatie uit het
systeem. Medewerkers van een bedrijf werken volgens regels (procedures) met het
informatiesysteem.
Hulpmiddelen
Men gebruikt vaak computers plus bijbehorende randapparatuur. Men spreekt in dat geval
van hardware. Andere hulpmiddelen zijn: papier, inkt en etiketten, maar ook mappen en
enveloppen.
Computerprogramma’s
Computerprogramma’s worden ook wel software genoemd. Deze programma’s bevatten
instructies voor de computer en zorgen ervoor dat de computer geschikt is voor het
invoeren van data, het verwerken van de gegevens en het produceren van uitvoer. Als het
programma ergens op een webbrowser staat wordt dat cloud computing genoemd.
,Programmatuur is onder te verdelen in systeemsoftware en applicatiesoftware.
Systeemsoftware is een besturingssysteem, bijvoorbeeld Windows of MacOS. Deze software
zorgt ervoor dat de computer werkt. Systeemsoftware is nodig om applicatiesoftware te
kunnen laten werken.
Het woord applicatie staat voor toepassing. Bijvoorbeeld: tekstverwerkers en spreadsheets.
Informatiesystemen maken gebruik van applicaties. Een softwarepakket is een kant-en-klaar
applicatieprogramma met bijgeleverde handleiding. Sommige bedrijven laten software
volledig op maat maken. Dit noemt men maatwerksoftware.
Gegevensverzameling
In een bedrijf komen diverse gegevensverzamelingen voor: het klantenbestand, het
leveranciersbestand, het artikelenbestand, het orderbestand en het facturenbestand. De
eerste drie gegevensverzamelingen hebben een min of meer permanent karakter. Dit
worden wel permanente of basisgegevens genoemd. Het orderbestand en het
facturenbestand veranderen in de loop van de tijd veel sneller en worden daarom
mutatiebestanden genoemd. Gegevens in de computer worden opgeslagen op de harde
schijf, vaak in een database.
3.2 Algemene informatiesystemen
Onder algemene informatiesystemen worden informatiesystemen (applicaties) verstaan die
in elk bedrijf kunnen voorkomen en algemeen van aard zijn. Meestal hebben ze niet direct
betrekking op de primaire processen van het bedrijf.
3.2.1 Financieel informatiesysteem
Een financieel informatiesysteem wordt ook wel de boekhouding genoemd. Een
boekhoudprogramma kan bestaan uit een aantal deelprogramma’s, ook wel modulen
genoemd. Een paar voorbeelden van modulen:
Grootboekadministratie: bevat de rubrieken waaronder in de financiële
administratie kosten en opbrengsten worden geboekt. Er zijn rubrieken voor inkoop,
reiskosten, telefoonkosten. De rubrieken worden vaak aangegeven met nummers: de
zogenoemde grootboekrekeningnummers.
Debiteurenadministratie: hierin worden gegevens van klanten geregistreerd, zoals
het unieke klantnummers, naam, adresgegevens en kredietlimiet.
Facturering: via facturering kan bewaakt worden dat een klant op tijd betaalt. Ook
kunnen aanmaningen aangemaakt worden indien te laat wordt betaald. De
factureringsmodule kan uiteraard niet functioneren zonder de
debiteurenadministratie, want een factuur wordt naar een debiteur gestuurd.
Crediteurenadministratie: hierin worden bijvoorbeeld de naam en adresgegevens
van de leveranciers vastgelegd.
Inkoopadministratie: hierin zijn de inkoopbestelling geregistreerd. Hier is wel de
crediteurenadministratie voor nodig.
Offerteadministratie: hierin worden voorcalculaties gemaakt en kunnen offertes
worden geadministreerd. Een voorcalculatie is een uren- en materialenberekening op
basis waarvan de offerteprijs wordt bepaald.
,3.2.2 Personeelsinformatiesystemen
In een personeelsinformatiesysteem worden gegevens van werknemers bijgehouden. Het
kan de volgende functies bevatten:
Personeelsadministratie: hierin staan de gegevens van het eigen personeel en het
dienstverband dat het personeelslid heeft.
Salarisadministratie: met zo’n programma kan een organisatie zelf de salarissen
berekenen. Veel bedrijven besteden hun salarisadministratie uit.
Aanwezigheidsadministratie: hierin kunnen verlofdagen en ziektedagen worden
geregistreerd.
Opleidingsadministratie: hier kunnen de gevolgde opleidingen van een personeelslid
worden vastgelegd
3.2.3 Relatiebeheersystemen
In een relatiebeheersysteem worden gegevens van klanten, leveranciers, prospects
(toekomstige klanten) en concurrenten geregistreerd. Naast naam en adresgegevens kunnen
er in zo’n systeem bijvoorbeeld ook bezoekverslagen, telefoongesprekken en actiepunten
worden vastgelegd. Om een klant optimaal te bedienen kan ook een Customer Relationship
Managementsysteem (CRM) worden toegepast.
3.3 Kantoorautomatisering
Een belangrijke toepassing van computers is de ondersteuning van het werken op kantoor.
Dit wordt kantoorautomatisering genoemd.
3.3.1 Tekstverwerking
Tekstverwerking is de meest toegepaste vorm van kantoorautomatisering. Een medewerkers
die goed overweg kan met tekstverwerking kan zijn productiviteit verhogen.
In een organisatie kunnen standaarddocumenten worden gedefinieerd. Deze documenten
hebben een vaste indeling en lay-out, ook vaak met logo. Het is slim om hier een sjabloon
van te maken, zodat iedereen die vervolgens kan gebruiken.
3.3.2 Spreadsheets
Een spreadsheet is een elektronisch rekenblad. In een cel van een spreadsheet kunnen de
volgende gegevens worden ingevoerd:
Een tekst
Een getal
Een formule
Met een spreadsheet kunnen zeer complexe berekeningen worden uitgevoerd. Ook kan je er
makkelijk grafieken mee maken.
3.3.3 Database software
Met database software kan een medewerker zelf bestanden definiëren en zelfs complete
applicaties ontwikkelen. Er zijn enkele kanttekeningen bij het gebruik van door medewerkers
ontwikkelde databasesoftware:
, Het gevaar bestaat dat ieder zijn eigen toepassing in de organisatie gaat maken.
Hierdoor kan wildgroei instaan: gegevens worden op vele plaatsen in de organisatie
opgeslagen en kloppen niet met elkaar.
Het ontwikkelen van een goede database plus bijbehorende programmatuur is een
specialistische activiteit. ‘’Gewone’’ medewerkers zijn hiertoe meestal niet opgeleid.
De organisatie wordt afhankelijk van de medewerkers. Als deze een andere baan
krijgt, zijn aanpassingen in de software vaak niet meer mogelijk.
Bij grote hoeveelheden gegevens is de performance (snelheid) van de applicatie vaak
slecht.
3.3.4 Presentatiesoftware
Presentatiesoftware is een gespecialiseerde tekstverwerker die op een eenvoudige wijze
tekst, afbeeldingen, geluid en filmpjes kan samenvoegen tot een presentatievoorstelling. Het
is handig om een beamer te gebruiken als je je dia’s gaat presenteren.
3.3.5 Elektronische agenda en mail
Met bijvoorbeeld Outlook kan men een elektronische agenda beheren en mail versturen.
Ook kunnen verschillende gebruikers een gemeenschappelijke agenda beheren.
3.3.6 Projectplanning
Werkzaamheden worden steeds vaker als project uitgevoerd. Om de werkzaamheden van
projectleden te plannen, kan gebruik gemaakt worden van planningssoftware. In een
planningsprogramma kan de voortgang van het project worden bewaakt en een complete
financiële analyse worden uitgevoerd.
3.3.7 Desktoppublishing
Met software voor desktoppublishing (DTP) kan tekst uit een tekstverwerker worden
ingelezen en samen met foto’s worden omgezet in professionele folders en brochures met
een mooie lay-out.
3.3.8 Gebruik van internet
Gebruik van internet zoals het uitwisselen van berichten en opvragen van informatie kan ook
nog worden genoemd bij kantoorautomatisering.
3.4 Bedrijfsspecifieke informatiesystemen
Bedrijfsspecifieke informatiesystemen hebben meestal rechtstreeks te maken met het
primaire proces van de organisatie. Ze zijn vaak alleen toepasbaar in een bepaalde
bedrijfstak of zelfs een bepaald bedrijf. Zie bladzijde 66 in de reader voor een groot aantal
voorbeelden.
3.5 Bijzondere toepassingen
3.5.1 Enterprise Resource Planning
Een bedrijf kan gebruik maken van verschillende ‘’losse’’ informatiesystemen voor
bijvoorbeeld financiën, verkoop, inkoop, logistiek, productie en personeel. Omdat die
systemen veel met elkaar te maken hebben, moeten gegevens van het ene systeem opnieuw
worden ingevoerd in het andere systeem. Bij ERP is verregaande integratie van al deze
, systemen in één pakket doorgevoerd. Met een ERP-systeem kunnen alles resources
(hulpmiddelen zoals mensen geld, voorraad en machines) van een onderneming beheerd en
gepland worden. Alle gebruikers van het ERP-systeem beschikken over dezelfde informatie
die is opgeslagen in de centrale database. Een ERP-systeem is in de eerste plaats bedoeld om
de dagelijkse processen te ondersteunen.
Om het ERP-systeem in gebruik te nemen, moeten de bedrijfsprocessen en de organisatie
vaak grondig worden aangepast, dat is een enorme klus. De aanschaf van ERP-software is
kostbaar en de invoering ervan ook. In sommige bedrijven vinden zeer specialistische
processen plaats, het ERP-systeem biedt niet altijd een oplossing daarvoor waardoor
bedrijven ook nog oude informatiesystemen blijven gebruiken. Deze oude
informatiesystemen worden ook wel legacy-systemen genoemd.
3.5.2 Customer Relationship Management
ERP is intern gericht op de financiële en logistieke processen van het bedrijf. Customer
Relationship Management (CRM) is juist extern gericht op de dienstverlening aan de klant.
Bij CRM wordt de klant centraal gesteld. Het bedrijf probeert in te spelen op de wensen van
de klant. Daarvoor heeft het bedrijf klantgegevens nodig. Naast de normale adresgegevens
zijn ook de verkoopgegevens, contactpersonen, gevoerde correspondentie, ingediende
klachten en surfgedrag van de klant op de website van belang. Deze gegevens kunnen via
een geautomatiseerd CRM-systeem in een database worden opgeslagen.
Bij een CRM-systeem is naast ‘’normale’’ software voor relatiemanagement vaak
aanvullende software aanwezig. Dit betreft onder andere de volgende software:
Software voor het geautomatiseerd verzenden van ‘’persoonlijke’’ brieven. Dit wordt
direct mail genoemd.
Software voor het automatisch verzenden van ‘’persoonlijke’’ e-mail naar klanten.
Speciale telemarketingsystemen: hierbij benadert de telemarketeer de klant
telefonisch. Met de software kunnen de resultaten van de gesprekken worden
geregistreerd en geanalyseerd.
Software voor een datawarehouse en datamining: een datawarehouse is een
verzameling van belangrijke gegevens uit verschillende informatiesystemen. Via
datamining wordt gezocht naar commercieel interessante informatie over klanten en
producten.
E-commerce: dit houdt in dat een klant online kan shoppen. Hieraan gekoppeld zijn
soms systemen waarmee de klant de status van zijn order kan zien. Zo’n systeem
waarmee je je order kan volgens heet een tracking- en tracingsysteem.
Offertesystemen: hiermee kan met behulp van software een klant specifiek aanbod
worden gedaan.
Software voor het callcenter van het bedrijf: door de software van de
telefooncentrale kan een klant via de juiste vragen van de computer snel naar de
juiste persoon worden geleid of zelfs een antwoord krijgen zonder tussenkomst van
een telefonist.
Software voor het beheer van marketingmateriaal, zoals folders, brochures en
posters
