Onderzoek naar de
AO/IC binnen Brunotti
Kwalitatief onderzoek (september 2014 - januari 2015) onder de werknemers van Brunotti, met
ondersteuning van stagebegeleider Drs. F.A.V. Spoelman en bedrijfsmentor Drs. M.S. de Lange
Naam: Gertjan de Jong Bedrijf: Brunotti
Stagebegeleider: Drs. F.A.V. Spoelman Adres: Spacelab 10
Bedrijfsmentor: Drs. M.S. de Lange Postcode, plaats: 3824 MR Amersfoort
Instituut: Christelijke Hogeschool Windesheim Telefoonnummer: (033) 451 7000
Amersfoort, 22 januari 2015
,Onderzoek naar de AO/IC binnen Brunotti
Kwalitatief onderzoek (september 2014 - januari 2015) onder de werknemers van Brunotti, met
ondersteuning van stagebegeleider Drs. F.A.V. Spoelman en Drs. M.S. de Lange
Auteur: Gertjan de Jong
Studentnummer: S1046313
School: School of Business & Economics
Instituut: Christelijke Hogeschool
Windesheim
Studie: Bedrijfseconomie, jaar 3
VOE-code: BEvSTAGE.1415
Stageperiode: 01-09-2014 – 15-01-2015
Bedrijf: Brunotti
Bedrijfsmentor: Drs. M.S. de Lange
Stagebegeleider: Drs. F.A.V. Spoelman
Amersfoort, 22 januari 2015
1
,VOORWOORD
Voor u ligt het stageverslag van het onderzoek dat gedaan is bij Brunotti in Amersfoort. Er is onderzoek gedaan
naar het AO/IC-systeem.
Dit onderzoek heeft mij geleerd hoe de processen in een organisatie lopen en wat de risico’s zijn die hier bij
komen kijken. Ik heb ervaren hoe belangrijk het is dat een organisatie haar risico’s goed heeft afgedekt met de
daarvoor benodigde beheersmaatregelen.
In het begin van het onderzoek is gestart met een stagewerkplan, waarin de opzet van het onderzoek is
uitgewerkt en waarin een bedrijfsverkenning van Brunotti is gemaakt. Vervolgens is er een theoretisch kader
neergezet waaraan de werkelijkheid getoetst is. Het daadwerkelijke onderzoek is gedaan door het afnemen
van interviews met medewerkers van Brunotti. De respons uit deze interviews is verwerkt tot resultaten en
hieruit zijn tot slot conclusies en aanbevelingen voortgekomen.
Afsluitend wil ik graag Drs. F.A.V. Spoelman bedanken voor de begeleiding vanuit Windesheim en wil ik Drs.
M.S. de Lange bedanken bij de begeleiding vanuit het bedrijf.
Ik wens u veel leesplezier.
Gertjan de Jong,
Amersfoort, 22 januari 2015
2
, SAMENVATTING
Er is onderzoek gedaan naar de processen binnen Brunotti en deze zijn vervolgens in kaart gebracht. De
student heeft de opgedane kennis tijdens de studie Bedrijfseconomie toegepast voor het doen van dit
onderzoek. Er zijn voornamelijk kwalitatieve methoden gebruikt om dit onderzoek uit te voeren.
De probleemstelling van dit onderzoek luidt:
‘Op welke wijze is de AO/IC bij Brunotti vormgegeven en in hoeverre zijn daarbij voldoende
beheersmaatregelen aanwezig?’
De bijbehorende doelstelling van dit onderzoek is:
‘Het opzetten van een AO/IC handboek voor Brunotti waarmee de administratieve organisatie en internal
control in kaart kan worden gebracht.’
Allereerst is er theorie verzameld over AO/IC met behulp van verschillende boeken en internetsites. Deze
theorie is doorgelezen en is er aan de hand hiervan een theoretisch kader gemaakt. Vervolgens zijn de
interviews gemaakt die in een later stadium afgenomen moesten worden. Deze zijn diverse keren veranderd en
verbeterd zodat deze klaar waren voor afname. De interviews zijn afgenomen waarna de resultaten voor de
deelvragen ontstonden. Deze zijn uitgewerkt zodat de deelvragen beantwoord konden worden. Tot slot is de
hoofdvraag beantwoord en zijn de conclusies getrokken.
Na uitvoering van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat er verbeteringen mogelijk zijn in de
beheersmaatregelen voor de aanwezige risico’s. Enerzijds kunnen niet alle functiescheidingen goed worden
doorgevoerd binnen Brunotti vanwege het feit dat niet elke afdeling groot genoeg is. Anderzijds zijn er een
aantal verbeteringen mogelijk in de uitvoering van de processen.
Het op papier zetten van de werkwijze van het inkoopproces kan waarde hebben voor Brunotti. Op dit moment
zit de werkwijze vooraf ‘in de hoofden’ van de inkopers en staat het niet op papier. Door het op papier vast te
leggen, kan er terug worden gegrepen op ‘standaarden’. Daarnaast zal een upgrade van de automatisering tot
gevolg hebben dat de processen met informatie als output betrouwbaarder en efficiënter worden. Deze
upgrade staat gepland in 2015. Een autorisatieschema inclusief rolverdeling kan leiden tot doorgevoerde
controle in de automatisering en daarmee tot minder controles achteraf.
In de huidige situatie wordt er regelmatig gefactureerd aan klanten die niet kredietwaardig zijn. Voor de
medewerkers op de binnendienst is het van belang dat er voor facturatie eerst contact is met de medewerker
debiteurenbeheer over de kredietpositie van klanten.
Tot slot is het van belang dat in- en verkoopprijzen en betalingscondities duidelijk vastgelegd worden binnen de
administratieve verwerking van Brunotti. Op deze manier is het mogelijk om periodiek een controle uit te
voeren op de juistheid van prijzen en marges en de naleving van prijzen en kortingen.
Bovenstaande aanbevelingen zijn niet allemaal direct door te voeren. Voor Brunotti is het van belang om te
kijken wat de hoogste prioriteit verdient en welke kosten er met de beheersmaatregelen gemoeid zijn.
3
AO/IC binnen Brunotti
Kwalitatief onderzoek (september 2014 - januari 2015) onder de werknemers van Brunotti, met
ondersteuning van stagebegeleider Drs. F.A.V. Spoelman en bedrijfsmentor Drs. M.S. de Lange
Naam: Gertjan de Jong Bedrijf: Brunotti
Stagebegeleider: Drs. F.A.V. Spoelman Adres: Spacelab 10
Bedrijfsmentor: Drs. M.S. de Lange Postcode, plaats: 3824 MR Amersfoort
Instituut: Christelijke Hogeschool Windesheim Telefoonnummer: (033) 451 7000
Amersfoort, 22 januari 2015
,Onderzoek naar de AO/IC binnen Brunotti
Kwalitatief onderzoek (september 2014 - januari 2015) onder de werknemers van Brunotti, met
ondersteuning van stagebegeleider Drs. F.A.V. Spoelman en Drs. M.S. de Lange
Auteur: Gertjan de Jong
Studentnummer: S1046313
School: School of Business & Economics
Instituut: Christelijke Hogeschool
Windesheim
Studie: Bedrijfseconomie, jaar 3
VOE-code: BEvSTAGE.1415
Stageperiode: 01-09-2014 – 15-01-2015
Bedrijf: Brunotti
Bedrijfsmentor: Drs. M.S. de Lange
Stagebegeleider: Drs. F.A.V. Spoelman
Amersfoort, 22 januari 2015
1
,VOORWOORD
Voor u ligt het stageverslag van het onderzoek dat gedaan is bij Brunotti in Amersfoort. Er is onderzoek gedaan
naar het AO/IC-systeem.
Dit onderzoek heeft mij geleerd hoe de processen in een organisatie lopen en wat de risico’s zijn die hier bij
komen kijken. Ik heb ervaren hoe belangrijk het is dat een organisatie haar risico’s goed heeft afgedekt met de
daarvoor benodigde beheersmaatregelen.
In het begin van het onderzoek is gestart met een stagewerkplan, waarin de opzet van het onderzoek is
uitgewerkt en waarin een bedrijfsverkenning van Brunotti is gemaakt. Vervolgens is er een theoretisch kader
neergezet waaraan de werkelijkheid getoetst is. Het daadwerkelijke onderzoek is gedaan door het afnemen
van interviews met medewerkers van Brunotti. De respons uit deze interviews is verwerkt tot resultaten en
hieruit zijn tot slot conclusies en aanbevelingen voortgekomen.
Afsluitend wil ik graag Drs. F.A.V. Spoelman bedanken voor de begeleiding vanuit Windesheim en wil ik Drs.
M.S. de Lange bedanken bij de begeleiding vanuit het bedrijf.
Ik wens u veel leesplezier.
Gertjan de Jong,
Amersfoort, 22 januari 2015
2
, SAMENVATTING
Er is onderzoek gedaan naar de processen binnen Brunotti en deze zijn vervolgens in kaart gebracht. De
student heeft de opgedane kennis tijdens de studie Bedrijfseconomie toegepast voor het doen van dit
onderzoek. Er zijn voornamelijk kwalitatieve methoden gebruikt om dit onderzoek uit te voeren.
De probleemstelling van dit onderzoek luidt:
‘Op welke wijze is de AO/IC bij Brunotti vormgegeven en in hoeverre zijn daarbij voldoende
beheersmaatregelen aanwezig?’
De bijbehorende doelstelling van dit onderzoek is:
‘Het opzetten van een AO/IC handboek voor Brunotti waarmee de administratieve organisatie en internal
control in kaart kan worden gebracht.’
Allereerst is er theorie verzameld over AO/IC met behulp van verschillende boeken en internetsites. Deze
theorie is doorgelezen en is er aan de hand hiervan een theoretisch kader gemaakt. Vervolgens zijn de
interviews gemaakt die in een later stadium afgenomen moesten worden. Deze zijn diverse keren veranderd en
verbeterd zodat deze klaar waren voor afname. De interviews zijn afgenomen waarna de resultaten voor de
deelvragen ontstonden. Deze zijn uitgewerkt zodat de deelvragen beantwoord konden worden. Tot slot is de
hoofdvraag beantwoord en zijn de conclusies getrokken.
Na uitvoering van het onderzoek kan geconcludeerd worden dat er verbeteringen mogelijk zijn in de
beheersmaatregelen voor de aanwezige risico’s. Enerzijds kunnen niet alle functiescheidingen goed worden
doorgevoerd binnen Brunotti vanwege het feit dat niet elke afdeling groot genoeg is. Anderzijds zijn er een
aantal verbeteringen mogelijk in de uitvoering van de processen.
Het op papier zetten van de werkwijze van het inkoopproces kan waarde hebben voor Brunotti. Op dit moment
zit de werkwijze vooraf ‘in de hoofden’ van de inkopers en staat het niet op papier. Door het op papier vast te
leggen, kan er terug worden gegrepen op ‘standaarden’. Daarnaast zal een upgrade van de automatisering tot
gevolg hebben dat de processen met informatie als output betrouwbaarder en efficiënter worden. Deze
upgrade staat gepland in 2015. Een autorisatieschema inclusief rolverdeling kan leiden tot doorgevoerde
controle in de automatisering en daarmee tot minder controles achteraf.
In de huidige situatie wordt er regelmatig gefactureerd aan klanten die niet kredietwaardig zijn. Voor de
medewerkers op de binnendienst is het van belang dat er voor facturatie eerst contact is met de medewerker
debiteurenbeheer over de kredietpositie van klanten.
Tot slot is het van belang dat in- en verkoopprijzen en betalingscondities duidelijk vastgelegd worden binnen de
administratieve verwerking van Brunotti. Op deze manier is het mogelijk om periodiek een controle uit te
voeren op de juistheid van prijzen en marges en de naleving van prijzen en kortingen.
Bovenstaande aanbevelingen zijn niet allemaal direct door te voeren. Voor Brunotti is het van belang om te
kijken wat de hoogste prioriteit verdient en welke kosten er met de beheersmaatregelen gemoeid zijn.
3
