Bestuurlijke Informatie
Voorziening
Hoofdstuk 1 Organisaties werken dankzij informatie
M.u.v. paragraaf 1.6
1.1 De organisatie
Soorten organisaties
Organisatie: Een samenwerkingsverband waarin mensen met beschikbare hulpmiddelen, een of
meer gemeenschappelijke doelen realiseren. Het leveren van toegevoegde waarde is
de kern van het bestaan van een organisatie.
Onderneming: Een organisatie die voor eigen rekening en risico, met winst als doelstelling,
producten en/of diensten levert.
Non-profitorganisatie: een organisatie zonder winstoogmerk. Het realiseert maatschappelijke doelen
door het verlenen van diensten.
- Overheidinstanties die worden gefinancieerd met belastinggeld.
- Non-gourvernementele organisaties (NGO die geld krijgen van de overheid of uit
giften. Bijvoorbeeld, kerken, jeugdverenigingen en Vereniging Natuurmonumenten
Business-to-Consumer
Profit-organisaties / (Albert Heijn)
ondernemingen / bedrijven
Business-to-Business (Campina)
Organisaties
NGO
(Verenigiging Natuurmonumenten)
Non-profitorganisatie
Overheid
(ministerie)
Beeld van een organisatie
Definitie bestuurlijke informatie voorziening:
Het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het
verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het
realiseren van ondernemingsdoelen
Voor organisaties is informatievoorziening er belangrijk, omdat niemand in de organisatie
functioneert zonder informatie en de medewerkers zijn steeds nadrukkelijker kennis- en
informatieverwerkers.
In een organisatie zijn in het algemeen drie soorten stromen te onderscheiden:
- Een goederen- en/of dienstenstroom
- Een geldstroom
- Een gegevensstroom
De gegevensstroom is een zelfstandige stroom en loopt ook steeds parallel aan de geld- en de
goederen of dienstenstroom.
Gegevensstromen:
,Transformatieproces
Ondernemingen verwerven productiefactoren (arbeid, grondstoffen, kapitaal en informatie) en
zetten deze om in producten en/of diensten.
INVOER TRANSFORMATIE UITVOER
Productiefactoren Type organisatie Soort dienst of product
Arbeid (inzet van 1. Ziekenhuis 1. Medische zorg
mensen) 2. Hogeschool 2. Onderwijs
Grondstoffen(geld, 3. Gemeenschappelijke 3. Uitkeringen
Investeringen van sociale dienst
derden, 4. Uitgeverij 4. Boeken
productiemiddelen) 5. Schoenfabriek 5. Schoenen
Kapitaal 6. Autobedrijf 6. Auto’s
Informatie 7. Bank 7. Leningen
Toelichting:
Grondstoffen: Basisstoffen, energie, halffabricaten, hulpstoffen en dergelijke
Informaite: Gegevens over inkoop- en verkoopmarkten, concurrenten en klanten.
Overheidsregels, fiscale regelgeving, wetgeving, gegevens over de arbeidsmarkt en
andere belangrijke informatie.
Uitvoer: Het eindresultaat van het transformatieproces. Ook uittredende mensen:
ontslagenen, gepensioeneerden en WAO’ers. Afval, lawaai, vervauiling, afgeschreven
productiemiddelen en rendement. Informatie: verantwoordeling en verslaglegging,
pr en reclame.
,1.2 Bedrijfsproces: daar waar de actie is
Om zicht te krijgen op de manier waarop de werkzaamheden in de organisatie verlopen en
activiteiten samen tot een resultaat leiden, worden deze gestructureerd in bedrijfsprocessen.
Bedrijfsproces: Aaneenschakeling van activiteiten die in een organisatie moet uitvoeren om een
klant een afgesproken dienst of product te leveren.
Activiteiten: Een aantal handelingen die door een persoon, machine of beide tezamen
aaneengesloten in de tijd verricht worden.
Elke activiteit voegt iets toe aan het realiseren van een dienst of product
De feitelijke geldstromen zijn niet zichtbaar in een bedrijfsproces, omdat dit binnen de bank
plaatsvind. Wel zichtbaar zijn de nota’s, facturen, betaalopdrachten en overzichten van het geïnd
geld.
, Soorten processen
Elke organisatie is gericht op het realiseren van doelen. De doelstellingen worden geformuleerd door
het management en vertaald in het voeren beleid.
Doelen worden bereikt door de bedrijfsprocessen op een effectieve en efficiënte wijze uit te voeren.
- Organisatie van het werk: gebouwen, elektriciteit, mensen die het proces uitvoeren moeten
voorzien zijn van de benodigde informatie, hulpmiddelen en machines
- Managen van het bedrijfsproces: Het aansturen van de mensen, regelen van de benodigde
hulpmiddelen, het aanpassen van het bedrijfsproces als dat nodig is, het oplossen van
problemen en dergelijke.
De processen in een onderneming worden onderverdeeld in twee categorieën:
1. Operationele processen
Zijn de uitvoerende activiteiten binnen een organisatie. Onderverdeling in primaire- en
secundaire processen.
- Primaire processen: het realiseren van producten en diensten. De onderneming verdient
hiermee het geld.
- Secundaire processen: ondersteunen de primaire processen om goed te functioneren.
Bijvoorbeeld: onderhouden website, de administratie, informatievoorziening
2. Bestuurlijke processen
Sturen de operationele processen aan, zodat de gewenste resultaten daadwerkelijk bereikt
worden. Soorten bestuurlijke processen:
Bestuurlijke Omschrijving Voorbeeld
processen
Strategievorming Creëren van een Vaststellen hoeveel winst we dit jaar
toekomstbeeld en willen maken
Vaststellen welke investeringen we dit
bepalen van de doelen jaar doen
Een visie ontwikkelen voor ons al bedrijf
Afstemming Afstemming primaire en De informatievoorziening zo inrichten dat het
secundaire processen productieproces steeds over de actuele
voorraadgegevens en de juiste ordergegevens
om de gestelde doelen beschikt.
te realiseren
Structurering Beschikbaar stellen van Opstellen van de begrotingen en
de benodigde mensen formatieplannen voor de afdelingen Verkoop,
daarin keuzes maken en budgetten en formatie
en middelen verdeeld daadwerkelijk toewijzen, zodat de drie
over de verschillende processen kunnen functioneren en de gestelde
bedrijfsprocessen targets kunnen halen.
Procesbeheersing Het doelgericht en Opstellen van doelen en meten of de gestelde
doelmatig laten doelen gerealiseerd worden. Blijkt dat er een
verschil is tussen wat de target was en wat de
verlopen van de target was en wat er werkelijk gerealiseerd
operationele wordt, dan wordt het proces bijgestuurd of de
bedrijfsprocessen targets worden bijgesteld.
De procesbeheersing bestaat uit drie beheersactiviteiten:
Beheersactiviteit Omschrijving Hoe?
Plannen Het maken van een plan voor het Afgesproken
beheersen en uitvoeren van de prestatiecriteria,
operationele processen uitvoeringsnormen,
streefgetallen en
werkstandaarden
Meten en Het meten en vergelijken van de De daadwerkelijke prestatie
vergelijken voortgang van het operationele proces meten en deze vergelijken
