Evenementenorganisatie en sales
College 1, H5 thema
Je moet altijd goed nadenken over of een evenement wel de beste keuze is om je boodschap goed over
te kunnen brengen.
Het thema loopt als rode draad door het evenement, het thema kan daarom erg verschillen.
Als het evenement wordt ingezet als marketingcommunicatiemiddel, dan zal de invulling vooral een
verlengstuk zijn van de marketingcommunicatiestrategie.
De gekozen strategie bepaalt bijvoorbeeld welke doelstelling eraan gehangen wordt, hoe de boodschap
overgebracht moet worden en hoe het bedrijf zich wil positioneren. Hiermee onderscheiden ze zich van
de concurrentie.
De communicatiedoelstelling kan bijvoorbeeld zijn: meer merkbekendheid, relatiemanagement of
motivatie.
De rode draad verbindt alle onderdelen van het evenement.
Met een duidelijk thema weten de gasten wat ze kunnen verwachten.
Voor de rode draad moet er wel een aanknopingspunt zijn (aanleiding, reden of verklaring). Als dit
ontbreekt heeft de rode draad minder betekenis.
De rode draad kan aansluiten op bijvoorbeeld een nieuw product, kenmerken van het product,
kernwaarden van het bedrijf, een nieuwe koers of start van project.
Voorbeelden van aanknopingspunten om een thema aan te koppelen:
- Jaar - Geschiedenis
- Mensen - Cultuur
- Sport - Mode
- Kleuren - Muziek
- Innovatie - Sprookjes
Vanuit het aanknopingspunt moet je het gekozen thema zo ver mogelijk doortrekken. Dus vanaf de
uitnodiging tot en met een eventuele give away aan het einde. Alles moet dezelfde sfeer uitdragen.
In veel gevallen is het evenement onderdeel van het marketingcommunicatieplan. Het is belangrijk dat
het thema van de campagne terug te vinden is bij het evenement, zo kunnen ze elkaar versterken en
aanvullen.
Dit kan gedaan worden door in de campagne gebruikte slogans, beelden, personen ook bij het
evenement te gebruiken.
Dit geeft de gasten een gevoel van herkenning en kan het evenement meer inhoud geven.
Het zo op elkaar afstemmen van communicatie-instrumenten wordt geïntegreerde communicatie
genoemd.
Bij geïntegreerde communicatie draait het om eenduidigheid. Alle instrumenten uit de
communicatiemix moeten op elkaar worden afgestemd.
Een voorwaarde voor een optimaal resultaat is wel dat alle uitingen voldoende onderscheidend zijn.
door inhoud en/of vormgeving moeten ze een uniek beeld oproepen.
Denk bijvoorbeeld aan de ster van Heineken.
,Tot op een zeker niveau is creativiteit te ontwikkelen.
Of je aanleg hebt voor creativiteit, heeft ook te maken met of je linkerhersenhelft of je
rechterhersenhelft meer ontwikkeld is.
Van Dale verstaat onder creativiteit ‘scheppend vermogen’.
Albert Einstein zei over creativiteit: ‘creativiteit is zien wat anderen ook zien, maar er iets anders bij
denken.’
Het komt neer op ‘out-of-the-box’ denken: dingen van een andere kant, vanuit een ander perspectief
bekijken.
Het creatieve proces bestaat in het klassieke model uit vier fasen:
1. Formuleren van het probleem
a. Om je niet op het verkeerde probleem te focussen, is het belangrijk dat duidelijk is wat
het probleem is waarover nagedacht moet worden.
2. Divergeren
a. Zo veel mogelijk ideeën en suggesties verzamelen, ideeën die in eerste instantie gek
lijken moeten toch geopperd worden. Door het probleem van zo veel mogelijk kanten te
benaderen, kunnen er veel ideeën ontstaan.
3. Convergeren
a. Hier worden uit alle verzamelde ideeën het beste idee geselecteerd. Het gaat hierbij ook
om haalbaarheid.
4. Realiseren van het idee
a. Het uitwerken van het idee, de realisatie.
Een moderne variant van het creatieve proces bestaat uit vijf fasen:
1. Probleemherkenning
a. Breng in kaart wat het probleem is.
2. Voorbereiding
a. Informatie met betrekking tot het probleem verzamelen. Welke informatie is er voor
handen en in welke richting kun je oplossingen zoeken.
3. Incubatie
a. Bedoeld om het probleem te laten rusten, zodat het tijd heeft om te rijpen. Je bent er
niet bewust mee bezig maar het blijft wel in je gedacht.
4. Illuminatie
a. Een goed idee krijgen, opeens zie je een oplossing of heb je een goed idee.
5. Uitwerking
a. De haalbaarheid van het idee moet getoetst worden. Soms is daar ook creativiteit voor
nodig, het kan niet haalbaar lijken maar met wat creativiteit wordt het wel haalbaar.
Methoden die kunnen helpen om ideeën naar boven te krijgen:
- Brainstormen: zo veel mogelijk ideeën naar voren brengen. Een nadeel hiervan is, is dat mensen
op commando creatief moeten zijn. Niet iedereen kan dit.
- Mindmapping: vanuit 1 kernwoord nieuwe aanknopingspunten vinden.
,Methoden convergeren
- PMO-techniek: staat voor plus, min en ontwikkelen. Voor elk idee worden twee of drie
pluspunten genoemd, daarna ook twee of drie minpunten. Daarna gaat het over manieren
vinden die minpunten weghalen en het idee sterken maken.
- COCD-box: ideeën worden geselecteerd op basis van vernieuwingskracht en uitvoerbaarheid.
Het aantal naar voren gebrachte ideeën wordt gedeeld door het aantal deelnemers. Het cijfer
dat dit oplevert staat voor het aantal stickers dat iedere deelnemer krijgt.
Iedere deelnemer krijgt evenveel blauwe, als rode en gele stickers.
Blauw: niet erg origineel, maar wel goed uitvoerbaar
Rood: origineel en uitvoerbaar.
Geel: heel origineel, maar (nog) niet duidelijk of het ook uitvoerbaar is.
Door de stickers te plakken, beoordeelt elke deelnemer de ideeën op zowel originaliteit als op
uitvoerbaarheid.
Door te kijken naar wat er in andere branches en op andere terreinen gebeurt, kom je soms op nieuwe
gedachten. ’Beter goed gejat, dan slecht bedacht.’
, College 2, H1-3
Hoofdstuk 1 de evenementenmarkt
Een evenement is een gebeurtenis of activiteit die wordt georganiseerd om een bepaalde publieks- of
zakelijke doelgroep live of online te informeren, te entertainen of een bepaalde beleving te laten
ondergaan teneinde een vooraf bepaalde doelstelling te realiseren.
Een evenement is nooit een spontane gebeurtenis, maar een gebeurtenis die welbewust is
georganiseerd.
De organisatie heeft een duidelijke doelgroep voor ogen, dit kan een publieksdoelgroep zijn of een
zakelijke doelgroep.
Het doel van het evenement kan entertainment en beleving zijn maar ook het overbrengen van
informatie.
Een evenement kan gratis zijn of er kan geld voor worden gevraagd.
Sommige definities zeggen dat een evenement verplaatsbaar moet zijn, dit klopt niet.
Andere definities zeggen dat een evenement van tijdelijke aard bestempeld is, dit klopt ook deels niet.
Nog andere definities zeggen dat evenementen worden aangeboden aan een daarvoor uitgekozen
publiek, dit is deels waar. Bij besloten evenementen klopt het, maar bij publieksevenementen niet.
De evenementenmarkt is groot, er worden in Nederland jaarlijks meer dan 3500 publieksevenementen
met meer dan 5000 bezoekers georganiseerd. Hierin gaan honderden miljoenen euro’s om.
In de top 10 van publieksevenementen staan de Vierdaags feesten in Nijmegen, de Tilburgse kermis en
de marathon van Rotterdam.
Bij theater, muziek en cultuurfestivals met meer dan 3000 bezoekers zit je aan bijna 700 evenementen.
Met een geschatte waarde van 400 miljoen euro.
In Nederland zijn veel evenementenlocaties, zoals Amsterdam Arena en Gelredome.
Ook gemeenten besteden veel geld aan evenementen, deze zorgen namelijk voor toestroom van
bezoekers.
Naast de sport competities vinden er ook sportevenementen plaats, zoals EK voetbal of het WK
wielrennen.
Ook zijn er beurzen en tentoonstellingen in ons land, jaarlijks tussen de 750 en 1000.
Evenementen kan je verdelen in twee hoofdgroepen: openbare en niet-openbare evenementen.
Deze worden ook wel publieksevenementen en zakelijke evenementen genoemd.
- Openbare evenementen worden op openbare plekken gehouden en zijn, al dan niet tegen betaling,
voor iedereen toegankelijk (concerten, theater, festivals).
- Niet-openbare evenementen worden in besloten kring georganiseerd en zijn dus niet vrij toegankelijk
(bedrijfsfeesten, vakbeurzen, congressen).
