Samenvatting; projectmatig werken
1.1 Waarom een klust projectmatig aanpakken?
De sleutel voor het succes is daarbij bewust plannen, stapsgewijze uitvoering en monitoren van de
gedefinieerde stappen. Hierdoor kan snel en flexibel worden ingespeeld op de vragen en uitdagingen
van de snel veranderende interne en externe omgeving van de organisatie.
1.2 Wat houdt een projectmatige aanpak in?
De keuze om zaken projectmatig aan te pakken, de organisatie projectmatig in te richten en aan te
sturen op projectmanagementbasis moet worden gemaakt door de leiding van een instelling of
organisatie.
Managementvaardigheden; vergader- en onderhandelingstechnieken, het vaardig omgaan met de
belanghebbenden, het motiveren en aansturen van teamleden, het hanteren van conflicten, het
oplossen van problemen, het effectief verdelen van rollen binnen het team en het sturen van de
teamontwikkeling.
Twee soorten organisaties
- de permanente organisatie; waarbij de organisatie een doorlopend proces uitvoert, monitort en
begeleidt. (draaiend houden van een ziekenhuis, fabriek, school, bouwbedrijf of
overheidsorganisatie)
- de projectorganisatie; deze is gericht op het oplossen van problemen of het realiseren van een
concreet product en is altijd tijdelijk van karakter. (bijv. automatisering, onderzoek, de nieuwbouw
van een kantoor, een buurtproject voor een probleemwijk of een evenement)
Hoofdstuk 2, definitie ‘een project’; Een project is een activiteit, uitgevoerd door een tijdelijke
organisatie van mensen (meestal uit verschillende disciplines) om een vooraf vastgesteld doel te
bereiken, binnen vooraf vastgestelde randvoorwaarden.
2.1 Oorsprong van een project
Projecten komen voort uit een verschil tussen een wens en de werkelijkheid van dat moment. Zowel
een externe als een interne behoefte kan daarbij aanleiding zijn voor het opzetten van een nieuw
project.
2.2 Soorten projecten
Je kunt projecten op zes onderdelen van elkaar onderscheiden. Door dit onderscheid aan te brengen
kun je naar betrokken partijen snel duidelijkheid geven over de basis en vorm van het project.
- inhoud; Hierbij kijk je naar de activiteiten die in een project moeten worden uitgevoerd. Het kan
daarbij gaan om technische projecten, organisatorische projecten, commerciële projecten of
evenementenprojecten.
- aard; Hierbij onderscheid je twee soorten projecten: onderzoeksprojecten en ontwikkelprojecten.
Onderzoeksprojecten zijn verkennend van aard. Zij beginnen met een vraagstuk en eindigen met een
overzicht dat gepresenteerd, gepubliceerd of overgedragen wordt. Ontwikkelprojecten beginnen bij
een idee en zijn gericht op het vinden van de juiste aanpak voor de verwezenlijking van die vraag en
eindigen met de oplevering van een concreet plan of product. Hierbij is dus niet enkel sprake van
registratie van gegevens, maar deze worden ook verwerkt tot een stappenplan of afgerond product.
Soms gaat een onderzoeksproject vooraf aan een ontwikkelproject.
- initiatiefnemer; Hierbij kijk je wie het project initieert. Is het project een eigen initiatief of wordt het
geïnitieerd in opdracht? Als het een eigen initiatief is, dan is de vraag wat de rol van de verschillende
teamleden daarin was. In het geval van een project in opdracht is de vraag wie de opdracht gaf en in
hoeverre deze opdrachtgever betrokken blijft.
- doelgroep; Hierbij gaat het om de vraag voor wie het project bedoeld is. (1) Publieksprojecten, is
meestal voor een relatief anonieme doelgroep. (2) Gebruikersprojecten, is de eindgebruiker vaak wel
bekend.
,- doelstelling; Hierbij maak je een onderscheid naar het soort eindresultaat van het project. Een
belangrijk onderscheid is daarbij of het gaat om een commercieel (winstdoelstelling) of niet-
commercieel project.
- resultaat; Bij het resultaat kijk je ook naar het eindproduct van een project.
tastbaar product, een film of gebouw
een dienst, moet enige continuïteit bevatten (cursus, dagbestedingsprogramma)
live-product, zijn tijd- en plaatsgebonden evenementen (congres, festival)
2.3 Intuïtieve en rationele benadering
Een project kan zowel intuïtief als rationeel worden aangepakt. Deze twee benaderingen vormen
uitersten en in de praktijk zal het team in overleg moeten afstemmen welke elementen de intuïtieve
weg en welke de rationele weg volgen.
- een rationele benadering is gebaseerd op oorzaak-gevolgrelaties en voert langs een planmatige weg
naar het doel. De koude projectmatige manier van werken behoort tot deze benadering. Het
rationele proces is daarbij te programmeren en te sturen. Voorbeelden van rationele technieken
voor het oplossen van problemen zijn het in een schema onderbrengen van informatie en de
morfologische analyse (analyse op basis van vormkenmerken).
- een intuïtieve aanpak kenmerkt zich door impulsen, creativiteit en onvoorspelbaarheid. Schijnbaar
bij toeval brengt een gedachtesprong of inval een idee of oplossing. Deze aanpak geeft weinig
houvast, maar stelt mensen instaat kunst te maken en bijzondere creatieve ideeën te ontwikkelen.
Het intuïtief oplossen van problemen behoort tot de zogenoemde heuristische activiteiten. Deze
activiteiten zijn niet programmeerbaar en niet te sturen, maar zijn wel te stimuleren.
(brainstorming)
2.4 Stadia en bijbehorende aanpak
Om een project te managen en te sturen is het van belang inzicht te hebben in de levenscyclus van
een product of systeem. In de levenscyclus doorloopt een product in de tijd verschillende stadia. De
stadia die doorlopen worden, bewegen zich tussen vier zones die tot de verwezenlijking van het
product steeds tastbaarder en rationeler worden, om vervolgens terug te keren naar steeds minder
rationeel en tastbaar.
Een product start in de levenscyclus als een idee in de spirituele zone. Daarbij wordt het nieuwe idee
gecreëerd. Een creatieve aanpak is daarbij van groot belang. In het tweede stadium word het idee
omgezet in een plan. Dit gebeurt in de mentale zone. Het idee krijgt vorm, en de aanpak is rationeel
en gestructureerd. Als het plan gemaakt is, gaat het product het stadium van de resultaatvorming in.
Deze resultaatvorming vindt plaats in de praktische zone. Het plan wordt ter hand genomen en er
wordt begonnen aan het tastbaar realiseren van het product. Hierbij is een praktische en
gestructureerde aanpak van levensbelang. In het vierde stadium functioneert het product. Het
product bevindt zich in de manifeste zone, en activiteiten zijn vooral gericht op onderhoud, waarbij
acties vaak van een routinematiger aard worden.
Na het opleveren van het product zullen stadia van stagnatie, verval en ondergang intreden. Deze
stadia dalen in de zones weer af van de praktische via de mentale tot de spirituele zone. De vragen
richten zich allereerst op herstel, vervolgens op crisishantering, om het tot slot op te geven. De
aanpak zal probleemoplossend moeten beginnen, maar wanneer het verval intreedt zal dit moeten
worden losgelaten, om het product uiteindelijk begeleid te laten sterven. Het verval en de ondergang
kunnen worden tegengegaan door op basis van de bevindingen uit deze stadia een nieuw idee te
vormen waarmee in een nieuw project opnieuw de eerste vier stadia doorlopen kunnen worden.
, Stadium Zone Vragen Aanpak
Ideevorming Spirituele zone Creatievragen Improvisatie en
creatief
Planvorming Mentale zone Vormingsvragen Rationeel
Resultaatvorming Praktische zone Realisatie vragen Praktisch
Functionering Manifeste zone Onderhoudsvragen Routine
Stagnatie Praktische zone Herstelvragen Probleemoplossend
Verval Mentale zone Crisis vragen Loslaten
Ondergang Spirituele zone Onoplosbare vragen stervensbegeleiding
2.4.1 Ideevorming (creatieve aanpak)
Een nieuw idee ontstaat vanuit een opdracht, spontaan of als gevolg van een probleem dat om
oplossing of vernieuwing vraagt. Deze creatie vindt voor een groot deel onbewust plaats binnen zone
1 (spirituele zone) en onttrekt zich (voor een deel) aan onze waarneming. In dit stadium zijn de
heuristische activiteiten dominant. Deze activiteiten zijn niet programmeerbaar, maar wel te
stimuleren. Het gaat om creatievragen, een creatievraag is een onderzoeksvraag die erop gericht is
om alle mogelijkheden in kaart te brengen. Omdat je nog weinig greep hebt op het proces, ligt de
nadruk op associatie, creativiteit en improviseren (makelaars, projectontwikkelaars, reclamebureaus
en filmproducenten).
Creatieve technieken voor het beantwoorden van creatievragen zijn bijv. brainstormen,
brainwritting, visualiseren, synectics en mindmappen. Binnen de projectmatige aanpak worden de
activiteiten van dit stadium expliciet gemaakt in het projectvoorstel.
2.4.2 Planvorming (rationele aanpak)
Planvorming vindt bewust plaats en speelt zich af binnen zone 2 (mentale zone). Daarbij heb je te
maken met vormingsvragen die de ideeën uit het eerste stadium verder uitdiepen. Het gaat daarbij
om het omzetten van een idee in een plan. Dit stadium vraagt om rationele benadering, hoewel
zeker in het begin nog wel veel creativiteit nodig is. De rationele aanpak krijgt vorm in de planmatige
benadering, waarbij, stap voor stap (algoritmisch), naar een einddoel wordt toegewerkt. Binnen de
projectmatige aanpak worden de activiteiten van dit stadium expliciet gemaakt in het projectplan
(het programma van eisen).
2.4.3 Resultaatvorming (praktische aanpak)
Dit stadium valt binnen zone 3 (praktische zone) en wordt gekenmerkt door het doen. De plannen uit
de mentale zone worden hierbij daadwerkelijk gerealiseerd. In dit stadium krijg je te maken met
realisatievragen en een praktische benadering die zich kenmerkt door het vele regelen en
organiseren. VB/hoe kun je het ontwikkelde plan voor de verbouw daadwerkelijk realiseren? Binnen
de projectmatige aanpak worden de activiteiten van dit stadium expliciet gemaakt in het
uitvoeringsprogramma.
2.4.4 Functionering (routinematige aanpak)
In dit stadium moet het gerealiseerde product zijn werk doen en in stand blijven. Dit stadium ligt in
zone 4 (manifeste zone), waarin de vorm is uitgekristalliseerd. In dit stadium krijg je te maken met
onderhoudsvragen. Dikwijls kun je deze vragen routinematig aanpakken, dat wil zeggen volgens
vaste richtlijnen, procedures en onderhoudsschema’s. Een onderhoudsplan voor een gebouw is
bijvoorbeeld een antwoord op een onderhoudsvraag.
