De moduleopdracht heb ik gemaakt om het vak Tools voor de virtual support professional af te ronden voor de opleiding Secretary Next aan Schoevers. Ik heb de moduleopdracht met een 8,3 behaald.
Het volgende wordt in de opdracht beschreven:
In jouw moduleopdracht werk je de volgende stappen/deel...
Schoevers – Secretary Next …
Moduleopdracht: Praktisch werkplan
Tools voor de virtual support
4795467
Virtual assistant
29 mei 2021
Cohort 2020-2021
professional
Figuur 1: Pietroluongo, L. (2020, 20 februari). How to Become a Virtual assistant [Illustratie].
https://www.elegantthemes.com/blog/business/how-to-become-a-virtual-assistant
,Voorwoord
Mijn naam is ... ..., ik ben 22 jaar en ik kom uit ... In september 2020 heb ik de opleiding tot
doktersassistent afgerond. Momenteel ben ik werkzaam als allround secretaresse bij .., dit is een
centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie. In oktober ben ik begonnen met een nieuwe uitdaging,
namelijk de opleiding Secretary Next van Schoevers. Voor deze opleiding volg ik de module Tools
voor de virtual support professional. Om deze module succesvol af te ronden maak ik een praktisch
werkplan waarin ik mijn aanpak als virtual assistant schets.
Ik maak deze moduleopdracht om meer kennis te vergaren over het beroep virtual assistant. Daarbij
wil ik mij verdiepen in alle systemen en tools die beschikbaar zijn voor digitaal werken. Door het boek
Een toekomst als virtual assistant iets voor jou? (Mireille Petit, 2020) en de reader Tools voor de
virtual support professional (Schoevers, 2020) te lezen en de bijbehorende lessen te volgen, ben ik
geënthousiasmeerd over het onderwerp. Ik ben met veel plezier gestart met het maken van deze
moduleopdracht.
Graag bedank ik mijn docent … en mijn medestudenten voor de lessen die we hebben gehad. De
lessen waren voor mij leerzaam. Met behulp van de lessen kon ik de theorie in de praktijk brengen.
Daarbij gaven de lessen mij inspiratie en ondersteuning bij het maken van deze moduleopdracht.
Ik wens u veel plezier bij het lezen van mijn praktisch werkplan.
... ...
…, 29 mei 2021
2
,Samenvatting
In deze moduleopdracht schrijf ik een praktisch werkplan waarin ik mijn aanpak schets als virtual
assistant. Het werkplan schrijf ik op basis van mijn eigen toekomstige onderneming waarin ik als
virtual assistant voor diverse opdrachtgevers ga werken. Als virtual assistant werk ik volledig op
afstand voor opdrachtgevers. In dit werkplan doe ik voorstellen en geef ik adviezen over systemen die
ik aanraad om als organisatie te gebruiken bij het werken op afstand. In deze voorstellen belicht ik
zowel de voor- als nadelen van deze systemen. Om tot een goed voorstel te komen heb ik een aantal
zaken in overweging genomen. Ik vind het belangrijk dat systemen gebruiksvriendelijk zijn, over de
juiste gegevensprivacy en -bescherming beschikken en betaalbaar zijn.
Indien een organisatie mij inhuurt als virtual assistant levert dit voor de organisatie veel voordelen op.
Ten eerste kan ik flexibel ingehuurd worden en zit een organisatie niet vast aan een contract. Ten
tweede hoeven er geen reistijd of reiskosten verrekend te worden, doordat ik vanuit mijn eigen locatie
werk. Ten derde kan de ruimte op kantoor efficiënter worden benut, doordat ik geen werkplek nodig
heb. Ten vierde verzorg ik mijn eigen scholing en houd ik mijn kennis op peil door cursussen en
opleidingen te volgen. Tot slot hebben organisaties bij het inhuren van een virtual assistant geen
kosten voor verplichte premies, bijdragen, verzekeringen, vakantiegeld en alle overige kosten die ze
bij vast personeel wel hebben.
Voor succesvol digitaal agendabeheer is een goed werkend systeem nodig. Het systeem dat ik
adviseer is de Outlook Agenda van Microsoft. Bij agendabeheer is het belangrijk om het overzicht te
bewaren. Dit doe ik door alle agenda’s samen te voegen tot één agenda. Om overzicht in de agenda
te creëren maak ik gebruik van kleurcodes. Om fouten te voorkomen noteer ik in de afspraak altijd het
tijdstip, de locatie en de datum. Het inplannen van reeksen en terugkerende afspraken vind ik zeer
functioneel. Goede communicatie tussen de planner en de uitvoerder is cruciaal voor succesvol
agendabeheer.
Het aanbod van clouddiensten op de markt is gigantisch. De vier systemen die ik aanraad om te
gebruiken bij het werken in de cloud zijn: Mega, Basecamp, Microsoft Teams en Cloudally. Mijn
voorkeur gaat uit naar deze cloudsystemen wegens hun gebruiksvriendelijkheid, prijs en gegevens-
en privacybeveiliging. Mega raad ik aan om te gebruiken bij het archiveren, delen en beheren van
diverse soorten documenten. Basecamp raad ik aan om te gebruiken bij het organiseren en beheren
van projecten. Microsoft Teams raad ik aan om te gebruiken bij vergaderingen. Cloudally raad ik aan
om te gebruiken bij het maken van back-ups.
Twee Google-producten die ik voorstel om te gebruiken bij samenwerken op afstand zijn: Google
Drive en Google Hangouts. Google Drive raad ik aan om te gebruiken bij het delen van bestanden.
Google Hangouts raad ik aan om te gebruiken bij vergaderingen of brainstormsessies.
Het systeem dat mijn voorkeur heeft voor online vergaderen is Microsoft Teams. Mijn voorkeur gaat
hiernaar uit wegens de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, de prijskwaliteit-verhouding en de
beveiliging omtrent privacy. Daarbij sluit Microsoft Teams ook naadloos aan op de Outlook Agenda
van Microsoft, die ik aanraad om te gebruiken bij het agendabeheer.
De systemen die ik gebruik om de sociale media van organisaties te monitoren en bij te houden zijn:
Canva, Buffer en Google Analytics. Canva is een programma waarmee ik content creëer zoals,
nieuwsbrieven, instagramberichten en blogs. Buffer is een programma waarin ik berichten voorbereid
voor de sociale media van een organisatie. Google Analytics gebruik ik om de sociale media te
monitoren. Om een socialmediastrategie effectief en functioneel in te zetten voor een organisatie
maak ik eerst een persona en vul ik het vijf stappenplan van het socialmediaprotocol in.
Een blog en een nieuwsbrief zijn belangrijke items voor een organisatie om snel en effectief te kunnen
communiceren met hun werknemers, klanten en stakeholders. Daarom laat ik graag zien hoe ik voor
bedrijven blogs en nieuwsbrieven maak. De onderneming die ik heb gekozen om een blog en
nieuwsbrief voor te schrijven is: Too Good To Go. Voor het ontwerpen van zowel de nieuwsbrief als
de blog heb ik gebruik gemaakt van Canva.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord.................................................................................................................................2
Samenvatting..............................................................................................................................3
Inleiding.....................................................................................................................................5
Praktisch werkplan: mijn aanpak als virtual assistant................................................................6
1. De voordelen van een virtual assistant in een organisatie......................................................6
2.1 Voorkeurssysteem digitaal agendabeheer........................................................................6
3. Voorstel van systemen voor het werken in de cloud..............................................................7
3.3 Vier systemen om mee te werken in de cloud..................................................................7
3.3.1 Mega..........................................................................................................................7
3.3.2 Basecamp...................................................................................................................8
3.3.3 Microsoft Teams........................................................................................................8
3.3.4 Cloudally...................................................................................................................8
4. Voorstel van Google-producten voor makkelijker samenwerken op afstand........................8
4.1 Google Drive....................................................................................................................8
4.2 Google Hangouts..............................................................................................................9
5. Voorkeurssysteem voor online vergaderen............................................................................9
6. Inzetten en het monitoren van sociale media voor bedrijven.................................................9
6.1 Systemen voor het monitoren en inzetten van sociale media...........................................9
6.2 Persona en socialmediaprotocol.....................................................................................10
6.3 Voorbeeld van een persona en een socialmediaprotocol voor To Good To Go.............10
7. Blog en nieuwsbrieven voor organisaties.............................................................................10
7.1 Voorbeeld nieuwsbrief....................................................................................................10
7.2 Voorbeeld blog...............................................................................................................10
7.3 Voorkeursysteem voor het ontwerpen van nieuwsbrieven en blogs..............................10
Literatuurlijst............................................................................................................................11
Bijlagen....................................................................................................................................12
Bijlage 1: Persona ‘Too Good To Go’..................................................................................12
Bijlage 2: Voorbeeld nieuwsbrief ‘Too Good To Go’..........................................................13
Bijlage 3: Voorbeeld blog ‘Too Good To Go’.....................................................................14
4
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper lisannevanderniet. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €6,99. Je zit daarna nergens aan vast.
