Creatief voorstel organisatie
jubileumfeest 10 jaar Pas Past Jou
Moduleopdracht Eventmanagement
Opleiding Hogeschool Schoevers
Docent X
Gemaakt door X
Studentnummer X
Datum 28 juni 2021
,Voorwoord
Hierbij presenteer ik u mijn moduleopdracht Eventmanagement. Deze module is de eerste module die
ik volg van fase twee van de hbo-bachelor executive officemanagement. Deze studie volg ik geheel
via e-learning aan Hogeschool Schoevers.
Graag maak ik van dit voorwoord gebruik om mij voor te stellen. Ik ben NAAM, 46 jaar, en ik woon in
PLAATS. Ik heb op mijn 20e een opleiding tot directiesecretaresse gevolgd bij Schoevers in
Amsterdam waarna ik 17 jaar lang met zeer veel plezier als directiesecretaresse heb gewerkt in zowel
het bedrijfsleven als bij de rijksoverheid, in binnen- en buitenland. Acht jaar geleden nam ik de stap
om voor mijzelf te beginnen als virtueel assistent.
Ondertussen vind ik het tijd worden om een volgende stap te gaan nemen in mijn carrière. Daarom
heb ik vorig jaar maart de keuze gemaakt om bij Schoevers de opleiding executive officemanagement
te gaan volgen. In maart van dit jaar heb ik mijn propedeuse gehaald.
Het doel van deze moduleopdracht is een creatief voorstel te schrijven voor een 10-jarig jubileum van
het kledingmerk Pas Past Jou. Ik heb een aantal jaar in de Franse Alpen gewoond. Deze woning lag
in de bergen en was geheel zelfvoorzienend. Alle elektra kwam van zonnecellen, warmte en koeling
via een geothermische installatie en het door ons opgevangen regenwater werd gezuiverd tot
drinkwater. Mede door deze ervaring kwam bij mij het idee boven om het thema duurzaamheid als
een rode draad door dit voorstel te laten lopen.
Ik maak ook graag van dit voorwoord gebruik om mijn docent NAAM te bedanken voor de privé en
groepslessen via Teams en voor ál zijn tips en adviezen. Door zijn aanstekelijke enthousiasme,
begon bij mij vanaf les 1 de inspiratie te borrelen.
Ik hoop dat u net zoveel plezier beleeft aan het lezen van deze moduleopdracht als ik had aan het
schrijven van dit creatieve voorstel.
NAAM
PLAATS, 28 juni 2021
Feedback docent
Cijfer
8 (100%)
Motivatie en verbeterpunten
Hieronder ontvangt u de beoordeling van uw plan.
Vorm: het aantal pagina's is conform de aanwijzingen in de examen informatie. De structuur is
logisch opgebouwd. Er zijn voldoende literatuurverwijzingen. Het taalgebruik goed. De literatuurlijst
is conform de APA-normen.
Inhoud: de levendige sfeer-schets en de programmering is voldoende beschreven. De evaluatie is
voldoende beschreven. Denk bij de begroting ook aan de organisatiekosten. U kunt deze ook in
man/mens uren aangeven. De doelstelling van de opdrachtgever heeft u creatief aangepast (d.m.v.
duurzaamheid), maar houd ook het doel van het feestelijke jubileum in de gaten.
Verbeterpunten: in de samenvatting zouden alle feitelijke hoogtepunten uit de hoofdtekst letterlijk
moeten worden weergeven, zodat de samenvatting als zelfstandige tekst te lezen is.
Proficiat met uw cijfer en veel succes verder!
pag. 1
,Samenvatting
Voor het vak Eventmanagement bestaat het examen uit het inleveren van een
moduleopdracht. Deze moduleopdracht bestaat uit het maken van een creatief
voorstel voor het organiseren van een personeelsfeest naar aanleiding van het
10-jarig bestaan van het kledingmerk 'Pas Past Jou’.
Het plan is geschreven vanuit de rol van de eventmanager van het evenementenbureau Ethical
Events (verantwoord feesten). Het voorstel is geschreven op basis van de input uit een uitgebreide
briefing met de opdrachtgever. Bij het schrijven van het voorstel heeft Ethical Events voortdurend
voor ogen gehouden dat hat evenement aansluit op de doelgroep, de doelstellingen en het door Pas
Past Jou te bereiken resultaat. Het resultaat heeft een koppeling met de aanleiding en de doelstelling.
In een introductiegesprek hebben Pas Past Jou en Ethical Events zich aan elkaar voorgesteld. De
aanleiding voor het evenement is het 10-jarig jubileum van het kledingmerk Pas Past Jou. De
directeur wil het jubileum aangrijpen om de medewerkers en hun partners te bedanken voor hun
tomeloze inzet. Het kledingmerk heeft in tien jaar tijd tien goedlopende vestigingen geopend met
duurzame kleding. Nu het kledingmerk Pas Past Jou staat als een huis, wil de directeur een stap
verder gaan en zich positioneren in de markt als een volledig circulair kledingmerk en de komende vijf
jaar vijf nieuwe vestigingen openen met volledig circulaire kleding onder de naam: Pas Past Jou Altijd.
Daarvoor organiseert Pas Past Jou op zaterdag 19 juni 2021 een 10-jarig jubileumfeest voor haar 80
medewerkers en hun eventuele partners. Samen met de opdrachtgever is de SMART-doelstelling als
volgt omschreven: binnen 10 maanden na het evenement zal 80% van de nieuwe ontwerpen
geoptimaliseerd zijn voor een zo lang mogelijk leven en voor volledige recycling door het gebruik van
circulaire grondstoffen en door een betere samenwerking met partners op het gebied van sortering en
recycling. Het maximaal te besteden budget voor dit evenement is € 50.000,- exclusief btw.
Om het evenement zo goed mogelijk op de doelgroep af te stemmen, is vooraf aan de hand van een
aantal socio-demografische kenmerken een duidelijk profiel opgesteld.
Duurzaamheid loopt als een rode draad door het gehele concept. Het driestapsuitnodigingstraject
gaat volledig digitaal. De reis naar de locatie gaat per gecharterde trein. De locatie zelf, een
voormalige naaigarenfabriek, is de perfecte locatie voor een kledingmerk als opdrachtgever. Qua
entertainment is er gekozen voor milieuvriendelijke activiteiten, een gastspreker die de medewerkers
motiveert circulair te gaan innoveren en als feestelijke afsluiting is er -in plaats van voor vuurwerk-
gekozen voor een drones show. Ook de catering is lokaal, biologisch en gemaakt uit ‘gered voedsel’
om voedselverspilling tegen te gaan. Daarbij blijft de sfeer: informeel, hip, modieus, duurzaam, trendy
en zo dicht mogelijk bij de natuur.
Om te zorgen dat het evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt, is een draaiboek opgesteld. In
dit draaiboek staat gedetailleerd omschreven welke taken uitgevoerd dienen te worden en wie
waarvoor verantwoordelijk is. Ethical Events heeft een doorlopende evenementenverzekering lopen
voor onvoorziene omstandigheden. De locatie, De Filatuur, beschikt over een veiligheidsplan en de
benodigde vergunningen.
Na afloop van het jubileumfeest hebben verschillende evaluaties plaatsgevonden. Tijdens de interne
en externe evaluaties is het succes van het evenement bepaald: is de doelstelling behaald, de
doelgroep bereikt? Wat ging goed en welke verbeterpunten zijn er? Van de evaluaties is een
eindverslag gemaakt waarin de aandachtspunten zijn beschreven. De financiële afwikkeling is
opgenomen als onderdeel in het evaluatieverslag.
pag. 2
,Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................................................... 1
Samenvatting .......................................................................................................................................... 2
1. Inleiding ............................................................................................................................................... 4
1.1 Introductie evenementenbureau Ethical Events ........................................................................... 4
1.2 Introductie opdrachtgever Pas Past Jou ....................................................................................... 4
1.3 Leeswijzer ..................................................................................................................................... 4
1.4 Lijst van tabellen ........................................................................................................................... 4
2. Plan van aanpak ................................................................................................................................. 5
2.1 Soort evenement ........................................................................................................................... 5
2.2 Doel en doelstelling evenement .................................................................................................... 5
2.3 Beschrijving van de doelgroep ...................................................................................................... 5
2.4 Wensen en eisen van de opdrachtgever ...................................................................................... 5
3. Overzicht sfeer .................................................................................................................................... 6
3.1 Locatie ........................................................................................................................................... 6
3.2 Catering ......................................................................................................................................... 6
3.3 Decoratie ....................................................................................................................................... 6
3.4 Programma ................................................................................................................................... 7
3.5 Entertainment ................................................................................................................................ 8
3.6 Vergunningen, veiligheid en verzekeringen .................................................................................. 8
3.7 Moodboard .................................................................................................................................... 9
4. Uitnodigingen en het traject .............................................................................................................. 10
4.1 Uitnodigingstraject ....................................................................................................................... 10
4.2 De inzet van social media ........................................................................................................... 10
5. Draaiboek .......................................................................................................................................... 11
6. Afwikkeling en Evaluatie ................................................................................................................... 12
6.1 Interne evaluatie .......................................................................................................................... 12
6.2 Externe Analyse .......................................................................................................................... 12
6.3 Financiële controle ...................................................................................................................... 12
6.4 Eindverslag ................................................................................................................................. 12
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 13
Bijlagen.................................................................................................................................................. 14
I De circulaire mode-industrie in beeld ......................................................................................... 14
II Plattegrond De Filatuur ............................................................................................................... 15
III Draaiboek Jubileumfeest 10 jaar Past Past Jou ......................................................................... 16
IV Impressie van de vooraankondiging, uitnodiging en bevestigingsmail ....................................... 17
V Begroting ..................................................................................................................................... 18
VI Overall planning en tijdlijn ........................................................................................................... 19
VII Keuzematrix locatie..................................................................................................................... 20
pag. 3
, 1. Inleiding
Dit voorstel is geschreven voor de organisatie van een evenement in een pre of post Corona-tijdperk.
1.1 Introductie evenementenbureau Ethical Events
NAAM, de oprichtster van Ethical Events, woonde een aantal jaar volledig zelfvoorzienend in de
Franse Alpen. Toen zij naar Nederland terugverhuisde ontstond het idee voor Ethical Events. De
evenementenbranche laat al jaren een groei zien. Helaas blijkt uit onderzoek van Eventbrite dat
slechts 52% van de evenementenprofessionals in de Benelux de (eerste!) stappen zet om de impact
van hun evenement op het milieu te minimaliseren (2020). Wanneer je vier jaar lang volledig
afhankelijk bent geweest van de natuur voor je water, verwarming, koeling en elektriciteit, dan denk je
niet alleen duurzaam, dan doe je duurzaam. Met die gedachte werd Ethical Events opgericht. Het
motto van Ethical Events is dan ook: bied een ervaring waarvan de herinnering blijvend is, maar de
footprint niet.
1.2 Introductie opdrachtgever Pas Past Jou
Bij kledingmerk Pas Past Jou ligt de focus op het optimaal gebruiken van duurzame stoffen en
materialen. Pas, dat een afkorting is van: Producten Allemaal Sustainable, zoekt voor haar producten
continu naar innovaties en materialen met zo min mogelijk impact op planeet, mens en dier.
Elke 5 minuten worden er wereldwijd 1 miljoen nieuwe kledingstukken gemaakt. 90 procent van deze
kleding komt op afvalbergen terecht. Slechts 10 procent wordt gerecycled (Ellen MacArthur
Foundation, 2017). Pas Past Jou wil hier verandering in brengen. Directeur Ina Budde wil de transitie
naar een circulaire mode- en textielsector versnellen. Nu Pas Past Jou na 10 jaar zijn naam als
duurzaam kledingmerk heeft gevestigd, wil de directeur toewerken naar circulaire kleding. Een
businessmodel waarbij verspilling tijdens de productie, de verkoop en het gebruik van de kleding
wordt geminimaliseerd door kleding te maken van duurzame grondstoffen en na gebruik volledig te
recyclen of te composteren. Haar visie is om in vijf jaar tijd vijf nieuwe zaken te openen die alleen nog
maar circulaire fashion verkopen onder de naam Pas Past Jou Altijd!
1.3 Leeswijzer
Kuiper en Kamp (2020) beschrijven het organiseren van een evenement als het doorlopen van een
project in vijf fasen:
fase 1: de opstart van het project. Het vertalen van het concept naar uitvoering met een plan van
aanpak, actiepuntenlijst en het opstellen van de begroting.
fase 2: overzicht over het project. Leveranciers zoeken, offertes aanvragen en contracten opstellen.
fase 3: de structuur van het project. Plannen, uitnodigen en communiceren.
fase 4: uitvoering van het project met het draaiboek en de begeleiding opbouw, uitvoering, afbouw.
en tot slot fase 5: natraject met de reflectie, evaluatie en financiële afwikkeling.
In dit eerste hoofdstuk kunt u kennismaken met het evenementenbureau en de opdrachtgever.
Hoofdstuk 2 Plan van Aanpak beschrijft het soort evenement en de doel, doelgroep en doelstelling. In
hoofdstuk 3 komt de sfeerbeleving aan de orde. Met daarin o.a. de locatie en aankleding, de catering
en het programma. Hoofdstuk 4 behandelt de structuur van het programma met de planning en de
uitnodigingen. In hoofdstuk 5 zijn we aanbeland in fase 4 van het projectmanagement, het draaiboek.
Tot slot komt in hoofdstuk 6 de evaluatiefase aan de orde.
1.4 Lijst van tabellen
Figuur 1. Programma …..……………………………………………………………..…………….…7
Figuur 2. Tijdsplanning uitnodigingstraject …………………………………………………………10
Figuur 3. Verkorte versie draaiboek …………………………………………………………………11
pag. 4
