Contract- en
Leveranciersmanagement
Studentnummer:
26-7-2021
Studentnummer:
NCOI
26-7-2021
HBO Associate degree Ondernemerschap &
Retail Management
NCOI
HBO Associate degree Ondernemerschap &
Retail Management
, Voorwoord
[PERSOONLIJK VERHAAL]
1
, Samenvatting
Deze moduleopdracht is geschreven voor BEDRIJF X en beschrijft de huidige situatie van het
Contract- en Leveranciersmanagement in de huidige situatie, de gewenste situatie en bevat een
implementatieplan hoe naar de gewenste situatie te komen.
De inleiding beschrijft dat de missie van BEDRIJF X is zijn klanten 24/7 een veilige, betrouwbare,
duurzame en efficiënte containerafhandeling te bieden in Rotterdam. Ook beschrijft het de visie:
toonaangevend zijn in termen van veiligheid en duurzaamheid en continu streven naar een maximaal
betrouwbare en efficiënte op- en overslag van containers. BEDRIJF X doet er alles aan om de sterke
positie als global hub ook in de toekomst te behouden. Dat doet BEDRIJF X door te blijven innoveren
en te groeien daar waar mogelijk.
In hoofdstuk 1 wordt beschreven hoe de huidige situatie van het Contract- en
Leveranciersmanagement is bij BEDRIJF X. In hoofdstuk 2 wordt vervolgens de gewenste situatie in
kaart gebracht.
De volgende onderwerpen komen aan bod: Procesverloop, Volwassenheidsniveau, Intensiteit van
Contactmanagement, Type Contracten, Contractomgeving, Positionering en Ondersteunende
systemen.
In deze hoofdstukken worden conclusies en verbeterpunten verbonden aan onderstaande
onderwerpen:
Procesverloop
o Is momenteel onvolledig en niet voor iedereen toegankelijk. Gewenst is om dit
volledig te krijgen en voor iedereen toegankelijk
Volwassenheidsniveau
o Is momenteel niveau 3. Het gewenste niveau is niveau 4.
Intensiteit van Contractmanagement
o De intensiteit van het Contractmanagement wordt bij BEDRIJF X gekoppeld aan het
type product. Echter is dit momenteel onvoldoende. Gewenst is om dit per type
product en contract te intensiveren.
Type contracten
o Voor het primaire proces wordt 70% van de activiteiten uitbesteed en de
ondersteunende activiteiten voor zelfs 90%. Voor dit onderwerp zijn geen
verbeterpunten naar voren gekomen.
Contractomgeving
o Deze is voor BEDRIJF X in kaart gebracht is in de huidige situatie voldoende en
behoeft daarom geen verbetering.
Positionering
o Hier komt naar voren dat voor de functie van Supervisor en de afdeling Procurement
meerdere rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden binnen het
Contractmanagement bestaan. Gewenst is om deze rollen te herverdelen.
Ondersteunende systemen
o BEDRIJF X gebruikt diverse Contract- en procesbeheersystemen, welke nog niet
optimaal zijn ingericht. Inmiddels is er een project gestart om systeem Nimbus te
vervangen door EXB, welke voldoet aan de gewenste situatie.
In hoofdstuk 3 wordt verder ingegaan op de verbeterpunten middels een implementatieplan en de
daar bijbehorende impact op kosten en personeel. In totaal zijn er 8 verbeterpunten geïdentificeerd
welke zijn toegewezen aan mensen en middelen.
2
,Voorwoord............................................................................................................................. 1
Samenvatting........................................................................................................................ 2
Inleiding................................................................................................................................. 5
1. Huidige rol en positie van de contractmanagement organisatie...................................6
1.1. Procesverloop.............................................................................................................. 6
1.2. Volwassenheidsniveau.................................................................................................6
1.3. Intensiteit van Contractmanagement............................................................................6
1.4. Type contracten............................................................................................................ 7
1.5. Contractomgeving........................................................................................................ 7
1.6. Positionering................................................................................................................. 7
1.7. Ondersteunende systemen...........................................................................................8
2. Gewenste situatie............................................................................................................. 8
2.1. Procesverloop.............................................................................................................. 8
2.2. Volwassenheidsniveau.................................................................................................8
2.3. Intensiteit van Contractmanagement............................................................................9
2.4. Positionering................................................................................................................. 9
2.5. Ondersteunende systemen...........................................................................................9
3. Implementatieplan............................................................................................................. 9
3.1. Procesverloop.............................................................................................................. 9
3.1.1. De huidige werkinstructies en werkwijzen vastleggen.........................................................9
3.1.2. Trainen van personeel........................................................................................................10
3.2. Volwassenheidsniveau...............................................................................................10
3.2.1. De rol van Contractmanager toevoegen aan de functieomschrijving van Supervisors.......10
3.2.2. De rol van Contractmanager toevoegen aan de periodieke beoordeling van Supervisors. 10
3.2.3. KPI’s meten en beoordelen door middel van evaluatiegesprekken....................................10
3.3. Intensiteit van Contractmanagement..........................................................................11
3.3.1. Intensiveren van de activiteiten per product......................................................................11
3.4. Positionering............................................................................................................... 11
3.4.1. Rol van Behoefteseller toewijzen aan de Contracteigenaar...............................................11
3.5. Ondersteunende systemen.........................................................................................11
3.5.1. Volledige implementatie van EXB systeem, ter vervanging van Nimbus............................11
Literatuurlijst....................................................................................................................... 12
Bijlage I: Capability Maturity Model Integration................................................................13
Bijlage II: CCMM Assessment............................................................................................14
Bijlage III: Activiteiten per niveau Contractmanagement.................................................14
Bijlage IV: RASCI model BEDRIJF X.................................................................................16
Bijlage V: Activiteiten voor intensiveren Contractmanagement.....................................17
3
,4
, Inleiding
Middels deze moduleopdracht wordt er advies gegeven over de inrichting van het Contract- en
Leveranciersmanagement binnen BEDRIJF X.
BEDRIJF X is een logistieke dienstverlener welke de op- en overslag van containers voor hun klanten
verzorgd, 24 uur per dag, 363 dagen per jaar. De terminal van BEDRIJF X bevindt zich op de
LOCATIE. Sinds de oprichting in 2007 is de organisatie continu doorgegroeid en heeft momenteel 250
medewerkers. De capaciteit van de terminal is 2.35 miljoen TEU (twenty feet equivalent unit) per jaar.
De missie van BEDRIJF X is zijn klanten 24/7 een veilige, betrouwbare, duurzame en efficiënte
containerafhandeling te bieden in Rotterdam, de belangrijkste doorvoerhaven van Europa.
BEDRIJF X’s visie is toonaangevend zijn in termen van veiligheid en duurzaamheid en streeft continu
naar een maximaal betrouwbare en efficiënte op- en overslag van containers. BEDRIJF X doet er
alles aan om de sterke positie als global hub ook in de toekomst te behouden. Dat doet BEDRIJF X
door te blijven innoveren en te groeien daar waar mogelijk.
De klanten van BEDRIJF X zijn met name grote rederijen. Het transport van de containers via deze
klanten gaat over de weg, per binnenvaartschip of per trein. Het primaire proces betreft het op- en
overslaan van zeecontainers. Dit proces wordt vrijwel geheel automatisch aangestuurd en de
infrastructuur voor dit proces is dan ook kritisch voor de dagelijkse operatie.
Het belang van het advies over de inrichting van het Contract- en Leveranciersmanagement bij
BEDRIJF X is om de effectiviteit en efficiëntie binnen BEDRIJF X te verbeteren om zo de klanten
betere en snellere dienstverlening te kunnen bieden.
Het advies over de inrichting van het Contract- en Leveranciersmanagement bestaat uit een analyse
van de huidige situatie, de gewenste situatie en tot slot een implementatieplan hoe daar te komen.
5
, 1. Huidige rol en positie van de contractmanagement organisatie
1.1. Procesverloop
Bij BEDRIJF X wordt het Contract – en Leveranciersmanagement beleid centraal aangestuurd.
Flowcharts van het Procurement proces zijn volledig uitgewerkt en beginnen bij het specifiëren van de
behoefte tot het punt van contracteren van de leverancier. Het Contractmanagement proces is
momenteel onvolledig en niet voor iedereen toegankelijk. Onvolledig in de zin dat er wel een uniforme
werkwijze in de organisatie wordt gehanteerd welke middels werkinstructies decentraal wordt
uitgevoerd. Tevens worden de autorisaties en handtekeningen onder het contract volgens het proces
Contracteren uitgevoerd en worden deze autorisaties en handtekeningen bij het Contractdossier in
een beheersysteem gearchiveerd.
1.2. Volwassenheidsniveau
Het volwassenheidsniveau van het contractmanagement, genaamd het CATS CM Maturity Model,
zoals beschreven door van Beckum & Vlasveld (2014) kan worden onderverdeeld in vijf niveaus.
Dit model is gebaseerd op het model Capability Maturity Model Integration (CMMI) van het CMMI
Institute (CMMI, 2007) en de illustratie in Bijlage I geeft een duidelijk beeld weer van de verschillende
niveaus. Voor BEDRIJF X is er een assessment uitgevoerd conform de CATS CM methode welke
van Beckum & Vlasveld (2014) voorschrijven, de resultaten zijn te vinden in Bijlage II.
Voor dit assessment zijn 2 functies geïnterviewd:
Supervisor Procurement (Procesbeheerder)
Supervisor Civiel (Contractmanager)
Het huidige volwassenheidsniveau van het contractmanagement van BEDRIJF X is niveau 3
(Gedefinieerd):
Ondanks dat het proces onvolledig beschreven en vastgelegd is, is er wel een uniforme
werkwijze welke bij iedereen bekend is en wordt toegepast door de Contractmanagers.
De Contractmanager weten wat er van hen verwacht wordt, alleen ligt dit niet vast in de
functieomschrijving en wordt men er niet op beoordeeld.
Contractbeheersystemen zijn beschikbaar en toegankelijk voor iedereen.
1.3. Intensiteit van Contractmanagement
Van Beckum & Vlasveld (2014) beschrijven dat CATS CM op drie verschillende niveaus kunnen
worden toegepast en dat de keuze vooraf kan worden bepaald op basis van een aantal aspecten,
zoals complexiteit van het contract, doorlooptijd, contractwaarde, relatie met de kritische
bedrijfsprocessen en meer. Deze niveaus zijn:
Beperkt Contractmanagement
Aangepast Contractmanagement
Volledig Contractmanagement
De activiteiten per niveau worden weergegeven in Bijlage III.
Bij BEDRIJF X wordt met name de impact van het contract op de kritische bedrijfsprocessen en de
contractwaarde en contractduur gekoppeld aan het niveau van Contractmanagement. Men maakt
hiervoor onder andere gebruik van de Kraljic matrix (Vendorlink, 2018).
Hierbij dient in acht genomen te worden dat dit naast producten ook diensten betreffen:
Op Routine producten zoals gereedschappen, montagemateriaal, koffie en schoonmaak wordt
Beperkt Contractmanagement toegepast; het facturatieproces ligt vast, contracten worden
beheerd in een Contractbeheersysteem en er vind periodiek intern en extern overleg plaats
om de voortgang en prestaties te evalueren.
Op Knelpunt producten, met name moeilijk verkrijgbare producten en diensten met lage
waarde zoals speciale hydraulische componenten en contracten ten behoeve van incident
management, wordt geen Contractmanagement toegepast. Dit vormt een risico omdat de
afspraken niet gecontroleerd worden en er geen beeld is van de te verwachten kwaliteit.
Op Hefboom producten zoals hydrauliekolie en brandstoffen, reparaties en preventief
onderhoud wordt Beperkt Contractmanagement toegepast; het facturatieproces ligt vast,
contracten worden beheerd in een Contractbeheersysteem en er vind periodiek intern en
extern overleg plaats om de voortgang en prestaties te evalueren.
6
