Hoofdstuk 8 Ontwikkelingen in de administratieve organisatie
8.1 Een korte historie
Administratieve organisatie is een typisch Nederlands vakgebied, waarvan de
wortels in de jaren ’20 liggen van de vorige eeuw.
De eerste invalshoek van het vak was de accountantscontrole, maar al snel vond
het zijn weg naar de onderneming zelf. In het begin door de adviesfunctie van
de accountant. De accountant adviseert als hij leemten (tekortkomingen) in de
onderneming constateert. De volgende stap was dat de ondernemingen zich zelf
ook gingen bezighouden met de administratieve organisatie.
Vanaf pakweg 1980 wordt de rol die computers, of beter Electronic Data
Processing (EDP) in organisaties speelt steeds belangrijker. De opgave voor
wetenschap en praktijk is deze ontwikkelingen te integreren in het vak. In de VS
is het andersom, daar is het vak als onderdeel van het vakgebied Information
Systems ontwikkeld.
8.2 Informatietechnologie
In de ontwikkeling van ICT kunnen we grofweg 3 fasen onderscheiden die
allemaal nog voortduren:
1 de mainframes en minicomputers (vanaf 1960)
De eerste computers konden niet met andere apparaten of computers
communiceren. Ze waren toegankelijk door ‘domme’ terminals die via
eigen datalijnen met het mainframe verbonden waren. De term ‘dom’
houdt in dat deze terminal niets kan zonder het mainframe.
Later ontstonden de minicomputers waarbij de hardware en de
besturingssoftware door verschillende leveranciers geleverd werden.
Tegenwoordig kunnen we de mainframes en/of minicomputers via
verschillende kanalen benaderen. Mainframes vereisen forse investeringen
in aanschaf en beheer (operations). Om die reden zijn het alleen de grote
ondernemingen die met mainframes werken, andere organisaties
profiteerde in de begintijd dan ook weinig van automatisering.
2 de personal computer (vanaf 1980)
Hoewel het principe van de pc van 1980 en nu hetzelfde is, zijn de
machines niet meer vergelijkbaar qua (reken)kracht en qua
opslagcapaciteit. Dit zijn twee van de drijvende krachten achter de
automatiseringsrevolutie. In het begin verhoogde de pc slechts de
‘persoonlijke productiviteit’, meer niet. Toen pc’s eenmaal gekoppeld
konden worden, leidde dit al snel tot de ‘client-server’ architectuur.
Hierbij zijn de pc’s (die ook zelf over verwerkingskracht beschikken) – de
clients – gekoppeld aan een centrale computer, de server. Deze koppeling
betekent niet dat de draaiende systemen ook direct gekoppeld werden.
Vaak was er sprake van verschillende systemen (bijv. voorraad, verkoop,
financieel) die op verschillende computers draaiden en niet met elkaar
communiceerden. We spreken in dit verband over eilandautomatisering.
Pas toen er meer uniforme standaarden, protocollen, ontstonden die
zorgden voor een betere communicatie tussen systemen, is de integratie
van diverse toepassingen verder op gang gekomen.
, ERP-pakketten zijn grootschalige softwaretoepassingen die het gehele
bedrijfsproces ondersteunen. Deze systemen ondersteunen de hele
bedrijfsvoering, op welke locatie die ook plaatsvindt. Gegevens worden
slechts eenmaal in het systeem vastgelegd, zodat alle afdelingen o.b.v. die
gegevens werken. Productiemachines kunnen bijv. ook door dergelijke
systemen worden aangestuurd.
3 de interneteconomie (vanaf 1995)
Met de komst van IT konden computers niet alleen over de hele wereld
met elkaar communiceren maar ook vielen afstanden tussen bedrijven
weg. Ook ontstonden er nieuwe mogelijkheden om met klanten en
leveranciers te communiceren.
Toegang tot informatie en informatiesystemen is niet meer
plaatsgebonden. Onderzoeksbureau Gartner beschrijft de gevolgen van
deze ontwikkelingen met een model met de naam Nexus of Forces: vier
krachten die op zich al een sterke invloed hebben, maar die door hun
samenhang elkaar nog versterken. Dit zorgt voor disruptieve innovatie,
waarbij complete bedrijfstakken op hun kop worden gezet. Denk aan: Uber,
Airbnb, maar ook het verdwijnen van klassieke winkelketens (V&D). De vier
krachten van Gartner zijn: Cloud, Social, Mobile en Big Data:
- Bij cloud computing staan de gegevens en de grogramma’s niet meer
op computersystemen van het bedrijf zelf, maar bevinden deze gegevens
zich ergens ‘in the cloud’. Bedrijven hoeven zich hierbij niet meer druk te
maken om het beheer van de achterliggende systemen.
- Social zijn de social media.
- Mobile houdt in dat je niet meer plaatsgebonden bent bij het gebruiken
van informatie, denk aan de tablet en smartphone.
- Big Data is een containerbegrip dat duidt op het beschikbaar komen en
verwerken van enorme hoeveelheden gegevens. Het wordt weleens
aangeduid met de 3 V’s:
- Volume, bijv. hoeveelheid mensen op Facebook.
- Velocity, de gegevens komen in hoog tempo beschikbaar, denk aan
trajectcontroles op snelwegen waarbij tienduizenden kentekens per dag
worden gescand.
- Variety, gegevens van diverse bronnen worden met elkaar
gecombineerd.
De toepassingsmogelijkheden van Big Data worden nog veel groter door
de combinatie met Mobile, Social en Cloud.
Bij de Internet of Things is het niet meer de mens die gegevens
verstrekt, maar zijn het apparaten. Bijv. auto’s die verbonden zijn met
internet of kopieermachines die zelf om een onderhoudsbeurt vragen.
Met SBR (Standard Business Reporting) kan bijv. de boekhouding van
een onderneming geautomatiseerd gegevens aan bijv. de belastingdienst
of de KvK verstrekken.
8.3 Globalisering
Globalisering kun je omschrijven als het gegeven dat de wereld steeds ‘kleiner’
wordt doordat afstanden vervagen.
8.3.1 Onderliggende krachten
,De eerste factor die verantwoordelijk is voor globalisering is al eeuwen oud.
Namelijk de wens van zakenmensen om te groeien en expansie na te streven.
In de 18e eeuw ontstond de industriële revolutie. Deze periode kenmerkt zich
door een aantal belangrijke uitvindingen die nieuwe producten deden ontstaan
en de prijzen van producten in het algemeen sterk deden dalen (denk aan:
elektriciteit, de verbrandingsmotor en het ontdekken van aardolie).
In de tweede helft van de 20e eeuw krijgt de globalisering een nieuwe impuls, ook
door het ontstaan van nieuwe markten. O.a. door de val van de Berlijnse muur
waardoor er toegang kwam tot het voormalig Oostblok en met name Rusland en
China die de deuren opende.
De laatste onderliggende kracht van de globalisering die momenteel speelt, is de
invloed van IT (zie vorige paragraaf). Hier lichten we één element uit dat
specifiek bijdraagt aan de globalisering en dat is het begrip bandbreedte. In het
begin van de IT-revolutie stonden computers op zichzelf (stand-alone
toepassingen). Later ontstonden er netwerken, eerst binnen de onderneming
LAN, het zogenoemde local area network, maar later ook buiten de grenzen van
de onderneming WAN, wide area network. Hierbij gaan er data over een datalijn,
te vergelijken met een telefoonlijn. Door het internet konden losse netwerken
met elkaar worden verbonden, waardoor er een allesomvattend wereldwijd
netwerk ontstond. Hier spreken we ook wel over de elektronische snelweg. En
net als op de weg, hoe breder de weg is, hoe meer verkeer eroverheen kan. Dit
bedoelen we met bandbreedte.
8.3.2 Gevolgen voor het bedrijfsleven
De besturing van vestigingen elders in de wereld was een probleem. Informatie
deed er lang over en even ingrijpen in de bedrijfsvoering was niet makkelijk. Door
de internetrevolutie en het gebruik van geïntegreerde softwarepakketten (met
name ERP-systemen) ontstaat er één virtueel bedrijf.
Tegenwoordig heeft een beetje detailhandel een zogenoemde Point-of-Sale
terminal (POS). Hierbij is de kassa onderdeel van het computersysteem dat
geheel is geïntegreerd in de administratie.
Breedband heeft in het kader van efficiency ook volledig nieuwe mogelijkheden
geopend. Zoals outsourcing (het uitbesteden) en offshoring (uitbestedingen
ver weg, zoals India). Offshoring heeft ook nadelen, zoals tijdsverschillen. Daarom
worden toch weer mogelijkheden dichterbij gezocht, waarbij de kosten wel laag
blijven, zoals Bulgarije of Oekraïne. Deze offshoring wat dichterbij heet
‘nearshoring’.
Tot slot hebben de ontwikkelingen een grote invloed op de supply chain.
Tegenwoordig is er een steeds nauwere samenwerking tussen de diverse
schakels in de supply chain. Het doel is optimalisatie van het eindproduct en
efficiency van het productieproces. Bedrijven gaan steeds vaker ‘strategic
partnerships’ met elkaar aan.
Naast supply chain management ontstaan er ook ‘netwerkorganisaties’. Dit zijn
samenwerkingsverbanden van allerlei bedrijven die nauw met elkaar
samenwerken en via het web met elkaar communiceren. Hierbij trekt elk van de
bedrijven zich terug op zijn ‘core business’.
Leveranciers kunnen bijv. gekoppeld zijn aan de voorraadadministratie van hun
afnemers. De facturering kan ook geheel automatisch plaatsvinden: e-
, facturering waarbij ook de controles, boekingen en betalingsvoorstellen
geautomatiseerd zijn.
8.3.3 Gevolgen voor de administratieve organisatie
De technische gevolgen van IT zijn in de vorige paragraaf aan de orde gekomen.
We gaan kort in op een paar andere aspecten.
Het eerste gevolg is dat met name de toepassing van de bedrijfsbrede, over
verschillende vestigingen in verschillende landen, softwaretoepassingen (ERP)
meer standaardisatie van processen mogelijk of zelfs noodzakelijk wordt. De
inrichting van de administratieve organisatie wordt hierdoor in toenemende mate
bepaald de door eisen vanuit de software. ERP-pakketten zijn zo opgebouwd dat
ze helemaal ‘op maat’ kunnen worden ingericht.
Een tweede aspect is dat er veel meer informatie beschikbaar komt. Dit kan
voordelen hebben, maar er kan ook een ‘information overload’ ontstaan. De
administratieve organisatie en daarmee de ICT moeten zodanig worden ingericht
dat alleen die informatie naar voren komt die noodzakelijk is.
Outsourcing brengt ook gevolgen op twee gebieden met zich mee voor de
administratieve organisatie. Ten eerste moeten de geoutsourcete activiteiten
beheerst worden. Dit leidt tot het tweede en meer ingrijpende gevolg van de
outsourcing: grenzen tussen bedrijven vervagen. De organisaties en de
administratieve organisaties moeten meer op elkaar afgestemd worden.
8.4 Regelgeving
8.4.1 Corporate Governance
Letterlijk betekent het Engelse ‘to govern’ regelen, sturen, leiden of beheersen.
Bij corporate governance gaat het om het integer en goed managen van het
hele bedrijf. Een goede definitie van governance is:
Governance is the culture, policies, processes, laws and institutions that define
the structure by which companies are directed and managed.
Deze aandachtsgebieden bestrijken de totale verantwoordelijkheid en
aansprakelijkheid van directies. Het betreft ook het managen en beheersen van
bedrijfsrisico’s, waardoor bedrijfsdoelen niet zouden kunnen worden behaald.
Risk management is een methode, die voor dit onderkennen, monitoren en
managen van de belangrijkste bedrijfsrisico’s veel wordt gebruikt.
Een ander deel van governance is dat de directie moet voldoen aan alle
verplichte wet- en regelgevingen, die extern door allerlei instanties aan het
bedrijf worden opgelegd. Het voldoen aan alle extern opgelegde wetten en
verplichtingen plus het naleven van alle interne corporate policies, wordt
aangeduid met de term compliance. De is afgeleid van het werkwoord ‘to
comply’, wat staat voor ‘het voldoen aan’.
Indien bij controles en checks blijkt dat alle regels en procedures correct worden
toegepast/ nageleefd, spreekt men van het ‘in control’ zijn. Een veelgebruikte
term hierbij is managerial control, wat zoveel wil zeggen dat de directie het
bedrijf zo managet dat zij het bedrijf onder controle heeft.
8.4.2 SOx
