H6
6.1 Leverancier en artikel
Leveranciers gegevens worden in het ERP systeem vastgelegd.
Relatie met leverancier kan een strategische samenwerking worden. Ze kunnen de voorraad functie
overnemen en leveren volgen JIT-principe (Just In Time)
MVI = Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Hier let de inkoper niet alleen op de prijs, kwaliteit en levertijd maar ook op de
maatschappelijke aspecten (sociaal en milieu)
o Arbeidsomstandigheden, rechten van werknemers en milieu
Controle technische functiescheiding niet goed dat de persoon die de inkooporder invoert ook de
leveranciersgegevens kan aanpassen. (Afspraken buiten de organisatie om maken).
Mutaties in de stamgegevens nalopen op bijzonderheden.
Handelsartikel
Artikelen worden vastgelegd in ERP systeem
o Artikelnummer
o Artikelnaam
o Korte omschrijving
o Vervangend artikel
o Maateenheid (kg, liters), WMS warehouse-managementfuncties
o Aanvullingsmethode (zelf produceren of extern inkopen)
o Veiligheidsvoorraad (minimale voorraad die noodzakelijk is om het verkoop of
productieproces te laten stagneren)
o Waarderingsmethode (bepaald te kostprijs) belangrijk bepaald de verdere
berekening van de
eindproducten en
handelsproducten
(VVP of gemiddelde
prijs)
o Prijsgegevens (kostprijs, inkoopprijs, verkoopprijs, winstmarge)
, Vreemde valuta’s
Productboekingsgroep
Boekingsgroep die aangeeft wat voor soort artikelen er worden verhandeld. Deze code wordt
gebruikt om de grootboekrekeningen te zoeken waarnaar inkopen, verkopen, kortingsbedragen en
dergelijke moeten worden geboekt.
Btw-productboekingsgroep grootboekrekeningen sturen voor de omzetbelasting. Sommige
artikelen zijn 21%, sommige 9% en sommige zijn vrijgesteld.
Artikelleverancier
Combinatie van artikel en leverancier: welke leveranciers kunnen een bepaald artikel leveren, of
andersom: welke artikelen worden door een bepaalde leverancier verkocht?
Automatisch inkooporders laten genereren (bij welke leverancier hoeveel producten kopen?
Vergelijking maken over het hele assortiment
Korting over gehele assortiment
Artikel gegevens ondernemingsbreed bijhouden
Artikelnummer
Artikelomschrijving
Vestiging
o Planning tot aanvulling
Kwaliteitsgegevens
Artikeltracering
Naspeurbaarheid van een artikel, bij bijvoorbeeld terugroepacties.
Waar komen producten vandaan.
Track & Trace
SKU’s = Stock keeping units
Combinatie van artikel en vestiging, waarvoor eigen kenmerken kunnen worden vastgelegd als:
Voorraadbeheer (Voor een artikel kan per vestiging een andere minimum voorraad worden
ingesteld).
Kostprijscalculatie (De kostprijs van een artikel kan per vestiging verschillen, bv bij hogere
transportkosten door een afgelegen magazijn).
, Herbevoorrading (Het weer opnieuw aanvullen van een artikel kan per magazijn specifiek
worden ingesteld).
Magazijnbeheer (Per vestiging kan worden opgegeven welke opslageenheid er voor het
artikel gehanteerd wordt).
E-Procurement
Elektronisch inkoopproces, inkopen via internetcatalogi.
Digitaal bestellen, digitaal factureren en digitaal betalen.
Vooral bij raamcontract
6.2 Inkoopproces (P2P-cycle Purchase-to-pay)
Raamcontracten
Retourzendingen en creditnota’s
Initiatief to inkopen
Inkoopbehoefte wordt vaak veroorzaakt doordat een bedrijf goederen verkoopt aan een klant. Het
blijkt dat de voorraad te laag is om aan de vraag te voldoen.
Klant order specifieke inkoop
Klantorder die op basis van een of meer specifieke verkooporder bij leveranciers worden geplaatst.
Alleen producten inkopen voor deze klant (precies genoeg)
Als een klant altijd op klantorder inkoopt, komt het initiatief uit de ontvangen klantenorders. (Geen
voorraad)
Als een klant op basis van voorraad inkoopt:
Rekening houden met, hoevaak bestellen (brengen kosten met zich mee, transport), niet te
veel (hoge opslagkosten en kans op incourantie).
, Kan door ERP systeem gedaan worden (voorstel) op basis van het verleden en verwachte
verkopen.
Inkoopofferte en leverancierselectie
Als bekend is welke goederen in welke hoeveelheid gekocht moeten worden, is de volgende stap het
aanvragen van een (inkoop) offerte.
Aanvragen van offerte bij verschillende leveranciers (vergelijking maken)
Bij een artikelleverancier is dit niet nodig heeft al een selectie plaatsgevonden.
Openzetten van systemen kan ervoor zorgen dat de afnemer precies weet wat een leverancier kan
leveren en wanneer.
Inkooporder plaatsvinden
Inkooporder en bestelling is hetzelfde.
Via offerte = bestelling direct goed in systeem
Niet via offerte == eerst alles vastleggen in het systeem
Controleren dat er geen dubbele orders in het systeem staan en dat er ook geen verkeerde aantallen
en artikelen zijn ingevoerd.
Orderbevestiging bevestiging van een leverancier voor een ontvangen order.
Controle van inkoop of alle bestelde goederen ook (juist, volledig en tijdig) zijn.
Annuleringen verwijderen uit het systeem.
Vrijgeven van de inkooporder (inkoop is klaar), weet het magazijn dat ze goederen kunnen
verwachten. (Geen financiële boekingen plaats)
Goederen ontvangen
Magazijn kan opvragen hoeveel inkooporders er worden verwacht. Dit om haar werkzaamheden te
optimaliseren.
Goederen zending, afstemmen op inkooporder.
Verschillende manieren registreren van de opgeslagen goederen
Eenvoudig
o Alleen de goederen in het systeem boeken
Uitgebreid (secundaire controle technische functiescheiding)
o Ontvangst in de goederenontvangst afdeling vastleggen
o Wegzetten van de goederen in een specifieke opslaglocatie in het magazijn.
Inkoopfactuur controleren
Inkoopfactuur wordt ontvangen van de leverancier (komt binnen bij de FA en ingevoerd in het ERP
systeem).
Three-way match
