In de moduleopdracht integrale fase 3 komen de modules van het 3de studiejaar samen en wordt de
opgedane kennis toegepast in een praktijkgerichte, afsluitende opdracht. Voor de modules in het 3de
jaar, te weten Governance, Publiek Management en Professioneel en Probleemoplossend werken,
geven in...
Integrale opdracht fase 3
HBO Bachelor
Bestuurskunde
Integrale opdracht fase 3
“Verbeteren werkproces
evenementen”
Naam: Tirsa de Nooijer
Studentnummer: 4386277
Datum: 10 januari 2022
Opleidingsinstituut: NCOI Opleidingsgroep
Naam opleiding: HBO Bachelor Bestuurskunde
Module: Integrale opdracht fase 3
,Voorwoord
Mijn naam is Tirsa de Nooijer, 31 jaar en ik ben 10 jaar werkzaam bij de Provincie Zeeland. De laatste
vier jaar als coördinerend medewerker. Op dit moment ben ik werkzaam als adviseur
evenementenbureau bij de afdeling Bestuursondersteuning van de Provincie Zeeland.
Als adviseur evenementenbureau vervul ik de functie van coördinerend medewerker en ben ik zowel
actief in de uitvoering van evenementen als advisering. Hierbij adviseer ik namens de leidinggevenden
van de teams. Als coördinerend medewerker ondersteun en geef ik leiding aan projecten binnen het
evenementenbureau.
In 2017 ben ik gestart met mijn HBO opleiding Bachelor Bestuurskunde. De opleiding sluit goed aan
bij mijn persoonlijke ontwikkeling en geeft mij de mogelijkheid om door te ontwikkelen bij de Provincie
Zeeland en andere potentiele werkgevers.
In de moduleopdracht integrale fase 3 komen de modules van het 3de studiejaar samen en wordt de
opgedane kennis toegepast in een praktijkgerichte, afsluitende opdracht. Voor de modules in het 3de
jaar, te weten Governance, Publiek Management en Professioneel en Probleemoplossend werken,
geven inzichten en kennis om deze opdracht goed te kunnen uitvoeren. Ik heb de literatuur
geraadpleegd behorende bij de betreffende modules. De modules Governance en
Probleemoplossend Werken geven handvaten en inzichten op de thema’s van het maken van interne
en externe analyses en organisatie strategieën.
Ik schrijf deze module opdracht in het kader van mijn HBO opleiding Bachelor Bestuurskunde
opleiding aan de Hogeschool van de NCOI. Ik bedank tevens het Hoofd Bestuursondersteuning,
Manon de Ruijsscher van de Provincie Zeeland als opdrachtgeefster. Met dankzegging aan de docent
voor de virtuele begeleiding en coaching tijdens deze moduleopdracht.
2
, Samenvatting
Vanuit het verleden werden (netwerk) evenementen door de Provincie Zeeland steeds door
verschillende collega’s van de beleidsafdelingen uitgevoerd. Omdat de capaciteit van medewerkers
steeds schaarser werd en het organiseren van evenementen geen eigenlijke taak is, is het proces van
evenementenorganisatie anders ingericht. In 2018 is het evenementenbureau in het leven geroepen.
Het evenementenbureau bestaat uit een team van acht medewerkers die belast zijn met het
organiseren van evenementen van de Provincie Zeeland. Deze medewerkers komen uit verschillende
onderdelen van de organisatie en hebben soms (deels) taken uit hun vorige functies meegenomen.
Omdat er nu niet voldoende structuur is binnen het team heeft de team coördinator
evenementenbureau heeft gevraagd oplossingsalternatieven te onderzoeken die zowel intern als
extern georiënteerd zijn. In deze integrale opdracht fase 3 wordt voortgeborduurd op de integrale
opdracht fase 2. In de integrale opdracht fase 2 is de huidige situatie geanalyseerd op basis van de
financiële aspecten in relatie met de toegepaste leiderschapsstijl en de organisatiecultuur. Voor de
integrale opdracht fase 3 is gebruik gemaakt van het Quinn model (Cameron & Quinn, 1999) om de
weerstand te analyseren, het drie fasen model van Lewin (1951), de verandercurve van Kubler-Ross
& Kessler (2005) en het acht stappenplan van Kotter (1997). Het managementvraagstuk richt zich op
de alternatieven om evenementen op een andere wijze te organiseren, operationele capaciteit vrij te
spelen en draagvlaak te creëren onder de medewerkers van het evenementenbureau voor de
beoogde verandering.
Op basis van de probleemanalyse is de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd:
“Op welke wijze kan het proces van de organisatie van evenementen door het evenementenbureau
worden ingericht, waardoor ook de organisatiecultuur mee kan veranderen, er capaciteit wordt
bespaard en de medewerkers maximaal inzetbaar zijn voor hun eigenlijke taak?”
De oplossingsalternatieven vallen binnen de invloedssfeer van de opdrachtgever, namelijk de team
coördinator evenementenbureau en de overige stakeholders. De verandering is haalbaar en dus het
overwegen waard. Hoewel het twee verschillende oplossingsalternatieven zijn voldoen ze aan het
criterium van gelijkwaardigheid (NCOI, z.d.). De alternatieven zijn gelijkwaardig op het gebied van
realiteit en complexiteit. Dit zijn interessante oplossingsrichtingen omdat ze het huidige interne
bedrijfsproces in zijn totaliteit vervangen.
Oplossingsalternatief 1:“Het uitbesteden van alle voorbereiding van evenementen door een externe
partij.
Oplossingsalternatief 2: “Eventuele dubbele opdrachten terugleggen bij de betreffende
opdrachtgever”.
Er zijn een vijftal selectiecriteria opgesteld met de stakeholders welke relevant zijn voor het
managementvraagstuk te weten: capaciteit, effectiviteit, acceptabel, efficiency en haalbaarheid. Op
basis van de Multi criteria-analyse is oplossingsalternatief 1 het meest passend om de centrale
onderzoeksvraag te beantwoorden. Doorslaggevend was dat dit oplossingsalternatief geen
operationele capaciteit kost voor zowel de medewerkers van het evenementenbureau als voor
medewerkers van andere afdelingen, het bedrijfsproces extern ingericht is en volledig aansluit op het
landelijk beleid om meer werkzaamheden uit te besteden.
Oplossingsalternatief 1 is gekoppeld aan de volgende doelstelling. Doelstelling: Per 1 maart 2022 zal
het evenementenbureau (EB) het interne bedrijfsproces van het organiseren van evenementen
uitbesteden aan (commerciële) medewerkers uit het werkveld met als doel dat het bedrijfsproces
volledig gestandaardiseerd verloopt via het EB, waarbij geen operationele capaciteit meer nodig is van
de medewerkers binnen het evenementenbureau. De medewerkers zijn weer volledig inzetbaar voor
hun eigenlijke taak, namelijk het uitvoeren van evenementen.
Voor de implementatie is het van belang dat de leidinggevenden de tijd nemen en krijgen om de
procesverandering te doorleven met de medewerkers van het evenementenbureau om zo te kunnen
veranderen, vertrouwen op te bouwen en de weerstand weg te nemen. Er ontstaat dan draagvlak voor
de procesverandering.
3
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper tirsadenooijer. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €12,99. Je zit daarna nergens aan vast.
