Moduleopdracht
Next Support Management
Auteur: XX
Studentnummer: XX
Opleiding: hbo-bachelor executive officemanagement
Hogeschool: Schoevers
Docent: Gina Goedkoop
Datum: 1 februari 2022
,VOORWOORD
Hierbij presenteer ik u mijn moduleopdracht voor de module Next Support Management. Deze module
is de op een na laatste module uit fase twee van de hbo-bachelor executive officemanagement. Deze
studie volg ik grotendeels via e-learning aan Hogeschool Schoevers.
Graag maak ik van dit voorwoord gebruik om mij voor te stellen. Ik ben NAAM, 47 jaar, en ik woon in
PLAATS. Ik heb op mijn 20e de opleiding directiesecretaresse gevolgd bij Schoevers in Amsterdam
waarna ik 17 jaar lang met zeer veel plezier als directiesecretaresse heb gewerkt in zowel het
bedrijfsleven als bij de Rijksoverheid, in binnen- en buitenland. Een kleine tien jaar geleden nam ik de
stap om voor mijzelf te beginnen als virtueel assistent. Ik ondersteun sinds 2012 als NAAM BEDRIJF
verschillende opdrachtgevers met administratie, vertalingen, social media, onderhoud van websites en
marketingactiviteiten. In maart 2020 heb ik de keuze gemaakt om bij de Hogeschool Schoevers de
hbo-bachelor executive officemanagement te gaan volgen omdat ik het tijd vind voor een volgende
stap in mijn carrière. In maart 2021 heb ik mijn propedeuse gehaald. Van fase 2 heb ik de modules
Professionalisering, Eventmanagement, Gedrag in Organisaties, Projectmanagement en
Advanced English afgerond. Ik volg momenteel ook de modules Marketingcommunicatie en de
Integrale Opdracht fase 2.
Ik wil in dit voorwoord mijn docent Gina Goedkoop graag bedanken voor haar snelle nakijkwerk,
handige tips en adviezen op mijn huiswerkopdrachten en haar algehele begeleiding tijdens het via
e-learning volgen van deze module.
Ik ben benieuwd naar uw feedback op mijn moduleopdracht.
NAAM
PLAATS, 1 februari 2022
Pagina | 1
,SAMENVATTING
Het doel van deze moduleopdracht is om de huidige situatie in een door mij gekozen organisatie te
beschrijven en adviezen uit te werken op het gebied van next supportmanagement, Het Nieuwe
Werken/Hybride Werken en social media. Ik heb ervoor gekozen om dit advies te schrijven voor een
van mijn opdrachtgevers, TRP Belastingadviseurs bv in Den Haag.
Niet alleen de functie van secretaresses verandert, ook de inhoud van de functie verandert door onder
andere technologische ontwikkelingen. De ‘futureproof’ supportmanager krijgt steeds meer
verantwoordelijkheden en het werk wordt complexer. Zo zullen ze steeds vaker meewerken aan
projecten met wisselende prioriteiten en te maken krijgen met ad hoc werkzaamheden.
Door de digitale werkomgeving is de functie van secretaresse bij TRP Belastingadviseurs compleet
veranderd in de afgelopen jaren. Digitalisering heeft ervoor gezorgd dat de partners en senior-
adviseurs zelf vergaderingen beleggen, dossiers bijhouden en afspraken maken met klanten.
De rol van supportprofessional zal door de digitale werkomgeving blijvend veranderen. Daarnaast
loopt de communicatie via veel verschillende platforms. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden. Als
supportprofessionals de spin-in-het-web willen blijven, zullen zij de volgende skills moeten beheersen:
pro activiteit, digitale vaardigheden, online samenwerken, flexibiliteit en zoekmachinebehendigheid.
Een next support skill voor de toekomst is ICT-vaardigheid. Daarbij is het niet alleen belangrijk de
software die binnen de organisatie gebruikt wordt door en door te kennen, maar ook op de hoogte te
blijven van alle nieuwe tools, apps en programma’s zoals Loom, TurboScan en Smallpdf.
Doordat we steeds afhankelijker zijn geworden van gegevens die digitaal zijn opgeslagen, wordt
beveiliging van bedrijfsdata steeds belangrijker. Binnen TRP Belastingadviseurs is de awareness wat
cybersecurity betreft gelukkig hoog. IT en management hebben een goede securitystrategie én
herzien deze regelmatig.
Uit de Quick Scan 21st Century Skills kwam naar voren dat ik in staat ben doelgericht te handelen en
zelfstandig actie neem. Ik ben gericht op het realiseren van doelstellingen en resultaten en bijt mijzelf
ergens in vast tot het doel bereikt is. Daarnaast blijf ik mij continu ontwikkelen en beschik ik over de
kennis en vaardigheden om bewust en actief om te gaan met on- en offline media.
Flexibiliteit blijkt een ontwikkelpunt van mij te zijn. Mijn SMART-ontwikkeldoelstelling is dat ik mij vóór
de zomer van 2022 heb ingeschreven voor een geschikte training Agile & Scrum werken waarin ik aan
de slag ga met praktisch toepasbare oefeningen. Ik rond de training succesvol af voor
31 december 2022 om daarna zelf op een wendbare manier te kunnen gaan werken.
Door de pandemie is de manier van werken voorgoed veranderd. Thuiswerken is normaal geworden
en niet iedereen wil meer volledig op kantoor werken. Hybride werken lijkt voor veel organisaties de
norm te gaan worden. Aan de hand van de negen principes van Het Nieuwe Werken blijkt dat
TRP Belastingadviseurs al vergevorderd is met het op verschillende plekken werken. TRP wordt
geadviseerd te blijven experimenteren met een andere manier van werken, en als organisatie kaders
te stellen waarbinnen het team zelf afspraken kan maken. Daarnaast ligt er een belangrijke taak voor
HR om ervoor te zorgen dat werknemers zorgen voor voldoende aandacht voor hun persoonlijke
doelen en hun werk niet hun complete privéleven op laten slokken. Ook is het belangrijk dat HR
samen met de medewerkers een persoonlijk ontwikkelplan opstelt, zodat alle medewerkers zich
blijven ontwikkelen en de wendbaarheid van de organisatie bij kunnen blijven houden.
TRP maakt nauwelijks gebruik van social media voor zakelijke doelen. Geadviseerd wordt om één van
haar doelgroepen, de pas afgestudeerde masterstudenten fiscaal recht en fiscale economie, te
bereiken via social media door het plaatsen van content op de veel in de leeftijdscategorie 20-39 jaar
gebruikte kanalen Facebook, Instagram en LinkedIn, in combinatie met een zakelijk YouTubeaccount.
In haar berichten dient TRP te laten zien wie ze zijn, wat ze doen, hoe ze dat doen en waarom. Dit is
een zeer geschikte manier om nieuwe junior adviseurs te werven.
Supportmanagers kunnen in de praktijk veel social media-zaken voor bedrijven regelen, zoals het
bijhouden wat er gebeurt op alle social media-kanalen via dashboardsoftware als Hootsuite of
Tweetdeck, het verzorgen van Webcare, waardevolle content delen en het regelmatig intern
rapporteren over de activiteiten op social media.
Pagina | 2
,INHOUDSOPGAVE
Voorwoord ............................................................................................................................................... 1
Samenvatting .......................................................................................................................................... 2
1 inleiding ................................................................................................................................................ 4
1.1 organisatiecontext ......................................................................................................................... 4
1.2 belang............................................................................................................................................ 4
1.3 leeswijzer ...................................................................................................................................... 4
2 context van next support management ................................................................................................ 5
2.1 verandering managementsupport onder invloed van digitalisering .............................................. 5
2.2 belangrijke next support skills voor de toekomst .......................................................................... 5
2.3 advies over digitaal supportmanagement ..................................................................................... 6
2.4 reflectie op competenties next support manager .......................................................................... 7
3 het nieuwe werken ............................................................................................................................... 8
3.1 huidige situatie het nieuwe werken/hybride werken ..................................................................... 8
3.2 advies verder implementeren het nieuwe werken/hybride werken ............................................... 9
4 social media ....................................................................................................................................... 10
4.1 advies beter benutten van social media ...................................................................................... 10
4.2 mogelijke rol supportmanagement bij zakelijk gebruik social media .......................................... 10
5 literatuurlijst ........................................................................................................................................ 11
6 bijlagen ............................................................................................................................................... 12
I Organisatieschema TRP Belastingadviseurs ............................................................................ 12
II Next Support Competenties voor de toekomst ......................................................................... 13
III Persona Doelgroep master student fisca(a)l(e) recht/economie .............................................. 14
IV Totaalgebruik social media per leeftijdsgroep ........................................................................... 15
V hybride werken met de online communicatiemix ...................................................................... 16
Pagina | 3
,1 INLEIDING
Het doel van deze moduleopdracht is om de huidige situatie in een door mij gekozen organisatie te
beschrijven en adviezen uit te werken op het gebied van next supportmanagement, Het Nieuwe
Werken/Hybride Werken en social media. Ik heb ervoor gekozen om dit advies te schrijven voor een
van mijn opdrachtgevers, TRP Belastingadviseurs bv in Den Haag.
1.1 ORGANISATIECONTEXT
TRP Belastingadviseurs bv is een kwalitatief hoogstaand fiscaal-juridisch en notarieel advieskantoor
met circa 55 medewerkers, gevestigd in Den Haag. TRP heeft zich in bijna 20 jaar gepositioneerd als
belastingadviesboetiek met een persoonlijke benadering. De organisatie biedt hoogwaardige,
creatieve en pragmatische fiscale maatoplossingen aan bedrijven en personen die een individuele
aanpak en persoonlijke begeleiding wensen.
De missie van TRP Belastingadviseurs is: het bieden van hoogwaardige, creatieve en pragmatische
fiscale maatoplossingen aan bedrijven en personen, nationaal en internationaal, met aandacht voor
de cliënt.
De visie van TRP Belastingadviseurs is mogelijkheden zien in plaats van complexe problemen.
Samen naar de ideale oplossing zoeken. Het resultaat: persoonlijk, creatief advies op maat. “Wij
maken voor u graag het complexe simpel.”
Deze missie en visie leiden tot de volgende strategie van het bedrijf: Diepe en brede fiscale kennis is
het uitgangspunt van het werk. Er is ruimte voor discussie, de vrijheid om een andere mening te
hebben. “Wij zijn ervan overtuigd dat we zo een bredere visie op ons werk krijgen en problemen beter
kunnen oplossen. Wij nemen de tijd, scheppen duidelijkheid en houden voortdurend de vinger aan de
pols.”
TRP is een vrij platte, informele organisatie met een outside-in-benadering, oftewel: vooral de
omgeving van de organisatie bepaalt de organisatiestructuur. Het organisatieschema van
TRP Belastingadviseurs is terug te vinden in bijlage I.
1.2 BELANG
In het huidige digitale tijdperk verdwijnt de noodzaak om het werk op een bepaalde plaats en tijd te
verrichten. Hybride werken is het nieuwe normaal. TRP Belastingadviseurs is bezig met hoe, en
vooral wáár in de toekomst wordt gewerkt. Zeker is dat thuiswerken daar onderdeel van blijft. Om
effectief te kunnen blijven werken en communiceren, zijn nieuwe, digitale vaardigheden nodig. In deze
moduleopdracht wordt zowel de huidige situatie bij TRP beschreven als onderbouwde adviezen
gegeven op het gebied van supportmanagement nieuwe stijl, innovaties als digitalisering, social media
en plaats- en tijdonafhankelijk werken (Hybride Werken).
1.3 LEESWIJZER
In hoofdstuk 2 wordt de context van Next Support Management beschreven. Het hoofdstuk begint met
een korte beschrijving van de veranderingen die hebben plaatsgevonden binnen het
managementsupport onder invloed van de digitalisering. Daarbij worden ook enkele next support skills
besproken die in de toekomst belangrijk zullen zijn. Dit hoofdstuk sluit af met een advies over digitaal
supportmanagement en een reflectie op mijn competenties als next supportmanager.
Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de huidige situatie beschreven op het gebied van Hybride Werken bij
TRP Belastingadviseurs. Dit hoofdstuk sluit af met een advies aan de organisatie hoe Het Nieuwe
Werken verder geïmplementeerd kan worden.
In hoofdstuk 4 leest u tot slot een advies aan TRP over hoe social media verder benut kan worden en
welke rol supportmanagers kunnen spelen bij het zakelijk gebruik van social media.
Pagina | 4
, 2 CONTEXT VAN NEXT SUPPORT MANAGEMENT
In steeds meer organisaties verdwijnt de ‘traditionele secretaresse’ door onder andere technologische
ontwikkelingen waardoor managers sommige zaken net zo snel zelf kunnen doen. Daarnaast
verandert de rol van secretaresses ook snel omdat organisaties Agile of Lean gaan werken met
zelfsturende teams. Maar niet alleen de functie van secretaresse verandert, ook de inhoud van de
functie verandert. De ‘futureproof’ supportmanager krijgt steeds meer verantwoordelijkheden en het
werk wordt complexer; van coördinerende taken en ondersteuning bieden op het gebied van
Marketing, PR en projectmanagement tot sparringpartner zijn van de manager.
2.1 VERANDERING MANAGEMENTSUPPORT ONDER INVLOED VAN DIGITALISERING
Door de digitale werkomgeving is de functie van secretaresse bij TRP compleet veranderd in de
afgelopen jaren. Voorheen bereidden de personal assistants (PA’s) bij TRP alle vergaderingen voor,
hielden de dossiers van hun managers up-to-date en daarnaast maakten zij de afspraken met klanten.
Digitalisering heeft ervoor gezorgd dat de partners en senior-adviseurs deze taken nu veelal zelf
doen.
Vergaderingen gaan de afgelopen twee jaar veelal via Teams of Zoom. Iedereen heeft zijn eigen
vergaderlink. Medewerkers sturen de aanwezigen vaak zelf een uitnodiging voor de vergadering met
de persoonlijke vergaderlink erbij. Slechts bij hoge uitzonder, bijvoorbeeld bij een vergadering met
zeer veel aanwezigen, wordt de PA gevraagd deze te beleggen.
Bij een belastingadvieskantoor heb je te maken met veel verschillende klanten en veel verschillende
dossiers. Het juist archiveren van deze stukken is cruciaal. Een aantal jaar terug heeft TRP besloten
alles digitaal op te gaan slaan. Iedereen kan nu gemakkelijk zelf bij alle stukken en het opslaan ervan
is ook vanaf alle plekken mogelijk. Hierdoor behoort het filen niet meer standaard tot het takenpakket
van de secretaresse. Wel checkt het ondersteunend personeel minimaal een keer per maand of er
nog steeds op de juiste manier wordt gearchiveerd door alle collega’s.
Voorheen maakten de personal assistants de afspraken voor hun manager. Of het nou ging om een
een-op-een gesprek of een grote Raad van Commissarissenvergadering. Managers sloten standaard
hun telefoongesprekken af met “mijn secretaresse belt je om een afspraak op te zetten”. Deze tijd is
voorbij. Via Teams, WhatsApp, Signal, telefoon of e-mail maakt iedereen binnen de organisatie nu
hun eigen afspraken.
2.2 BELANGRIJKE NEXT SUPPORT SKILLS VOOR DE TOEKOMST
2.2.1 SKILLS
De rol van supportprofessional in de organisatie zal door de digitale werkomgeving blijvend
veranderen. Steeds vaker zullen supportmanagers meewerken aan projecten met wisselende
prioriteiten en te maken krijgen met ad hoc werkzaamheden. Daarnaast loopt de communicatie via
steeds meer verschillende platforms. Dat vraagt om nieuwe vaardigheden. Als supportprofessionals
de spin-in-het-web willen blijven, zullen zij de volgende belangrijke skills moeten beheersen:
Pro activiteit
Om relevant te blijven in een werkomgeving die steeds digitaler wordt, is het van belang dat
supportmanagers zichzelf een proactieve rol toe-eigenen. Een supportmanager van de toekomst
werkt niet meer vraaggestuurd, maar zelfsturend. Een van de belangrijkere next support skills is
daarom pro activiteit: oftewel van dienstbaar naar dienstverlenend. Proactief zijn is vooruitdenken en
alvast actie ondernemen, anticiperen op situaties, aan details denken waar nog niemand aan gedacht
heeft. Maar ook: op personen afstappen om kennis en informatie uit te wisselen en zaken voor elkaar
te krijgen.
Een next supportmanager neemt een proactieve houding aan waar het gaat om innovatie en het
bijhouden van ontwikkelingen.
Pagina | 5
