Dit is een samenvatting van het boek Inkopen voor dummies druk 3. Het is hoofdstuk 12 Selecteren en onderhandelen. Dikgedrukte tekst betekent dat het belangrijk is.
Hoofdstuk 12 Selecteren en onderhandelen
Na afronding van het opstellen en verzenden van de offerteaanvraag, kom je vanzelf in de
selectiefase van het inkoopproces.
Het mooie van een offerteprocedures, begeleid door een projectgroep, is dat alle
deelnemers de offerte gezamenlijk moeten beoordelen en tot een geaccepteerd eindoordeel
moeten komen.
Voorwaarden voor een goede offerte
De offerteaanvraag vormt de basis voor de offerte van een leverancier. Als de basis
niet goed is, weet je zeker dat je als inkoper een slechte offerte binnenkrijgt.
Het kan gebeuren dat je onder tijdsdruk een aanvraag de deur uitstuurt die of niet helemaal
compleet is of zaken bevat die niet kloppen. Een goede offerteprocedure biedt je als inkoper
de ruimte en de mogelijkheden dit te herstellen.
Als de offerteaanvraag goed en volledig is, kan het ook gebeuren dat je niet de juiste
offertes binnenkrijgt. Vaak ligt dan de oorzaak bij de leverancier en hangt het van de situatie
af of je als inkoper nog mogelijkheden voor herstel hebt, kunt of wilt benutten.
Hoe je een inkoper blij maakt
De verschillen tussen een inkoper en een verkoper zijn af en toe erg groot. Om die
verschillen een stukje te overbruggen en wat inzicht te geven in de psyche van de inkoper,
volgen hier enkele tips over hoe je een inkoper blij kunt maken.
Geef antwoord op de vraag van de inkoper
Geef concreet antwoorden op de vragen van de inkoper. Een inkoper wil geen gebakken
lucht, maar duidelijke antwoorden. Beschrijf als verkoper niet alleen wat je product kan,
maar besteed vooral aandacht aan de voordelen die het voor een bedrijf of organisatie heeft
om met jou als leverancier in zee te gaan. Bijvoorbeeld tijd-/kostenbesparing,
bedieningsgemak, veiligheid.
Zorg voor een verzorgde en aantrekkelijke offerte
Bezuinig niet op het uiterlijk van de offertemap, tabbladen of kwaliteit papier als je een
fysieke offerte moet inleveren. Kies een prettig, niet te klein lettertype dat past bij je huisstijl
en besteed aan de lay-ou. Breng structuur aan met kopjes en gebruik functioneel wit: ruimte
marges en witregels bij kopjes. Begin ieder hoofdstuk op een nieuwe pagina.
Schrijf helder en begrijpelijk
Schrijf vanuit het perspectief van de inkoper. Gebruik daarbij objectieve termen in plaats van
subjectieve termen. Toon de tekst van je offerte aan iemand anders om te kijken of deze
begrijpelijk is. Als deze persoon je uitgangspunten niet volledig begrijpt, moet je opnieuw
beginnen. Iedere bedrijfstak heeft zijn eigen woorden, termen en uitdrukkingen en die taal
moet je als verkoper wel beheersen. Vermijd het gebruik van vaktermen, en als het echt niet
anders kan, leg je ze uit. Denk er als verkoper ook aan dat verschillende mensen uit een
projectgroep je voorstel zullen lezen. Niet alleen een inkoper, maar ook inhoudelijk
deskundigen en budgetverantwoordelijken.
Gebruik de structuur van de offerteaanvraag en een gepaste toon
, Een effectieve offerte oogt prettig en wekt vertrouwen. Sluit aan op de structuur van de
offerteaanvraag en pas er voor je eigen structuur en invulling te geven. Niets is zo irritant
voor voor een inkoper als 10 verschillende offertes met een verschillende indeling die niet
aansluiten bij de structuur van zijn offerteaanvraag en beoordelingsmodel. Probeer verder in
je schrijfstijl als verkoper in taal en woordgebruik de toon te treffen van de offerteaanvraag.
Vermijd de copy-paste functie
De verleiding is groot om standaardteksten voor offertes te gebruiken. Of nog erger, een
eerdere offerte te gebruiken, waar je via copy-paste alleen de naam van de organisatie en
prijzen of tarieven aanpast. Het bespaart je immers tijd en geld. Daar zitten wel enorme
risico’s aan. Standaard offertes bevatten stukken tekst die niet voor iedere klant relevant
zijn. Het knippen en plakken levert vaak geforceerde resultaten op. Bekijk daarom kritisch
welke onderdelen je kunt standaardiseren en welke niet. Nog rampzaliger is het als in een
offerte de naam van een andere organisatie of een andere prijs voorkomt. De lagere prijs
accepteert een inkoper met liefde en aan de naam van de andere organisatie ergert hij zich.
Schrijf in ieder geval altijd een persoonlijke begeleidingsbrief, gericht aan de inkoper.
Gebruik beeldende elementen en bijlagen
Gebruik beeldende elementen in je voorstel, maar niet te veel. Logo’s, grafieken en tabellen
zullen het visuele aspect en de leesbaarheid van je offerte verbeteren. Bladzijden met alleen
tekst zijn vaak saai en daarnaast vermoeiend voor je ogen. Hoe langer een offerte, hoe
moeilijker het voor de inkoper wordt het overzicht te houden. Gebruik daarom altijd een
inhoudsopgave, die de structuur van de offerteaanvraag volgt. In aanvullende bijlagen neem
je de informatie op die je in de rest van je offerte niet kwijt kunt. Check wel even bij de
inkoper of hij dat toestaat.
Volg je offerte op
Je offerte is slechts 1 van de stappen in het offerteproces. Falen en succes liggen dicht bij
elkaar, omdat producten en diensten tegenwoordig zoveel op elkaar lijken. De vervolgacties
kunnen het verschil maken. Houd contact met de inkoper. Zorg ervoor dat de gesprekken
voor beide partijen een toegevoegde waarde hebben. Vraag naar nieuwe ontwikkelingen bij
de organisatie. Stuur kopieën van artikelen die een link met jouw producten of diensten
leggen en meld in eerste instantie schriftelijk als je een nieuwe product of dienst hebt. Ook al
wijst een inkoper je offerte af, dan nog is het verstandig om na enkele weken contact op te
nemen. Wie weet is het met de andere leverancier mislukt en heeft de inkoper een probleem
dat hij moet oplossen. Daarnaast is feedback over jouw offerte voor de inkoper altijd van
belang.
Vraag en antwoorden
Hoe goed je als inkoper ook je best doet er kunnen altijd fouten in de offerteaanvraag
voorkomen of zaken ontbreken. Door voortschrijdend inzicht, ontwikkelingen binnen of
buiten de organisatie of gewoon doordat ook inkopers mensen zijn die fouten kunnen
maken. Daarom heb je als inkoper binnen een offerteprocedure de ruimte nodig om
correcties en/of aanvullingen te plegen.
Het komt professioneel over als je als inkoper zelf de mogelijkheid aanbiedt aan offrerende
leveranciers om opmerkingen te maken of vragen te stellen. Je gunt de leveranciers
daarvoor een bepaalde periode, verzamelt alle vragen en zorgt voor een adequate reactie,
zowel op vragen over de offerte(procedure) als op vragen over de gevraagde producten of
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper xninaxx. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €3,49. Je zit daarna nergens aan vast.
