Opdracht:
Stap 1: Wat lever je in?
Voor het hoger management van de organisatie schrijf je, op basis van een aanbeveling, een verbeterplan voor de inkoopfunctie van de organisatie.
Deze moduleopdracht kun je maken op basis van je eigen organisatie of aan de hand van een organisatie in je (dire...
Hoi. Kun je laten weten wat je er niet goed aan vindt?
Door: diewijzekerel • 8 maanden geleden
Je hebt alle uitwerkingen die in de bijlage stonden uit het document gehaald waardoor er 8 lege pagina's in staan en het document totaal geen waarde meer heeft
Deze aanbeveling is geschreven voor [BEDRIJF] en beschrijft de inkoopfunctie in de huidige situatie, de
gewenste situatie en bevat een implementatieplan hoe naar de gewenste situatie te komen.
De missie van [BEDRIJF] is zijn klanten 24/7 een veilige, betrouwbare, duurzame en efficiënte
containerafhandeling te bieden in Rotterdam. En de visie is om toonaangevend te zijn in termen van veiligheid en
duurzaamheid en continu streven naar een maximaal betrouwbare en efficiënte op- en overslag van containers.
De afdeling inkoop valt hiërarchisch onder de afdeling Finance, maar is functioneel nauw betrokken bij de
aankopen van de afdeling Engineering. De afdeling inkoop bestaat uit een Supervisor, een tactisch inkoper en
twee operationeel inkopers.
[BEDRIJF] had 224 leveranciers in 2021, met ongeveer 300 actieve contracten.
Er worden bij deze leveranciers zowel producten of diensten ingekocht en kunnen zowel complexe
aanbestedingstrajecten en langlopende projecten zijn, tot terugkerende aankopen zoals gepland onderhoud en
storingen en dagelijkse behoefte producten alsmede voorraad artikelen.
Om efficiënt en effectief te kunnen inkopen maakt [BEDRIJF] gebruikt van gedifferentieerde inkoopstrategieën
welke worden toegepast op de inkoopsegmenten hefboom-, strategische-, routine- en knelpuntproducten. Ieder
inkoopsegment heeft zijn eigen toepasbare strategie. Er zijn hiervoor ook drempelwaardes om te bepalen of er
wel of niet aanbesteed dient te worden en hoeveel offertes minimaal benodigd zijn, of hoeveel partijen
aangeschreven dienen te worden.
De strategie van [BEDRIJF] is beschreven vanuit een viertal kernwaarden: veiligheid, betrouwbaarheid,
duurzaamheid en competitiviteit. Vanuit deze strategie, alsmede de missie en visie, zijn de inkoopdoelstellingen
bepaald. De afdeling inkoop zorgt ervoor dat de doelstellingen welke de kernwaarden vertegenwoordigen in
praktijk gebracht worden bij het aanbesteden en het evalueren van de leveranciers. Bij aanbestedingen wordt
gebruik gemaakt van een beoordelingsmatrix met vooraf gecommuniceerde weegfactoren en bij de
leveranciersbeoordeling wordt gebruik gemaakt van kwantitatieve en kwalitatieve scores.
Het inkoopmanagementproces wordt zowel lineair als cyclisch uitgevoerd, waarbij het lineaire proces volledig
gedocumenteerd en geïntegreerd is. De financiële impact van het inkoopmanagement wordt gemeten en
gekoppeld aan de rentabiliteit van de organisatie.
De stakeholders en risico’s worden gedurende het lineair- en cyclisch inkoopproces geïnventariseerd tijdens het
specificeren van de behoefte en meegenomen in het contracteren van de geselecteerde leverancier.
De prestaties van de inkoopafdeling worden door middel van een ABC-analyse en middels een dashboard in het
ERP-systeem Maximo gemeten. De prestaties vertalen zich uiteindelijk naar een aangepast beleid voor het
volgende jaar. Om deze prestaties te bevorderen wordt er gebruikt gemaakt van een tweetal rapportages.
Toch zijn er verbeteringen mogelijk om de prestaties van de inkoopafdeling te verbeteren en de processen van de
organisatie te optimaliseren.
Het bewaken van de openstaande inkooporders gedurende het operationele proces is momenteel zeer tijdrovend
en kan geautomatiseerd worden. De benodigde uren kunnen gebruikt worden vanuit het bestaande contract met
de systeembeheerder en brengen dus geen additionele kosten met zich mee.
Verder is het cyclisch inkoopproces momenteel onvolledig en vereist nadere uitwerking met behulp van diverse
functionarissen binnen de organisatie, wat wel enige tijd in beslag zal nemen uit te voeren.
Tevens worden momenteel de technische- en imagorisico’s onvoldoende in kaart gebracht, wat ten gevolge heeft
dat deze risico’s niet of te laat worden ontdekt. Omdat dit enige expertise vereist welke binnen de organisatie niet
voor handen is, zal er externe partij gezocht en geïnvesteerd moeten worden om dit verbeterpunt te
implementeren.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord.........................................................................................................................................2
Samenvatting.....................................................................................................................................3
Inleiding.............................................................................................................................................5
1. De analyse van de huidige situatie rondom inkoop in de organisatie..............................................7
1.1. Positionering van inkoop in de organisatie............................................................................................................................7
1.1.1. Samenwerking................................................................................................................................................................7
1.2. Inkoopbeleid...........................................................................................................................................................................7
1.2.1. Inkoopstrategie...............................................................................................................................................................7
1.2.2. Aanbesteding..................................................................................................................................................................8
1.3. Inkoopontwikkeling................................................................................................................................................................8
1.4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.................................................................................................................8
1.5. Het huidig inkoop(management)proces in relatie tot de organisatiestrategie....................................................................9
1.5.1. Organisatiedoelen en strategie......................................................................................................................................9
1.5.2. Het huidige inkoopmanagementproces.........................................................................................................................9
1.5.3. Impact en financiële analyse........................................................................................................................................11
1.6. Stakeholder- en risicomanagement.....................................................................................................................................12
1.6.1. Stakeholderanalyse......................................................................................................................................................12
1.6.2. Risicoanalyse................................................................................................................................................................12
1.7. Prestatiemeting en rapportage............................................................................................................................................12
1.7.1. Prestatiemeting............................................................................................................................................................12
1.7.2. Rapportage...................................................................................................................................................................12
Literatuurlijst....................................................................................................................................14
Bijlage I: Beoordelingsmatrix............................................................................................................15
Bijlage II: Vendor Rating...................................................................................................................16
Bijlage III: Source to contract proces flow chart................................................................................17
Bijlage IV: Contracting Process – Contract Request...........................................................................18
Bijlage V: Contracting Process – Specification & Vendors..................................................................19
Bijlage VI: Contracting Process – Quotations & Recommendation.....................................................20
Bijlage VII: Contracting Process – Ondertekend aanbevelingsdocument...........................................21
Bijlage IX: Purchase to pay process flow chart..................................................................................22
Bijlage X: Draaitabel Oude Po’s........................................................................................................23
Bijlage XI: Vendor Evaluation Dashboard..........................................................................................24
4
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper JeSc. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €13,99. Je zit daarna nergens aan vast.
