Overig

Module Projectmanagement en Organisatie - afgerond met een 9

7 keer verkocht

Instelling
NCOI (NCOI)

Voor de module projectmanagement en organisatie is het project over het implementeren van een zaaksysteem binnen een gemeente gereflecteerd. De module is afgerond met een 9.

[Meer zien]

Voorbeeld 3 van de 17 pagina's

Bekijk voorbeeld

Geupload op 3 mei 2022
Aantal pagina's 17
Geschreven in 2021/2022
Type Overig
Persoon Onbekend

Volgen

mirjanpostma Lid sinds 7 jaar 50 documenten verkocht

€14,39

In winkelwagen

Op verlanglijstje

100% tevredenheidsgarantie
Direct beschikbaar na je betaling
Lees online óf als PDF
Geen vaste maandelijkse kosten

PROJECTMANAGEMENT
& ORGANISATIE
Reflectie op implementatieplan zaaksysteem

Cursist: Xxxxx Docent: xxxxxx
Studentnummer: 4613621
Datum: 29 december 2021
NCOI Opleidingsgroep
Opleiding: HBO Bachelor Communicatie
Module: Projectmanagement & Organisatie

,Voorwoord

Mijn naam is Xxxxx, een xxxxx communicatiemedewerker bij de gemeente Xxxxx. Via mijn MBO opleiding,
Marketing, Communicatie en Evenementen ben ik circa zes jaar geleden begonnen met een stage als
communicatiemedewerker bij de gemeente Xxxxx. Na het behalen van mijn diploma, heb ik diverse functies
mogen verrichten binnen deze prachtige gemeente, waaronder op de afdeling Communicatie. Na anderhalf
jaar gewerkt te hebben op diverse functies, ben ik inmiddels fulltime werkzaam op de afdeling Communicatie
als communicatiemedewerker/adviseur. Om mij verder te ontwikkelen in dit vakgebied, volg ik de Bachelor
Communicatie. Ik zit nu in de laatste fase van de opleiding en de opleiding via de NCOI bevalt mij erg goed.
De module projectmanagement & organisatie is een leerzame module geweest waar ik veel aan heb in de
praktijk. Vanuit mijn functie als communicatiemedewerker ben ik namelijk veel betrokken bij diverse
projecten. Door deze module kijk ik met een andere/scherpere blik naar de verschillende fasen bij een
project en de projectaanpak. Binnen de gemeente Xxxxx zijn veel projecten welke op verschillende manieren
wordt aangevlogen. Door het volgen van deze module is mij ook opgevallen dat de gemeente Xxxxx weinig
evalueert over het proces en verloop van projecten en dat de projectvolwassenheidsniveau van de
gemeente laag is. De kennis die ik in deze module heb opgedaan, ga ik zeker gebruiken in de praktijk. Ik heb
dan ook met veel plezier gewerkt aan deze module.

Voor het maken van de module wil ik graag de NCOI en met name de heer xxxxxx bedanken voor de
heldere en leerzame lessen. Tevens wil ik de gemeente Xxxxx bedanken voor het vertrouwen in mij om deze
module goed af te roden. Specifiek van de gemeente Xxxxx wil ik de projectleider xxxx van het zaaksysteem
bedanken voor de input over het projectplan waar ik op gereflecteerd heb.

Naast mijn werk en studie ben ik ook erg fanatiek in het vrijwilligersleven.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

, Samenvatting
De gemeente Xxxxx is een overheidsinstelling met circa 31.100 inwoners. De gemeente Xxxxx heeft als
hoofdmissie: “Xxxxx is een leefbare gemeente met goede voorzieningen in dorpen met een eigen karakter
waar de inwoners betrokken zijn bij hun omgeving en iedereen mee kan doen. De gemeente Xxxxx krijgt een
nieuw informatie en documentatiesysteem genaamd ‘zaaksysteem.nl’. Het doel met het systeem is om de
kwaliteit en doorlooptijd van haar dienstverlening te verbeteren en digitaal te kunnen werken. Voor de
implementatie hiervan is een projectplan gemaakt. Het op te leveren resultaat in dit project is het opleveren
van het zaaksysteem en de overdracht naar de beheerorganisatie voor 1 september 2021. In dit
reflectieverslag wordt op vier onderwerpen van het projectplan gereflecteerd.

Allereerst op het reflectieonderwerp de organisatorische context, stakeholders en projectorganisatie. De
gemeente Xxxxx kent veel onderdelen in de organisatie en heeft een ambtelijke organisatie met 260
medewerkers uit vijf afdelingen en twee stafeenheden. Het project valt onder de afdeling Bedrijfsvoering. De
gemeente Xxxxx heeft een projectvolwassenheidsniveau van niveau 2: Herhaalbaar (Schouten, 2021).
Vanuit de analyse is gebleken dat de politieke arena uit weinig stabiliteit bestaat en dat de gemeente Xxxxx
een hiërarchische cultuur heeft. Vanuit deze analyse wordt aanbevolen om de organisatorisch context beter
in beeld te brengen om de projectaanpak hierop aan te passen. In het projectplan zijn de stakeholders niet
geanalyseerd. Vanuit de analyse is wel gebleken dat het project veel stakeholders heeft en dat het
meenemen van de stakeholders in het project zeer belangrijk is voor het slagen van het project. Om te
voorkomen dat belanghebbenden vergeten worden of niet of minder gezien worden, wordt daarom
aanbevolen om een stakeholdersanalyse te maken. De projectorganisatie is opgezet met opdrachtgever,
projectleider en projectteamleden. Ten tijde van het project kwamen projectleden in verzet vanwege
capaciteitsgebrek. De positie van dit project zit in de matrixstructuur. Voor de projectorganisatie is het aan te
bevelen om een capaciteitsmanagement op te zetten.
Vervolgens is gereflecteerd op de beheers aspecten. In het project is voor de beheersfactor budget gebruik
gemaakt van de cash-limited budgettering. Binnen het totaalbudget is een begroting gemaakt met
verschillende kostenposten. De verdeling van de budgetten kwamen niet overeen met de daadwerkelijke
uitgaven, maar het project is uiteindelijk wel binnen het totaalbudget gebleven. Vanuit de analyse is aan te
bevelen om voorafgaand aan het project de kosten te budgetteren aan de hand van de Zero Based
Budgeting of een Cost Breakdown Structure. In het projectplan is een heldere scope geformuleerd. Bij de
projectmanagement aanpak staat de scope vast, waarbij de scope in een Agile aanpak juist variabel is
(Schouten, 2021). Voor dit project is het aan te bevelen om de scope op de Agile aanpak te gebruiken.
Hiermee wordt de scope meer losgelaten waardoor processen continu, in overleg met de stakeholders,
verbeterd wordt. De eisen waaraan het product moest voldoen is opgenomen in het Programma van Eisen
waarin de technische eisen zijn opgenomen. Om iets van goede kwaliteit mee te geven kan voor een project
een kwaliteitsmanagementstrategie opgenomen worden in het projectplan. Het is aan te bevelen om de
gebruikers van het systeem mee te nemen bij het opstellen van de kwaliteitsbeschrijvingen. Het is ook aan te
bevelen om de resultaten van de kwaliteitsbeoordelingen te registreren in een kwaliteitslogboek. Het
Zaaksysteem diende uiterlijk 1 september 2021 volledig geïmplementeerd te zijn. In het project is gewerkt
Parallelle fasering. Bij versiefasering wordt eerst een bruikbaar product geleverd, waarop feedback geleverd
kan worden van de klant, die weer meegenomen wordt in een nieuwe versie (Schouten, 2021). Het is
daarom aan te bevelen om te faseren aan de hand van versiefasering. In de planning waren geen buffers
opgenomen. Het is aan te bevelen om vroegtijdig met het project te starten zodat tijd ingeruimd kan worden
voor het meenemen van de stakeholders. De risico’s van het project zijn bijgehouden in een risicodossier.
Om alle gegevens van alle risico’s op te slaan en bij te houden, is het aan te bevelen om gebruik te maken
van een risicoregister.
Als derde onderwerp is op de projectaanpak gereflecteerd. In het plan staat omschreven dat dit een plan is
met een Agile aanpak. Uit de analyse is naar voren gekomen dat de organisatie (nog) niet agile is ingericht,
maar meer projectmatig. In dit project is niet aangesloten bij het projectvolwassenheidsniveau van de
organisatie. Het is aan te bevelen om te werken met een hybride aanpak passend bij de organisatie. Dit kan
een samenvloeiing zijn van projectmanagement en Agile.
Als laatste onderwerp is op de projectevaluatie gereflecteerd. Samen met de leveranciers en de projectgroep
is teruggekeken naar het project en is de lijst met restpuntjes besproken. De restpuntjes zijn geaccepteerd
en zitten nu niet meer in een projectvorm, maar in de lijnorganisatie. Voor bewijs dat het eindresultaat
geaccepteerd is, is het aan te bevelen om een verklaring van acceptatie te hebben. Als het eindresultaat is
overgedragen kan de projectevaluatie plaatsvinden. Er is geen projectevaluatie gedaan met alle
betrokkenen. Het is daarom aan te bevelen om een projectevaluatie te doen. De resultaten kunnen dan
vastgelegd worden in een leerpuntenrapport, die weer voor verbetering kunnen zorgen bij een
vervolgproject.

Dit zijn jouw voordelen als je samenvattingen koopt bij Stuvia:

Bewezen kwaliteit door reviews

Studenten hebben al meer dan 850.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet jij zeker dat je de beste keuze maakt!

In een paar klikken geregeld

Geen gedoe — betaal gewoon eenmalig met iDeal, creditcard of je Stuvia-tegoed en je bent klaar. Geen abonnement nodig.

Direct to-the-point

Studenten maken samenvattingen voor studenten. Dat betekent: actuele inhoud waar jij écht wat aan hebt. Geen overbodige details!

Veelgestelde vragen

Wat krijg ik als ik dit document koop?

Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.

Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?

Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.

Van wie koop ik deze samenvatting?

Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper mirjanpostma. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.

Zit ik meteen vast aan een abonnement?

Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €14,39. Je zit daarna nergens aan vast.

Is Stuvia te vertrouwen?

4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)

Afgelopen 30 dagen zijn er 68175 samenvattingen verkocht

Opgericht in 2010, al 15 jaar dé plek om samenvattingen te kopen

Begin nu gratis

Laatst bekeken door jou

Tentamen (uitwerkingen) ·

(0)

Overig

Module Projectmanagement en Organisatie - afgerond met een 9

Document informatie

Onderwerpen

Geschreven voor

Verkoper

Ontvangen beoordelingen

Voorbeeld van de inhoud