Hoofdstuk 1: Facilitaire dienstverlening
1.1 Inleiding
- Facilitaire dienst bestaat uit: gebouwenbeheer, textielbeheer, logistiek beheer,
voedingsdienst en schoonmaakdienst.
- Facility Management: voorwaardenscheppende ondersteuning van de primaire
bedrijfsprocessen.
- Primair bedrijfsproces: belangrijkste werk wat verzet moet worden binnen het bedrijf,
zoals zorg verlenen in een ziekenhuis.
- Alle diensten die aan werk-, zorg en professionele verblijfomgevingen gerelateerd zijn
en die nodig zijn om mensen te ondersteunen bij hun streven naar toegevoegde
waarde aan de organisatie, horen bij facilitaire dienstverlening.
1.2 Wat doet een facilitaire dienst?
- Facilitaire dienstverlening is eigenlijk een soort groothuishouding, zoals ziekenhuizen,
verpleeghuizen, verzorgingshuizen, hotels, maar ook gemeentehuizen,
politiebureaus, scholen en kantoren.
- Facilitair bedrijf kan heel specifiek zijn en bijv. alleen textielbeheer verzorgen, maar
kan ook heel divers zijn en meerdere diensten aanbieden.
- Een facilitair bedrijf kan ook weer een ander inhuren voor het uitvoeren van specifieke
diensten, bijv. een glazenwasserbedrijf.
- Uitbesteden: wanneer je als organisatie bepaalde onderdelen uit handen geeft. Er
wordt een contract afgesloten waarin de dienstverlening, prijs en duur van het
contract zijn vastgelegd.
- Er zijn bedrijven waar maar 1 persoon werkt in de facilitaire dienstverlening, die houdt
zich dan vaak bezig met contracten van de uitbestedingen.
- De keuze om wel of niet te gaan uitbesteden ligt bij de directie of in de grotere
organisaties bij de (facilitair) manager.
- Sommige managers houden de kwaliteit liever in eigen hand. Ze zijn van mening dat
mensen meer betrokken zijn bij hun werk als ze voor het bedrijf of instelling zelf
werken.
- Voordelen uitbesteden: investeringen kunnen op basisactiviteiten worden gericht,
specialisme inhuren, het primaire proces blijft overzichtelijker, voorkomt
bedrijfsblindheid en bedrijfsrisico’s worden op derden afgewenteld.
- Nadelen uitbesteden: grotere afhankelijkheid van leveranciers, voortdurende
bewaking van kosten, kans op communicatie- en organisatieproblemen, gevaar voor
uitlekken vertrouwelijke informatie, kans op sociale en juridische problemen, geen
band met bedrijf en minder flexibel voor eigen personeel.
- Jaarlijks koopt de overheid voor ruim 60 miljard aan producten en diensten in.
- Sinds 2013 is er een aanbestedingswet. De doelen zijn: meer concurrentie doordat
meer ondernemers mee kunnen meedingen naar een overheidsopdracht, minder
administratieve lasten, meer lijn in aanbestedingsprocedures, betere naleving van de
regels, betere besteding belastinggeld en eenvoudiger afhandeling van klachten.
- Wanneer een dienst wordt ingekocht die boven dit drempelbedrag komt moet de
overheidsinstantie deze opdracht aanbesteden.
- Profit: organisaties met een winstdoel, zoals: hotels, restaurants en hoveniers.
- Non-profit: Organisaties zonder winstdoel, zoals verpleeghuize en scholen.
- Semi-profit: er zijn zowel winstdoelen als geen winstdoelen, zoals bijvoorbeeld een
ziekenhuis die winst maakt met een restaurant. Een derde geldstroom. Kan ook zijn
dat het primaire proces niet uit is op winst, maar het facilitaire bedrijf daarbinnen wel.
, - Een organogram is een schematische beschrijving van bouw en liggen van de
organen. Je kunt hierin aflezen welke dienster er binnen een bedrijf zijn en hoe ze
hiërarchisch ten opzichte van elkaar gelegen zijn.
- Een organisatie die veel in eigen beheer uitvoert, heeft een groter organogram.
- Lijnfuncties staan onder elkaar in een organogram en zijn functies waarin je letterlijk
onder iemand valt in een dienst.
- Factoren die van invloed zijn op de vorm van de facilitaire organisatie:
De grootte van het bedrijf: hoe kleiner, hoe minder zelf in eigen beheer gedaan
kan worden in verband met de kosten. Hoe groter het bedrijf, hoe meer
keuzemogelijkheden er zijn met betrekking tot het wel of niet uitbesteden.
Visie en instelling van het bedrijf: zakelijke cultuur, alleen ondersteunend of ook
voor het creëren van een huiselijke sfeer.
De leidinggevende: hoe deskundig is hij?
Het aantal diensten dat intern geleverd wordt. Eisen die aan een ziekenhuis
gesteld worden zijn hoger dan aan een kantoor.
Kosten: wanneer er in de instelling al machines aanwezig zijn, is het goedkoper
om het in huis te houden.
Prioriteiten: Niet elke organisatie heeft even veel geld over voor facilitaire zaken.
- 3 hiërarchische niveaus: strategische, tactische en operationele organisatieniveau.
- Strategisch: raad van bestuur en directie, richten, beleid a.d.h.v. vissie en missie.
- Tactisch: beleid en doelen omzetten naar acties, inrichten.
- Operationeel: het uitvoeren, verrichten.
1.3 Wat zijn de taken van een facilitair manager?
- Zorgen voor het onderhoud aan het gebouw, de schoonmaak, inrichting van de
werkplekken en de beveiliging.
- Coördineren van de bedrijfshulpverlening
- Begeleiden van verbouwprojecten
- Het dagelijks ondersteunen van het bedrijfsproces (post, vergaderfaciliteiten,
afvalverwerking en koffie&thee voorzieningen)
- Het begeleiden en installeren van apparatuur en programmatuur
- Het behouden van de IT-infrastructuur
- Beheren van contracten met leveranciers
- Ondersteuning van de gebruikers.
- Coachen en aansturen van medewerkers en stagiaires
- Voeren van functionerings-, voortgangs-, sollicitatie- en slecht-nieuwsgesprekken
- Personeelsplanning en personeelsaanname
- Taakomschrijving schrijven en bewaken
- Calculeren werkzaamheden en tijd
- Vergaderingen voorbereiden en voorzitten
- Coördineren van logistieke klussen
- Klachtenbehandeling
- Verantwoordelijkheden op gebied van hygiëne, milieu, arbo en kwaliteit
- De facilitair manager is er voor verantwoordelijk dat er goede regels, protocollen en
werkkaarten zijn waar het personeel zich aan moet houden.
- Missie: waar je voor staat (normen en waarden van bedrijf), verandert niet zo snel.
- Visie: waarvoor je gaat (lange termijn denken, kan aangepast worden)
- Strategie: hoe je het gaat doen, aan de hand van doelen.
- Doelen spelen rol in kwaliteitscyclus van PDCA (plan, do, check, act).
1.4 Financiën
- Budget: overeenkomst tussen budgetgever en budgethouder. Een stuur- en controle
middel.
- Begroting: schatting van de kosten voor het uitvoeren van een plan.
, - Kosten die gemaakt worden moeten bijgehouden worden in boekhouding.
- Vaste kosten: afschrijvingen, maandelijkse of periodieke kosten als huur, water.
- Variabele kosten: kosten die variëren of 1-malig zijn.
- Directe kosten: kosten die rechtstreeks gemaakt worden op een dienst of product.
- Indirecte kosten: kosten die breder voor meerdere diensten gemaakt worden, zoals:
energiekosten, verzekeringen, algemene afschrijvingen op gebouw.
- Break-even point: punt waarop de kosten gedekt worden door de verkoop.
- Break-even afzet: punt waarop de winst begint. Berekenen door:
Break even afzet = C : (P-V)
C = vaste kosten P = prijs V= Variabele kosten
Vaste kosten moeten gedeeld worden door dekkingsbijdrage, het bedrag dat je na
verkoop van een product overhoudt.
- Break even omzet (geen winst geen verlies): break-even afzet x verkoopprijs
1.5 Kwaliteitszorg, wetgeving en ICT-toepassingen
- Wetgevingen waar facilitair manager mee te maken heeft: General Food Law,
Arbowet, Milieuwetgeving, Drank- en horecawet, Wet bescherming
persoonsgegevens, Arbeidstijdenwet, Aanbestedingswet en Wetgeving en
regelgeving afval.
- Het management maakt gebruik van het Facilitair Management Informatie Systeem
(FMIS). Werkt ondersteunend en verstrekt informatie. Het is een instrument voor
benchmarking (het vergelijken van cijfers en resultaten van concurenten).
- Kwaliteitszorg: evalueren processen, personeel cyclische processen, registreren
klachten, aanbevelingen veranderingen, samenwerking met erkende gecertificeerde
bedrijven, meningen vragen en tevredenheidsonderzoeken.
- Bij het inrichten van een lokaal zijn er vier stappen:
1. Programma van eisen opstellen: Bepalen wat noodzakelijk is.
2. Vlekkenplan maken: weinig details
3. Wandenplan: meer gedetailleerd, bepalen waar de wanden komen.
4. Inrichtingsplan: sfeer, magazijnsruimte, wetgeving van arbo, inrichting van vloer,
wanden, plafond etc.
