Projectmatig werken in de praktijk
ISBW – HBO Projectmanagement
Schouten, E. (2019). Projectmatig werken in de praktijk. Hilversum, Nederland: Concept uitgeefgroep.
Geel gearceerd de leerdoelen
H1 – De kracht van projectmatig werken
1.3 Improviseren, projectmatig werken of routinematig werken
Improviseren
Vraaggericht
Ad hoc werken
Resultaat is bij de start onzeker
Werkzaamheden nieuw
Werkwijze chaotisch
Projectmatig werken
Doel en resultaat duidelijk = doelgericht
Aanpak bepalen
Planning maken
Duidelijke taken en verantwoordelijkheden geven
Vooraf alle onderdelen goed doordenken
Evaluatie tussendoor
Lessons learned achteraf
Routinematig werken
Werkgericht
Proces er naartoe kan zich keer op keer herhalen
Resultaat vooraf duidelijk
Mensen bekend met de werkwijze, stappen en werkzaamheden
Duidelijke procedures, plannen en draaiboeken
1.4 Kenmerken van een project > projectmatige werkwijze aan te raden
1 Specifiek doel Positieve verandering naar meer, beter √
of efficiënter.
2 Uniek of nieuw resultaat/ Eenmalig Globale beschrijving met een √
gewenste eindsituatie.
Begin en eind Tijdelijk. √
3 Het moment waarop het gewenste
resultaat wordt opgeleverd, is vooraf
bepaald.
4 Opdrachtgever Opdrachtnemer = projectleider √
Tijdelijke samenwerking van √
5 mensen met verschillende
expertise
6 Mate van onzekerheid Onzekerheid of resultaat/doel wordt √
behaald of weg er naartoe onzeker,
doordat resultaat nieuw/uniek is en dus
niet eerder meegemaakt.
7 Voortgang door mijlpalen goed te
bewaken
Pagina 1 van 45
, Projectmatig werken in de praktijk
Een tijdelijke samenwerking van mensen met verschillende expertisen die binnen een vastgestelde tijd
en met beperkte middelen een nieuw of uniek resultaat leveren waarmee een doel van de
opdrachtgever wordt behaald, met een bepaalde mate van onzekerheid.
1.5 Definities
Meer definities van:
IPMA = International Project Management Association
PRINCE2 = PRojects in Controlled Environments 2
PMBoK = Project Management Base of Knowledge
Projectmanagement heeft alleen betrekking op de projectleider.
Projectmatig werken heeft betrekking op het geheel (opdrachtgever, projectleider, projectmedewerkers
en betrokkenen).
1.6 Hoe projecten ontstaan
Probleem = behoefte om probleem op te lossen of schade te beperken.
Indien het project niet wordt uitgevoerd, dan wordt het alleen maar slechter.
Noodzakelijk om het probleem te begrijpen, details zijn voor projectmedewerkers.
Behoefte = behoefte van een organisatie/persoon aan iets nieuws of een positieve verandering
van iets bestaands (hogere omzet, efficiënter werken, meer cliënten).
De oorzaak van een project kan bepalend zijn voor hoe een project tot stand komt.
Probleem > sense of urgency, waardoor druk op het project en snelheid geboden.
Veel draagvlak voor betrokkenen ivm oplossen probleem.
Behoefte (positieve) verandering
Mogelijk weerstand/weinig draagvlak, omdat verandering niet voor alle betrokkenen positief is.
Tip: Weten waarom een project wordt gedaan, werkt motiverend voor de betrokkenen bij
een project.
1.7 Projecten in allerlei soorten en maten
De grens tussen een groot en klein project is vaag en hangt af van:
De duur in tijd (<6 mnd = eenvoudig)
Complexiteit van de inhoud
Aantal betrokkenen en belanghebbenden
Grootte projectbudget
Hoeveelheid uit te voeren werkzaamheden
Elke branche heeft zijn eigen kenmerken: jargon, werkzaamheden, cultuur, cliënten. Deze kenmerken
hebben invloed op de wijze waarop projecten worden uitgevoerd.
Typen projecten:
Organisatorisch samenvoeging van 2 afdelingen
Technisch ontwerp en productie nieuw medisch apparaat
Maatschappelijk inzamelingsactie
Verschillende typen projecten vragen om verschillende aanpakken, werkwijzen en typen mensen,
maar bestaan uit dezelfde fasen.
Pagina 2 van 45
, Projectmatig werken in de praktijk
1.8 Doelgericht, resultaatgericht en efficiënt
Doelgericht
Waarom/waarvoor?
De vraag stellen of een taak of activiteit moet worden uitgevoerd, is een vorm van doelgericht werken.
Doelgericht betekent eerst nadenken of het moet gebeuren, dan doen!
Een project richt zich op het bereiken van een of meerdere doelen, die een of meerdere personen of
een organisatie hebben gesteld. Een doel is altijd gekoppeld aan de oorzaak van een project.
Om dit doel te bereiken, wordt een project uitgevoerd waarmee een resultaat wordt opgeleverd
waarmee dit doel kan worden behaald.
Wat vervolgens kan worden behaald, heet uitkomst of voordeel.
Tip: Als het doel van een project wordt gewijzigd, ontstaat er een nieuw project.
Resultaatgericht
Wat leveren?
Resultaatgericht betekent dat alle taken en activiteiten die worden uitgevoerd een concreet en helder
resultaat opleveren. Een resultaat is een beschrijving van een activiteit, een ding (product, dienst) dat
wordt gemaakt, dat concreet te beschrijven is en waarvan te meten is of het voldoet aan de
verwachtingen.
Elk project levert een of meerdere resultaten, die vooraf zo goed mogelijk worden bepaald om hierop
alle werkzaamheden af te stemmen.
Efficiënt
Hoe?
Efficiënt = zoveel mogelijk doen met zo weinig mogelijk middelen (tijd, geld, mensen, spullen).
Projectmatig werken zorgt ervoor dat de uit te voeren taken en activiteiten in een project zo weinig
mogelijk tijd en geld kosten, niet dubbel worden uitgevoerd en zelfs niet worden vergeten.
Efficiënt betekent eerst nadenken hoe het te doen, dan doen!
Pagina 3 van 45
, Projectmatig werken in de praktijk
1.9 Valkuilen
Projectmatig werken garandeert niet dat er geen fouten worden gemaakt en dat alles van tevoren
goed in te schatten is. Het feit dat een project altijd uniek is en onzekerheden kent, is hier juist de
oorzaak van. Een project is dus pas volledig goed in te schatten als het klaar is, nadat er in de
valkuilen is gestapt. Het herkennen van dichtgooien van de valkuilen is daarmee een belangrijke
succesfactor bij het uitvoeren van een project.
Uitvoering te snel, voorbereiding te weinig (eerst doen, dan denken) = ad hoc
Projectdoelen en projectresultaten zijn onduidelijk – niet SMART
Weinig betrokkenheid vanuit management
Project te complex
Niet/nauwelijks rekening houden met risico’s
Afbakening onduidelijk, project wordt steeds groter
Planningen en budgetten zijn te optimistisch of onrealistisch
Mensen die het resultaat gaan gebruiken, zijn niet betrokken
Communicatie
TBV (taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden) zijn niet duidelijk
Schijn opdrachtgevers = mensen, die zich onterecht voordoen als opdrachtgever in het project
Starten met de details (divergeren, convergeren)
Tijdsdruk
Het belangrijkste is om de valkuilen te herkennen en er beheerst mee om te gaan.
Handicaps:
Politieke beïnvloeding (management)
Levertijden
Menskracht
Geld/Financiële zorgen
Tijdsdruk
Wet- en regelgeving
Inspraak
Pagina 4 van 45
