Bedrijfsadministratie tussentoets
Hoofdstuk 1
Kenmerken van administratie zijn:
Verzamelen van gegevens
Vastleggen van gegevens
Verwerken van gegevens; met als doel
Verstrekken van informatie; met als doel:
- Het afleggen van verantwoording
- Het besturen van een organisatie
- En het controleren van de verantwoording
Boekhouden is een bijzondere vorm van administratie. Het is een vorm van administratie waarbij de
financiële gegevens (alle gegevens in geld) worden verzameld, vastgelegd en verwerkt. En de
informatie die hierbij hoort wordt verstrekt en is voor zowel voor binnen als buiten de organisatie.
De informatie, die voorkomt uit de boekhouding, moet worden vastgelegd in een jaarrekening. Ook
wel annual report. In de jaarrekening moeten de volgende dingen komen:
1. De balans (balance sheet)
2. De winst- en verliesrekening (income statement)
3. En de toelichting (notes) van zowel de balans, als de winst- en verliesrekening.
Je hebt een interne en externe jaarrekening. De interne jaarrekening is voor mensen binnen de
organisatie en de externe jaarrekening is voor mensen daarbuiten. Daarnaast is er ook een fiscale
jaarrekening, deze is voor de belastingdienst.
Een overzicht van bezittingen en schulden, noem je inventaris en deze kan je omzetten in een balans:
Balans
Debet Credit
De balans is opgesteld in scontrovorm en is een momentopname en kan dus elke dag veranderen. De
bezittingen en vorderingen staan hierbij links en het eigen vermogen en de schulden rechts. Op de
balans kan je de volgende dingen zien:
Welke bezittingen en vorderingen er zijn. Dit worden ook wel de activa genoemd en deze
bevinden zich op de linkerzijde van de balans, ook wel de debetzijde. De debetzijde is zo
ingericht dat de liquide middelen helemaal onderaan staan bij de vlottende activa. Hoe
verder je naar boven gaat, des te langer het duurt om de bezitting om te zetten in liquide
middelen, daarom is de debetzijde van de balans ook wel de liquiditeitsbalans. De debetzijde
kent twee groepen:
, 1. Vaste activa, ook wel fixed assets. Dit zijn bezittingen, die meer dan een keer
gebruikt kunnen worden in het productieproces. Deze groep activa is lastiger om te
zetten in liquide middelen en daarom staan ze bovenin bij de debetzijde. Hier vind je
onder andere nogmaals het woord inventaris, dit zijn niet de bezittingen en schulden
van de onderneming, maar in dit geval zijn dit de hulpmiddelen in de onderneming,
zoals kassa’s. Onder vaste activa verstaan we ook de auto’s, panden of machines
welke een bedrijf kan bezitten.
2. Vlottende activa (current assets). Dit zijn productiemiddelen die slechts een keer in
het productieproces gebruikt kunnen worden. Vlottende activa komen later op de
balans, omdat ze makkelijk om te zetten zijn in liquide middelen (geld). Onder
vlottende activa verstaan we onder andere de voorraad goederen. Ook is er vaak
sprake van een groep afnemers waaraan je leverancierskrediet hebt verstrekt, dit
noemen we debiteuren (accounts receivable) en deze komen onder de voorraad
goederen op de balans te staan. Daarnaast komen ook de bank en de kas op de
balans te staan, deze staan vaak onderaan. De bank en de kas zijn liquide middelen,
ook wel cash and bank balances en hiermee betaal je en neem je betalingen in
ontvangst.
En hoe de onderneming aan het geld is gekomen om de bezittingen te kunnen aanschaffen.
Dit wordt ook wel de passiva (liabilities) genoemd en deze bevinden zich op de rechterzijde
van de balans. Net als de activakant van de balans, heeft ook de passivakant een bepaalde
volgorde. Onderaan komen de kortlopende schulden/ de schulden die je het snelst moet
aflossen en helemaal bovenaan staat het eigen vermogen dat permanent in de onderneming
is geïnvesteerd. Bovenaan heb je dus het eigen vermogen (equity). Daaronder komen de
langlopende schulden (long-term liabilities), deze schulden hebben een looptijd van langer
dan een jaar. Denk hierbij aan een hypothecaire lening (mortgage). Meestal wordt hiermee
het bedrijfspand gedeeltelijk betaald. Het gebouw geldt dan als onderpand voor de lening.
De verstrekker van de lening krijgt als vergoeding over de lening interest.
Onder de langlopende schulden, komen de kortlopende schulden. Dit zijn de schulden met
een looptijd korter dan een jaar, ook wel current liabilities. Hieronder kan je bijvoorbeeld het
rekening-courant krediet vinden. Dit is een rekening bij een bank, waarbij je een bepaald
bedrag rood mag staan. Ook kan je onder de kortlopende schulden de leveranciers waarvan
een leverancierskrediet is ontvangen vinden. Dit noem je ook wel crediteuren, accounts
payable.
Hoofdstuk 2
Alle gebeurtenissen die leiden tot veranderingen in de balans, noemen we financiële feiten. Van alles
dat veranderd op de balans, hebben we boekingsdocumenten, deze gelden als bewijsstukken
waarmee we de boekhouding bijhouden. Verschillende boekingsdocumenten zijn:
Bankafschriften. Hierop staat vaak de datum en de verandering van de bankrekening. In de
debet kolom staat het woord af, je moet dit zien vanuit de positie van de bank. Dit betekent
dus dat als iets debet staat vanuit de bank, dat de schuld vanuit de bank naar de
onderneming kleiner wordt, want er wordt iets betaald. In de creditkolom staat vaak het
woordje bij, dit betekent dat er iets op de bankrekening wordt gestort en dus dat de bank
haar schuld aan de onderneming groter wordt. Bankafschriften kunnen gaan over het
betalen van crediteuren (debet/af), het ontvangen van geld van debiteuren (credit/bij), het
betalen van de aflossing en rente op de hypothecaire lening (debet/af), het betalen van
kosten (debet/af).
Inkoopfactuur. Inkoopfacturen kunnen gaan over het inkopen van goederen, waarbij je
schuld aan leveranciers eventueel toeneemt of de liquide middelen afnemen als je direct
betaald, maar ook over het gebruik maken van diensten. Zo kan je een inkoopfactuur krijgen
voor de huur. De kosten die je hierbij dan maakt horen tot de bedrijfskosten, en noem je in
dit geval huurkosten en deze gaan van je eigen vermogen af.
