Plan van aanpak
ORDENEN DIGITALE MAPPENSTRUCTUUR
W.M.
STUDENTNUMMER: | ISBW
Datum: 10-05-2022
Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde
Specialisatie Management voor Zorg en Welzijn
Module: Afronding HBO Training Projectmanagement
,VOORWOORD
Mijn naam is Monique X, 43 jaar en woonachtig in X. Ik ben getrouwd en moeder van drie kinderen in
de leeftijd van 18 jaar, 16 jaar en 13 jaar.
Alweer 20 jaar ben ik werkzaam bij Huisartsenpraktijk X in X. Ik ben hier begonnen als
praktijkassistente en daarna heb ik de mogelijkheid gekregen om door te groeien naar de functie van
praktijkmanager. Deze functie vervul ik alweer 9 jaar met veel plezier. Ik ontzorg mijn werkgevers (de
huisartsen), zodat zij zich kunnen richten op de directe patiëntenzorg. Door mijn kwaliteiten te
gebruiken zorg ik ervoor dat verschillende processen binnen de praktijk goed lopen.
In 2013 heb ik de één jarige opleiding Middle Management afgerond. Ik merkte in de afgelopen jaren
dat ik hier niet voldoende aan had. Om mijn kennis te verbreden en mijzelf uit te dagen ben ik in
september 2020 gestart met de studie HBO-bachelor bedrijfskunde.
Deze moduleopdracht is geschreven voor Huisartsenpraktijk X en is de afronding van de module
Afronding HBO training Projectmanagement. Hiervoor heb ik twee trainingen gevolgd:
Projectmanagement en Vaardigheden voor Agile Teams.
Voor deze moduleopdracht was geen docent beschikbaar om vragen over de moduleopdracht te
beantwoorden. Ik hoop dat de deelopdrachten goed uitgevoerd zijn.
Voor mijn organisatie kan ik deze moduleopdracht goed gebruiken. Al langere tijd hebben
medewerkers moeite om documenten die opgeslagen zijn op de externe hard schijf, de W-schijf, terug
te vinden.
In deze opdracht beschrijf ik een plan van aanpak (projectplan) voor Huisartsenpraktijk X om de
mappenstructuur op de externe harde schijf, de W-schijf, te ordenen.
Via deze weg wil ik dan ook de betrokken collega’s hartelijk bedanken voor hun bijdrage.
Daarnaast gaat mijn dank uit naar mijn stagebegeleider Annemarie Keja voor de leergesprekken die
wij hebben. Hierin is ze motiverend, kritisch en ondersteunend. Ook wil ik mijn docenten Marijke van
Biezen (projectmanagement) en Engracia Sleeswijk (Vaardigheden voor Agile Teams) bedanken voor
hun leerzame lessen.
X, 19 april 2022
Monique X
Pagina | 1
,SAMENVATTING
Dit projectplan beschrijft het bewerkstelligen van een nieuwe mappenstructuur op de externe
harde schijf, de W-schijf, met als doel orde en overzicht creëren zodat de opgeslagen
documenten sneller terug te vinden zijn en de continuïteit geborgd is.
In de scope van dit project wordt duidelijk aangegeven welke activiteiten binnen dit project
vallen en welke buiten dit project vallen.
Voor het projectplan is een projectgroep samengesteld die wordt aangestuurd en begeleid
door de projectleider. De projectorganisatie is onder te verdelen in drie rollen: de
opdrachtgever, de projectleider en de projectmedewerkers. De rollen en daarbij behorende
verantwoordelijkheden worden nader beschreven.
Op welke wijze en wanneer er wordt gecommuniceerd tijdens dit project is vastgelegd in een
communicatieplan.
Om het project succesvol te laten slagen is het belangrijk om alle personeelsleden mee te
nemen in de besluitvorming en hiervoor tijdens het werkoverleg aandacht aan te schenken.
Voor dit project is gekozen voor een eenvoudige fasering, zodat het project overzichtelijk is
en de projectuitvoering in één fase wordt gedaan. De fasering bestaat uit drie fasen: de
voorbereidingsfase, de uitvoeringsfase en de afrondingsfase. Na elke fase volgt een GO/NO
GO-beslissing door de opdrachtgever voor de volgende fase.
In de voorbereidingsfase zal het plan van aanpak geschreven worden en vindt overleg met
de opdrachtgever plaats. Er wordt een informatieve kick-off gepland met de
projectmedewerkers, waarin iedereen wordt meegenomen in haar taken en
verantwoordelijkheden. In de uitvoeringsfase I wordt per afdeling een voorstel gemaakt om
de aanwezige mappen te structureren en wordt er een procedure beschreven met daarin de
werkafspraken. Na goedkeuring van de opdrachtgever worden in uitvoeringsfase II de
mappen op de W-schijf geherstructureerd door het projectteam. In de afrondingsfase zal er
worden geëvalueerd en wordt er bepaald hoe eventuele issues worden opgelost.
Om het project te borgen is het belangrijk dat nieuwe documenten volgens de werkafspraken
opgeslagen worden op de externe harde schijf, de W-schijf.
De risico’s voor dit project zijn weergegeven in een risicolijst, hierin is het risico en de te
nemen maatregel weergegeven.
In dit plan van aanpak is ook aandacht gegeven voor Agile werken. De bekendste methode
Scrum is uitgelegd. Voor dit project kan Scrum heel goed toegepast worden. Er worden
minder plannen beschreven, er zijn geen eindevaluaties, maar continue feedback. Dit past
goed bij de cultuur van de organisatie waar men niet bekend is met het werken van projecten
volgens een plan van aanpak.
Pagina | 2
,Inhoudsopgave
Voorwoord............................................................................................................................... 1
Samenvatting.......................................................................................................................... 2
1. Inleiding............................................................................................................................... 5
1.1. De organisatie...............................................................................................................5
1.2. de aanleiding.................................................................................................................5
1.3. de leeswijzer................................................................................................................. 5
2. Doel, resultaat en afbakening van het project.....................................................................5
2.1. doelstelling.................................................................................................................... 5
2.2. Resultaat....................................................................................................................... 6
2.3. afbakening.................................................................................................................... 6
3. projectorganisatie en -communicatie...................................................................................6
3.1. Projectorganisatie.........................................................................................................6
3.2. projectrollen en verantwoordelijkheden.........................................................................6
3.3. Projectcommunicatie.....................................................................................................7
4. Projectomgeving.................................................................................................................7
5. Scrum.................................................................................................................................. 7
6. Plan van aanpak................................................................................................................. 8
6.1. Fasering........................................................................................................................ 8
6.1.1. Projectbeslissing....................................................................................................9
6.1.2. ProjectVoorbereiding..............................................................................................9
6.1.2. Projectuitvoering....................................................................................................9
6.1.3. Project afronding....................................................................................................9
6.1.4. Project Borging.....................................................................................................10
6.2. structuur van het project..............................................................................................10
6.3. regels concrete projectopdracht..................................................................................10
6.4. Projectbeheersing.......................................................................................................11
6.5. risicomanagement.......................................................................................................11
6.6. implementatie project..................................................................................................11
6.7. projectplanning............................................................................................................ 11
Literatuurlijst.......................................................................................................................... 11
Beoordeling........................................................................................................................ 12
Bijlage 1. Projectrollen met verantwoordelijkheden...............................................................15
BIjlage 2. Communicatieplan.................................................................................................17
Bijlage 3. Risicolijst............................................................................................................... 18
Bijlage 4. Balkenplanning......................................................................................................19
Pagina | 3
,Pagina | 4
, 1. INLEIDING
1.1. DE ORGANISATIE
Huisartsenpraktijk X is een non-profitorganisatie en heeft geen winstoogmerk. Het primaire doel van
de organisatie is het verlenen van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënten die ingeschreven
staan bij deze praktijk. De geografische indeling is X en het omliggende buitengebied.
Huisartsenpraktijk X richt zich op alle klachten, problemen en vragen over gezondheid en ziekte van
patiënten. Huisartsenpraktijk X is een maatschap en bestaat uit drie maten en hun werknemers: vier
praktijkassistentes, twee praktijkondersteuners Somatiek, één praktijkondersteuner GGZ, één
praktijkmanager, één administratief medewerkster en één interieurverzorgster.
1.2. DE AANLEIDING
De aanleiding van het project is dat medewerkers regelmatig bepaalde documenten niet kunnen
terugvinden die opgeslagen staan op de externe harde schijf, de W-schijf, van de computer.
Op elke werkplek is een computer aanwezig met een harde schijf en twee externe harde schijven, de
M- en W-schijf. De externe harde schijven zijn vanaf elke computer te benaderen. Op de M-schijf
worden bestanden opgeslagen voor de financiële administratie en op de W-schijf heeft elke afdeling
een eigen werkmap en er zijn gezamenlijke mappen die voor iedereen bestemd zijn. Er is geen
duidelijke mappenstructuur en hierdoor is er geen overzicht.
Er is hier sprake van een project, omdat de opdrachtgever een specifiek doel heeft om het probleem
op te lossen met als resultaat een goede mappenstructuur voor het ordenen van alle aanwezige
documenten en het snel terug vinden van documenten. Het project start met de voorbereidingen om
een logisch systeem te bedenken en eindigt zodra het gewenste resultaat geleverd is, binnen een
bepaalde termijn. Daarnaast werken er verschillende mensen samen om dit doel te bereiken
(Schouten, 2019).
1.3. DE LEESWIJZER
In hoofdstuk 2 leest u het doel, resultaat en afbakening van het project. Vervolgens wordt in hoofdstuk
3 de projectorganisatie beschreven en de rollen en verantwoordelijkheden. Ook wordt in dit hoofdstuk
het communicatieplan weergegeven, die toegevoegd is als bijlage. In hoofdstuk 4 wordt de
projectomgeving omschreven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 5 beschreven hoe het gekozen project
ingericht kan worden vanuit Scrum. Tot slot wordt in hoofdstuk 6 het Plan van Aanpak beschreven met
daarin de verschillende fases van het project, hoe het project beheersbaar blijft en welke risico’s op
kunnen treden.
2. DOEL, RESULTAAT EN AFBAKENING VAN HET PROJECT
2.1. DOELSTELLING
Deze doelstelling is volgens de SMART methode geformuleerd (Schouten, 2019).
Specifiek: Het bewerkstelligen van een nieuwe mappenstructuur op de W-schijf met als doel orde en
overzicht zodat de opgeslagen documenten sneller terug te vinden zijn.
Meetbaar: Door het opstellen van een procedure met daarin de afspraken die gemaakt zijn over de
gemeenschappelijke mappenstructuur kan periodiek worden gecheckt door de praktijkmanager of de
mappen en onderliggende mappen volgens de nieuwe werkafspraken zijn geordend.
Verder wordt een issuelijst bijgehouden als een document niet vindbaar is.
Acceptabel: Alle afdelingen zijn betrokken bij het herstructureren van de mappen op de W-schijf.
Door de werkafspraken is voor iedereen duidelijk hoe de mappenstructuur tot stand gekomen is,
waardoor documenten snel teruggevonden kunnen worden.
Realistisch: Het bewerkstelligen van de nieuwe mappenstructuur wordt realistisch geacht. Alle
projectmedewerkers beschikken over duidelijke werkafspraken om het doel te realiseren.
Tijdgebonden: De doelstelling is dat het uitfaseren van de nieuwe mappenstructuur op 8 juli 2022
gerealiseerd is.
Pagina | 5
