Basisboek
Interne Communicatie
SAMENGEVAT
,CONTEXT VAN INTERNE COMMUNICATIE
1.1 Een organisatie: wat is dat eigenlijk?
§1.1.1 - Verschillende soorten organisaties
Alle organisaties verschillen van elkaar.
Organisaties = doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen mensen
ze zijn opzettelijk in het leven geroepen
afspraak over hoe het samenwerkingsverband is georganiseerd
Deze afspraak kan soms worden herzien. Dit heet een reorganisatie of een
organisatieverandering.
§1.1.3 - De organisatie en haar omgeving
Iedere organisatie maakt deel uit van de samenleving en heeft te maken met de andere
organisaties in deze samenleving.
De organisaties zitten in een netwerk met andere organisaties.
In de relatie met die andere organisaties speelt afhankelijkheid een rol. De andere organisaties
hebben jouw organisatie nodig voor hun voortbestaan en andersom.
Actorenanalyse = een werkvorm waarin je een groep(je) mensen uitnodigt om zelf actief aan de
slag te gaan met een vraag.
Deze analyse gebruik je als je in kaart wilt brengen met welke andere organisaties jouw
organisatie te maken heeft.
1.2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?
§1.2.1 - De eerste bril: de zichtbare en de onzichtbare organisatie
Organigram = de formele verdeling van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge
hiërarchische verhouding.
Expliciete (zichtbaar) organisatie Impliciete (onzichtbaar) organisatie
Een organigram met functies Rollen die mensen vervullen en relaties die ze
hebben
Rationaliteit Irrationaliteit, emoties, gevoelens
Procedures, bevoegdheden Ongeschreven regels, ondergrondse patronen,
persoonlijke verhoudingen
Macht (op grond van positie) Invloed en invloedsbesef
Beheersmatig plannen Flexibel ontwikkelen
Inhoud en taak Bedoeling/betrekking, expressie en appèl op de
ander
Gelijk hebben Gelijk krijgen
De knikkers Het spel, het politiek gedrag
Huisstijl, aankleding en inrichting, gedragscode Zo zijn onze manieren, de stijl van het huis
Formele communicatie Informele communicatie
§1.2.2 - De tweede bril: het partijen en het systeemmodel
Brillen worden hier verstaan als ‘een manier van kijken’.
Teams of afdelingen zijn partijen.
, Partijenmodel = ziet organisaties als een verzameling van onderdelen die een eigen belang
nastreven.
Afdelingen blijven slechts bij elkaar als de voordelen van het bij elkaar blijven voor iedere afdeling
opwegen tegen de nadelen van het uiteengaan.
Belang = datgene waar hun afdeling voor staat en wat hun afdeling wil realiseren
Systeemmodel = ziet de organisatie als een vrij duurzaam samenstel van afdelingen. Hier is er
sprake van een gemeenschappelijke ideologie die de afdelingen bindt.
Het systeemmodel is gericht op harmonie en verbinding, in tegenstelling tot het partijenmodel.
Als je beide ‘brillen’ tegelijk opzet krijg je de huidige realistische situatie.
Partijen-in-een-systeemmodel oftewel het dynamisch evenwicht.
Als de autonomie in een organisatie te sterk wordt, druk je meer op het investeren in de onderlinge
afhankelijkheid en omgekeerd.
De autonomie van de afzonderlijke onderdelen (partijenmodel) kan worden versterkt door:
- Instellen van teams met hun eigen klanten en producten, die ook verantwoordelijk zijn voor hun
eigen resultaat
- Feedback geven op de resultaten per afdeling
- Duidelijke afdelingsdoelstellingen
De onderlinge afhankelijkheid met de rest van de organisatie kan worden benadrukt door:
- Het scheppen van gemeenschappelijke faciliteiten (ontmoetingsplekken)
- Een vangnet voor tegenslagen
- Een gezamenlijke huisstijl
- Een duidelijk bedrijfsbeleid
§1.2.3 - Politiek gedrag
Om belangen te realiseren moeten de partijen met elkaar onderhandelen, conflicten aangaan met
andere afdelingen, elkaar beïnvloeden en onderling allerlei spelletjes spelen.
Dit heeft allemaal te maken met het verkrijgen en gebruiken van macht.
Als macht ook daadwerkelijk gebruikt wordt, dan zegt men dat iemand invloed heeft.
Politiek gedrag kan gericht zijn op het eigen belang van de medewerker, voor bijvoorbeeld
promotiekansen. Dit is persoonlijk politiek gedrag.
Bedrijfspolitiek gedrag = wanneer het in het belang van de hele organisatie is.
Mensen die effectief politiek gedrag vertonen zijn mensen die weten wie invloed heeft en snappen
hoe ze die zelf kunnen verkrijgen.
Strategieën waarmee mensen proberen verandering te beïnvloeden:
Terugveren = old habits die hard.
als de organisatie eenmaal verandert is veert iedereen weer terug naar hoe het was
Smoren = je wilt best veranderen, maar je wordt nogsteeds beoordeeld op je normale werk
je probeert je dus maar gedeeltelijk aan te passen
Calculeren = meestal spreken mensen zich uit vóór de verandering, maar meestal hebben ze
er een hele andere eigen mening over
Afketsen = wanneer een verandering geen aansluiting vind bij een organisatie.
§1.2.4 - Verborgen regels
Iedere organisatie heeft regels en procedures.
Deze liggen vast in beleidsdocumenten, organisatiestructuren, de missie, visie en gedragscode.
Gedragscode = de formeel afgesproken wijze waarop leiding en medewerkers met elkaar, het
werk, systemen en klanten omgaan.
