Samenvatting Algemene grondslagen; bestuurlijke informatieverzorging
Hoofdstuk 1 Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten
1.2 wat is bestuurlijke informatieverzorging?
Bestuurlijke informatieverzorging definiëren wij als ‘alle activiteiten met betrekking tot het
systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het
doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoordingen
die daarover moet worden afgelegd’
Bestuurlijke informatieverzorging richt zich op het produceren van informatie waarmee:
1. Managers beslissingen kunnen nemen (besturen-in-engere-zin)
2. Managers organisaties kunnen beheersen
3. Medewerkers hun functie kunnen uitvoeren (doen functioneren)
4. Managers en medewerkers verantwoording kunnen afleggen
Informatie is voor een organisatie zo belangrijk dat informatie naast grond, kapitaal en arbeid als de
vierde voortbrengingsfactor wordt gezien. Informatie wordt gedefinieerd als datgene wat het
bewustzijn van de mens bereikt en bijdraagt tot zijn kennisbeeld.
Een gegeven is een voorstelling van een feit of een idee in een zodanige vorm dat deze door een
proces kan worden bewaard, verplaats of bewerkt. (meervoudsvorm: data)
De kern van besturen bestaat uit het nemen van beslissingen over de doelstelling, middelen en
werkwijze van en te verrichten handelingen binnen de betrokken huishouding: welke handelingen
moeten door wie, waarmee, wanneer en hoe worden verricht?
Het nemen van beslissingen in de zin van het doen van keuze uit alternatieve mogelijkheden, duiden
we aan met de term besturen-in-engere-in. Daarnaast onderscheiden we het besturen-ruimere-zin
dat tevens het kenbaar maken van de besluiten, het organiseren van de uitvoeringen in het
beheersen omvat. De keuzen uit alternatieve mogelijkheden zullen namelijk nog kenbaar moeten
worden gemaakt in de vorm van verzoeken, opdrachten, machtigingen, normen, kaders,
randvoorwaarden en spelregels, e.d. en moeten worden medegedeeld aan degene die met de
verdere uitwerking belast zijn. Voort moet men rekening houden dat het soms noodzakelijk is om bij
te sturen om het voorgenomen processen te beheersen. De medewerkers aan wie
beslissingsbevoegdheden zijn gedelegeerd of aan wie uitvoering- en bewaringswerkzaamheden zijn
opgedragen leggen hierover vervolgen verantwoording af.
1.3 informatieverzorging
Informatieverzorging omvat naast het verwerken van gegevens ook het verstrekken van informatie.
Men kan alleen relevante en betrouwbare informatie verstrekken nadat de daarvoor bestemde
basisgegevens zijn verzameld, op de een of andere wijze zijn vastgelegd en vervolgens al dan niet zijn
verwerkt. De hiervoor gebruikte gegevens kunnen op drie wijze worden verkregen, het kan namelijk
gaan om:
1. Grondgegevens of basisgegevens; dit zijn gegevens die direct betrekking hebben op het
bedrijfsproces en als zodanig: of intern nog geen bewerkingen hebben ondergaan of
rechtstreeks van de derden worden verkregen
2. Gegevens die uit externe bronnen worden verkregen en die niet direct, maar wel indirect op
het eigen bedrijfsproces betrekking hebben
, 3. Gegevens die het resultaat zijn van een eerder informatieverzorging proces, maar die in een
later verzorgingsproces wederom in de gegevensverwerking worden betrokken.
Informatie in geformaliseerde vorm
Het geformaliseerde deel van de informatieverzorging is dat deel van de informatieverzorging
waarbij de basisgegevens systematisch in duidelijk gedefinieerde vormen worden vastgelegd en de
verwerking daarvan plaatsvindt volgens duidelijk vooraf gestelde processen en procedures tot voor
de verschillende functionarissen bruikbare informatie.
Informatie die voorziet in doorlopende informatiebehoefte
De duurzaamheid, respectievelijk de relatief hoge frequentiegraad rechtvaardigt de investeringen die
gedaan moeten worden voor het verzamelen en bewaren van gegevens, bestemd om te verwerken
tot de voor deze behoeften benodigde informatie. Voor incidentele informatiebehoeften die zich met
een lage frequentiegraad voordoen zullen de kosten die voor het ontwerpen, vervaardigen en in
stand houden van een informatieverzorgingssysteem moeten worden gemaakt, in het algemeen niet
lonend zijn.
1.4 kwaliteit van informatie en van de informatieverzorging
Kwaliteit van informatie
De ‘kwaliteit’ van het product informatie is te onderscheiden in een aantal aspecten waarvan
relevantie en betrouwbaarheid de belangrijkste zijn. De kwaliteiten van informatie hangt sterk samen
met de kwaliteit van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem dat deze informatie produceert.
Kwaliteit van informatie
Uitgangspunt: mensen die
beslissingen nemen op basis
van hun specifieke wensen en
eigenschappen.
Randvoorwaarde: Baten van informatie > Kosten van informatie
Begrijpelijkheid
Bruikbaarheid voor het
nemen van beslissingen
Relevantie Betrouwbaarheid
,Begrijpelijkheid heeft te maken met de vorm waarin de informatie ter beschikking gesteld wordt. De
vorm moet uitnodigen om deze informatie te verwerken. De bestuurlijke informatie moet zo worden
verstrekt dat de gebruikers van die informatie deze begrijpen
Relevantie van informatie is het onderwerp van serie C en betoruwbaarheid van informatie maakt
onderdeel uit van sectie D.
Informatie is relevant wanneer:
a. Het nemen van beslissingen in de zin van het doen van keuzen uit alternatieve
mogelijkheden (het besturen-in-engere-zin). Bv: als grondslag voor het opstellen van
prognoses en kosten en opbrengstencalculaties
b. Het communiceren van genomen beslissingen, zodat de huishouding kan functioneren. Deze
informatie is niet direct bestemd voor het vormen van een oordeel. In het algemeen noemt
men dit informatietype communicatie-informatie. Bv: impulsinformatie en actie-informatie)
c. Beheersen van de gang van zaken ter voorkoming van afwijkingen en zo nodig bijsturing.
d. Het afleggen van verantwoording omtrent de uitvoering van verrichte taken. Het afleggen
van verantwoording maakt het de leiding mogelijk de gedelegeerde, dat wil zeggen degene
die verantwoording moet afleggen, te controleren. Deze controle betreft zowel de door de
gedelegeerde uitgevoerde handelingen als de aan de gedelegeerde toevertrouwde middelen.
Informatie is betrouwbaar wanneer deze volledig en juist is. Wie vraagt naar de volledigheid van de
informatie, wil weten of er geen zaken ontbreken in de verstrekte informatie. Wie vraagt naar de
juistheid van informatie wil weten of de gegeven informatie overeenkomst met de werkelijkheid.
Relevantie en betrouwbaarheid voor externe partijen
Naast interne informatiebehoefte voor o.a. functionarissen is er ook externe informatiebehoefte
waaraan de huishouding wil voldoen. We onderscheiden:
- Bij individuele derden voorkomende specifieke informatiebehoefte
- Maatschappelijk levende informatiebehoeften (wettelijk verplicht bv. Externe verslaggeving)
1.5 informatieverzorgingsprocessen
Bij informatieverzorgingsprocessen gaat het om het bewaren, overbrengen en verwerken van
gegevens tot informatie. Gestart wordt met het verzamelen en vastleggen van de te bewerken
basisgegevens
De veredelingsbewerkingen bestaan vervolgens in hoofdzaak uit:
a. Ordenen van detailgegevens
b. Groeperen van detailgegevens ter verkrijging of voorbereiding van groepsoverzichten
c. Ontleden van groepsgegevens in details betreffende samenstellende elementen
d. Uitvoeren van rekenkundige bewerkingen om (groep)gegevens samen te vatten tot totalen,
saldi, gem., e.d. of de onderlinge kwantitatieve verhoudingen tussen verschillende gegeven
te bepalen
e. Uitvoeren van vergelijkingen
f. Kiezen op grond van de uitkomst van onder de bedoelde vergelijkingen uit verschillende
vooraf vastgestelde potentiele uitspraken (conclusies) of procedures.
Na het uitvoeren van de veredelingsbewerking kan de geproduceerde informatie verstrekt worden
aan degene voor wie die informatie bestemd is.
Uniform basispatroon
Bekijk figuur 1.3 op blz. 23
, Kwaliteit van informatieverzorging
We onderscheiden bij bestuurlijke informatieverzorging vier objecten waarover een
kwaliteitsoordeel mogelijk is:
1. De verstrekte informatie
2. Het informatieverzorgingsproces
3. Het ontwerp- en ontwikkelingsproces dat het informatieverzorgingssysteem als product
heeft opgeleverd.
4. De wijze waarop het beheer en het onderhoud van het informatieverzorgingssysteem in de
organisatie zijn verankerd.
Een belangrijk uitgangspunt bij het ontwerpen van informatiesystemen is dat de op te leveren
informatie zoveel mogelijk moet voorzien in de informatiebehoeften van functionarissen en groepen
van functionarissen, zoals die uit de verschillende hun toegewezen taken voortvloeien.
Voor de te verrichten taken is ook informatie nodig die niet door een informatieverzorgingssysteem
wordt geleverd. Niet-geformaliseerde informatie is daar een voorbeeld van. Daarnaast moet meer
algemene informatie versterkt worden, onder meer over de algemene gang van zaken in de
bedrijfshouding.
1.6 communicatie
De behoefte aan communicatie
Naast dat er behoefte is aan externe communicatie, is er ook een interne communicatiebehoefte.
Deze is het gevolg van het werken in een arbeidsverdeling. Daarnaast is er ook behoefte aan niet-
hiërarchische-communicatie tussen collega’s onderling voor het doen functioneren van de
organisatie. (bestuurlijke informatieverzorging) Hoe verder de arbeidsverdeling gevorderd is, hoe
groter de behoefte aan communicatie.
Ook de niet-hiërarchische communicatie tussen de verschaffers van de te verwerken basisgegevens
met de afdeling die met opslag en verwerking van deze gegevens belast is vormt onderdeel van de
bestuurlijke informatieverzorging.
De communicatie behoefte is daarnaast sterk afhankelijk van de geografische spreiding van de
organisatie, en van de aard van de producten en diensten van de organisatie.
De communicatie met derden (extern) zijn strikt genomen niet bestuurlijk. De voor de communicatie
met deze organen benodigde informatie wordt vaak geïntegreerd in het ontwerp van het bestuurlijke
informatieverzorgingssysteem, aangezien het hier vaak gaat om dezelfde basisgegevens als de
basisgegevens die nodig zijn voor de interne communicatie.
Het belang van vastlegging met betrekking tot de communicatie
Hoewel mondelinge communicatie verschillende voordelen heeft, zijn er ook bezwaren. De
belangrijkste daarvan zijn:
- Het gevaar van onnauwkeurigheid en/of onvolledigheid van de informatie
- Het gevaar van misverstand door onvoldoende normalisatie van de vorm waarin de
informatie wordt gegeven
- Het gevaar dat iets verkeerd wordt onthouden of geheel wordt vergeten
- Het ontbreken van de mogelijkheid om op een later tijdstip voor het afleggen van
verantwoording en voor het uitoefenen van controle dan wel voor het oplossen of verklaren
van verschillen of geschillen rechtstreeks op de oorspronkelijke informatie terug te grijpen.
Het is daarom vaak gewenst de betreffende als informatie te verstrekken gegevens op de een of
andere wijze vast te leggen. Liefst volgens een vaste systematiek die tot juistheid en volledigheid
dwingt en die het maken van de vastlegging zo eenvoudig mogelijk maakt en het achteraf raadplegen
vergemakkelijkt.
