Accounting Information Systems
Eindtentamen – Leeuwen en Chi
,Inhoud
Hoofdstuk 1............................................................................................................................................ 3
Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten.......................................................................3
Hoofdstuk 2............................................................................................................................................ 5
Organisaties, besturing en beheersing................................................................................................ 5
Hoofdstuk 3............................................................................................................................................ 7
Efficiëntie en effectiviteit van operationele processen.........................................................................7
Hoofdstuk 4............................................................................................................................................ 9
Kwaliteit van informatie en het tolmodel.............................................................................................. 9
Hoofdstuk 5.......................................................................................................................................... 11
Het interne betrouwbaarheidssysteem.............................................................................................. 11
Hoofdstuk 6.......................................................................................................................................... 13
Preventieve maatregelen van interne controle..................................................................................13
Hoofdstuk 7.......................................................................................................................................... 14
Repressieve maatregelen van interne controle.................................................................................14
Hoofdstuk 10......................................................................................................................................... 15
De betrouwbaarheid van de geautomatiseerde bestuurlijke informatieverwerking............................15
Artikel Chiu........................................................................................................................................... 17
Process mining of event logs............................................................................................................ 17
2
,Hoofdstuk 1
Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten
Bestuurlijke informatievoorziening bestaat uit het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken
van gegevens, zodat de informatie verstrekt kan worden die nodig is om te kunnen besturen,
functioneren en beheersen. Kenmerken van bestuurlijke informatievoorziening zijn:
Het helpt managers beslissingen te maken;
Het helpt managers de organisatie te beheersen;
Het helpt medewerkers hun functie uit te voeren.
Het helpt managers en medewerkers verantwoording af te leggen.
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen besturen in engere zin en besturen in ruimere zin. Met
besturen in engere zin wordt het kiezen tussen alternatieve mogelijkheden bedoeld, terwijl met
besturen in ruimere zin het kenbaar maken van besluiten, het organiseren van de uitvoering en het
beheersen wordt bedoeld. Na besturen moet er verantwoording afgelegd worden door managers en
medewerkers met beslissingsbevoegdheid.
Informatieverzorging omvat het verwerken van gegevens en het verstrekken van informatie. Pas als
de basisgegevens verzameld, vastgelegd en verwerkt zijn, kan er relevante en betrouwbare informatie
verstrekt worden. Deze gegevens kunnen op drie manieren verkregen worden:
1. Grondgegevens of basisgegevens: deze gegevens hebben direct betrekking op het eigen
bedrijfsproces, maar hebben intern nog geen bewerkingen ondergaan of worden rechtstreeks
van derden verkregen;
2. Gegevens van externe bronnen: deze gegevens hebben indirect betrekking op het eigen
bedrijfsproces. Bijvoorbeeld gepubliceerde gegevens;
3. Gegevens uit een eerder informatieproces: deze gegevens zijn in een eerder informatieproces
gebruikt en worden in een later informatieproces weer in de gegevensverwerking betrokken.
Bijvoorbeeld verkoopfacturen. Deze worden in de debiteurenadministratie verwerkt en in een
verkopenanalyse gebruikt.
De kwaliteit van informatie is verbonden aan de kwaliteit van het bestuurlijke informatiesysteem. Voor
het beoordelen van de kwaliteit van informatie moeten de gebruikers van de informatie als
uitgangspunt genomen worden. Zij moeten beslissingen nemen op basis van de informatie. Er moet
rekening gehouden worden met het feit dat bestuurlijke informatieverzorging niet meer mag kosten
dan het oplevert. Vervolgens moet de informatie begrijpelijk zijn. De begrijpelijkheid heeft betrekking
op de vorm van de informatie. De belangrijkste kwaliteitseisen van informatie zijn relevantie en
betrouwbaarheid. Zie ook figuur 1.2 in het boek.
In het basispatroon van vrijwel ieder bestuurlijk informatievoorzieningsproces komt informatie binnen,
zodat er beslissingen gemaakt kunnen worden. Dit kan zowel intern als extern gebeuren. Ook
programma’s dragen bij aan de besluitvorming. Deze bevatten bijvoorbeeld beslissingsregels,
overeenkomsten en tabellen. Referentieverzamelingen zijn bijvoorbeeld detailgegevens en
geanalyseerde en samenvattende gegevens. Deze hebben ook invloed op de besluitvorming. De
output van het informatievoorzieningsproces is uitgaande informatie. Ook dit kan zowel intern als
extern in de vorm van bijvoorbeeld facturen, mededelingen en overzichten.
Een bedrijf is een systeem dat gericht is op het voortbrengen van producten of diensten. Binnen een
bedrijf kunnen subsystemen onderscheiden worden. Er is dus sprake van een hiërarchie aan
systemen. Bij statische systemen zijn de structuur en relaties tussen elementen vast. Er spelen geen
processen af. Een dynamisch systeem wordt gekenmerkt door een proces en transformatie. Een
informatieverzorgingssysteem is een dynamisch systeem. Gegevens worden getransformeerd tot te
verstrekken informatie. Daarnaast is het een open systeem. Het is namelijk onderhevig aan
omgevingskrachten.
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen:
Bestuurlijk informatieverzorgingssysteem: deze is samengesteld uit gegevens, informatie,
medewerkers, regelgeving, procedures, kaders en randvoorwaarden, apparatuur en
programmatuur;
3
, Bestuurlijk informatiesysteem: deze omvat gegevens, bestanden, apparatuur en programma’s.
Logistieke en managementinformatiesystemen zijn aspectsystemen van het gehele bestuurlijke
informatieverzorgingssysteem. Logistieke informatiesystemen leveren informatie voor het plannen,
begeleiden en beheersen van logistieke processen. Managementinformatiesystemen leveren
informatie op die gericht is op het plannen en beheersen van de totale gang van zaken.
Voor het bepalen van de periodieke managementinformatie wordt gebruik gemaakt van het tolmodel.
Deze bestaat uit drie delen:
Bovenkant van de tol: deze bestaat uit de missie, kritische succesfactoren en doelen. De
missie is de bestaansreden van de organisatie en heeft gevolgen voor de
informatiebehoeften. De kritische succesfactoren zijn van kritisch belang voor het realiseren
van de strategie. Daarnaast willen managers weten of doelen gerealiseerd worden;
Midden van de tol: deze bestaat uit de aard van het proces en de structuur van de organisatie.
Deze hebben een grote invloed op de te verstrekken managementinformatie;
Onderkant van de tol: deze bestaat uit de managementstijl en cultuur. Managers die ‘kort op
de bal zitten’ willen meer en vaker informatie dan managers die hun werknemers veel vrijheid
geven. Ook hebben organisaties hun eigen cultuur die de informatiebehoefte van het
management beïnvloedt.
Organisaties moeten een intern betrouwbaarheidssysteem ontwikkelen. Hierbij speelt de
waardekringloop een belangrijke rol. Deze bestaat uit toestanden (voorraden) en gebeurens
(activiteiten). Het primaire bedrijfsproces kent een doorstroming van zaken, waaronder geld, goederen
en schuldvorderingen. Deze zaken hebben voor het bedrijf een waarde. De processtappen hebben het
karakter van een gebeuren en de voorraadfasen hebben het karakter van een toestand. De goederen-
en geldstromen vormen zo een waardekringloop. In een waardekringloop worden toestanden
getekend door middel van rechthoeken en gebeurens door middel van cirkels.
Het interne betrouwbaarheidssysteem vormt een onderdeel van het bestuurlijke
informatieverzorgingssysteem. Het richt zich op het verkrijgen van betrouwbare informatie, het
hanteren van de juiste bevoegdheden en het beschermen van de waarden van de organisatie. Interne
betrouwbaarheid wordt ook wel interne controle genoemd. Het omvat controle door de leiding en
interne toezichthoudende organen op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen.
Het interne betrouwbaarheidssysteem bestaat uit de volgende elementen:
Controleomgeving: dit omvat de cultuur, waarden en normen, organisatiestructuur, houding
van de directie ten opzichte van interne controle en het soort en de kwaliteit van toezicht op
de organisatie op de leiding;
Risicoanalyse: dit is nodig om te inventariseren welke betrouwbaarheidsrisico’s er zijn;
Maatregelen van interne controle: deze moeten gesignaleerde betrouwbaarheidsrisico’s
afdekken;
Informatie en communicatie: de informatiebehoefte ten aanzien van het interne
betrouwbaarheidssysteem hangt samen met de doelstellingen op het gebied van
betrouwbaarheid;
Monitoring en beheer: dit is nodig om een goede werking en naleving van maatregelen van
interne controle te waarborgen.
Om bestuurlijke informatieverzorgingssystemen zo te ontwikkelen dat ze bij de hele organisatie
passen, moet het te ontwikkelen systeem passen bij het beleid van de organisatie. Hierbij kan
onderscheid gemaakt worden in:
Informatiebeleid: dit is het totaal aan doelstellingen, richtlijnen en keuzen die opgesteld
worden voor het ontwikkelen en in stand houden van het informatiesysteem;
Automatiseringsbeleid: de informatietechnologie die toegepast wordt bij het
informatiesysteem.
Bij het ontwerpen van bestuurlijke informatieverzorgingssystemen gaat het om twaalf vragen verdeeld
in vier categorieën:
1. Wat-vragen, welke informatie?
2. Wie-vragen, welke taakverdeling?
3. Hoe-vragen, welke werkwijze?
4
