MODULEOPDRACHT
NEXT SUPPORT MANAGEMENT
‘Niets is zo blijvend als verandering’
De ontwikkeling van next supportmanagement, het
nieuwe werken en social media.
Student: xx
Studentnummer: xx
Opleidingsinstituut: Schoevers
Opleiding: HBO Bachelor Communicatie en Organisatie -
specialisatie Executive Officemanagement
Docent: xx
05 april 2021
,Voorwoord
In xx ben ik geboren in Amsterdam, waar ik vervolgens met veel plezier ben opgegroeid. Als gevolg
van de verzadigde woningmarkt in Amsterdam, ben ik na meerdere verhuizingen door het gehele land
in Weesp terecht gekomen. Ondertussen woon ik alweer twee jaar met mijn man en hond in dit
idyllische vestingstadje en genieten wij samen graag van de mooie omgeving.
Na werkzaam te zijn geweest bij diverse organisaties als onder andere receptioniste, acquisiteur en
intercedent, ben ik in 2010 als administratief medewerkster gestart op het hoofdkantoor van xxx. De
afgelopen jaren heb ik binnen de afdeling Inkoop meerdere functies bekleed zoals coördinator
contractadministratie en teamleider invoeradministratie. Sinds 2016 ben ik met veel plezier werkzaam
als directiesecretaresse van de directeur Inkoop en Marketing.
In april 2019 ben ik bij Schoevers gestart met de opleiding HBO Bachelor Communicatie en
Organisatie specialisatie Executive Officemanagement, om mijn kennis te verruimen en breder
inzetbaar te zijn. De moduleopdracht voor de module Next support management is onderdeel van
deze opleiding.
Middels deze moduleopdracht streef ik ernaar mezelf en de organisatie verder te kunnen ontwikkelen
op het gebied van (next) supportmanagement en hoop ik daarmee ook een steentje bij te kunnen
dragen aan onze ontwikkelingen omtrent het nieuwe werken.
xx, maandag 05 april 2021
xx
, Samenvatting
De digitale transformatie die het kantoorwerk de afgelopen jaren heeft doorgemaakt, heeft een groot
effect gehad op de gehele samenleving. De mogelijkheid tot thuiswerken is ontstaan en heeft zich tot
een ware behoefte ontpopt. Daardoor zijn de klassieke ideeën over het werken verandert en is het
nieuwe werken ontstaan. Oftewel, activiteit gerelateerd werken. Hierbij is niemand meer gebonden
aan een vaste werkplek, maar wordt er gekozen voor een werkplek op basis van de uit te voeren
activiteit.
Ook bij xxx hebben de digitale veranderingen invloed gehad en hebben zij ervoor gekozen het nieuwe
werken in te voeren en het hoofdkantoor te verbouwen om zo iedereen de mogelijkheid tot activiteit
gerelateerd werken te bieden. Het doel is om Q4 2021 de verbouwing van het hoofdkantoor te hebben
afgerond en uiterlijk Q1 2022 als Great Place to Work te zijn gecertificeerd. Als klassieke
kantooromgeving met een top down hiërarchie, luidt het advies dat de organisatie goed kijkt naar de
bricks, bytes en behaviour, om de behoeften/benodigdheden te kunnen beoordelen. De bijkomende
adviezen zijn het betrekken van de stakeholders bij de verbouwing/verhuizing, regelmatig blijven
communiceren met alle stakeholders, genoeg tijd steken in behaviour en niet alleen in bricks & bytes
om zo de stakeholders gemotiveerd te houden.
Echter is door Covid19 het thuiswerken sneller van start gegaan en werd het noodzakelijk om
paperless te werken en digitaal te vergaderen. Dit geldt niet alleen voor xxx, maar voor de gehele
samenleving. Hierdoor is een groot deel van de werkzaamheden van het managementsupport komen
te vervallen en is er ruimte voor het vervullen van andere werkzaamheden. Echter, horen er bij nieuwe
werkzaamheden ook nieuwe vaardigheden en is de beheersing van 21st Century Skills essentieel. De
21st Century Skills worden onderverdeeld in vier groepen: intrapersoonlijke vaardigheden,
denkvaardigheden, interpersoonlijke vaardigheden en digitale vaardigheden. Worden al deze
vaardigheden beheerst, dan spreekt men over next supportmanagement.
Binnen de digitalisering kan het next supportmanagement een grote rol spelen. Zoals het
ondersteunen bij de uitrol en het uitzoeken en aanschaffen van hard-/software. Tools zoals Microsoft
Teams en Monday.com kunnen een ondersteuning bieden bij de digitale communicatie en
projectplanning. Tevens kan het next supportmanagement ondersteuning bieden op het grafische
vlak. Zo is Canva een eenvoudige tool, waarmee professioneel ogende designs kunnen worden
gemaakt, maar geen grafische kennis voor is benodigd.
Naast de mogelijkheden die de digitalisering met zich meebrengt, brengt deze ook risico’s met zich
mee en is Cybersecurity, een beveiliging die zorgdraagt voor het beveiligen van alle elektronische
gegevens, noodzakelijk.
Door alle digitale veranderingen is social media een grotere rol gaan spelen binnen de bedrijfsvoering.
Zo heeft xxxx bijvoorbeeld gekozen voor een actieve aanwezigheid op de meeste social media
kanalen zoals LinkedIn, Facebook, Instagram, Youtube, Pinterest, Twitter, Snapchat en Whatsapp, om
via deze weg zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. Daarnaast beschikt de organisatie over de xx
app, met als doel de klantloyaliteit te vergroten. Desalniettemin kan de organisatie de social media
verder benutten door de inzet van TikTok om meer leads te generen, meer focus te leggen op
reputatiebeheer en samenwerking aan te gaan met brand ambassadors.
Gezien de grote rol die social media speelt in de bedrijfsvoering, hebben veel organisaties een eigen
social media afdeling. Toch kan het een aanwinst zijn om het next supportmanagement een rol hierin
te geven. Zo kan het next supportmanagement ondersteuning bieden bij het mobiliseren van het
bestaande netwerk of het voeren van converterende conversaties om bij te dragen aan het
relatiebeheer. Tevens kunnen zij stakeholders op een eenvoudige manier in contact laten komen met
de organisatie door te zoeken naar en volgen van potentiële leads.
Daarnaast is er een reflectie gemaakt op mijn competenties als supportmanagement middels de Big
Five persoonlijkheidstest, een competentietest, de Discovery Insights test en de kernkwaliteiten van
Ofman. De sterke kernkwaliteiten die naar boven zijn gekomen zijn daadkrachtig en flexibel. De
ontwikkelpunten zijn klantvriendelijkheid, geduld en routinematig werken. De ambitie is om over
uiterlijk 5 jaar een coördinerende of aansturende functie in de marketingcommunicatie te vervullen of
een adviserende rol binnen de interne communicatie uit te oefenen.
