Hoofdstuk 6 Naar een communicatieve organisatie
§1 Wat is een communicatieve organisatie?
Veel organisaties streven er in beleidsplannen naar om een communicatieve(re)
organisatie te worden. Een communicatieve organisatie heeft alles te maken met de
kwaliteit van de interne communicatie en de onderlinge samenwerking. Die hebben een
grote invloed op het functioneren van de organisatie als geheel. In veel organisaties verloopt
de interne communicatie binnen teams, horizontaal (tussen teams onderling) en verticaal
(top-down en bottom-up), niet goed. De organisatie laat daarmee kansen liggen,
leidinggevenden raken onnodig gefrustreerd en medewerkers voelen zich onvoldoende
gehoord, geïnformeerd en/of gewaardeerd.
Een organisatie die ernaar streeft een communicatieve(re) organisatie te worden, besteedt
dan ook aandacht aan haar interne communicatie. Een bekende uitspraak is dat
communicatie als vak het domein van de communicatieprofessional is, maar communicatie
als competentie is van iedereen! Effectief communiceren zou dus om te beginnen in geen
enkel competentieprofiel van welke functie dan ook mogen ontbreken.
De centrale focus van een communicatieve organisatie is de vraag hoe verbinding te krijgen
en te onderhouden met alle relevante spelers binnen en buiten de organisatie. In een
samenleving waarin steeds meer mensen op afstand van hun eigenlijke werkplek werken,
neemt het belang van een goede interne communicatie toe.
Communicatieve organisatie: een organisatie waarin alle spelers communicatief en
betrokken samenwerken aan het realiseren van de organisatiedoelen. Zij krijgen
daarbij volop ruimte om binnen en buiten de organisatie contacten te onderhouden en
informatie uit te wisselen, vanuit het vertrouwen dat zij daarmee het belang en de
doelen van de organisatie dienen.
In een communicatie organisatie werken mensen die als het ware een communicatieve
antenne uit hebben staan. Ze zijn zich zeer bewust van hun communicatief gedrag. Wat doe
je, wat zeg je en hoe zeg je dat? In een communicatieve organisatie ben je je bewust van
het effect van jouw gedrag op anderen, je leeft je in in wat jouw handelen of nalaten voor
effect op anderen heeft.
Daarnaast signaleren de mensen die er werken kansen en mogelijkheden om te
communiceren binnen de organisatie of naar de buitenwereld: persoonlijk of door gebruik te
maken van allerlei communicatiemiddelen. Er is ruimte en tijd om contacten te verkennen en
uit te bouwen (samenwerken) en informatie te delen. Ze blinken zogezegd uit in
communicatie.
Samengevat draait het in de communicatieve organisatie om de mate waarin mensen die er
werken:
- Zich bewust zijn van hun eigen communicatie (kracht en tekortkomingen)
- Signaleren waar communicatiekansen liggen (interne en extern)
- Anticiperen (inspelen) op mogelijkheden om te communiceren (intern en extern)
- Excelleren in de manier waarop ze communiceren (intern en extern, persoonlijk en
via communicatiemiddelen)
Werken aan een communicatieve organisatie doe je gewoon tijdens je dagelijkse werk. Het
is een houding of een tweede natuur.
, De communicatieve organisatie is een optelsom van bewustwording en het communicatief
gedrag van alle mensen die er werken.
Een communicatieve organisatie kun je niet voor 100% realiseren. Er is altijd sprake van een
mate van. In een communicatieve organisatie proberen de mensen die er werken veel
aandacht aan communicatie te geven. Een belangrijk platform daarvoor is het intranet of een
community. Dat platform is dagelijks beschikbaar, snel en interactief.
Maar ook een regelmatig teamoverleg is zo’n platform en knooppunt waar informatie al dan
niet online face to face wordt gedeeld. Werken aan een communicatieve organisatie
betekent werken aan 2 bouwstenen:
1. Investeren in de communicatiekracht van spelers (met name de direct
leidinggevenden)
2. Creëren van effectieve ontmoetingen en investeren in communicatief teamgedrag
§2 De cruciale rol van direct leidinggevenden
De eerste manier om te werken aan een communicatieve organisatie is het verbeteren van
de persoonlijke communicatie van spelers. Dat verbeteren van de persoonlijke
communicatie is te zien als het versterken van hun communicatiekracht. Verreweg de
meeste mensen zijn niet speciaal opgeleid om te communiceren. Ze doen het van nature:
spreken, lezen, luisteren, schrijven. Ze excelleren hier doorgaans niet in.
Communicatieprofessionals kunnen hen dan helpen die aspecten binnen hun functie te
verbeteren. De communicatieve competenties bezitten de mensen normaal gesproken wel,
maar het is goed er van tijd tot tijd in te investeren. Het werken hieraan gebeurt overigens in
de praktijk niet uitsluitend door de afdeling Communicatie. Ze trekt hierbij nauw samen op
met de afdeling Management Development (opleidingen en coaching) en/of
Personeelszaken (HRM).
Niet iedere speler kan door de afdeling Communicatie bediend worden. Vaak zijn het er
simpelweg te veel, zeker in grote organisaties. Daarom is het raadzaam een keuze te
maken. Het ligt misschien voor de hand te kiezen voor de directie of het hoger management.
Zij hebben immers blijkbaar de meeste invloed en het zijn er getalsmatig doorgaans niet zo
veel. Helaas wordt vaak vergeten dat ook de direct leidinggevenden voor ingewikkelde
communicatiedilemma’s staan. Dit zijn de mensen die direct leiding geven aan
medewerkers. Deze groep leidinggevenden vervult een voorbeeldrol, ook in de
communicatie. Eigenlijk is de direct leidinggevende de verpersoonlijking van de organisatie.
Voor zijn medewerkers IS hij de organisatie. Hij vervult een rol als boegbeeld.
Medewerkers kijken scherp naar hun direct leidinggevende. Zijn taal, intonatie en keuzes
worden de hele dag door geobserveerd door zijn teamleden. Ook al heeft hij het zelf
misschien niet altijd in de gaten. Ze interpreteren deze signalen en houden er een gevoel
aan over wat belangrijk is en wat niet. Uit onderzoek blijkt dan ook dat medewerkers
belangrijk nieuws van hun direct leidinggevende willen horen, niet van de topman en al
helemaal niet van een interim-manager of uit de media. De baas moet het zelf vertellen,
vinden ze. De communicatiekracht van direct leidinggevenden doet er dus heel erg toe.
Direct leidinggevenden hebben soms een ingewikkelde rol. Aan de ene kant staan ze voor
het organisatiebeleid, de strategie en de (ingrijpende) veranderingen. Die moeten ze samen
met hun teamleden, de medewerkers realiseren. Anderzijds komen ze vaak voort uit
diezelfde groep. Ze identificeren zich sterk met het dagelijks werk van de medewerkers. Ze
kunnen zich dus goed voorstellen hoe beleid, strategie en veranderingen zullen uitpakken in
§1 Wat is een communicatieve organisatie?
Veel organisaties streven er in beleidsplannen naar om een communicatieve(re)
organisatie te worden. Een communicatieve organisatie heeft alles te maken met de
kwaliteit van de interne communicatie en de onderlinge samenwerking. Die hebben een
grote invloed op het functioneren van de organisatie als geheel. In veel organisaties verloopt
de interne communicatie binnen teams, horizontaal (tussen teams onderling) en verticaal
(top-down en bottom-up), niet goed. De organisatie laat daarmee kansen liggen,
leidinggevenden raken onnodig gefrustreerd en medewerkers voelen zich onvoldoende
gehoord, geïnformeerd en/of gewaardeerd.
Een organisatie die ernaar streeft een communicatieve(re) organisatie te worden, besteedt
dan ook aandacht aan haar interne communicatie. Een bekende uitspraak is dat
communicatie als vak het domein van de communicatieprofessional is, maar communicatie
als competentie is van iedereen! Effectief communiceren zou dus om te beginnen in geen
enkel competentieprofiel van welke functie dan ook mogen ontbreken.
De centrale focus van een communicatieve organisatie is de vraag hoe verbinding te krijgen
en te onderhouden met alle relevante spelers binnen en buiten de organisatie. In een
samenleving waarin steeds meer mensen op afstand van hun eigenlijke werkplek werken,
neemt het belang van een goede interne communicatie toe.
Communicatieve organisatie: een organisatie waarin alle spelers communicatief en
betrokken samenwerken aan het realiseren van de organisatiedoelen. Zij krijgen
daarbij volop ruimte om binnen en buiten de organisatie contacten te onderhouden en
informatie uit te wisselen, vanuit het vertrouwen dat zij daarmee het belang en de
doelen van de organisatie dienen.
In een communicatie organisatie werken mensen die als het ware een communicatieve
antenne uit hebben staan. Ze zijn zich zeer bewust van hun communicatief gedrag. Wat doe
je, wat zeg je en hoe zeg je dat? In een communicatieve organisatie ben je je bewust van
het effect van jouw gedrag op anderen, je leeft je in in wat jouw handelen of nalaten voor
effect op anderen heeft.
Daarnaast signaleren de mensen die er werken kansen en mogelijkheden om te
communiceren binnen de organisatie of naar de buitenwereld: persoonlijk of door gebruik te
maken van allerlei communicatiemiddelen. Er is ruimte en tijd om contacten te verkennen en
uit te bouwen (samenwerken) en informatie te delen. Ze blinken zogezegd uit in
communicatie.
Samengevat draait het in de communicatieve organisatie om de mate waarin mensen die er
werken:
- Zich bewust zijn van hun eigen communicatie (kracht en tekortkomingen)
- Signaleren waar communicatiekansen liggen (interne en extern)
- Anticiperen (inspelen) op mogelijkheden om te communiceren (intern en extern)
- Excelleren in de manier waarop ze communiceren (intern en extern, persoonlijk en
via communicatiemiddelen)
Werken aan een communicatieve organisatie doe je gewoon tijdens je dagelijkse werk. Het
is een houding of een tweede natuur.
, De communicatieve organisatie is een optelsom van bewustwording en het communicatief
gedrag van alle mensen die er werken.
Een communicatieve organisatie kun je niet voor 100% realiseren. Er is altijd sprake van een
mate van. In een communicatieve organisatie proberen de mensen die er werken veel
aandacht aan communicatie te geven. Een belangrijk platform daarvoor is het intranet of een
community. Dat platform is dagelijks beschikbaar, snel en interactief.
Maar ook een regelmatig teamoverleg is zo’n platform en knooppunt waar informatie al dan
niet online face to face wordt gedeeld. Werken aan een communicatieve organisatie
betekent werken aan 2 bouwstenen:
1. Investeren in de communicatiekracht van spelers (met name de direct
leidinggevenden)
2. Creëren van effectieve ontmoetingen en investeren in communicatief teamgedrag
§2 De cruciale rol van direct leidinggevenden
De eerste manier om te werken aan een communicatieve organisatie is het verbeteren van
de persoonlijke communicatie van spelers. Dat verbeteren van de persoonlijke
communicatie is te zien als het versterken van hun communicatiekracht. Verreweg de
meeste mensen zijn niet speciaal opgeleid om te communiceren. Ze doen het van nature:
spreken, lezen, luisteren, schrijven. Ze excelleren hier doorgaans niet in.
Communicatieprofessionals kunnen hen dan helpen die aspecten binnen hun functie te
verbeteren. De communicatieve competenties bezitten de mensen normaal gesproken wel,
maar het is goed er van tijd tot tijd in te investeren. Het werken hieraan gebeurt overigens in
de praktijk niet uitsluitend door de afdeling Communicatie. Ze trekt hierbij nauw samen op
met de afdeling Management Development (opleidingen en coaching) en/of
Personeelszaken (HRM).
Niet iedere speler kan door de afdeling Communicatie bediend worden. Vaak zijn het er
simpelweg te veel, zeker in grote organisaties. Daarom is het raadzaam een keuze te
maken. Het ligt misschien voor de hand te kiezen voor de directie of het hoger management.
Zij hebben immers blijkbaar de meeste invloed en het zijn er getalsmatig doorgaans niet zo
veel. Helaas wordt vaak vergeten dat ook de direct leidinggevenden voor ingewikkelde
communicatiedilemma’s staan. Dit zijn de mensen die direct leiding geven aan
medewerkers. Deze groep leidinggevenden vervult een voorbeeldrol, ook in de
communicatie. Eigenlijk is de direct leidinggevende de verpersoonlijking van de organisatie.
Voor zijn medewerkers IS hij de organisatie. Hij vervult een rol als boegbeeld.
Medewerkers kijken scherp naar hun direct leidinggevende. Zijn taal, intonatie en keuzes
worden de hele dag door geobserveerd door zijn teamleden. Ook al heeft hij het zelf
misschien niet altijd in de gaten. Ze interpreteren deze signalen en houden er een gevoel
aan over wat belangrijk is en wat niet. Uit onderzoek blijkt dan ook dat medewerkers
belangrijk nieuws van hun direct leidinggevende willen horen, niet van de topman en al
helemaal niet van een interim-manager of uit de media. De baas moet het zelf vertellen,
vinden ze. De communicatiekracht van direct leidinggevenden doet er dus heel erg toe.
Direct leidinggevenden hebben soms een ingewikkelde rol. Aan de ene kant staan ze voor
het organisatiebeleid, de strategie en de (ingrijpende) veranderingen. Die moeten ze samen
met hun teamleden, de medewerkers realiseren. Anderzijds komen ze vaak voort uit
diezelfde groep. Ze identificeren zich sterk met het dagelijks werk van de medewerkers. Ze
kunnen zich dus goed voorstellen hoe beleid, strategie en veranderingen zullen uitpakken in
