Projectmanagement, CPM-PRM 1A.
Inleiding
Project: Een project is een geheel van activiteiten om in een tijdelijke organisatie, binnen
gestelde condities, een gedefinieerd resultaat te bereiken.
Organisatie: Samenwerking tussen 2 of meer mensen, dat gericht is op het behalen van
resultaten die van betekenis zijn voor of waarde toevoegen aan het samenwerkingsverband
zelf en aan haar omgeving.
- staande organisatie: langdurig samenwerkingsverband.
- projectorganisatie: tijdelijke organisatie.
Resultaten van projecten: Het opgeleverde projectresultaat en de resultaten voor staande
organisaties en hun omgeving, die aantoonbaar gerelateerd kunnen worden aan dit
opgeleverde projectresultaat.
Kenmerken van projecten:
- gedefinieerd resultaat project is gericht op het projectresultaat.
- tijdelijke organisatie wordt speciaal voor project opgericht.
- geheel samenhangende aan activiteiten om resultaat te bereiken.
- gestelde condities dingen als tijd, geld, kwaliteit, scope (wat wordt er opgeleverd), baten,
risico’s.
Redenen om projecten in een tijdelijke organisatie uit te voeren:
- Eenmalige realisatie van een gewenst resultaat in een specifieke context volledige
aandacht op het project (veel effectiever).
- De complexiteit van de realisatie Alles hangt van elkaar af, je moet het inzichtelijk maken
en goed plannen.
- Bewust vrijmaken van middelen en het inzetten van een multidisciplinair team.
- Toewijzing van middelen Bewuste keuze voor het eenmalige resultaat, dus kun je er ook
expliciet middelen voor vrijmaken.
- Bestendigen en versterken draagvlak Door het een apart project te maken, geeft de
organisatie expliciet aan waar ze haar tijd, middelen en mensen voor vrijmaakt.
Resultaten van projecten (zie boek blz xx en xxi):
Projectresultaat Opgeleverde product/dienst. (Bijv. aanleg betuwe-spoorlijn, de spoorlijn
zelf).
Organisatieresultaat Opbrengsten van het projectresultaat voor de staande organisatie van
de opdrachtgever. (Omzet en winstexploitanten van de spoorlijn).
,Bedrijfsresultaat Opbrengsten die oplevering van het projectresultaat hebben voor het
bedrijfsresultaat van staande organisaties die het projectresultaat leveren. ( omzet en winst
aannemers en onderaannemers).
Omgevingsresultaat Opbrengsten van het projectresultaat voor de directe en indirecte
omgeving. ( Minder vrachtvervoer, minder co2 uitstoot, snelle levering).
Doel project: Resultaten van het project zodanig te realiseren dat ze positief bijdragen aan
het projectresultaat en het organisatieresultaat en dat de directe en indirecte omgeving
tevreden is.
Noodzakelijke voorwaarden bij projecten:
- Er is een herkenbaar organisatieresultaat Wat je wil bereiken.
- Er is een beoogd product/dienst gedefinieerd.
- Er is besloten een product of dienst via een project te realiseren.
- Er zijn werkzaamheden en condities gedefinieerd waarbinnen deze werkzaamheden
worden uitgevoerd.
- Er is een projectorganisatie.
De samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is belangrijk, ze moeten
opereren als één team.
Projectmatig werken onderscheidt zich van twee andere vormen van samenwerking in
organisaties:
- Improviserend werken Flexibele en ad-hocaanpak van uitdagingen die in een organisatie
ontstaan en een directe oplossing nodig hebben. Er moet meteen gehandeld worden, geen
tijd om projectorganisatie op te zetten. (Is het een vaak terugkomend probleem, evt. project).
- Routinematig werken Efficiente, routinematige aanpak van werkzaamheden die zich in
hetzelfde patroon meerdere keren herhalen en resultaten oplevert. (bijv. maken omafietsen).
In projecten komen ook ad-hocsituaties voor. Ook routinematig werken (bijv bouwbedrijf,
telkens een plan maken hoe je het bouwt, maar alles is elke keer anders, vandaar een
project).
Elk project is anders, maar er zijn een aantal basisprincipes van projectmatig werken:
- Eerst denken, dan doen.
- Van grof naar fijn en andersom (Resultaten worden gedefinieerd van grof naar fijn, steeds
gedaitailleerder te werk gaan ).
- Bewust faseren en kiezen (dingen als welk project wordt gekozen, aan welke eisen moet
het voldoen, welke oplossing, welke uitvoeringswijze, welke onderhoudsmogelijkheden etc).
- zie figuur op blz xxvi
- Procesmatig werken
, Fases van een project:
- Voorgeschiedenis initiatief/aanleiding organisatie om project te starten.
- Voorbereidingsfase Wensen, eisen, voorwaarden en risico’s worden in kaart gebracht en
er wordt besloten al dan niet een project te starten en de start van de definitiefase te
autoriseren.
- Definitiefase Definieren hoe je het aanpakt.
- Uitvoeringsfase De uitvoering wordt gefaseerd er per fase gepland. De uitvoering vindt
plaats.
- Gebruiksfase Hier ontstaan de beoogde organisatieresultaten.
H2 Projecten in staande organisaties.
Betekenis van projecten voor staande organisaties
Integraal managementmodel (zie blz 21) Model dat de belangrijkste gebieden van het
managen van een organisatie en hun onderlinge samenhang zichtbaar maakt.
- Dit model laat zien welke waarde en betekenis projecten toevoegen.
Het model bestaat uit vier resultaatgebieden en vijf organisatiegebieden.
Resultaatgebieden:
- waardering van het personeel
- waardering van klanten
- waardering voor de maatschappij
- bedrijfsresultaten
Organisatiegebieden:
- leiderschap
- human resource management
- visie, strategie en beleid
- middelenmanagement
- procesinrichting
Maatschappelijke waardering.
Het is vaak beter en effectiever om specifieke problemen aan betrokken belanghebbenden
voor te leggen en samen te overleggen, ipv het helemaal alleen bepalen. Hierdoor ontstaat
een diversiteit aan alternatieven en wordt er een betere oplossing gevonden. Ook ontstaat er
minder weerstand.
- sommige projecten worden ook uitgevoerd doordat ze door de omgeving worden opgelegd.
- bijv. projecten voor duurzaamheid, people, panet, profit.
