Basisboek Informatie & Control hoofdstukken 1,2,3,4,8,9en10
Hoofdstuk 1 Terreinafbakening
1.1 Organisatie en control
Control: in continuïteit realiseren van legitieme doelstellingen. Controle omvat drie elementen,
namelijk constituerend, terugkijkend en vooruitkijkend.
Controle: toetsen van een realiteit aan een daarvoor geldende norm. Controle omvat slechts een
terugkijkend en een constituerend element.
- Constituerend: het treffen van zodanige
organisatorische maatregelen dat afwijkingen van
vastgestelde criteria, zoals standaarden en
doelstellingen, zo veel mogelijk worden voorkomen.
- Terugkijkend: het afleggen van verantwoording, het
detecteren van afwijkingen van gestelde criteria en
het nemen van corrigerende maatregelen
- Vooruitkijkend: het nemen van beslissingen om
afwijkingen van gestelde criteria tot een minimum te beperken.
Control –activiteiten zijn het selecteren van de juiste medewerkers en hen trainen voor hun
toebedeelde taken, het invoeren van prestatiebeloning, het doen uitvoeren van marktonderzoek en
het vaststellen en communiceren van de ondernemingsdoelstelling.
Controle-activiteiten zijn het vaststellen dat de voorraadadministratie overeenstemt met de feitelijke
aanwezige voorraad en het scheiden van de inkoopfunctie van de magazijnfunctie om ervoor te
zorgen dat de inkooporders en de ontvangen goederen gescheiden worden geregistreerd waardoor
een derde afdeling de registraties kan vergelijken en kan toetsen of e vastgelegde inkoopgegevens
juist en volledig zijn.
Om de veelal complexe relatie tussen informatie en control te verduidelijken, worden er drie
disciplines of vakgebieden die opereren op het raakvlak van informatie en control besproken: interne
beheersing (internal control), management control en informatiemanagement.
Interne beheersing: proces dat gericht is op het realiseren van een betrouwbare
informatieverzorging, het waarborgen van de volledigheid van de ingaande kasstromen en juistheid
van de uitgaande kasstromen, het minimaliseren van het risico van onjuiste beslissingen en het
vermijden van juridische conflicten.
Management control: proces dat erop is gericht mensen in organisaties zich te laten gedragen zoals
ze zich volgend het management zouden moeten gedragen. Dit komt neer op het aanzetten van
mensen in een organisatie tot het bijdragen aan de strategische en daarvan afgeleide doelstellingen.
Informatiemanagement: proces dat erop is gericht de vraag naar en het aanbod van informatie die
met behulp van IT wordt geproduceerd, op elkaar af te stemmen.
1.2 Betekenis van het begrip interne beheersing
Interne beheersing, ofwel internal control, is sterk gericht op de operationele processen en dus het in
goede banen leiden van transacties waarbij de organisatie betrokken is.
, Bestuurlijke informatieverzorging omvat alle activiteiten met betrekking tot het systematisch
verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten
behoeve van het besturen-in-engere zin(kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen
functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording die
daarover moet worden afgelegd.
Bestuurlijke informatieverzorging heeft als doel om relevante en betrouwbare informatie te
verstrekken aan interne en externe belanghebbenden. Dit kan worden bereikt dor het
implementeren van organisatorische maatregelen, zoals procedures en richtlijnen.
Interne beheersing is een proces dat in gang wordt gezet door de leiding en andere functionarissen
van een organisatie, dat redelijke zekerheid moet geven dat de doelstellingen op de volgende
gebieden worden gerealiseerd:
1. Het zorgen voor een betrouwbare informatieverzorging
2. Het waarborgen van de volledigheid van de ingaande kasstromen én juistheid van de
uitgaande kasstromen
3. Het minimaliseren van het risico van onjuiste beslissingen
4. Het vermijden van juridische conflicten
De genoemde doelstellingen bestaan niet onafhankelijk van elkaar. Zo zal de kwaliteit van de
beslissingen over het algemeen toenemen als de informatie op basis waarvan die beslissingen zijn
genomen, betrouwbaar is.
Op de tabel hieronder zijn de doelstellingen van interne beheersing, afwijkingen van die
doelstellingen en voorbeelden van afwijkingen weergegeven.
Doelstelling van interne Afwijking van de Voorbeeld van een afwijking
beheersing doelstelling
Betrouwbare Informatie is niet in In de jaarrekening van een onderneming die in financiële
informatieverzorging overeenstemming met moeilijkheden verkeert, zijn fictieve omzetten opgenomen
de achterliggende om beter toegang te krijgen tot de kapitaalmarkt
wekelijkheid
Volledigheid van ingaande Waarden verlaten ten Bij een reparatiebedrijf komt het regelmatig voor dat
kasstromen en juistheid van onrechte de vergeten wordt te factureren. Hierdoor worden goederen en
uitgaande kasstromen organisatie diensten ingekocht, waardoor kosten worden gemaakt maar
waarvoor geen opbrengsten worden gegenereerd die op
hun minst deze kosten dekken
Minimaliseren van risico van Bedrijfsvoering is niet Het zaalreserveringssysteem van een onderwijsinstelling
onjuiste beslissingen efficiënt en effectief functioneert niet goed doordat docenten reserveringen
maken maar annuleringen niet tijdig doorgeven. Daardoor
blijven zalen onbezet en kan aan verzoeken om een zaal te
reserveren, niet worden voldaan. Uiteindelijk kan dit ertoe
leiden dat investeringen in uitbereiding van zalencapaciteit
worden gedaan zonder dat dit noodzakelijk is
Vermijden van juridische Wet- en regelgeving Een onderneming heeft een aantal werknemers in dienst
conflicten wordt niet nageleefd voor wie geen loonbelasting en sociale lasten worden
afgedragen
1.3 Betekenis van het begrip management control
Het cybernetische-controlmodel
, Otley en Berry geven een fundamentele analyse van het begrip beheersing en behandelen de vraag
wanneer in het algemeen wel kan worden gezegd dat een proces wordt beheerst. Zij gaan daarbij uit
van een algemeen model dat bestaat uit input (mensen en middelen) die in een proces (productie,
handel en dienstverlening) wordt samengebracht en die bepaalde
output (producten en diensten) oplevert. Zij noemen vier elementen
die noodzakelijk zijn om de beheersing van een proces mogelijk te
maken. Alleen wanneer elk van deze vier elementen aanwezig is,
kan er gesproken worden van een proces dat wordt beheerst
oftewel in control is.
Deze elementen zijn:
1. Een duidelijk en meetbaar doel
2. Duidelijke en meetbare output
3. Corrigerende acties
4. Een voorspellend model
Het model geeft duidelijk weer uit welke elementen het begrip control bestaat en wanneer een
proces in control is. Wanneer er dus één van deze elementen ontbreekt kan er dus niet gesproken
worden van een proces dat in control is.
De twee belangrijkste kenmerken van management control zijn:
1. Management control heeft een sterke gedragsmatige oriëntatie
2. Management control heeft primair een insteek vanuit de strategie van de organisatie
1.4 Betekenis van het begrip informatiemanagement
Het onderscheid tussen informatie voor interne doeleinden en informatie voor externe doeleinden is
niet groot. Informatie die een organisatie uitwisselt met derden, bijvoorbeeld het plaatsen van een
bestelling, heft in feite dezelfde gebruiksmogelijkheden als informatie binnen die organisatie,
namelijk:
1. Informatie voor het delegeren van taken en het afleggen van verantwoording
2. Informatie voor het nemen van beslissingen
3. Informatie voor het doen functioneren van de organisatie
Een cruciale randvoorwaarde voor het doen functioneren van de organisatie is dat de informatie aan
bepaalde kwaliteitseisen voldoet.
Kwaliteit van informatie wordt vaak gezet in een zogenoemd kwaliteitsspectrum. De onderdelen van
een kwaliteitsspectrum van informatie zijn: validiteit
ofwel juistheid, accuratesse, volledigheid,
begrijpelijkheid, nauwkeurigheid en tijdigheid.
Ook de afweging tussen de baten van betere
informatie en de kosten daarvan, moet steeds
worden gemaakt. Een additioneel onderdeel van het
kwaliteitsspectrum van informatie is dus de
efficiëntie ofwel de mate waarin kosten worden
geminimaliseerd bij een bepaald gewenst doel.
