Samenvatting Bestuurlijke
informatievoorziening (BIV)
Boek: Basisboek Informatie & Control (Eddy Vaassen, Laury Bollen, Roger Meuwissen,
Mark Vluggen en Frank Hartman)
Auteur: Bryan Cuperus
School: Hanzehogeschool Groningen
Opleiding: Bedrijfseconomie
Studiejaar: 1
,Inhoudsopgave
Hoofdstuk 3,1: Verkoopproces................................................................................................................ 3
Hoofdstuk 3,2: Voorraadproces .............................................................................................................. 6
Hoofdstuk 3,4: Inkoopproces .................................................................................................................. 8
Hoofdstuk 1: Geboekstaafd & Hoofdstuk 1: Basisboek informatie en control ..................................... 12
Hoofdstuk 2.2 (boek ‘de kern van de administratie organisatie’) ........................................................ 17
Hoofdstuk 3: AO (extra stof BlackBoard) .............................................................................................. 20
Hoofdstuk 3: De controller (Boek ‘de kern van de administratieve organisatie’) ................................ 24
Hoofdstuk 5 (boek informatie & control), typologie van informatiesystemen..................................... 25
2
,Hoofdstuk 3,1: Verkoopproces
Verkopen
De verkoopfunctie is verantwoordelijk voor het werven van afnemers. Op basis van de
verkoopverwachtingen worden de omvang van de voorraden, het productievolume en de omvang
van de inkopen bepaald.
De verkoopfunctie, verkoopafdeling is beschikkend. Heeft als taken om orders te verkrijgen, uit te
voeren en zorgen voor klantenbinding. Ze hebben hiervoor informatie nodig. Voor het verkrijgen van
orders heeft de verkoopafdeling informatie nodig over de verkoop van de producten. Voor het
uitvoeren van de order heeft de verkoopafdeling de gegevens van de klant nodig en welke producten
hij wil kopen. Wat betreft de klantenbinding zijn de promotie van producten en het verstrekken van
productinformatie nodig.
Het aantal en de reden van nee verkopen, de klachten en de analyses van offertes zorgen voor
informatie voor de verkoopafdeling. Ook heeft de verkoopafdeling gegevens nodig over nieuwe
markten, concurrenten en klanten.
Samenstellen van offertes
Het verkoopproces start (de impuls) met de ontvangst van een order van klanten of met de aanvraag
van een offerte. Indien de klant meteen een leveringsverzoek plaatst is er geen offerteprocedure
nodig.
Om de offerte te kunnen samenstellen, moet de verkoopafdeling de volgende 3 vragen kunnen
beantwoorden:
1. Kunnen de producten tijdig worden geleverd?
De gegevens kunnen worden opgevraagd uit de voorraadadministratie.
2. Tegen welke prijs en overige leveringscondities kan worden geoffreerd?
Voor welke afspraak moet er een nieuwe overeenkomst afgesloten worden met daarin de prijzen en
leveringscondities. Als het een klant is met vaste prijzen en condities hoeft dit uiteraard niet.
3. Is de betreffende afnemer kredietwaardig?
Het middel om afnemers te beheersen is het vaststellen van een kredietlimiet. Deze wordt
vastgelegd in het debiteurenbestand. Dit limiet mag niet overschreden worden door de debiteur. Er
mogen dus niet meer posten openstaan dan de kredietlimiet aangeeft.
De verkoopafdeling stelt op basis van het offertebestand de offerte samen, deze wordt ondertekend
en verzonden naar de betreffende potentiële afnemer.
Orderontvangst en orderacceptatie
Bij het nagaan of de order kan worden uitgevoerd worden dezelfde 3 stappen doorlopen als met het
offerteproces. Als de order op basis van een offerte is moet er worden gekeken of de offerte nog
geldig is en of de order in overeenstemming is met de offerte. De geaccepteerde order gaat
vervolgens naar de factureringafdeling en de magazijnafdeling.
3
,Factureren
De factureringafdeling maakt aan de hand van de ordergegevens de factuur. De inhoud van een
factuur wordt altijd bepaald door een beschikkende functie zoals de verkoopafdeling of een aparte
factureringafdeling. Een factuur bevat o.a.: factuurnummer, klantcode, NAW, factuurdatum,
factuurbedrag en betalingstermijn.
Verschillende vormen van facturering:
1. Voorfacturering,
De factuur wordt vervaardigd aan de hand van de verkooporder. Op basis van de factuur worden
vervolgens de goederen in het magazijn gereedgezet voor transport. Dit kan natuurlijk alleen als bij
orderacceptatie vast staat dat de goederen kunnen worden geleverd. Voor de verkopende partij is er
bij deze vorm van facturering het voordeel dat er geen goederen worden verzonden waarvoor geen
factuur is opgesteld.
2. Nafacturering
Bij nafacturering worden de facturen vervaardigd nadat de goederen gereed zijn gemaakt voor
verzending. Dit kan voorkomen bij producten waarbij de prijs afhangt van kwaliteit of gewicht en
deze gegevens pas bij het lichten van de goederen uit het magazijn kunnen worden vastgesteld.
Facturering vindt dan plaats aan de hand van de magazijnafgiftebon.
3. Tussenfacturering
Bij orderacceptatie wordt tegelijk een factuur en een magazijnopdracht gemaakt. De factuur en de
goederen moeten idealiter wel worden afgestemd door de administratie.
Cyclisch factureren = als de geleverde goederen pas na afloop van een bepaalde periode in rekening
worden gebracht.
Na vervaardiging van de factuur worden de factuurgegevens naar de debiteurenadministratie en de
financiële administratie verzonden.
Ter controle controleert de administratie periodiek of de afgegeven hoeveelheid goederen * de
verkoopprijs overeenkomt met de gefactureerde bedragen volgens de debiteurenadministratie.
Goederenafgifte
Het signaal tot afgifte is de geaccepteerde verkooporder, een verkoopfactuur of een
magazijnafgifteopdracht. Zo’n magazijnafgifteopdracht wordt gemaakt op basis van een de
geaccepteerde verkooporder. Om de goederen bij afgifte zo efficiënt mogelijk uit het magazijn te
halen wordt een piklijst gemaakt, met daarop de af te geven goederen in volgorde van
magazijnlocatie. De goederen worden vervolgens op basis van de gemaakte route (door de
expeditieafdeling) ingedeeld in de vrachtwagen (=paklijst). Aan de hand van deze paklijst wordt ook
de goederenafgifte gecontroleerd.
De magazijnmeester werkt vervolgens zijn voorraadadministratie bij.
Debiteurenadministratie
Klanten worden in kennis van de vordering gesteld door de factuur. Na het versturen van de factuur
is deze klant een debiteur. De afdeling debiteurenadministratie is verantwoordelijk voor het
bewaken van de individuele vorderingen per debiteur. Dit geschiedt aan de hand van ontvangen
factuurgegevens en gegevens betreffende geldontvangsten van debiteuren. De vordering per
debiteur staat in het debiteurbestand.
De financiële afdeling is verantwoordelijk voor de registratie van de vorderingen op debiteuren. Zij
registreren de totalen van de debiteuren in het grootboek. Is een registrerende functie. Het hoofd
4
,van de administratie dient regelmatig na te gaan of het grootboek overeen komt met de
debiteurenadministratie, ter controle.
De debiteurenadministratie zal kunnen zien als de krediettermijn van de debiteur is verstreken. Er
dient eerst even een telefoontje met de debiteur te worden gepleegd (dit hangt af van de relatie met
de klant, die relatie kan worden opgevraagd bij de verkoopafdeling), daarna kunnen stappen m.b.t.
aanmaning ondernomen worden. Hierna kan het incassobureau worden ingeschakeld.
Verkopen tegen contante betaling
De klant kan vaak zelf bij de producten en gaat vervolgens naar de kassa. De klant ontvangt na
betaling een kassabon als betalingsbewijs. Er wordt per kassa bijgehouden hoeveel geld er moet zijn
ontvangen. De kassabediende kan zo gecontroleerd worden op fraude. Door middel van oogtoezicht
wordt er gecontroleerd op het feit of klanten daadwerkelijk betalen.
5
, Hoofdstuk 3,2: Voorraadproces
Het aanhouden van voorraden leidt tot rentekosten en magazijnkosten. Ook nemen voorraden
diefstalrisico’s mee en risico’s met betrekking tot waardevermindering, veroudering en
kwaliteitsverlies. Het niet goed in kaart brengen van wanneer welke goederen worden ontvangen en
afgegeven is ook een risico.
Het creëren van functiescheiding is de beheersmaatregel hiervoor. De beschikkers bepalen wanneer
wat mag worden ontvangen of afgegeven. De bewaarder ontvangt en geeft af alleen als de
beschikker daar opdracht toe geeft en de registratie doet de kantoorvoorraadadministratie.
Goederenontvangst
De magazijnmeester stelt vast dat het aantal en de aard van de goederen overeenkomen met de
vrachtbrief en de bestelorder. Het bestelordernummer wordt ingevoerd in het geautomatiseerde
systeem, als er een match is mag de magazijnmeester de goederen binnenhalen en zal hij de
vrachtbrief ondertekenen als bewijs van afgifte.
De magazijnmeester controleert de hoeveelheid en eventueel de kwaliteit van de goederen. Als de
magazijnmeester ontoereikend is de kwaliteit te testen zal een aparte controlerende
kwaliteitscontrole functie dat op zich nemen.
De magazijnmeester zet vervolgens de ontvangst van de goederen in het voorraadbestand. Deze
melding komt binnen bij de kantoorvoorraadadministratie om deze bij te werken en de ontvangst te
koppelen aan de bestelling. Het geautomatiseerde systeem kan dan direct verschillen in
hoeveelheden zien en zal dit doorspelen aan de inkoopafdeling.
Registreren van goederen door de kantoorvoorraadadministratie
Per product worden hier de hoeveelheden en de waarden geregistreerd. De financiële administratie
zorgt voor deze registrerende functie. Na het invoeren van de voorraadmutaties in het
voorraadbestand heeft de magazijnmeester geen registrerende functie meer in de
voorraadadministratie.
• Het registreren van voorraden per product in hoeveelheden en waarden
Dit gaat met behulp van de afgifte en ontvangstgegevens van de magazijnmeester. Dit kan ook per
productsoort of productgroep.
• Het signaleren van het bereiken van bestelvoorraden
Door het geautomatiseerde systeem wordt de aanwezige voorraad vergeleken met het bestelniveau.
Als de economische voorraad daaronder komt zal er besteld moeten worden door de inkopers. Die
krijgen dan een signaal. Ook wordt de verkoopafdeling geïnformeerd, zodat zij geen hele grote
bestellingen meer kunnen aannemen.
• Het signaleren van incourante producten
Bij producten waar geruime tijd geen afgiften van zijn geweest gaat bij de
kantoorvoorraadadministratie een belletje rinkelen. Het management moet dan nagaan of en
waarom de producten incourant zijn geworden. Bij het afkeuren van goederen moet altijd een
beschikkende functie aanwezig zijn. Als een product wordt afgekeurd moet dit worden doorgespeeld
naar de registrerende functie.
• Signaleren van te grote voorraden
Er dient een maximum voorraad per product te zijn, als de aanwezige voorraad dit aantal overschrijdt
zal er vanuit het geautomatiseerde systeem een belletje rinkelen bij de
kantoorvoorraadadministratie. Het management kan dan actie ondernemen.
6
