1
,PMC samenvatting
1 Commitment= in hoeverre is iedereen betrokken bij het project en neemt iedereen zijn
verantwoordelijkheid? Commitment creëer je door mensen iets te laten creëren (dus als je mensen
iets laat doen waarin ze geloven). Ze voeren dan beter hun opdracht uit.
Projectmatig creëren is ervoor om te zorgen dat:
- Alle betrokkenen zich mede-eigenaar
voelen van het project
- Er energie loskomt
- Dat er word samengewerkt
Reactief project: idealen, waarden en verlangens
Creërend project: identiteit, kwaliteiten en ambities
Een project levert alleen succes op als er rekening
word gehouden met de volgende 4 aspecten
2 Wat hebben projecten, programma’s en
processen gemeen?
Er is steeds sprake van een duidelijk begin en eind
Het gaat om unieke, complexe opgaven
Mensen van verschillende afdelingen of organisaties werken samen
Aansturing buiten de lijn is noodzakelijk
Project = bedoeld om concrete resultaten tot stand te brengen. De weg er naartoe is voorspelbaar en
er zijn bindende afspraken over kwaliteit, opleverdatum en budget. Het resultaat is concreet, vaak
kun je het aanraken, erom heen lopen, het maakt geluid als je het laat vallen. Bijvoorbeeld een
bouwwerk, campagneplan, website of evenement.
Programma= een verzameling van activiteiten waarmee een of meer doelen moeten worden bereikt.
Het programma zorgt voor samenhang van activiteiten zodat de beoogde doelen met zo min
mogelijk inspanning worden bereikt. Bij een programma moet een situatie verbeterd, veranderd of
hersteld worden. Het gaat om het beoogde effect van een aantal projectresultaten. Programma
loopt langer dan een project! Kernvraag: leveren de uitgevoerde activiteiten steeds een bijdrage aan
het programmadoel?
Proces= kiezen we als we te maken hebben met een niet duidelijk omlijnd vraagstuk en als de
oplossing nog niet duidelijk is. Bijvoorbeeld toegenomen werkloosheid of samenwerking verbeteren.
Het proces bestaat uit samenhangende activiteiten waarmee stappen worden gezet in de juiste
richting, waarna opnieuw richting word bepaald. Processen worden gekenmerkt door een serie van
divergerende (verkennende) en convergerende (selecterende) activiteiten.
Van hoge naar lage voorspelbaarheid: routine project programma proces improvisatie.
Multiprojectmanagement = aansturen van een verzameling projecten die inhoudelijk niet
samenhangen maar wel beroep doen op dezelfde middelen. Focus ligt op efficiëntie.
Portfoliomanagement = op strategisch niveau managen van de effectiviteit van projecten en
programma’s in een organisatie. Kernvragen: welke projecten zijn het interessants om uit te voeren?
2
,3 Elk project heeft 4 fases, na elke fase word besloten of er word doorgegaan met het project.
Initiatieffase Begint als iemand een project idee heeft en een Eindigt met
opdrachtgever dit wil uitvoeren. Er word een projectleider projectbrief of
gezocht met wie het project word verkent. Bestaansrecht projectopdracht
word onderzocht.
Definitiefase Er word een projectteam gevormd en die gaat het project Eindigt met
vorm geven. Afspraken maken over afbakening, deadlines, projectcontract
kwaliteitseisen enz.
Uitvoeringsfase Begint als projectcontract is ondertekend. Nu word er Eindigt met
gewerkt aan het projectresultaat. Op het einde word de oplevering van
kwaliteit gecontroleerd. Na deze fase is het project weer de concrete
verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. resultaten
Afsluitingsfase Project overdragen aan gebruikers, soms nog een tijdje Eindigt met een
ondersteunen. Bv. door het oplossen van klachten. Ook is evaluatiedocume
hier een evaluatie! (handig voor volgende projectteam) nt
Projectbrief= hierin staat de scope van het project: de achtergronden,
strategische overwegingen, gewenste effecten, randvoorwaarden, en een
eerste beeld van het projectresultaat.
PSU= projectstart-up: een bijeenkomst, die vaak enkele dagen duurt, waarin
het projectteam en de opdrachtgever samen de projectdefinitie aanscherpen
en uitwerken, en waarin vervolgens het team een plan opstelt om het
projectresultaat te bereiken. Ook maken we hier afspraken.
De uitvoeringsfase word soms gesplitst in:
Ontwerp- voorbereidings- en realisatiefase!!
4 Projectcontract= het document waarin word vastgelegd wat het beoogde resultaat is, welke
activiteiten zullen plaatsvinden en hoe de uitvoering van het project gemanaged gaat worden. Er
staan ook heldere afspraken in over de opzet en uitvoering van het project. Word ondertekent door
opdrachtgever en projectleider. Er zijn afspraken over: tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en
communicatie. TGKIOC! Dit zijn de beheersplannen. Om tot een goed contract te komen zijn 2 dingen
nodig: tijd en belangstelling.
Projectdefinitie WBS/activiteitenplan beheersplan (TGKIOC) risicoanalyse.
Handige stappen voor het opzetten van een goed projectcontract:
1) Verkennende gesprekken tussen projectleider, opdrachtgever en andere betrokkenen
2) Formeren van voorlopig projectteam, voorbereidende werkzaamheden
3) Een intensieve PSU waarin de hoofdlijnen van het contract worden vastgesteld
4) Toetsen, aanvullen en verfijnen van de resultaten
5) Formele ondertekening door de opdrachtgever en projectleider
Hoe ziet een goed projectcontract er uit?
Projectdefinitie: beschrijving van projectresultaat: uitdaging, aanleiding, doel, afbakening, enz.
Activiteitenplan/WBS: overzicht van deelresultaten, nodige activiteiten en fasering
Beheersplan: alle afspraken over tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en communicatie
Risicoanalyse: analysatie van wat er mis kan gaan en wat je kan doen om dit te vermijden
3
, 5 Er is geen goed projectcontract zonder een heldere projectdefinitie. Het moet duidelijk zijn wat
en waarom het projectteam iets wil creëren. Er zijn 9 delen om de projectdefinitie in te vullen:
1. Uitdaging: krijg energie door het project te zien als uitdaging ipv het oplossen van een probleem.
2. Aanleiding: wat ervoor zorgt dat het project NU word uitgevoerd, je ziet hoe dringend het is.
3. Doelstelling: waar gaat dit project een bijdrage aan leveren? Zo concreet mogelijk!
4. Projectresultaat: een resultaat boeken, iets in handen hebben, het is tastbaar.
5. Afbakening: beschrijven wat wel en niet bij dit project hoort, dit is heel duidelijk.
6. Effecten: consequenties van uitvoering van het project, naast het bereiken van de doelstelling.
7. Gebruikers: voor wie het project bestemd is: de klant of doelgroep.
8. Randvoorwaarden: factoren die bijzondere aandacht verdienen.
9. Relatie met andere projecten.
6 De projectdefinitie is opgesteld. Nu moet het projectresultaat
worden vertaald in een overzicht van activiteiten. Een WBS.
WBS= de basis voor een activiteitenplan: een overzicht van alle
activiteiten die uitgevoerd moeten worden om het project-
resultaat tot stand te brengen. Het team bepaald dus hoe
het project word uitgevoerd. (Work Breakdown Structure)
Creatief structureren= met het hele team een WBS bouwen, dit creëert commitment en de kans is
groot dat de teamleden betere activiteiten kunnen bedenken als dat de projectleider alleen kan.
Hoe maak je een WBS in 7 stappen?
1) Check of de projectdefinitie nog vragen oproept. Is het projectresultaat goed genoeg
beschreven? Zo niet, maak deze dan nog wat uitgebreider.
2) Vraag alle projectleden om de activiteiten en deelresultaten die ze kunnen bedenken op een
post-it te schrijven. Zo verzamel je zoveel mogelijk ideeën.
3) Bespreek en plaats elke post-it op een flip-over, zorg dat elke post-it word toegelicht. Bedenk
met zijn alle of dit thuishoort in het project of in de afbakening van het project.
4) Plaats bij elkaar wat bij elkaar hoort, zo ontstaan vanzelf clusters.
5) Geef de clusters een naam: vaak gaat het over deelresultaten, projectfasen, vakgebieden,
risico’s, enz. Werk het cluster uit in kleine groepjes, clusterteams. Beslissen jullie als team dat
een bepaald cluster een deelproject moet worden? Dan plan je hier een aparte PSU voor.
6) Maak de WBS, zie de afbeelding met pijlen.
7) Check op volledigheid, zorg voor details zodat je er een echte planning mee kunt maken.
Van WBS naar taakverdeling: alle activiteiten zijn nu geordend, er word een laatste check gedaan of
alles compleet is en dan kiest iedereen een activiteit waar hij/zij verantwoordelijk voor wil zijn. Een
tijdje later zijn alle taken verdeeld en elke activiteit heeft een verantwoordelijk persoon. Het team
heeft nu volledige verantwoordelijkheid genomen over het project!
4
