1.1 Soorten werkzaamheden
In een organisatie worden allerlei werkzaamheden uitgevoerd:
• Improvisatie: Nieuwe werkzaamheden. Bijv. bij plotselinge gebeurenis waarop een snelle
reactie noodzakelijk is. Ad hoc reageren → direct en niet volgens plan.
• Routinematige werkzaamheden: Herhaaldelijk uitgevoerd en zijn voorspelbaar. Werk
verloopt via gebaande paden. Werkprocedures kunnen worden opgezet waardoor dit
doelmatig (efficiënt) kan worden uitgevoerd.
• Projectmatige werkzaamheden: tussen routine en improvisatie in. Eenmalig en tijdelijk
karakter en zijn redelijk voorspelbaar. Om deze voorspelbaarheid te vergroter word er
planmatig gewerkt.
Planmatig werken: vooral word de tijd genomen om na te denken over het te bereiken doel en de
manier waarop dit kan worden bereikt.
Fasen: Hiertoe word een project vaak opgedeeld in fasen. Waarbij na elke fase het projectdoel en de
te volgen weg kunnen worden bijgesteld.
Plan van Aanpak (PvA): voorafgaand aan het project. Brengt routine.
Improvisatie Projectmatig werk Routinematig werk
Wanneer? Ad hoc (plotseling snel Te voorzien, eenmalig Herhalend
reageren, eenmalig
Resultaat? Onzeker Redelijk zeker Zeker en efficiënt
Bekendheid? Nieuw, plotseling Nieuw, planmatig Beken
Vrijheid? Veel vrijheid, flexibiliteit Vooraf doorgedacht, Nauwelijks vrijheid
noodzakelijk beperkte vrijheid
Werkwijze? Chaotisch, niet volgens Volgens plan, Duidelijk, vaste
procedures geleidelijk duidelijker procedure
1.3 Wat is een project?
Project: Tijdelijke samenwerking van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om
binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld projectresultaat te bereiken met een vastgesteld
budget
Projectstart-up: Beginpunt van een project.
Projectresultaat (wat): ‘wat’ is er klaar als we klaar zijn.
Dit kunnen veel verschillende dingen zijn
Projectdoel (waarom): is de reden waarom de
opdrachtgever het project wil.
Opdrachtgever: ook wel sponsor
Projectorganisatie: de opdrachtgever stelt een
projectmanager/leider aan met voldoende bevoegdheden
om het project vorm te geven.
Projectmanager: heeft de eindverantwoordelijkheid voor
het projectresultaat en maakt met zijn projectteam in
overleg met de opdrachtgever een PvA.
Multidisciplinair: Mensen uit verschillende vakgebieden werken tijdenlijk samen; het projectteam
Budget: bestaat uit geld voor te besteden middelen en uit capaciteit van in te zetten mensen en
middelen.
,1.4 Van improvisatie via project naar routine:
In het begin van een nieuwe taak zal men vaak improviseren,
wanneer de zelfde taak vaker word uitgevoerd zal de situatie
meer georganiseerd (moeten) worden. (dit kan doormiddel van
een project)
1.5 Soorten projecten:
1. technische projecten: die verandering in de techniek als doelstelling hebben. Of een nieuw
product moeten opleveren. Goed te plannen aangezien het eindresultaat meestal duidelijk is.
Worden ook wel ‘harde’ projecten genoemt. Bijv. bouwen van gebouwen, brug, weg, pijpleiding
2. Sociale projecten: minder duidelijk einddoel, cultuur- en organisatieveranderingen binnen een
bedrijf, betrekking op de manier waarop mensen samenwerken. Aangezien veel mensen moeite
hebben in veranderingen zijn deze projecten vaak moeilijker uit te voeren. Worden ook wel ‘zachte’
projecten genoemd. Bijv. reorganiseren van een bedrijf
3. Commerciële projecten: Doel om uiteindelijk geld te verdienen. Bijv. marktonderzoeken
4. Gemengde projecten: tussenvorm van bijv. technische en sociale projecten. Bijv. ontwerpen,
programmeren en invoeren van een groot computerprogramma.
5. Evenementen: Het projectresultaat komt beschikbaar op een vast moment. Bijv. beurzen
1.6 Aandachtspunten bij projectmatig werken:
1. Eis voorbereidingstijd: werk met een PvA, maak een (tijds)planning
2. Overleg met betrokkenen: bespreek eerst met alle partijen het project, aangezien je met
diverse personen uit het vakgebied werkt.
3. Werk top-down: Bepaal de grote lijn van het project. Ga niet direct in op details. Doe eerst;
Voorbereiding (denken)
Realisatie (doen)
Nazorg (onderhouden)
4. Denk eerst na: vooruit en achteruit: het is een nieuwe situatie, stel alles vast wat er moet
gebeuren en wat het resultaat is. Om niks te vergeten denk je eerst van voor naar eind, en
dan van eind naar start van het project.
1.7 Faseren:
Over het algemeen zijn kortlopende projecten makkelijker te beheersen dan langlopende projecten
(hoe langer een project duurt hoe groter de kans op wijzigingen in de doelstellingen van het project)
Om een groot project beheersbaarder te maken kun je het volgende doen:
, Traditionele fasering;
• Fase van initiatief: Idee komt tot stand. Levert een projectvoorstel op. Dit wordt goed
gekeurd door het management, dan volgende fase. Bij twijfel kan er een
haalbaarheidsonderzoek gedaan worden
• Fase van definitie: Bepaalt wat het eindresultaat van het project is en wat daarvoor moet
gebeuren → dit is het PvA voor het project.
• Fase van ontwerp: Hoe het projectresultaat eruit komt te zien. Wat krijgt de opdrachtgever
voor zijn geld? → Levert het ontwerp(rapport) op
• Fase van voorbereiding: Hoe het projectresultaat gemaakt gaat worden. → Levert
gedetailleerd ontwerp op (bijvoorbeeld bouwtekeningen)
• Fase van realisatie: → levert het door de opdrachtgever gewenste projectresultaat op
• Fase van nazorg: wordt het projectresultaat gebruikt. Wordt in stand gehouden door het aan
te passen aan nieuwe wensen en het oplossen van problemen
Initiatieffase: Probleem of idee waarvan men vindt dat daar iets mee moet gebeuren. Eerste stap
voor een eventueel project. (Echtpaar wil verhuizen en schakelen een makelaar in)
Definitiefase: gaat duidelijkheid over wat het project verwacht. Eisen worden gerealiseerd en
wensen wil men graag realiseren. Aan het eind ligt er een PvA klaar (de makelaar onderzoekt;
financiële mogelijkheden, beschikbaarheid van een geschikt stuk grond, eisen van het echtpaar)
Ontwerpfase: brainstormen over oplossingen en ontwerpen. Hierin kan een prototype worden
gemaakt om te kijken of het aan de eisen voldoet. Aan het eind ziet de opdrachtgever precies wat hij
krijgt. (eisen worden besproken met architect, die gaat aan de slag met een ontwerptekening,
interieur en extrieur, het echtpaar krijgt een goed beeld van het huis)
Voorbereidingsfase: er wordt gekeken hoe het ontwerp te maken is, dus er wordt nog geen product
gemaakt maar men zorgt voor de realisatie (de bouw) probleemloos kan verlopen. Eerst denken dan
doen (aanvullende technische tekeningen en berekeningen worden gemaakt, deze tekeningen zijn
voor de bouwers in de volgende fase)
Realisatiefase: het product wordt gemaakt. Hier zal de implementatie worden uitgevoerd; zorgen
voor de invoering van het resultaat van het project. Bij bijv. overgang van oude naar nieuwe situatie
hebben we te maken met een convensie; opleiden tot begrijpen van programma, of alle gegevens in
de computers gezet. Aan het eind van deze fase is het projectresultaat opgeleverd.
(de aannemer maakt een planning voor de bouw van het huis. Aan het eind van de fase is het huis
gereed en kan het echtpaar gaan wonen)
Nazorgfase: Word het resultaat gebruikt. Blijvende zorg om het project in stand te houden
(de nieuwe bewoners moeten het huis blijven onderhouden voor het beste resultaat)
1.8 Doel van fasering
Project beslissingen: aan het eind van elke fase heeft de opdrachtgever de gelegenheid om het
project bij te sturen;
• Doorgaan op de ingeslagen weg
• Doorgaan, met aanpassingen van het projectdoel
• Stoppen met het project
