Moduleopdracht
Eventmanagement
Kelly (K.) *******
Studentnr. **********
Datum: 15 oktober 2023
Schoevers
HBO AD Office Management
,Voorwoord
Beste lezer,
Welkom! Leuk dat u geïnteresseerd bent in mijn creativiteit en manier van event organisatie. Om de
module Eventmanagement af te ronden, schrijf ik dit voorstel. U vindt hierin terug wat ik afgelopen
periode heb geleerd, maar ook hoe ik het geleerde link aan de organisatie van een
jubileumevenement. Deze uitwerking is interessant voor de beoordelaar van de opdracht. Ik hoop dat
u net zoveel plezier heeft met het lezen, als ik heb met het schrijven en bedenken.
Voordat we beginnen, wil ik mezelf graag voorstellen. Ik neem u daarvoor in het kort mee in mijn
levensreis.
Mijn naam is Kelly ******. Op ***** 1996 ben ik geboren in Den Helder, een stad die nogal onderschat
wordt. Velen kennen Den Helder alleen als de doorgang naar Texel, terwijl de stad beschikt over
prachtige natuur en de meeste zonuren van Nederland. Ik woon daar nog steeds, maar ik heb het huis
van mijn ouders een aantal jaar geleden ingeruild voor een eigen huisje. Hier woon ik samen met mijn
katten Oliver en Pippa.
In mijn leven ben ik altijd zoekende geweest. Op de basisschool wilde ik banketbakker, juf en dokter
worden. Op de middelbare school veranderde dat naar jongerenwerker, dierenarts en docent
maatschappijleer. Toen het in het laatste jaar van de mavo tijd werd om een opleiding te kiezen, ben
ik voor Sociaal Maatschappelijke Dienstverlening gegaan. Tijdens het eerste jaar van deze opleiding
realiseerde ik me dat ik een diepgewortelde passie voor reizen en culturen heb. Ik besloot dan ook om
over te stappen naar een BBL-opleiding in toerisme. Door omstandigheden kon ik niet starten met de
opleiding en moest ik een andere keuze maken. Ik heb toen voor een richting gekozen waar ik nooit
eerder over had nagedacht: Managementassistent / Directiesecretaresse.
Ik geloof dat alles wat voor iemand bedoeld is, bij diegene terecht zal komen. Is het niet linksom, dan
komt het wel rechtsom. Niets blijkt beter bij mij te passen dan het zijn van een assistent. Ik geloof dan
ook dat dit in je bloed moet zitten. Op school leer je onder andere notuleren en organiseren, maar het
zijn van een echte assistent vraagt om talent.
Na mijn opleiding heb ik bijna zes jaar als managementassistente mogen werken bij het Zorg- en
Veiligheidshuis. Ik kon dit combineren met het maken van mooie reizen, voor mij was dit dus een
droombaan. Na een aantal jaar begon ik echter de uitdaging in het werk te missen. Doorgroeien was
niet mogelijk.
Ik wilde graag doorstuderen. In de lente van 2022 zag ik een oproep van Secretary Plus: ‘make a bold
move’. Dus… dat heb ik gedaan. Ik heb mijn baan opgezegd en ben in augustus begonnen als interim
assistent bij PwC, waar ik een jaar heb gewerkt. Op 5 september 2023 ben ik begonnen aan mijn
tweede opdracht bij Sigra, een samenwerkingsverband voor zorg- en welzijnsorganisaties. Daarnaast
mag ik de opleiding HBO AD Office Management volgen bij Schoevers. Een kans waar ik heel
dankbaar voor ben, omdat ik me zo nog meer kan ontwikkelen in bijvoorbeeld eventmanagement.
2
, Samenvatting
Kledingretailer United Fashion viert in 2024 haar tienjarig jubileum en heeft evenementenbureau
EnchantingEvents gekozen om dit evenement voor zakelijke partners te organiseren.
United Fashion is opgericht door Nederlandse zakenvrouw Juliette Janssen. De modeketen bedient
voornamelijk vrouwen in de leeftijdsgroep van twintig tot veertig jaar oud. United Fashion heeft veel
successen behaald in de afgelopen tien jaar, maar is niet van plan om nu stil te gaan zitten. Er liggen
plannen voor het uitbreiden van het aantal winkels naar twintig, verdeeld over Nederland.
EnchantingEvents is een evenementenbureau met veel ervaring in de modebranche. Het bureau
gelooft dat elk evenement een uniek verhaal vertelt, en is vastbesloten om dit te realiseren op een
manier die indruk maakt en inspireert.
Om een succesvol evenement te organiseren, is het van belang om een goed plan van aanpak op te
stellen. Dit plan bevat belangrijke evenementen als het type evenement (in dit geval zakelijk), de
doelgroep (zakelijke relaties van United Fashion en een deel van het eigen personeel), de wensen en
eisen van United Fashion, begroting en het doel:
“Op zaterdag 15 juni 2024 organiseert EnchantingEvents in opdracht van United Fashion een
jubileumfeest voor 200 genodigden, om zakelijke relaties te versterken en het tienjarig jubileum te
vieren. Het beschikbare budget bedraagt € 100.000,-. Het succes van het evenement wordt gemeten
aan de hand van de strategie, tevredenheid doelgroep, branding en budget (Kuiper & Kamp, 2015).”
United Fashion, dat zichzelf omschrijft als kleurrijk, hip en informeel met klanttevredenheid als
topprioriteit, hecht veel belang aan het selecteren van een evenementenlocatie die bij hun imago past.
De voorkeur gaat uit naar een centraal gelegen en goed bereikbare locatie. EnchantingEvents, met
ervaring in evenementenplanning in de regio Utrecht, heeft een locatiekeuzematrix gebruikt om de
beste optie te selecteren, wat resulteerde in de keuze voor De Veerensmederij. Dit historische
gebouw, oorspronkelijk een smederij voor treinwagonveren, is in 2010 omgetoverd tot een theater,
maar behoudt zijn industriële karakter.
Het programma voor het zakelijke evenement is zorgvuldig samengesteld om aan te sluiten bij de
doelgroep in de modebranche en beoogt gasten een onvergetelijke ervaring te bieden. Het
programma bevat bijvoorbeeld een modeshow en Ted-talk, maar ook een foto expositie, fotobooth en
massages. Er wordt een geweldig biologisch diner aangeboden inclusief kleurrijke cocktails. De avond
wordt afgesloten met een lichtshow.
De toeleveranciers voor o.a. de inrichting, licht en geluid en catering zijn zorgvuldig uitgekozen.
Ook wordt ervoor gezorgd dat alle vergunningen in orde zijn en er voldoende BHV’ers aanwezig zijn.
Omdat de locatie over de nodige horeca en evenementen vergunningen beschikt en de lichtshow
binnen plaatsvindt, is het aanvragen van vergunningen niet nodig. Ook is beveiliging standaard
aanwezig, dus hoeven die niet apart geregeld te worden. United Fashion zorgt voor BHV’ers.
EnchantingEvents is aangesloten bij VECTA, waardoor de belangrijkste risico’s gedekt zijn. Het
verzekeren van andere zaken is niet relevant.
Om een zo hoog mogelijke opkomst te behalen, is het belangrijk dat de uitnodiging de genodigden
positief prikkelt. Het is dus noodzakelijk om stil te staan bij de mogelijke beweegredenen van de
genodigden. Ook moet de uitnodiging direct tot de verbeelding spreken. De genodigden staan
centraal, dus moet daar de nadruk op liggen in de uitnodiging (Stappenplan evenement organiseren:
tips voor de uitnodiging, z.d.). De uitnodiging wordt zes weken van tevoren verstuurd.
De projectmanager van EnchantingEvents heeft een draaiboek opgesteld. Het draaiboek bestaat uit
drie delen: de opbouwsheet, de uitvoeringsheet en de afbouwsheet. In het draaiboek wordt weer
gegeven wat wanneer gedaan moet worden, en door wie.
Tot slot wordt stilgestaan bij de evaluatie van het evenement. Er wordt gekeken naar welke aspecten
geëvalueerd moeten worden, hoe en met wie. Hierbij kan gedacht worden aan de samenwerking met
de toeleveranciers en de tevredenheid van de gasten.
3
