Samenvatting
Samenvatting De essentie van administratieve organisatie
- Instelling
- Christelijke Hogeschool Ede (CHE)
Samenvatting van het boek De essentie van een administratieve organisatie. Hoofdstuk 1 t/m 14
[Meer zien]Voorbeeld 5 van de 26 pagina's
Voorbeeld 5 van de 26 pagina's
In winkelwagengesponsord bericht van onze partner
Gekoppeld boek
Titel boek:
Auteur(s):
- Uitgave:
- ISBN:
- Druk:
9 beoordelingen
Door: thijsdendunnen2 • 8 maanden geleden
Door: jelleschillemans • 11 maanden geleden
Door: tpaula2000 • 10 maanden geleden
Goed samengevat, was genoeg om als hulpmiddel te gebruiken om voor een toets te oefenen, echter zijn er wel veel spelfouten.
Door: sardjoer • 2 jaar geleden
Door: mkmeijering • 3 jaar geleden
Door: duraandaap • 5 jaar geleden
Door: olijvee • 5 jaar geleden
Voorbeeld van de inhoud
De essentie van administratieve organisatieH1 organisatie en informatie
1.1 Wat is een organisatie?
Een organisatie is een samenwerkingsverband van mensen die met inzet van middelen een doel
willen bereiken.
Een wisselwerking tussen organisatie en maatschappij. Een organisatie maakt onderdeel uit van
de maatschappij.
De strategie om de doelstellingen te behalen de leiding is verantwoordelijk voor het
ontwikkelen en actueel houden van de strategie.
1.2 Niveaus in een organisatie
Figuur 1.1 is kenmerkend voor de leidinggevende structuur an de meeste
organisaties.
strategisch
niveau
Strategisch niveau = de directie en bij grote ondernemingen de Raad
van Bestuur. Zij geven leiding aan de totale organisatie en stellen het ——————-
beleid vast. tactische
niveau
Tactische niveau (managementniveau) = de strategische —————————————
plannen worden verdeeld in deelplannen. operationeel niveau
Operationeel niveau = gedetailleerde uitwerking van de
zojuist genoemde begrotingen. figuur 1.1
Zowel vanuit het strategisch niveau als vanuit het managementniveau en het operationeel niveau
worden de taken en bevoegdheden gedelegeerd naar lagere niveaus.
1.3 Processen in een organisatie
Een proces bestaat uit een aantal samenhangende, opeenvolgende activiteiten die leiden tot een
bepaalde output.
Ieder proces heeft een output: een product. Het impuls waardoor het proces begint is de input. De
output is het doel van het proces.
De doelstellingen van de organisatie als geheel, de strategische doelstellingen, worden vertaald
naar doelstellingen op procesniveau. Dit zijn de tactische doelstellingen.
1.3.1 Het vastellen en realiseren van de doelstellingen (planning & control)
Het begrip ‘controle’ staat voor de toetsing van een realiteit (de Ist-positie) aan de norm (de Soll-
positie).
Procesbeheersing = proces controleren en zo nodig maatregelen nemen.
Het is de taak van de directie om te bewaken dat de doelstellingen ook daadwerkelijk worden
bereikt. De leiders van de afdelingen moeten daarover verantwoording afleggen. De directie moet
worden voorzien van informatie over de output van het proces.
1.4 Budgettering
Budgettering = een budget is voor de leiding een instrument om te sturen als een instrument om
controle te houden. In het budget staat wat de afdeling moet doen en hoeveel dat mag kosten.
1.4.1 Budgetcyclus
Het budgetteringsinstrument is cyclisch: het komt iedere periode terug.
1
,Bij bedrijven is het uitgangspunt van de budgetteringscyclus in het algemeen de
verkoopdoelstellingen. Deze ligt vast in het jaarplan. Dit jaarplan wordt vertaald naar een
verkoopbegroting Uit de verkoopbegroting worden andere begrotingen afgeleid.
1.5 Informatie
Mensen binnen een organisatie worden aangestuurd door informatie. Per functie zijn er
verschillende informatiebehoeftes.
1.5.1 Soorten informatie
We onderscheiden strategische informatie, tactische informatie en operationele informatie.
Strategische informatie:
- Wat is de groei in het marktaandeel per jaar?
- Zitten we boven de norm?
- Is de groeidoelstelling nog steeds realistische?
Tactische informatie
- Is de verkoopafdeling erin geslaagd om dit jaar minstens tien procent meer orders te halen?
- Zo niet wat is daarvan de oorzaak?
- Hoeveel procent van de klanten was ontevreden over de levering?
- Wat zijn de verkoopkosten per medewerker of per afdeling?
Operationeel
- Wat zijn de NAW-gegevens van onze klanten?
- Welke levertijden wensen onze klanten?
- Welke artikelen zijn voorradig?
- Hoe hoog zijn onze prijzen? (ten behoeve van facturering)
Het informatievoorzieningsproces bestaat uit een aantal op een volgende activiteiten:
- verzamelen gegevens
- vastleggen van gegevens
- verwerken/bewerken van gegevens
- Vestrekken van informatie
Het informatie voorzieningsproces zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie op tijd de informatie
krijgt die nodig is voor de uitoefening van zijn functie of taak.
1.5.2 Kwaliteit van informatie
De kwaliteitseisen die aan informatie moeten worden gesteld zijn:
- bruikbaarheid
De informatie moet aansluiten bij de informatiebehoeftes.
De informatie moet bijdragen aan de doelstellingen van de gebruiker of verstrekker.
- betrouwbaarheid
- juist
- volledig
- tijdig
- geautoriseerd
Om te zorgen dat iedereen kan beschikken over betrouwbare informatie moet de directie een
systematische informatie opzetten. De maatregelen die hier gezamenlijk in voorzien noemen we
de administratieve organisatie. Een belangrijke onderdeel daarvan is de interne controle.
- continuïteit
De informatieverstrekking moet op ieder gewenst moment gegarandeerd is.
Een eerste vereiste voor continuïteit is een betrouwbaar geautomatiseerd informatiesysteem.
XBRL is steeds belangrijker wordende uniforme vorm van uitwisseling van businessinformatie
tussen ondernemingen waarmee kostenbesparingen worden gerealiseerd en de snelheid en de
kwaliteit van informatie uitwisselen worden verhoogd.
2
,H2 Controle en controle
2.1 Administratieve organisatie en logistiek
AO/BIV. is het complex van maatregelen dat leidt tot het systematisch verzamelen, vastleggen,
verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van
huishouding ten behoeve van de verantwoording die hierover moet worden afgelegd.
Logistiek is een vorm van ketenbeheersing, gericht op de goederen- en dienstenstroom.
2.2 Doel en werkgebied van de AO/BIV
AO/BIV richt zich met name op de juiste afwikkeling van diverse functionele processen binnen de
goederen- en dienstebstroom.
Functionele processen zijn de processen die voor de afwikkeling van goederen- en
dienstebstromen van essentieel belang zijn.
doorstromingsproces/
input output
transformatieproces
Als de output niet voldoet aan vooraf gestelde eisen, wordt de continuïteit verbroken en stagneert
het doorstromingsproces en/of het transformatieproces.
Concreet wordt het werkgebied van AO/BIV gevormd door:
- het inkoopproces
- het magazijnproces
- het productieproces
- het verkoopproces
2.2.1 Het administratieproces
Het administratieproces is noodzakelijk om de overige (functionele) processen op een juiste wijze
te begeleiden en te ondersteunen.
2.2.2 Soll-positie en Ist-positie
De AO/BIV ziet toe op een correct verloop van de gehele goederen- en diensten stroom en zorgt
voor een juiste, tijdige, volledige en betrouwbare informatievoorziening, zodat de diverse
functionarissen hierover achteraf per onderdeel verantwoording kunnen afleggen.
De gewenste doelstelling is om doelstellingen zo goed mogelijk af te stemmen op de resultaten die
het bedrijf in staat is te behalen. - de afstemming tussen de Soll-positie en de Ist-positie.
- De Soll-positie is de norm die van tevoren is vastgesteld.
- De Ist-positie is de werkelijkheid die achteraf wordt geconstateerd.
- Het verschil tussen de Ist-positie en de Soll-positie is het verschil tussen de norm en de
werkelijkheid.
2.2.3 De balanced scorecard
Een methode om ondernemingsprestaties vanuit diverse invalshoeken te meten is de balanced
scorecard. De resultaten kunnen worden gebruikt voor het bepalen en behalen van
langetermijndoelstellingen.
3
,2.3 Controle technische functiescheiding
In elke onderneming moeten verschillende functies worden vervuld:
- beschikken functie
Kan beschikken over de waarden van de onderneming (verkopers, productiechef, hrm, directie).
- bewaren functie
Het bewaren van goederen en/of geld (magazijnchef en kassier).
- registeren functie
Het via het grootboek vastleggen en verantwoorden van goederen en/of geld (administrateur).
- controleren functie
Ligt in eerste instantie bij het management, maar ook de administrateur voerteen deel uit.
- uitvoeren functie
Treft men aan binnen alle functionele en ondersteunende processen.
Onder controle technische functiescheiding wordt het creëren van belangenstellingen binnen de
waarde kringloop verstaan.
Goederenbeweging
inkopen voorraad
verkopen
goederen
voorraad voorraad
schulden vorderingen
voorraad
betalingen ontvangsten
geld
geldbeweging
Functiescheiding tussen afdelingen = primaire functiescheiding, binnen een afdeling een nader
onderscheid gemaakt in functies = secundaire functiescheiding.
Om fraude tegen te gaan moeten op sommige afdelingen de functie registreren en controleren
door verschillende personen worden uitgevoerd.
2.3.1 Interne controle
Interne controle is de controle op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen, voor zover die
controle ten behoeve van de leiding van de betrokken huishouding door of namens die leiding zelf
wordt uitgeoefend.
Het begrip interne beheersing wordt wel als synoniem voor interne controle gebruikt, maar er is
een verschil. IB het doel van de controle en bij IC op de controle als middel.
CFT kan alleen aan het gestelde doel - betrouwbare informatieverschaffing - beantwoorden als:
- de nodige maatregelen van organisatorische aard worden genomen;
- de nodige specifieke controlemaatregelen worden verricht.
CFT vormt een stelsel of systeem waarvan de verschillende elementen doelmatig mogelijk worden
gedoseerd.
4
, AO is in zijn algemeenheid gericht op het vastleggen van de procesgang in verschillende stappen.
De interne controle is daarvan een onderdel en heeft als algemene doel het voorkomen en het
tijdig opsporen van onvolkomenheden in de uitoefening van bedrijfsactiviteiten.
2.3.2 Preventieve en repressieve controle
Om het interne betrouwbaarheidssysteem operationeel te maken is een aantal belangrijke
maatregelen van organisatorische aard noodzakelijk.
preventieve controlemaatregelen om functiemisbruik en andere ongewenste zaken te voorkomen.
- het toepassen van controletechnische functiescheiding;
- het opstellen van begrotingen en budgetten;
- het opstellen van normen, richtlijnen en procedures.
Daarnaast een aantal specifieke controlebehandelingen van repressieve aard te worden genomen.
Repressieve controlemaatregelen zijn bedoeld om afwijkingen te achterhalen, waarna eventuele
correctie kan plaatsvinden.
- controle facturen;
- controle op aanwezigheid personeel;
- controle op de naleving van voorschriften en procedures.
Directe en indirecte controle
Directe controle is de controle die zich door waarneming richt op deze controleren activiteiten zelf.
Het na gaan of de activiteiten worden uitgevoerd volgens taakopdracht.
Indirecte controle is de controle die zich richt op het product of het resultaat van een te controleren
activiteit.
Detailcontrole en totaalcontrole
Detailcontrole de controle waarbij iedere post afzonderlijk wordt gecontroleerd.
Totaalcontrole worden groepen gelijksoortige posten of transacties op een of andere wijze
samengevoegd tot totalen, die worden vergeleken met totalen die langs andere weg uit hetzelfde
grondmateriaal zijn verkregen.
2.3.3 Aanvullende begrippen
Bevoegdheidscontrole
- aan de hand van een handtekeningenlijst kan worden nagegaan of een functionaris juist heeft
gehandeld.
Aanwezigheidscontrole
- goederen dienen altijd traceerbaar en controleerbaar te zin door middel van
inventarisatiesysteem
Juistheidscontrole
- controle van de cijfers in de boekhouding, onjuiste cijfers leiden tot verkeerde informatie aan
leveranciers of afnemers.
Tijdigheidscontrole
- een verkorting van de doorlooptijd van een order in het productiesysteem bevordert een betere
realisatie van de afzetdoelstellingen.
Normcontrole
- een norm of standaard is een maatstaf die als uitgangspunt wordt gehanteerd bij het meten van
resultaten.
Formele controle
- de controle zoals die volgens de geldende regels dient worden uitgevoerd.
Materiële controle
- gekeken naar het te controleren object.
Positieve controle
- het nagaan van de juistheid en de toelaatbaarheid van een gegeven
negatieve controle
- controleren van tijdigheid en volledigheid
5
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper renatevanessen. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €3,94. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 56326 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen