Samenvatting organisatieontdekker

ORGANISATIEONTDEKKER
BASISBOEK INTERNE COMMUNICATIE
1 – CONTEXT VAN INTERNE COMMUNICATIE

1.1 – EEN ORGANISATIE: WAT IS DAT EIGENLIJK?

Organisaties zijn te omschrijven als: doelrealiserende samenwerkingsverbanden
tussen mensen. Ze zijn opzettelijk in het leven geroepen en daarmee verschillend
van bijvoorbeeld een familie. Het is een afspraak hoe het samenwerkingsverband
gerealiseerd is. die afspraak wordt soms herzien. Dat is een reorganisatie of
organisatieverandering.

Actorenanalyse = samen met anderen in de organisatie in kaart brengen met
welke organisaties jouw organisatie precies te maken heeft. Het is een werkvorm
waarin je in je groep mensen uitnodigt om zelf aan de slag te gaan met een
vraag


1.2 – WAT GEBEURT ER NOU WERKELIJK IN EEN ORGANISATIE?

Organigram = formele verdeling van functies ten opzichte van elkaar en hun
onderlinge hiërarchische verhouding.

Ongeschreven regels hebben grote invloed als een organisatie wil gaan
veranderen. Ook de informele communicatie blijkt veel invloedrijker dan gedacht.

Partijenmodel = organisatie = verzameling van onderdelen. Die partijen hebben
eigen belangen dat ze nastreven.
Systeemmodel = duurzaam samenstel van afdelingen. Gemeenschappelijke
ideologie. Iedereen voelt zich onderdeel van de organisatie.
 Beide? -> dynamisch evenwicht

Politiek gedrag kan gericht zijn op het eigen belang van de medewerker =
persoonlijk politiek gedrag, omdat het slechts de persoon dient.
Bedrijfspolitiek gedrag = organisatie/team als geheel, vaak gezien als iets
positiefs.

Strategieën voor veranderingen:
Terugveren = organisatie lijkt eerst te veranderen en iedereen lijkt mee te doen,
maar dan veert de situatie toch terug.
Smoren = je wil best veranderen, maar wordt beoordeelt op gewone werk.
Calculeren = in verschillende omgevingen vertellen medewerkers verschillende
verhalen
Afketsen = verandering vindt geen aansluiting in organisatie

Gedragscode = formeel afgesproken wijze waarop leiding en medewerkers met
elkaar, het werk, systemen en klanten omgaan.

,Verborgen regels = onbewuste drijfveren in het handelen van mensen. Niet goed
of slecht
 Functionele kant = zorgen voor stabiliteit en voorspelbaarheid en
voorkomen dat we elke dag opnieuw regels moeten maken
 Disfunctionele kant = gedragsvrijheid kan worden ingeperkt, beperken om
helemaal jezelf te zijn en eerlijk te zijn.
Gewoonte patronen = ongeschreven regels over wat wel en niet mag in de
omgang met elkaar en wat wel en niet over deze omgang mag worden gezegd.

Achter verborgen regels komen:
- Door middel van interviews met circa tien medewerkers en
leidinggevenden aan de hand van een vragenlijst
- Te weten komen hoe de formele regels tot stand gekomen zijn.
 (verschillende vestigingen kennen verschillende verborgen regels.

Het ondertussen = datgene wat parallel aan jouw kijken en handelen van elders
gebeurt, zonder dat je het opmerkt.

Verandermanagement = als je iets wil veranderen in het management, dan richt
je je aandacht daarop.

2 – COMMUNICATIE IN ORGANISATIES

2.1 – NAAR EEN BETER COMMUNICATIEMODEL
Shannon & weaver model:
- Communicatie = eenmalige gebeurtenis van stappen die elkaar opvolgen:
lineair transport van een boodschap van een zender naar ontvanger
- Informatietheorie ten behoeve van telematica
- Achterhaald en onvolledig

Beter model:
- Situatie of context staat de productie van een boodschap centraal
- Zender produceert de boodschap
- Intentioneel = heeft een bedoeling
- Boodschap kent informationele conext
- Relationele context = de relatie zender-ontvanger beïnvloedt het zenden
en ontvangen van de boodschap.
- Ontvanger heeft de boodschap daadwerkelijk ontvangen

Informeren = eenrichtingsverkeer: potentiële ontvangst van boodschappen door
een ontvanger, maar ontvanger transformeert vervolgens niet in de rol van
zender.
Communiceren = tweerichtingsverkeer. Zender en ontvanger wisselen van rol én
reageren op elkaars boodschappen.

Zender en ontvanger zijn niet altijd gelijkwaardig, communicatie is daarom te
zien als spiraal van doorlopende pogingen om elkaar te beïnvloeden.

, Communicatie = productie, uitwiseling en betekenisgeving van boodschappen
tussen mensen, die plaatsvinden binnen een context van informationele,
relationele en situationele factoren, met als doel elkaar te beïnvloeden.

Interne communicatie = een proces van uitwisseling van boodschappen en de
betekenisgeving daarvan tussen personen die beroepshalve betrokken zijn bij de
organisatie.


2.5 – DOELEN EN FUNCTIES VAN INTERNE COMMUNICATIE
Functies van interne communicatie
- Smeerfunctie
o Werkzaamheden efficiënt uitvoeren
o Olie die de motor draaiende houdt
o Coördinatiemechanisme
- Bindfunctie
o Medewerkers binden aan organisatie
o Internal branding-concept: communicatie-inspanningen die erop
gericht zijn dat medewerkers zich via campagnes trots voelen op het
bedrijf en zich verbonden voelen met de bedrijfsdoelen en de missie
- Interpretatiefunctie
o Op verschillende manieren naar een onderwerp of gebeurtenis
kijken


2.6 – SOORTEN INFORMATIE IN ORGANISATIES
Taakinformatie = informatie over het werk dat iemand doet
Beleidsinformatie = om het primaire proces soepel te laten verlopen, zoals van
een reorganisatie, nieuwe missie, etc.
Beheerinformatie = informatie over de voortgang, ook wel
managementinformatie, om de vinger aan de pols te houden. Dit zijn bijv.
resultaten over de voortgang, etc.


2.7 – INFORMATIEBEHOEFTE
Contaminatie-effect = als medewerkers weerstand hebben tegen een onderwerp,
vinden ze het moeilijk om de communicatie daarover positief te waarderen, ookal
is die zorgvuldig.


2.8 – VERSCHIJNINGSVORMEN VAN INTERNE COMMUNICATIE
Formele communicatie = officiële, georganiseerde communicatie
- Formele besprekingen
- Officiële online en schriftelijke communicatievormen
 On stage-communicatie
Informele communicatie = niet-officiële en ongeorganiseerde vormen van online
en offline communicatie