Samenvatting Conference management Minor FM & events
Hoofdstuk 1 Conference Management
1.1 Projectmanagement
= Een allesomvattend besturingsconcept waarmee het mogelijk is complexe uitvoeringen tijdig, tegen
(relatief) lage kosten en met hoge kwaliteit tot stand te brengen.
1.2 Soorten bijeenkomsten
Congres: Een plek om in kort tijdsbestek met andere belanghebbenden van gedachten te wisselen,
over welk onderwerp dan ook.
- Doel: kennisoverdracht, kennisuitwisseling en/of het bereiken van een overeenstemming
- Is een formeel georganiseerde, fysieke bijeenkomst, op een van tevoren bepaald tijdstip en
plaats
- Aantal deelnemers variëren van enkele tientallen tot enige duizenden
- Tijdens de bijeenkomst vindt een gestructureerde bespreking of gedachtewisseling plaats
over één of meerdere thema’s, waarop verschillende sprekers hun visie geven
- Informatie-uitwisseling vindt plaats door middel van lezingen, discussies, postersessies en
congresexposities, of vooraf via internet
- Bevat ook een sociaal gedeelte voor netwerken en gedachten te wisselen
Ordening:
- Geografische herkomst van de deelnemers
o Internationale-, regionale- of nationale congressen
- Soorten initiatiefnemers
o Enkelvoudige geïnitieerde congressen en bijeenkomsten
▪ Voor eigen medewerkers of andere betrokkenen
o Collectief geïnitieerde congressen
▪ De initiatiefnemers zijn leden van nationale- of internationale verenigingen
- Onderwerp
o Meest voorkomende onderwerpen: Medische wetenschap, technologie en
wetenschap
- Beoogde doelstelling
o Themagerichte congressen (= Kennisoverdracht)
o Sociaalgerichte congressen (= netwerken)
- Toegankelijkheid deelnemers
o Open of gesloten congressen
- Deelnemers georiënteerd of gemeenschap georiënteerd
o Deelnemers- richten zich vooral op het opdoen van kennis en informatie oor de
deelnemers, het uitwisselen van ervaringen, en training en opleiding
o Gemeenschap- hebben economische-, politieke of culturele invloed op grotere delen
van de samenleving
Conferentie: Deelnemers bestaan uit managers van grote ondernemingen, de captains of industry,
staatslieden en/of diplomaten.
- Zijn niet openbaar
Symposium: Bijeenkomsten met wetenschappelijk karakter.
- Nieuwe kennis aan vakgenoten overdragen
- Deelnemers variëren van enkele tientallen tot enkele honderden
Colloquium: Wetenschappelijk karakter waar overdracht van de resultaten van wetenschappelijk
onderzoek en de discussie daarover tussen deelnemers voorop staat
, - Is kleiner dan een symposium
Workshop: Brengt deelnemers in kleinere kring direct bij elkaar om contacten te leggen en
informatie uit te wisselen
- Tweerichtingscommunicatie (Zowel spreker als deelnemers moeten actief zijn)
- Maken bijna altijd deel uit van een congres
Forum: Bijeenkomst bestaande uit twee gedeeltes.
- Gedeelte 1: Deskundige (forumleden) houden een aantal lezingen en geven visies op het van
te voren vastgestelde thema
- Gedeelte 2: Onderlinge discussie tussen de deskundigen en de deelnemers
- Staat onder leiding van een voorzitter, moderator of gespreksleider
Panel: Een discussie tussen twee of meer ter zake deskundige sprekers, over een onderwerp wat
tevoren is aangekondigd
- Onder leiding van een moderator
Vergadering: Is een, soms nationale, bijeenkomst met een expliciet overlegkarakter, die vaak
resulteren in besluiten.
Cursus: Een educatieve bijeenkomst van kleine omvang
- Overdragen van kennis en vaardigheden
Presentatie: Ter introductie van bijvoorbeeld een product met uitleg
Persconferentie: Bij congressen en bijeenkomsten waarvan de uitkomsten invloed hebben op de
totale gemeenschap of belangrijke beroepsgroepen, is een persconferentie het middel om deze
gebeurtenis via de media uit te dragen aan de gemeenschap.
1.3 Marktsegmenten
Segmentatie is het verdelen van een nauwkeurig afgebakende markt in groepen potentiële klanten.
- De klanten binnen een segmentatie hebben overeenkomende koopmotieven
- Segmenten van de congresmarkt:
o Verenigingen
o Bedrijfsleven (Corporate meetings)
o Overheidsinstanties en politieke groeperingen
o Service clubs
o Religieuze groeperingen
o Overige
1. Verenigingen (Associations)
- Een vereniging is een rechtspersoon: Het is zelfstandig van rechten en plichten
• Het maakt geen onderdeel uit van een bedrijf
- Statuten: De basis voor het bestuur
• Het bestuur is de dagelijkse leiding
- Bevatten verschillende comités, die ieder zijn eigen taak heeft
• Technische-, recreatief-, feest comité etc.
- Verenigingen zijn onafhankelijk en behoren niet tot een regionale, nationale of
internationale koepel
- Organiseren congressen voor overige zaken die niet onder o.a. financiën,
bestuurswisselingen en beleid
• Uitwisselen van gedachten
, • Deze congressen worden bezocht op eigen keuze van de deelnemers.
Hierdoor moet je het congres aantrekkelijk maken
• Vinden op verschillende plekken ter wereld plaats
- Ondernemingsplan (blz. 35)
• Marktonderzoek
• Marketingsplan
▪ Het programma
▪ De periode
▪ De plaats
▪ De promotie
▪ De prijs
▪ Schatting van potentiële aantal deelnemers en hun partners
• Productieplan
▪ Hoe is men van plan de organisatie van het congres vorm te geven?
▪ Belangrijk!
a. Een congres is geen tastbaar product, maar een niet tastbare
dienst
b. De initiatiefnemer moet zijn doelgroepen enerzijds
vroegtijdig informeren over de inhoud van het congres,
terwijl anderzijds in dat stadium over veel
programmaonderdelen nog onzekerheden bestaan
▪ In het productieplan moet duidelijk staan dat de totstandkoming van
het congres plaatsvindt door de inschakeling van producten en
diensten van allerlei aanbieders, dienstverleners of leveranciers
- Kenmerken verenigingscongressen
• De opdrachtgever moet het congresproduct bepalen om het vervolgens
marktgericht aan te bieden aan de potentiële deelnemer
• Verenigingen beschikken meestal over beperkte financiële middelen, in
tegenstellingen tot het bedrijfsleven
• De werkwijze is vaak minder zakelijk
• De contacten tijdens een congres tussen de verschillende aanbieders en de
potentiële deelnemers, oftewel eindgebruikers, zijn minimaal
• Tamelijk vaste congresfrequentie
• Deelname is een individuele keuze, zelden afdwingbaar, maar zal wel
gelegitimeerd moeten worden
• Aanwezigen zijn zowel deelnemers als partners
• Het programma is zowel inhoudelijk als sociaal van aard
• Zowel opdrachtgever als dienstverleners hebben niet altijd een concreet
beeld van de doelgroep
- Soorten verenigingen:
• Beroepsverenigingen
▪ Leden behoren tot dezelfde beroepsgroep
• Wetenschappelijke verenigingen
▪ Leden hebben één of meerdere wetenschappelijke disciplines
beoefend
- PCO (professional conference organisation)
• Stelt zijn kennis van een congres of bijeenkomst als adviseur beschikbaar en
vervult onder andere de functie van tussenpersoon of intermediair tussen de
, opdrachtgever enerzijds en de aanbieders van productelementen en
diensten anderzijds (blz. 39)
2. Bedrijfsleven (Corporate meetings)
- De enige opdrachtgever van de bijeenkomst is de onderneming en deelname is in
zeker mate hiërarchisch afdwingbaar
- Congresfrequentie is minder regelmatig
- De leadtime is veel korter
• = De periode tussen het tijdstip waarop beslist wordt dat de bijeenkomst zal
plaatsvinden en het tijdstip waarop die daadwerkelijk plaatsvindt
- Deelnemers bestaan uit medewerkers van het bedrijf en/of personen die een
bepaalde zakelijke relatie met het bedrijf hebben
- Minder deelnemers dan bij een verenigingscongres
- Programma bevat zowel inhoudelijke als sociale aspecten
- Eindverantwoordelijkheid ligt meestal in handen van 1 leidinggevende medewerker
van het bedrijf
- Het organiserend bedrijf is bekend met de doelgroep
- Een indirecte relatie tussen dienstverleners en deelnemers
• Vaak geen probleem omdat een deelnemer verplicht wordt, en het voor
hem/haar wordt betaald
- Ruimere financiële middelen
- Uiteindelijke afrekening van de bijeenkomst vindt centraal plaats, door het
organiserende bedrijf
- Soorten bedrijfsbijeenkomsten
• Intern
▪ Vb. Sales meetings, incentive meetings en executive meetings
• Extern
▪ Vb. dealers- en distributor meetings
• Beide
▪ Vb. workshops en trainingsmeetings
3. Overheidsinstanties en politieke groeperingen
- Leadtime is relatief kort
• Komt vaak plots voor
- Besluitvorming over de congreslocatie vindt plaats op korte termijn en wordt door
politieke factoren bepaald
- Accent ligt op beraadslaging en besluitvorming
- De duur van het congres wordt aan de hand van de verwachte tijd om een beslissing
te nemen bepaald
- Geen sociaal programma (meestal)
- De veiligheid van de deelnemers en aanwezigheid media zorgt voor een extra
complicatie
- De uitkomsten van deze bijeenkomsten kunnen een belangrijke invloed hebben op
bepaalde delen van de samenleving
4. Service clubs (en broederschappen)
