MODULEOPDRACHT
ORGANISATIE &
VERANDERING
NCOI
LEVANTOgroep
12/04/2024
E.J.T. Thomassen
Studentnummer 4965811
Docent: Jelle Benus
,Voorwoord
Deze moduleopdracht 'Organisatie en Verandering' is geschreven door Eugenie Thomassen,
werkzaam als 'adviseur zorgadministratie' bij LEVANTOgroep, een GGZ-instelling in het zuiden van
Limburg, Nederland. Onze focus ligt op extramurale begeleiding, begeleid wonen en dagbesteding.
Ik beschrijf mezelf het liefst als iemand die daadkrachtig, pragmatisch, energiek en assertief is, en dit
combineer ik met passie voor mijn vak. Deze energie wil ik graag inzetten om processen binnen
LEVANTOgroep, en ook bij toekomstige werkgevers, te optimaliseren.
Het schrijven van deze moduleopdracht is een stap in mijn persoonlijke ontwikkeling. Ik wil leren hoe
ik effectief kan omgaan met veranderingen, hoe ik mensen hierin kan betrekken en hoe ik kan
omgaan met weerstand. Ik ben op zoek naar (nog meer) handvatten op dit gebied.
Binnen LEVANTOgroep heb ik diverse taken. Ik vertaal contracten naar systemen en werkmethoden
binnen de zorgadministratie, stel processen op, schrijf samen met het team werkinstructies en
implementeer deze bij betrokkenen. Daarnaast fungeer ik als vraagbaak voor verschillende
afdelingen, managers en het team, en lever ik gegevens aan voor zowel externe als interne
doeleinden, zoals accountantscontroles. Tot slot identificeer ik mogelijkheden voor
procesoptimalisatie en werk ik samen met andere partijen in het sociaal domein.
LEVANTOgroep groeit exponentieel, wat leidt tot een hogere werkdruk binnen de afdeling
Zorgadministratie. Door deze toegenomen druk worden sommige taken niet volledig uitgevoerd, wat
het risico op onvolledige, late of onjuiste declaraties met zich meebrengt. Dit verhoogt het risico op
het niet verkrijgen van een goedgekeurde accountantsverklaring.
1
, Samenvatting
LEVANTOgroep biedt geestelijke gezondheidszorg en maatschappelijke opvang in Zuid- en Midden-
Limburg, met verschillende zorgvormen zoals wonen met begeleiding, ambulante zorg en
participatieprojecten. De missie van LEVANTOgroep is om cliënten volwaardig te laten deelnemen
aan de maatschappij en een zinvol leven te leiden door ondersteuning op maat te bieden. Binnen de
zorgadministratie is er urgentie om (technologische) verbeteringen te implementeren om het
declaratieproces te verbeteren, naleving van regelgeving te waarborgen, financiële efficiëntie te
bevorderen en de werkdruk te verlagen.
De cultuur binnen LEVANTOgroep gekenmerkt zich door waarden als positiviteit en
gelijkwaardigheid, maar vertoont echter ook tekenen van terughoudendheid en gebrek aan
verantwoordelijkheid. De huidige cultuur wordt beschreven als een familiecultuur met een
verminderde focus op innovatie en creativiteit, wat noodzakelijk is om veranderingen binnen de
zorgsector bij te houden.
In de zorgadministratie van LEVANTOgroep wordt aanvankelijk enthousiasme verwacht voor
voorgestelde veranderingen, gezien de duidelijke urgentie en wil om te veranderen. Echter, binnen
LEVANTOgroep worden veranderingen minimaal tot niet geborgd, waardoor oude werkwijzen
terugkeren. De voorgestelde veranderingen hebben een grote impact op de werkwijzen, maar het
kost tijd om deze eigen te maken, wat vaak ontbreekt binnen LEVANTOgroep. Meerdere
adviseurs/managers hebben de afgelopen vijf jaar op de afdeling gewerkt, maar door hun vertrek zijn
de veranderingen nooit goed geborgd. Hiernaast hebben fusies met verschillende organisaties geleid
tot verschillende culturen, werkwijzen en systemen.
De Change Capacity Scan van Cozijnsen (2021) wordt gebruikt om de mogelijkheid van
LEVANTOgroep te analyseren om complexe veranderingen succesvol door te voeren. De scan
identificeert enkele thema's binnen de organisatie. Enerzijds wordt het benutten van nieuwe
technologieën als bevorderend gezien, wat kan bijdragen aan operationele efficiëntie, zorgkwaliteit en
samenwerking. Anderzijds scoort vertrouwen laag, wat cruciaal is voor het accepteren van
veranderingen. Ook kennismanagement (het gebrek aan kennis en het delen hiervan) wordt als zwak
ervaren, wat het implementeren van veranderingen kan belemmeren. Om dit te verbeteren, worden
maatregelen voorgesteld zoals het delen van kennis via overleggen en het opstellen van
werkinstructies.
In de huidige situatie van LEVANTOgroep ervaren medewerkers van de zorgadministratie aanzienlijke
werkdruk door handmatige processen, wat mogelijk leidt tot overbelasting en een afname in kwaliteit
van het werk. Het streven van LEVANTOgroep is om de werkdruk te verminderen door het
implementeren van geautomatiseerde systemen en optimalisatie van de processen tegen het einde
van de zomer. Hierdoor kunnen medewerkers hun tijd en energie richten op waardevollere taken, wat
de kwaliteit van het werk zal verbeteren en weerstand tegen verdere verandering binnen de
organisatie zal verminderen. Gezien de complexiteit en weerstand tegen verandering binnen
LEVANTOgroep lijkt het gebruik van 'Gele' interventies, zoals bijeenkomsten en workshops, het
meest geschikt om begrip voor veranderingen te creëren en weerstand te verminderen. Door deze
aanpak kan LEVANTOgroep een cultuur van openheid, begrip en samenwerking bevorderen, wat
cruciaal is voor het succesvol doorvoeren van veranderingen binnen de organisatie.
Voor de verandering bij LEVANTOgroep lijkt transformationeel leiderschap het meest geschikt te zijn.
Deze stijl, gebaseerd op het opbouwen van vertrouwen en respect bij medewerkers en het helder
hebben van een visie, sluit goed aan bij de doelstellingen van de verandering. Gezien de complexiteit
en onzekerheid rond de verandering lijkt een communicatiestijl gebaseerd op het "PRESENT-model"
het meest geschikt voor LEVANTOgroep. Door dit model toe te passen, kan LEVANTOgroep effectief
communiceren tijdens de verandering, wat de onzekerheid vermindert, de betrokkenheid van
medewerkers vergroot en de kans op een succesvolle implementatie van geautomatiseerde
systemen voor de zorgadministratie vergroot.
2
