Essay
Adviesrapport Stage Jaar 3 (cijfer 8,5)
- Vak
- Stage
- Instelling
- Hogeschool Van Amsterdam (HvA)
Adviesrapport over het verbeteren van het declaratieproces bij het bedrijf waar ik stage liep. Afgerond met een 8,5.
[Meer zien]Voorbeeld 4 van de 71 pagina's
Voorbeeld 4 van de 71 pagina's
In winkelwagengesponsord bericht van onze partner
1 beoordeling
Door: lwwff • 4 jaar geleden
Voorbeeld van de inhoud
AdviesrapportEurope Hotels Private Collection B.V.
N.J. Klaver
Studentnummer 500733558
Datum: 30/06/2019
,Inhoudsopgave
Contents
1. Inleiding..............................................................................................................................................3
1.1 Achtergrondinformatie bedrijf......................................................................................................3
1.2 Probleemstelling:..........................................................................................................................3
1.3 Centrale vraag:.............................................................................................................................4
1.4 Deelvragen: ..................................................................................................................................4
1.5 Hypothese:...................................................................................................................................4
1.6 Methoden van onderzoek:...........................................................................................................5
1.7 Leeswijzer:....................................................................................................................................5
2 Het onderzoekskader:.........................................................................................................................6
2.1 Doelstelling...................................................................................................................................6
2.2 gap-analyse...................................................................................................................................6
2.3 Kernbegrippen..............................................................................................................................7
2.3.1 Onkostendeclaratie programma (OD) Elvy............................................................................7
2.3.2 Procesverbetering..................................................................................................................8
2.3.4 Conceptuele model................................................................................................................9
........................................................................................................................................................9
3 Theoretisch Kader .............................................................................................................................10
3.1.1 Het efficiënter maken van het onkostendeclaratie proces......................................................10
3.1.2 De functionele eisen waaraan een onkostendeclaratieprogramma aan moet voldoen..........12
3.2 Subconclusie Theoretisch Kader.................................................................................................15
4. Verwachtingen van de afdeling Finance en de gebruikers............................................................17
4.1 Verwachtingen van de afdeling Finance.................................................................................17
4.2 Verwachting van de gebruikers..............................................................................................18
4.3 Subconclusie verwachtingen van de afdeling Finance en de overige afdelingen........................22
5 Voldoet het onkosten declaratieprogramma (OD) Elvy aan de eisen die gesteld zijn in het
Theoretisch Kader, vanuit de afdeling Finance en vanuit de gebruikers..........................................23
5.1 eisen van het Theoretisch Kader.................................................................................................23
5.2 Eisen van de afdeling Finance en de gebruikers.....................................................................26
5.3 Subconclusie: aan welke eisen voldoet OD Elvy.....................................................................27
6. Alternatieven voor Onkosten Declaratieprogramma (OD) Elvy........................................................29
6.1 Prioriteiten van de eisen.............................................................................................................29
6.2 Alternatieven voor Elvy OD.....................................................................................................30
1
, Sap Concur....................................................................................................................................30
SRXP..............................................................................................................................................33
Zoho Expense................................................................................................................................35
Proactive-software Onkosten declaratiesoftware........................................................................37
Akyla E-uur....................................................................................................................................40
Easy Expense................................................................................................................................42
6.2 Subconclusie...............................................................................................................................46
7. Conclusie..........................................................................................................................................48
Advies...................................................................................................................................................49
Literatuurlijst........................................................................................................................................50
Bijlage 1: organisatiestructuur..............................................................................................................53
Bijlage 2: organisatiestructuur Headquarters.......................................................................................54
Bijlage 3: gemiddelde verwerkingstijd per declaratieformulier............................................................55
Bijlage 4: Work Instruction Expense Claims..........................................................................................56
Bijlage 5: Stappenplan toegang geven in ELVY voor declaratieproces..............................................62
Bijlage 6: E-mails met Elvy over Expense Claims in de Elvy App.......................................................65
Bijlage 7 E-mail met medewerker SAP Concur..................................................................................66
Bijlage 8 E-mail met SRXP.................................................................................................................67
Bijlage 9: e-mail met ProActive.........................................................................................................68
Bijlage 10: E-uur akyla e-mail.......................................................................................................69
Bijlage 11: Easy Expense E-mail........................................................................................................70
2
, 1. Inleiding
1.1 Achtergrondinformatie bedrijf
Europe Hotels Private Collection B.V., ook wel afgekort tot EHPC B.V., is opgericht door de
ondernemer Liran Wizman. EHPC B.V. beheert drie hotelketens, namelijk de Sir hotels, de Max Brown
Hotels en de Park Hotels. Deze hotels hebben vestigingen in Amsterdam, Den Haag, Berlijn,
Hamburg, Wenen en Düsseldorf. Daarnaast heeft EHPC B.V. een conceptstore, genaamd X BANK, en
verzorgt het activabeheer voor W-Hotel Amsterdam voor Marriott International.
EHPC B.V. heeft ook een samenwerking met The Entourage Group, een internationaal horecabedrijf
met restaurants zoals: Momo, Izakaya, The Butcher, The Duchess, Mad Fox Club, Mr Porter en
Shirkhan. Daarnaast zijn er meerdere holdings opgericht. Deze holdings zijn opgericht vanwege legale
of financiële redenen. Hier worden de kleinere operationele taken gedaan.
De restaurants en hotels verzorgen de operations. Het hoofdkantoor voert alle administratieve taken
uit. Dit hoofdkantoor is van EHPC B.V. Het hoofdkantoor bestaat uit de volgende afdelingen:
Finance, Reservations, IT, Meeting & Events, Marketing, Sales, HR en Legal.
Ter verduidelijking is in bijlage 1 een organisatiestructuur te vinden. In Bijlage 2 is een overzicht van
de afdeling Finance te vinden.
1.2 Probleemstelling:
Door de afdeling Finance wordt de administratie uitgevoerd voor Europe Hotel Private Collection B.V.
Een van de kerntaken van de afdeling is het betalen van facturen voor de holdings, de restaurants en
de hotels. Een van de manieren om de ontvangen facturen te betalen is met het gebruik van
betalingsbatches. De methode is als volgt: door middel van het Factuurverwerking Programma Elvy
worden de ontvangen facturen gecontroleerd en gefiatteerd. Hierna worden de facturen
gegroepeerd in betaalbatches, welke de manager goedkeurt. Het voordeel is dat alle facturen tegelijk
betaald kunnen worden. Elke week wordt er in principe één betaalbatch gemaakt en betaald.
Daarentegen zijn er facturen die niet opgenomen worden in de betaalbatch, maar wel betaald
moeten worden. De betaling van deze facturen worden losse betalingen genoemd. Tachtig procent
van de losse betalingen zijn Expense Claims. Expense claims zijn declaraties van werkkosten
vergoedingen door werknemers, waarbij de werknemer de kosten heeft voorgeschoten van zijn
eigen rekening. Voorbeelden van expense claims zijn reiskosten en maaltijdkosten.
De afdeling Finance ervaart problemen door de inefficiënte werkwijze bij het afhandelen van de
expense claims. Dit komt doordat de afdeling wekelijks meer dan 15 expense claims ontvangt. De
expense claims kennen meerdere onderliggende bewijsdocumenten, verder genoemd
betaalbewijzen’. De expense claim wordt door de werknemer opgesteld, met het gebruik van een
expense claim formulier. Aan dit formulier voegt de werknemer alle betaalbewijzen toe. Dit formulier
moet dan getekend worden door de manager van de afdeling Human Resources. Deze controleert
van alle bonnetjes of deze betaald hadden mogen worden. Als de Human Resource Manager het
formulier tekent, wordt hij door de werknemer gebracht naar de afdeling Finance. Bij ontvangst van
de expense claim maakt de afdeling Finance van elk betaalbewijs een back-up. Een back-up is een
scan van de declaratie en betaalbewijzen en deze scan bestaat gemiddeld uit vijf pagina’s. De
declaratie en betaalbewijzen worden stuk voor stuk gecontroleerd door minimaal twee personen in
Elvy, nadat deze door de HR-manager is getekend. De gehele vrijdag wordt besteed aan verwerking
en uitbetaling van de expense claims en overige losse betalingen. Hier zijn dan twee werknemers en
twee managers van de afdeling Finance de gehele werkdag, van negen uur tot vijf uur, mee bezig. In
3
Voordelen van het kopen van samenvattingen bij Stuvia op een rij:
Verzekerd van kwaliteit door reviews
Stuvia-klanten hebben meer dan 700.000 samenvattingen beoordeeld. Zo weet je zeker dat je de beste documenten koopt!
Snel en makkelijk kopen
Je betaalt supersnel en eenmalig met iDeal, creditcard of Stuvia-tegoed voor de samenvatting. Zonder lidmaatschap.
Focus op de essentie
Samenvattingen worden geschreven voor en door anderen. Daarom zijn de samenvattingen altijd betrouwbaar en actueel. Zo kom je snel tot de kern!
Veelgestelde vragen
Wat krijg ik als ik dit document koop?
Je krijgt een PDF, die direct beschikbaar is na je aankoop. Het gekochte document is altijd, overal en oneindig toegankelijk via je profiel.
Tevredenheidsgarantie: hoe werkt dat?
Onze tevredenheidsgarantie zorgt ervoor dat je altijd een studiedocument vindt dat goed bij je past. Je vult een formulier in en onze klantenservice regelt de rest.
Van wie koop ik deze samenvatting?
Stuvia is een marktplaats, je koop dit document dus niet van ons, maar van verkoper nieky123. Stuvia faciliteert de betaling aan de verkoper.
Zit ik meteen vast aan een abonnement?
Nee, je koopt alleen deze samenvatting voor €6,49. Je zit daarna nergens aan vast.
Is Stuvia te vertrouwen?
4,6 sterren op Google & Trustpilot (+1000 reviews)
Afgelopen 30 dagen zijn er 66579 samenvattingen verkocht
Opgericht in 2010, al 14 jaar dé plek om samenvattingen te kopen