Professioneel inkopen
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
De inkoopfunctie is het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten
(goederen en diensten) van externe bronnen te betrekken. M.a.w. ervoor zorgen dat de juiste
producten van de juiste kwaliteit op de juiste tijd op de juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen
de juiste prijs beschikbaar zijn voor de organisatie. Hierbinnen vallen drie aspecten:
Een technisch aspect, de juiste producten van de juiste kwaliteit.
Een logistiek aspect, de producten op de juiste tijd en plaats beschikbaar.
Een commercieel aspect, de producten tegen de juiste prijs c.q. de laagste integrale kosten
beschikbaar.
De inkoopfunctie heeft betrekking op het managen van transacties en relaties. Het vervullen van
inkoopfuncties impliceert altijd een externe oriëntatie: inkopers moeten nadrukkelijk oog hebben
voor ontwikkelingen in de externe omgeving. Omdat wordt ingekocht met het oog op interne
bedrijfsvoering moeten inkopers de externe oriëntatie koppelen aan een interne oriëntatie.
Professionele inkoop vereist het zoeken naar evenwicht tussen de wensen van interne klanten en de
eisen en het belang van de organisatie als geheel. De inkoopfunctie is een belangrijke schakel tussen
interne klanten en externe leveranciers.
Bij inkoopfuncties in organisaties wordt de voorbereiding en uitvoering van koopbeslissingen
opgedragen aan professionele inkopers die gedegen tegenspelers zijn van leveranciers of hun
vertegenwoordigers. De koopmotieven en –doelstellingen zijn nauw verbonden aan de
bedrijfsvoering binnen de organisatie. Belangrijke of complexe aankopen worden veelal in
teamverband gedaan. Bij deze besluitvorming kunnen specialisten vanuit verschillende afdelingen
aanwezig zijn. Het daadwerkelijke inkopen gaat vervolgens via een vast proces.
Het belang van inkoop blijkt onder meer uit de waarde van het inkoopaandeel: de kosten van
ingekochte goederen en diensten ten opzichte van de kostprijs van de eindproducten. Iedere euro
die op inkoop kan worden bespaard, vormt een directe bijdrage aan de winst. Hierbij is er een directe
relatie met leveranciers, die steeds belangrijker zijn voor organisaties. Bedrijven beperken zich steeds
meer tot hun kernactiviteiten, de rest wordt in principe uitbesteed. Dit leidt ertoe dat het
inkoopaandeel stijgt. Bedrijven worden hierdoor steeds afhankelijker van hun leveranciers.
De inkoopfunctie kent de volgende primaire taken en verantwoordelijkheden:
Zorgen voor de continuïteit van het bedrijfsproces;
Het reduceren van inkoopgebonden kosten;
Verminderen van de strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten;
Het leveren van bijdragen aan technische product- en procesvernieuwing (door inbreng van
leveranciers).
Het belang van inkoop kunnen we aflezen aan de mate waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de
ondernemingsstrategie en de concurrentiepositie, dit in algemene zin en verder reikend dan alleen
het financiële belang.
,De inkoopfunctie van iedere organisatie kan worden geplaatst in een vierfasenmodel (Burt):
Administratieve functie, laag geplaatst in de organisatie. Inkopers houden zich bezig met het
plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers, waarbij niet optimaal gebruik
wordt gemaakt van de mogelijkheden van de inkoopfunctie.
Mechanische functie, met oog voor commerciële aspecten. Inkoop richt zich op het sluiten
van transacties, oriënteert op de markt en zoekt naar de laagste prijzen.
Proactieve functie, aandacht voor de logistieke aspecten. Inkopers nemen initiatieven,
hebben langetermijnvisie en houden zich bezig met benchmarking en ketenintegratie.
Professionele strategische functie, strategisch wapen in de concurrentiestrijd. Er zijn hechte
relaties met leveranciers, meetbare en objectieve doelstellingen en inkopers maken
inzichtelijk wat hun bijdrage aan het welvaren van het bedrijf is.
Het management kan vier verschillende visies hebben op de inkoopfunctie (Van Weele):
Besteloriëntatie: inkopers zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van bestelorders.
Commerciële oriëntatie: de focus ligt op lage inkoopprijzen, kostenreducties, kortingen en
prijsonderhandelingen.
Logistieke oriëntatie: de focus ligt op prestatie-indicatoren m.b.t. logistiek en kwaliteit.
Strategische oriëntatie: inkoop draagt bij aan de versterking van de concurrentiepositie van
de onderneming.
Duurzaam inkopen wil zeggen dat in alle fasen van het inkoopproces rekening wordt gehouden met
milieuaspecten, het effect van de productie op het milieu, en sociale aspecten, eerlijke handel. Dit
wordt ook wel vertaald naar een balans binnen de drie P’s: People, Planet en Profit. Duurzaam
inkopen staat, naast bij bedrijven, ook hoog op de agenda van overheidsorganisaties. Echter lijkt dit
in beide sectoren lastig op gang te komen, omdat er geen sprake is van wettelijke verplichting. Het
blijkt hierbij dat het in de publieke sector niet de rol van politiek of inkoop is die belemmerend werkt
op duurzaamheidsinitiatieven, maar de rol van budgethouders. In de private sector is te zien dat B2B-
markten zich minder snel op duurzaamheid storten dan B2C-markten, omdat de consument
tegenwoordig veel op het gebied van duurzaamheid verwacht. Duurzaamheid is ook een belangrijk
politiek thema. De aanwezigheid van politiek vormt het grootste verschil tussen inkoop in de
publieke en private sector.
Cradle-to-Cradle is het idee om al in de ontwerpfase van een product rekening te houden met het
hergebruiken van grondstoffen, waardoor geen reststoffen overblijven. Blijven er wel reststoffen
over, dan moeten deze zo min mogelijk schade toebrengen aan het milieu. Binnen de grondstoffen
kan onderscheid gemaakt worden tussen hernieuwbare en niet-hernieuwbare grondstoffen, welke
worden verbruikt van een eindige voorraad. De toenemende schaarste aan grondstoffen en
mineralen zal de economische ontwikkeling en welvaart van landen sterk negatief beïnvloeden. Er
liggen aanzienlijke uitdagingen voor inkoopprofessionals die te maken krijgen met toenemende
prijsstijgingen en onderliggende schaarste situaties. Bedrijven moeten op zoek naar nieuwe
technologieën waarmee men minder afhankelijk is van fossiele energiedragers en schaarse stoffen.
1.2 Hoe wordt ingekocht?
Het algemene inkoopproces onderscheidt zes hoofdfasen:
1. Specificeren 4. Bestellen
2. Selecteren (incl. offreren) 5. Bewaken
3. Contracteren (incl. onderhandelen) 6. Nazorg
,De indeling van het inkoopproces in fasen is gebaseerd op de onderlinge samenhang en
volgtijdelijkheid van de verschillende inkoopactiviteiten. Als een fase niet goed wordt doorlopen, kan
dit grote invloed hebben op het resultaat dat in de volgende fase wordt bereikt. De fasen van het
inkoopproces worden nader onderverdeeld in tactische/initiële inkoop en operationele inkoop. De
tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming van het
contract. De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract en is gericht op het bestellen en
verder afhandelen van orders.
1 Specificeren
In de specificatiefase bepaalt men de behoefte, de eisen waaraan het in te kopen product moet
voldoen. Er worden zeven groepen eisen onderscheiden:
Functionele eisen, de gebruiksdoelen.
Technische eisen, kenmerken van materialen.
Logistieke eisen, zaken als beschikbaarheid, afmeting en levertijden.
Kwaliteitseisen, zaken als normen, inspecties en certificaten.
Commerciële eisen, zaken als contractvorm, prijscondities en garantie.
Milieuaspecten, effecten van een product of dienst op het milieu.
Sociale aspecten, respecteren van mensen- en arbeidsrechten.
De vragen wie de specificaties opstelt en hoe gedetailleerd deze moeten zijn, hangt af van de
organisatie en het betreffende product. Wel is het in de specificatiefase van belang dat inkopers hun
professionaliteit en waarde voor de organisatie moeten bewijzen, omdat zowel interne gebruikers als
externe leveranciers invloed kunnen uitoefenen. Hoe eerder in het proces de inkoper wordt
betrokken, des te meer invloed hij kan uitoefenen op de uiteindelijke besparing. Figuur 1.3 blz. 33
laat zien dat de manoeuvreerruimte van inkoop omgekeerd evenredig is aan de mate waarin de
specificaties vastliggen. De manoeuvreerruimte zal in het algemeen ook lager zijn naarmate er sprake
is van een stijgende complexiteit en een kortere time-to-market.
De professionele inkoper moet er voor zorgen dat specificaties niet op voorhand worden aangepast
aan leveranciers, omdat interne gebruikers dusdanig hoge eisen hanteren. Ook leveranciers proberen
soms al in de specificatiefase een voorkeurspositie te bewerkstelligen, door op voorhand contact te
leggen met technici om de specificaties dusdanig te beïnvloeden en zo een uitgangspositie te
bemachtigen. Deze back-door-selling verslechtert de onderhandelingspositie van de organisatie.
Wanneer de organisatie niet over de nodige kennis beschikt, is het wel verstandig een leverancier te
raadplegen in deze fase van het proces. Echter mag dit nooit leiden tot voordelen van de leverancier.
2 Offreren en selecteren
De meest eenvoudige offerteaanvraag is niet meer dan een uitnodiging om een prijsopgave te doen.
Voor belangrijke aanschaffingen kan men gebruikmaken van het aanvragen en beoordelen van
verschillende offertes. Offertebeoordeling kan direct leiden tot leverancierskeuze, maar kan ook
leiden tot onderhandeling met de geselecteerde leveranciers.
Als de inkoopbehoefte bekend is, wordt op basis van marktonderzoek en mogelijk op basis van
soortgelijke inkooptransacties in het verleden een lijst opgesteld van potentiële leveranciers. Veel
bedrijven werken met een approved-vendor-list, waaruit de prekwalificatie wordt gemaakt, wat
uiteindelijk leidt tot de shortlist van bedrijven waar een offerte wordt aangevraagd. In deze aanvraag
wordt exact en uitvoerig beschreven wat de gewenste specificaties zijn in het PVE. De verschillende
offertes worden vervolgens streng met elkaar vergeleken o.b.v. verschillende criteria.
, 3 Onderhandelen en contracteren
Op basis van de offerte-evaluatie kan het nodig zijn om met de geselecteerde leverancier(s) verder te
onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst, de prijs en andere condities in het contract. Op
grond van de onderhandelingen met aanbieders maakt men tenslotte een definitieve leveranciers-
keuze. Het contract legt de wilsovereenstemming tussen de kopende organisatie en de leverancier zo
goed mogelijk vast. Er zijn verschillende contractvormen mogelijk. Het opstellen van contracten
behoort principieel tot de verantwoordelijkheid van de inkoopafdeling, maar deze is op haar beurt
aangewezen op specifieke ondersteuning van andere disciplines, doorgaans op het gebied van recht,
de techniek en op het gebied van verzekeringskwesties.
4 Bestellen
Het plaatsen van een bestelling houdt een opdracht tot levering in, maar een inkooporder kan alleen
worden geplaatst in opdracht van één of meer functionarissen die daartoe bevoegd zijn. Deze
tekenbevoegdheid moet goed en eenduidig geregeld zijn. Wanneer dit niet gebeurt kan maverick
buying ontstaan, waarbij medewerkers of afdelingen kopen buiten de bestaande contracten om en
onnodige teveel wordt betaald en inefficiënt met de resources wordt omgegaan.
Contractbeheer omvat het vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens.
Met deze gegevens kan men bepalen wanneer overleg voor een nieuw contract, al dan niet bij
dezelfde leverancier, kan worden opgestart. In het kader van de inkoopcontrole is het belangrijk dat
basisgegevens systematisch en toegankelijk worden vastgelegd. Contractmanagement kan onnodige
kosten en risico’s helpen voorkomen.
5 Bewaken
Nadat de order is geplaatst, wordt toegezien op het nakomen van de gemaakte afspraken. Belangrijk
onderdeel van de orderbewaking is het bewaken van de levertijden, de geleverde hoeveelheden en
eventuele certificaten en documenten. Bij de orderbewaking maakt men gebruik van een overdue-
lijst met daarop alle achterstallige leveringen. Orderbewaking kan op verschillende manieren worden
ingericht, waarbij rekening wordt gehouden met het belang van de aankoop. De inkoopafdeling
bepaalt ook welke orders men gaat chasseren: het benaderen van leveranciers voordat de levertijd is
verstreken. In bijzondere situaties krijgen inkopers ook te maken met spoedorders (onvoorzien en
met spoed), back orders (achterstallige orders die na overeengekomen datum worden geleverd) en
split orders (orderdelen worden apart geleverd).
Onderdeel van het bewaken is ook het verwerken van facturen en het verzorgen van de
bijbehorende betalingen. De inkoopfactuurcontrole vindt normaalgesproken buiten de
inkoopafdeling plaats, op de financiële administratie.
6 Nazorg
De laatste fase, nadat de producten zijn geleverd, is de nazorg. Eventuele problemen worden
geanalyseerd teneinde herhaling in de toekomst te voorkomen. Hiernaast worden de prestaties van
leveranciers bijgehouden en teruggekoppeld, zowel intern als extern. Uiteraard worden
tegenvallende prestaties en eventuele corrigerende maatregelen met de leverancier besproken.
