Literatuur projectmanagement 2.0
Hoofdstuk 1
Een project is een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en
middelen en met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen scherpe afspraken
over tijd, geld en kwaliteit.
Projectmanagement is een manier van werken die volop de creativiteit en energie benut van
de mensen die met het project bezig zijn, maar heeft alles weg van een korset; het biedt
stevigheid en structuur, maar is tegelijkertijd ook knellend en benauwend.
Een project is niet altijd de meest aangewezen manier om een klus aan te pakken.
Vaak is het routinematig: dat is uiterst effectief en efficiënte manier om werk te structureren.
Er wordt voor een projectvorm gekozen in de volgende situaties:
- Er is een belangrijke en complexe uitdaging of probleemstelling.
- Er is een duidelijke opdrachtgever
- Het probleem moet door een (multidisciplinair) team opgelost worden
- Er kan een eenduidig resultaat worden bepaald
- Er is een duidelijke opleverdatum, binnen een periode die te overzien is
- Er is een scherp budget en heldere toetsbare kwaliteitseisen
Een aantal activiteiten vindt plaats in programma’s. Het verschil tussen een project en
programma is: bij een project staat het resultaat centraal, bij een programma staan de
doelstellingen centraal die behaald worden door projectmatige als niet- projectmatige
activiteiten.
1.1. Commitment, de drijvende kracht in projectsucces
In de praktijk blijken er twee soorten projecten te zijn.
Deze verschillen komen voort uit de mate van commitment, bepaald door twee vragen:
1. In hoeverre is iedereen werkelijk betrokken bij het project.?
2. In hoeverre neemt iedereen verantwoordelijkheid voor zijn of haar aandeel in het project?
In het project moet creatie voorop staan om commitment te kunnen realiseren. Met andere
woorden, de betrokkenen doen het niet reactief (omdat een ander vindt dat het moet
gebeuren) maar omdat zij het zelf (om wat voor reden dan ook) belangrijk vinden.
In een project waarin sprake is van commitment, zijn alle betrokkenen bezig met dingen
waarin ze geloven, met allerlei redenen: persoonlijke idealen of waarden, ambities,
inhoudelijke verbondenheid.
,Figuur 1.1: de kernvraag: Reageer je op de vraag of raakt de vraag jouw kern?
Reactief: idealen, waarden, verlangens
Creërend: identiteit, kwaliteiten, ambities
1.2. Voedingskracht, persoonlijke kracht, samenwerkingskracht en vormkracht
Stap 1 van een optimaal projectmanagement is het zoeken naar de creatiekrachten in een
project en dat zijn er vier:
1. Voedingskracht: zijn gebruikers, klanten en opdrachtgevers vertegenwoordigen de
omgeving. Zij voeden het project door middelen, energie en goede ideeën.
2. Persoonlijke kracht: individuele mens. Creatieprocessen starten met een idee, dat de mens
ontwikkeld met zijn/haar verbeelding -> gewenste toekomst.
3. Samenwerkingskracht: vermogen om gezamenlijk te creëren. Verzameling individuen
daaruit ontstaat creatie (Samenwerking).
4. Vormkracht: Alle hulpmiddelen die ons helpen bij het realiseren van onze ideeën, visie en
idealen.
Echte scheppingskracht (creatiekracht) komt dus alleen tot stand wanneer alle krachten volop
tot hun recht komen. Als een project moeizaam loopt worden de krachten onvoldoende
aangewend.
1.3. De zij-, ik-, wij-, en het kant
1) De zij / omgevingskant. Met het oog op de zij kant moet de organisatie van
een project zich een aantal dingen afvragen.
a. Wie heeft er behoefte aan het project / wie zullen de gebruikers zijn
b. Wie is de opdrachtgever en welke verwachtingen heeft die
c. Is de opdrachtgever bereid voldoende mensen en middelen in te zetten
d. Hoe ziet de business-case eruit
e. Waarom staat het project nu op de agenda en wat is de aanleiding
, 2) De ik / leiderschapskant. Hierbij moeten de volgende vragen gesteld worden:
a. Kan ik mij persoonlijk verbinden met de probleemstelling
b. Vanuit welke persoonlijke behoefte wil ik een bijdrage leveren
c. Hoe kan dit project bijdragen aan mijn persoonlijke ontwikkeling
d. Hoe kan ik mijn kwaliteiten het beste inzetten
e. Welke kwaliteit hebben de teamleden?
3) De wij / samenwerkingskant. Hierbij moeten de volgende vragen gesteld
worden:
a. Hoe stel ik een team samen en creëer ik een goede werksfeer
b. Hoe kan het krachtenveld rond het project inzichtelijk gemaakt worden?
c. Hoe kan een soepele wisselwerking tussen stakeholders gerealiseerd
worden?
d. Hoe kan een vruchtbare relatie met de opdrachtgever worden
opgebouwd?
e. Hoe kunnen de kwaliteiten van het team in balans worden gebracht met
de projectopdracht
4) De het / structuurkant: hierbij zijn de volgende onderwerpen essentieel:
a. Bepalen van probleemstelling, doelstelling en het beoogde resultaat.
b. Structureren van het project met deelresultaten
c. Beslissen op welke momenten de projectleider met de opdrachtgever
moet afstemmen over de voortgang
d. Greep krijgen en houden op beheer aspecten als tijd, geld, kwaliteit,
informatie, organisatie en communicatie.
1.4 de volgorde van de inzet van de 4 creatiekrachten
De manier waarop de creatiekrachten aan elkaar gekoppeld worden, bepalen het
Karakter van het creatieproces. Hierin zijn 2 benaderingen te onderscheiden: topdown
En bottom-up.
Figuur 1.3 laat zien hoe de top-down eruitziet.
Dit wordt ook wel de
Ontwerpbenadering genoemd. De koppeling
gaat als volgt: opdracht komt vanuit de
zij-kant _> dan wordt het project ontwikkeld
door de het kant -> er wordt een team
samengesteld vanuit de wij kant -> de
teamleden mogen hun voorwaarden
uitspreken door middel van de ik kant.
Deze keuze maak je: opdracht is helder,
beperkte creatieve inbreng nodig,
